Rapport fra tilsyn med Kvalifiseringsprogrammet i NAV ved NAV Søgne 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Det ble funnet to avvik ved tilsynet:

1. Søgne kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet
2. Søgne kommune sikrer ikke en forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet

Dato: 7.5.2014

Trond Sælør
revisjonsleder

Birthe Guttormsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Søgne / Søgne kommune i perioden 16.01.2014 – 07.05.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med NAV etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Søgne er det ca. 10 000 innbyggere. NAV Søgne er organisert som «enhet for sosialtjenester Nav» under kommunalsjefen for helse- og omsorg. NAV kontoret har en minimumsløsning og det er et klart skille mellom kommunale og statlige oppgaver. Sosialtjenesten består av 4,1 stillingshjemmel for oppfølging og 0,5 merkantil stilling knyttet til mottak. Alle i oppfølgingsavdelingen jobber med KVP i tillegg til andre NAV oppgaver. Det er ulikt hvor lang erfaring de som jobber med KVP har og hvor mange saker den enkelte har erfaring med. Det er en person i oppfølging, som har et overordnet ansvar for KVP arbeidet ved kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble sendt 16.01.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 21.02.2014. Møtet ble kun gjennomført sammen med kontaktpersonen for tilsynet.

Åpningsmøte ble holdt 27.02.2014.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved kontoret i forbindelse med gjennomføringen av selve tilsynet.

Sluttmøte ble holdt 28.02.2014

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med om Søgne kommune/ NAV Søgne sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig tildeling undersøkte tilsynet nærmere om kommunen sikrer tilgjengelighet til tjenesten, forsvarlige identifiseringsprosesser, forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram og om kommunen sikrer forsvarlig kartleggings-, vurderings- og beslutningsprosesser ved tildeling av kvalifiseringsprogram. Innenfor forsvarlig gjennomføring undersøkte tilsynet nærmere om tidsfrister for iverksetting av program ble overholdt og om innhold og omfang av tjenester er forsvarlig og i tråd med lov og forskrift.

5. Funn

Avvik:

1. Søgne kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

2. Søgne kommunen sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i NAV § 30 (kvalifiseringsprogrammets innhold) Lov om sosiale tjenester i NAV § 4 (krav til forsvarlighet)

Lov om sosiale tjenester i NAV § 5 (internkontroll)

Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV §§ 4 og 5. Forskrift om kvalifiseringsprogram – og stønad § 1

1. Søgne kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

Avviket bygger på følgende:

• Ved gjennomgang av fem saker lå det arbeidsevnevurdering i kun to av sakene.
• I intervjuene gis det uttrykk for at egenvurderingsskjema er kjent, men det er ingen dokumentasjon i sakene som viser at skjemaene brukes.
• Det foreligger ingen skriftlige rutiner som beskriver hva veileder skal gjøre, før det innvilges KVP.
• Det er ikke etablert en struktur, gjennom møter, tilgjengelig informasjon og skriftlige rutiner, som fanger opp mulige KVP deltakere.
• Gjennom intervjuene kommer det frem behov for opplæring om KVP.
• Sakene inneholder lite skriftlig dokumentasjon. Ansatte gir uttrykk for en krevende arbeidssituasjon hvor de ikke får utarbeidet de planer og notater som er påkrevd.
• Kommunen har et system for avviksmeldinger. Meldesystemet er ikke kjent og i bruk av de ansatte.
• Ved innvilgelse av KVP er det ikke skrevet ned hva som ligger til grunn av vurderinger, og hvordan brukermedvirkning er ivaretatt.

2. Søgne kommunen sikrer ikke forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Avviket bygger på følgende:

• I de fem sakene som ble gjennomgått fremkommer det ikke noe skriftlig notat som underbygger brukermedvirkning i utarbeiding av program.
• I tre av fem saker mottas KVP stønaden uten at det foreligger et program.
• Det mangler stoppvedtak/permisjonsvedtak når deltaker har blitt borte fra programmet.
• Reduksjon i KVP ytelsen ved fravær, gjøres ved at det sendes beskjed til deltaker via SMS om reduksjon i støtten.
• Det mangler fastlagte evalueringstidspunkt i programmet.
• Det er ikke mulig å fastslå om kravet om 37.5 time er oppfylt, da det ikke foreligger planer eller notater i sakene. En kan heller ikke av planer eller notater, se om arbeidet med KVP er i tråd med kravet om arbeidsrettet aktivitet, arbeidssøking og andre tiltak, som støtter opp under, og forbereder overgangen til arbeid.
• Det er ingen rutine for å utstede deltakerbevis ved tiltakets slutt.
• Gjennom intervjuene blir det formidlet at der hvor det ikke er tiltaksarrangør, men hvor oppfølgingen er lagt til veileder, blir ikke det gjort i tråd med loven. Det finnes ikke kapasitet til tett individuell oppfølging fra veileder.
• Intervjuene bekrefter at der hvor det benyttes tiltaksarrangører, er det kjent for NAV at de har ansvaret for å følge opp tiltaket. Det foreligger ingen skriftlige rutiner som beskriver omfanget og innholdet i kontakten med tiltaksarrangør.
• Det foreligger ikke kartlegging av kompetanse og en kompetanseplan, som beskriver tiltak for å heve/vedlikeholde kompetansen for de som jobber med KVP.
• Det er ikke etablert noen rutiner for rapportering av arbeidet med KVP når det gjelder innhold og omfang. Rapporteringen til arbeidsgiver består i økonomirapportering.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fra 1.1.2010 ble det innført en plikt for kommunen til å etablere internkontroll på områder som omfattes av sosialtjenesteloven i NAV. Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring. I dette tilsynet er det avdekket svikt på dette området, svikt som har ført til at lovens krav knyttet til KVP ikke er overholdt.

Kommunen har ansvar for at virksomheten er innrettet slik at gjennomføringen av KVP programmet følges opp på en forsvarlig måte. KVP er en engangsytelse som kan fås inntil to og et halvt år. Det er derfor ekstra viktig at programmet har tilstrekkelig innhold i hele perioden for å nå målet om arbeid og aktivitet. Det er et krav at NAV kan tilby en tett og koordinert oppfølging.

I følge forskriften skal virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Manglende opplæring er spesielt sårbart når organisasjonen omorganiseres og medarbeidere får nye saksområder, nye arbeidsmåter og ny teknologi. Systematisk arbeid med opplæring og kompetanseutvikling er nødvendig i alle ledd i organisasjonen, for å sikre at tjenestene er forsvarlige. NAV må derfor ha et system for å evaluere, kontrollere og justere sin praksis slik at den ivaretar den enkeltes rettigheter i tråd med lov og forskrift.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

Forvaltningsloven av 10.02.1967

Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Dokumentasjon som ble sendt Fylkesmannen før tilsynet:

• Nytt organisasjonskart
• Oversikt over ansatte som jobber med temaet for tilsynet
• Rutinebeskrivelser om saksflyten når det gjelder KVP
• Rutiner knyttet til KVP, slik som kartlegging, behovsvurdering, delegasjon på saksområdet
• 5 vedtak hvor KVP er innvilget og 5 saker med avslag.

Dokumentasjon som ble gjennomgått forut for revisjonsbesøket:

• Det ble den 21. februar gjennomgått 5 saksmapper på Nav Søgne. Med bistand fra ansatt på NAV Søgne ble saken søkt opp i de ulike datasystemene. Dette for å danne seg et best mulig inntrykk av jobben som gjøres med kvalifiseringsprogrammet.
• Befaring i mottak/ Nav senter

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 16.01.2014
• Svar fra kommunen om kontaktperson
• Avtale om tid for gjennomgang av saker på NAV kontoret
• Dagsorden for tilsynsdagene
• Oversendt foreløpig rapport til uttalelse 25.03.2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Birthe Guttormsen, revisor
Elin Kristensen, revisor
Trond Sælør, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet