Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Songdalen kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte 2.desember 2014 tilsyn med Songdalen kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand, og med de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, iverksetter dette.

Fylkesmennene fikk i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet igang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Dette landsomfattende tilsynet er av en karakter som skal gi rom for veiledning. Fylkesmannen har vurdert at Songdalen kommune ikke bryter bestemmelsene i folkehelseloven. Songdalen kommune har kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet. Samtidig vurderer Fylkesmannen at kommunen bør sørge for en mer solid organisering og forankring av arbeidet i sin virksomhet.

Dato: 30.januar 2015

Fredrik Dahl
revisor

Marie Christine F. Calisch
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 2. desember 2014 med Songdalen kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomførte høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4-9 og §§ 27-30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § l0A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. Lovlighetskontroll
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet igang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Beskrivelse av kommunen

Songdalen kommune ligger vest for Kristiansand med 6303 innbyggere (1. jan 2014). Kommunesenteret ligger på Nodeland. Kommunen dekker et areal på 217 km2 og grenser mot Søgne i sør, Marnardal i vest, Vennesla i nord og Kristiansand i øst.

Songdalen har et allsidig næringsliv, og kommunen preges av stor ut - og utpendling. I Mjåvann næringspark sysselsettes ca. 1100 mennesker i 80 ulike virksomheter.

Kommunenes organisering:

Rådmannens stab har ansvar for forvaltning av folkehelseloven i følge delegasjons­ reglementet. Songdalen kommune har et eget folkehelseforum som arbeider med folkehelseperspektivet på tvers. Kommunen har tidligere hatt en folkehelsekoordinator (t.o.m. 31.12.2013) i 20 % stilling. Det vurderes å ansette en plankoordinator folkehelse i 50 % stilling, men dette er ikke lagt inn i budsjettet for 2015.

Organisasjonskart Songdalen kommune Ikke lenket opp her

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 6. juli 2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se kapittel om dokumentgrunnlag.

Åpningsmøte ble avholdt 2. desember 2014.

Intervjuer
Syv personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel om dokumentgrunnlag.

Sluttmøte ble avholdt 2.desember 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus.

Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. A ha kommet igang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres, slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok Fylkesmannen i Vest­ Agder i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid.

Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Det ble ikke påvist avvik ved tilsynet. Songdalen kommune har kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet, jf. folkehelseloven §§ 5, 27 og 30; jf forskrift om oversikt over folkehelsen § 4, jf § 3.

6. Fylkesmannens kartlegging av kommunens folkehelsearbeid og vurdering av status for det løpende oversiktsarbeidet.

Forankring:

Fylkesmannen oppfatter det slik at folkehelsearbeid og oversiktsarbeidet er formelt forankret i rådmannens ledergruppe og at det er kommunalsjef tjenester som er operativt ansvarlige.

Songdalen har et folkehelseforum som er blitt benyttet som organ for drøfting av oversiktsarbeidet. Her er også kommuneoverlege med samfunnsmedisinsk kompetanse deltakende. Folkehelseforum har ikke et skriftlig mandat og er ikke politisk forankret.

Det fremkommer av tilsynet at det løpende oversiktsarbeidet ikke per dags dato er satt i system med hensyn til videre prosess for oppdatering/supplering av løpende oversikt og fireårsdokumentet. Fylkesmannen anbefaler at kommunen vurderer hvordan dette arbeidet skal bli en del av «daglig drift» slik at man får dette implementert i gjeldende årshjul og internkontroll rutiner.

Fylkesmannen vil ellers bemerke at det oppleves som om det er stor entusiasme rundt folkehelsearbeid og at det er god forståelse for viktigheten av dette.

Folkehelse i plan og medvirkning:

Songdalen kommune har utarbeidet en «folkehelseplan» (vedtatt 19. november 2014) som Fylkesmannen velger å vurdere som en begynnelse på det løpende oversiktsarbeidet.

I gjeldende planstrategi (2012-2014) er ikke folkehelsearbeid spesielt behandlet, og det tas heller ikke hensyn til folkehelselovens føringer om oversiktsarbeid som en prioritert oppgave. Videre fremkommer det av gjeldende kommuneplan (2012-2024) at folkehelse er et satsningsområde som skal være tydelig tilstede i alle planer - og utviklingsprosesser og all aktivitet i kommunen. Fylkesmannen er tilfrdes med dette og ser frem til hvordan dette videreutvikles i tiden fremover.

Songdalen kommune har ikke ivaretatt medvirkning av ulike grupper i befolkningen godt nok i følge egenvurderingen og vi anbefaler kommunen å vurdere hvordan slik medvirkning kan ivaretas på en bedre måte. Vi minner spesielt om utsatte grupper og barn- og unges stemme som kan ha en stor betydning i kommunal planlegging.

Om det løpende oversiktsarbeidet:

Fylkesmannen vurdert «folkehelseplanen» til å være en begynnelse på et oversiktsdokument. Det fremkommer av dokumentet at veilederen for oversiktsarbeid er blitt brukt for utvikling av oversikten, samtidig ser Fylkesmannen et potensiale til at kommunen kan videreutvikle dette og få utdypet flere indikatorer. Arbeidet må også systematiseres bedre slik at oversikten blir et anvendbart arbeidsverktøy for alle sektorer i kommunen.

Kommunen har vektet utfordringer fra 1-3, og det fremkommer noe uklart hvorfor det er blitt vektet på denne måten. Hvilke vurderinger ligger til grunn for dette, noe som bør fremgå tydelig. En del data omhandler tjenesteutforming og kan ikke anses som en del av påvirkningsfaktorer på folkehelsen i kommunen. Videre vil Fylkesmannen bemerke at kolonnen <<Utfordringsbildet» ikke er enhetlig brukt. Det omhandler tildels utdypninger av utfordringer, dels hypoteser og dels forslag til tiltak. Dette er med på å gjøre oversiktsdokumentet noe uoversiktlig for Fylkesmannen og for de som skal anvende det.

Videre ber Fylkesmannen kommunen vurdere hvilke kilder som brukes i oversikten og oppgi kildene i oversiktsdokumentet. Det vil også være hensiktsmessig å bruke tall der det finnes, slik at en utvikling er lettere å følge. Fylkesmannen vil videre anbefale at kommunen er så spesifikk som mulig med informasjon (f.eks. hva slags ulykker, hva slags trafikkulykker osv.). Ellers er det viktig å få med positive forhold og ikke bare utfordringer i oversikten.

Fylkesmannen viser her blant annet til at Songdalen kommune har mye frivillig aktivitet, god standard på skoler og barnehager, bra idrettsanlegg, turområder mm.

7. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) 

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen 

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon relevant for tilsynet med folkehelse:

• Folkehelseplan Songdalen kommune 2015-2019
• Egenvurderingsskjema kommunens folkehelsearbeid (tilsendt etter systemrevisjon)
• Organisasjonskart
• Reglement for delegasjon innen administrasjonen i Songdalen kommune
• Kommunal planstrategi for Songdalen
• Økonomiplan med handlingsprogram 2014-2017, årsbudsjett 2014
• Plan for idrett, friluft og fysisk aktivitet
• Kommuneplanen -samfunnsdel 2012-2024
• Helse og omsorgsplan 2015-2030
• Folkehelsebarometer fra FHI
• Levekår i Songdalen, rapport fra Oxford research
• Diverse plankart
• Arbeidsbeskrivelse for kommuneoverlege

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen I Vest-Agder deltok:
Revisjonsleiar: Kristian Hagestad, fylkeslege
Revisor: Marie Christine F. Calisch, seniorrådgiver folkehelse
Medlem: Tom Egerhei, ass. fylkesmann
Medlem: Fredrik Dahl, seniorrådgiver avd. helse- og omsorg
Observatør: Styrk Fjærtoft Vik, ass. fylkeslege

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2014 Kommuners folkehelsearbeid

Søk