Rapport fra tilsyn med Kvalifiseringsprogrammet i NAV ved NAV Vennesla 2014

Sammendrag

Fylkesmannen har i perioden 4.7.2014 – 28.11.2014 ført tilsyn med NAV Vennesla. Tilsynet omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet i NAV er i samsvar med lov om sosiale tjenester i NAV. Det ble undersøkt om tjenesten er tilgjengelig for aktuelle deltakere, om kartlegging av sakene er tilstrekkelig og om vurderingene er forsvarlige, også om det er en individuell vurdering i den enkelte sak. Videre undersøkte vi om deltakerne får oppfølging i samsvar med loven.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene:

1. Vennesla kommune sikrer ikke, gjennom tilstrekkelig styring, forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet.
2. Vennesla kommune sikrer ikke, gjennom tilstrekkelig styring, forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet

Dato:

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Elin Kristensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Vennesla i perioden 4.7.2014 – 28.11.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosial tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Vennesla kommune er det ca 14.000 innbyggere. NAV-kontoret holder til i «Senter for Helse og Velferd» i sentrum. Administrativt er kommunen organisert med rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere. NAV leder er enhetsleder under kommunalsjef for oppvekst.

NAV Vennesla er organisert med NAV leder og tre avdelingsledere (avdelingsleder Jobbsenter, avdelingsleder Oppfølging og avdelingsleder Integrering og forvaltning). Det er NAV leder som har det helhetlige ansvaret for all virksomhet ved kontoret. I tillegg til de obligatoriske oppgavene som må være på et NAV kontor, har kommunen valgt å legge følgende oppgaver til NAV kontoret: kommunens ansvar for rusarbeid, oppfølging av flyktninger, boligoppfølging, tildeling av kommunale boliger, saksbehandling av startlån og bostøtte fra Husbanken. 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4.7.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 01.09.2014

Åpningsmøte ble avholdt 24.9.2014.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.9.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med om Vennesla kommune/NAV Vennesla sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig tildeling undersøkte tilsynet om tjenesten er tilgjengelig for alle aktuelle kandidater, forsvarlige identifiseringsprosesser, forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram og om kommunen sikrer forsvarlig kartleggings-, vurderings- og beslutningsprosesser ved tildeling av kvalifiseringsprogram. Innenfor forsvarlig gjennomføring undersøkte tilsynet nærmere om tidsfrister for iverksetting av program ble overholdt og om innhold og omfang av tjenester er forsvarlig og i tråd med lov og forskrift.

Kommunen skal ha internkontroll etter lov om sosiale tjenester i NAV § 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhold av loven. Tilsynet undersøkte om, og på hvilken måte, kommunens ledelse følger med på at de oppgaver som er pålagt etter loven blir gjennomført.

5. Funn

Avvik 1

Vennesla kommune sikrer ikke, gjennom tilstrekkelig styring, forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

Avvik 2

Vennesla kommune sikrer ikke, gjennom tilstrekkelig styring, forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i NAV § 30 (kvalifiseringsprogrammets innhold)
Lov om sosiale tjenester i NAV § 4 (krav til forsvarlighet)
Lov om sosiale tjenester i NAV § 5 (internkontroll)
Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV §§ 4 og 5
Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad § 1. 

Avvik 1

Vennesla kommune sikrer ikke, gjennom tilstrekkelig styring, forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

Avviket bygger på følgende:

• Det var ingen informasjon om KVP på kommunens hjemmeside, og det var ingen informasjon/brosyrer om KVP i publikumsmottaket
• Det er ikke etablert rutiner/struktur for å identifisere mulige KVP-deltakere
• Gjennom intervju kom det frem at delegasjon av vedtaksfullmakt er uklar når det gjelder KVP
• I kontorets egen rutinebeskrivelse står det at egenvurderingsskjema skal brukes. Tilsyn viste at det kun var tatt i bruk i tre av ni saker om KVP. Det er vanskelig å spore annen brukermedvirkning i sakene
• Det er utarbeidet skriftlige rutiner som beskriver hva veileder skal gjøre før det innvilges KVP. Rutinene er ikke oppdatert og tilstrekkelig kjent for de ansatte.
• Manglende plan for opplæring av ansatte som jobber med KVP
• Manglende samarbeid mellom avdelinger på NAV kontoret, for å avdekke rett til KVP. Gjennom intervju kommer det fram at det er et underforbruk av KVP ved kontoret

Avvik 2

Vennesla kommune sikrer ikke, gjennom tilstrekkelig styring, forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet

Avviket bygger på følgende:

• I de seks saksmappene som ble gjennomgått under revisjonsbesøket varierte det hvor mye oppfølging KVP deltakerne fikk. I fem av seks saker manglet oppstartdato for tiltak
• I to saker vi undersøkte ble det utbetalt KVP stønad i en periode uten at det var et program
• Det mangler fastlagte evalueringstidspunkt i programmet
• I flertallet av sakene vi undersøkte var det ikke mulig å fastslå om kravet om 37,5 time per uke var oppfylt, fordi programmene var lite detaljert. En kan heller ikke av planer eller notater se om arbeidet med KVP er i tråd med kravet om arbeidsrettet aktivitet, arbeidssøking og andre tiltak, som støtter opp under og forbereder overgangen til arbeid
• Det mangler stoppvedtak/permisjonsvedtak når deltaker har blitt borte fra programmet
• Det er skriftlig rutine for trekk i KVP stønad ved fravær, men dette følges ikke. Det er tilfeldig om det er oppmøteskjema/fraværsrapport.
• Det gis ikke deltakerbevis ved avslutning av KVP

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fra 01.01.2010 ble det innført en plikt for kommunen til å etablere internkontroll på områder som omfattes av lov om sosiale tjenester i NAV (STL). Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av lov om sosiale tjenester i NAV gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring. I dette tilsynet er det avdekket svikt på dette området, svikt som har ført til at lovens krav knyttet til KVP ikke er overholdt. 

Kommunen har ansvar for at virksomheten er innrettet slik at tildeling og gjennomføring av KVP programmet følges opp på en forsvarlig måte. KVP er en rettighet for dem som fyller kriteriene for inntak i programmet. KVP er videre en engangsytelse som kan fås inntil 2,5 år. Det er derfor ekstra viktig at programmet har tilstrekkelig innhold i hele perioden, for å nå målet om arbeid og aktivitet. Det er et krav at NAV kan tilby tett og koordinert oppfølging.

Ifølge forskriften skal virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Manglende opplæringsrutiner gjør virksomheten spesielt sårbar når medarbeiderne får nye saksområder, nye arbeidsmåter og ny teknologi. Systematisk arbeid med opplæring og kompetanseutvikling er nødvendig i alle ledd i organisasjonen, for å sikre at tjenestene er forsvarlige. Det er kultur for å gi muntlig beskjed til leder om feil, men hvordan dette håndteres videre er ikke klart. NAV må derfor ha et system for å evaluere, kontrollere og justere sin praksis slik at den ivaretar den enkeltes rettigheter i tråd med lov om forskrift.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
Forvaltningsloven av 10.02.1967
Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Dokumentasjon som ble sendt til Fylkesmannen før tilsynet:
• Organisasjonskart over NAV Vennesla
• Delegasjon av myndighet ved NAV Vennesla
• Oversikt over ansatte som jobber med temaet for tilsynet
• Informasjon om saksflyten når det gjelder KVP
• Kopi av skjema som brukes i saksbehandlingen
• Kopi av ni vedtak om tildeling av KVP
• Kopi av tre vedtak om avslag på KVP

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av seks saksmapper på NAV Vennesla der KVP var innvilget. Med hjelp fra ansatte på NAV Vennesla ble sakene søkt opp i de ulike datasystemene. Dette ble gjort for å danne seg et best mulig inntrykk av jobben som gjøres med kvalifiseringsprogrammet
• Befaring i mottaket på NAV Vennesla
• Sjekkliste for KVP

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 4.7.2014
• Brev om dagsorden for tilsynet, datert 17.9.2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Elin Kristensen
Rådgiver Heidi Svindland Sandtveit
Seniorrådgiver Birthe Guttormsen
Observatør fra Statens helsetilsyn: fagsjef Sigrunn Madland

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet