Rapport fra tilsyn med ved Barnevern Sør

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Meldinger til barnverntjenesten vurderes forsvarlig
• Plikten til tilbakemelding til melder er ivaretatt på de ulike trinn i saksprosessen.

Fylkesmannen avdekket 2 avvik under systemrevisjonen i Mandal kommune Det ble gitt 1 merknad.

Avvik 1:

Kommunen dokumenterer ikke i tilstrekkelig grad de faglige vurderinger som blir foretatt ved gjennomgang av meldinger.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at plikten til å gi tilbakemelding til melder blir ivaretatt i de ulike fasene av saksprosessen.

Dato: 10.07.15

Siri Løvbukten
revisjonsleder

Ine B. Rolstad Hauklien
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Barnevern Sør, der Mandal kommune er vertskommune, i perioden 10.03.15 – 10.07.15 Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen i 2015, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernvirksomheten i kommunene etter lov om barneverntjenester §§ 2-3 b annet ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Barnevern Sør er en interkommunal barneverntjeneste som består av fire kommuner; Lindesnes, Marnardal, Åseral og Mandal. Mandal kommune er vertskommune. Kommunene har til sammen 23536 innbyggere pr. 01.01.15. Barnevern Sør består til sammen av 26,74 årsverk. Barnevern Sør er en del av Familiens hus som ledes av en enhetsleder. Enhetsleder er barnevernleders nærmeste overordnede. Barnevern Sør hadde i løpet av 2014 mottatt 312 meldinger, der 46 ble henlagt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.03.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 12.05.2015.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13.05.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at meldinger håndteres forsvarlig og at det gjennom prosessen gis tilbakemelding til melder i tråd med myndighetskrav

Tilsynet omfatter følgende tema:

• At meldinger til barneverntjenesten blir forsvarlig vurdert
• At plikten til å gi tilbakemelding til melder blir ivaretatt på ulike trinn i saksprosessen.

5. Funn

Avvik 1

Kommunen dokumenterer ikke i tilstrekkelig grad de faglige vurderinger som blir foretatt ved gjennomgang av meldinger.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om barneverntjenester § 4-2, jf. §§ 1-4 og 6-1 og internkontroll forskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

• I intervjuer fremkom det at det foretas faglige vurderinger ved gjennomgang av meldinger. Disse vurderingene blir imidlertid ikke dokumentert i alle saker. Dette ble bekreftet ved gjennomgang av saksdokumenter og intervjuer.
• Ledelsen følger ikke i tilstrekkelig grad med på at barnevernfaglige vurderinger og beslutninger dokumenteres.
• Det fremkom ikke i rutinehåndboka at faglige vurderinger, hvorvidt en melding skal henlegges eller gå videre til undersøkelse, skulle dokumenteres.

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at plikten til å gi tilbakemelding til melder blir ivaretatt i de ulike fasene av saksprosessen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om barneverntjenester § 6-7a og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

• I 29 av 62 saker var det ikke gitt skriftlig tilbakemelding til melder. Dette gjelder både private og offentlige meldere. Private meldere som inngir melding, får ikke skriftlig tilbakemelding.
• 27 av de 62 sakene var fra offentlige meldere. I 8 av de 27 sakene var det ikke gitt en skriftlig tilbakemelding til offentlig melder om at melding er mottatt. Offentlig melder får heller ikke skriftlig tilbakemelding etter endt US i alle saker. Dette fremkom i gjennomgang av saksdokumenter og ved intervjuer.
• Ledelsen kontrollerer ikke at tilbakemelding gis i henhold til lovkravene

Merknad

Kommunen bør vurdere en gjennomgang av rutiner og praksis i forhold til oppbevaring av henlagte meldinger.

Merknaden bygger på følgende;

• Det fremkom at det er uklart for ansatte hvor lenge henlagte meldinger skal oppbevares før de overføres til langtidsarkivering.
• Kommunens skriftlige rutiner knyttet til oppbevaring av henlagte meldinger er uklar da det var oppgitt to ulike tidsangivelser; 1 år og 5 år.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Lov om barnverntjenester § 2-1 annet ledd sier at kommunen skal ha internkontroll som sikrer at oppgavene utføres i samsvar med lov eller i medhold av lov. Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av barnevernlovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Kommunen har rutiner for arbeid med meldinger med gjennomgang av meldinger i meldingsmøtet. Det er likevel vanskelig å se hvilke vurderinger som ligger til grunn både der meldingen blir henlagt og der barneverntjenesten velger å åpne en undersøkelse. Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikke sikrer at den faglige vurderingen i meldingsarbeidet blir dokumentert i tråd med lov og forskrift. Kommunen har ikke kontrollrutiner som fanger opp denne type svikt, noe som fører til at kommunen mangler grunnlag for å rette på forholdet.

Kommunen sikrer ikke at melder blir gitt tilbakemelding ved mottatt melding. Kommunen sikrer heller ikke at offentlige meldere får en tilbakemelding etter gjennomført undersøkelse, i alle saker.

Kommunen har vært kjent med at det har vært svikt i forhold til begge de ovenstående områdene, uten at det er grepet tak i. Dette viser mangler i arbeidet med å korrigere og forbedre område der det er fare for svikt. Ifølge forskrift om internkontroll skal virksomheten sørge for å ha en oversikt over tjenesten slik at svikt kan avdekkes. Ledelsen skal sørge for at internkontrollen blir fortløpende fulgt opp. Ledelsen skal sørge for å kunne forebygge svikt i virksomheten ved å ha en regelmessig gjennomgang hvor utvikling, iverksetting, kontroll, evaluering og forbedring av nødvendige prosedyrer, instrukser og rutiner.

7. Regelverk

• FNs barnevekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Lov om barnverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnverntjenester av 14. desember 2005
• Prop 106 L (2012-2013) endringer i barnevernloven

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Rutinehåndbok
• Årsmelding 2014
• Meldinger innkommet i 3og 4 kvartal 2014 og 1 kvartal 2015

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Kvalitetslosen som omhandlet barneverntjenesten
• Skjemaer som ble brukt i meldingsmøtet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel ble sendt ut 10. mars 2015
• Brev fra Fylkesmannen hvor vi ber om ytterligere dokumentasjon som kan belyse de faglige vurderingene av meldingene, datert 16. april 2015.
• Oversendelse av etterspurte dokumenter datert 22. april 2015
• Plan for dagen, sendt på e-post 29. april 2015
• Fylkesmannen fikk tilsendt over 200 meldinger. Det ble gjort et utvalg på 62 meldinger som ble gjennomgått ved dette tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Ine B. Rolstad Hauklien, Torhild Tallaksen og Siri Løvbukten

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet