Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV til personer mellom 17 og 23 år ved NAV Flekkefjord 2015

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 16.6.2015 – 28.10.2015 tilsyn med Flekkefjord kommune/NAV Flekkefjord sine tjenester til unge mellom 17 og 23 år. Tjenestene som ble undersøkt var: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige, og at oppfølgingen av de unge som mottar hjelp er forsvarlig. 

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader innenfor det reviderte området.

Dato: 28.10.2015

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Johan Inge Misund
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Flekkefjord i perioden 16.6.2015 – 28.10.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn på området.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som avdekkes under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Flekkefjord kommune er det ca 9000 innbyggere. Administrativt er kommunen organisert med rådmann, kommunalsjef og enhetsledere. NAV-kontoret ligger sentralt i byen, og er organisert med eget mottak og en oppfølgingsavdeling. I oppfølgingsavdelingen er det et team som jobber med unge opp til 24 år, og annet team som jobber med de over 24 år. NAV-leder har det overordnede ansvaret ved kontoret. Når det gjelder de kommunale oppgavene som er lagt til NAV-kontoret, rapporterer NAV-leder til kommunalsjef for helse og velferd i kommunen.

Det er satt i verk tiltak for å forebygge frafall i videregående skole ved alle de videregående skolene i Lister-regionen (fire nabokommuner). Dette er et prosjekt med midler fra Arbeids- og velferdsdirektoratet, og to 50 % stillinger ivaretar oppgaver overfor NAV-veileder i de videregående skolene. Kommunen har ulike prosjekter som er etablert for å gi tilbud til ungdom, og NAV samhandler med andre etater og virksomheter om unge som trenger hjelp,

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.6.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 8.9.2015.

Intervjuer: 6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i publikumsmottaket ved NAV Flekkefjord 9.9.2015.

Sluttmøte ble avholdt 9.9.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at disse sosiale tjenester er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i tråd med loven, og at oppfølgingen av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi undersøkte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsiden til kommunen og   NAV-kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måter for å nå fram til en sårbar gruppe unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til de som tok kontakt.

For å se om kommunens internkontroll sikret at tildeling, vurdering og beslutning av tjenestene oppfylte lovens krav, har vi gjennomgått saksdokumenter og journalnotat for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjuet ansatte og ledere.

Vi har sett på kommunens internkontroll, for å se om den fungerer etter hensikten blant annet slik at man sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Rapporten omhandler kun en del av NAV Flekkefjord sin virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV-kontoret.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader innenfor det reviderte området.

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forvaltningsloven av 10.2.1967
Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456
Rundskriv nr 35 til lov om sosiale tjenester i NAV
Rundskriv A-1/2014 statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2015

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Administrativ organisering av helse og velferd i Flekkefjord kommune
• Organisering, ressurser og mål i helse- og velferdstjenesten i Flekkefjord kommune
• NAV Flekkefjord - lokal samarbeidsavtale
• Organisering av NAV Flekkefjord, funksjoner og arbeidsoppgaver

Oversikt over ansatte i NAV Flekkefjord fordelt på mottak og oppfølgingsavdeling, og oversikt over hvem som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV

• Handlingsplan kompetanseheving 2013 – 2020, godkjent av utvalg for oppvekst og velferd
• Delegasjonsreglement for Flekkefjord kommune
• Prosedyrebeskrivelse for saksbehandling av søknader etter lov om sosiale tjenester i NAV
• Ulike skjema til bruk i saksbehandlingen – også utskrift fra «Standard for  arbeidsrettet brukeroppfølging» utarbeidet av Arbeids- og velferdsdirektoratet

Dokumentasjon som ble gjennomgått på NAV-Flekkefjord 12.8.2015:

• Gjennomgang av 19 saksmapper om tildeling og/eller avslag på økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år 
• Søk i datasystemene «Arena» og «Velferd», for å se journalnotat i et utvalg av sakene
• Gjennomgang av tre vedtak om tjenesten opplysning, råd og veiledning

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 16.6.2015
• E-post fra NAV Flekkefjord 29.6.2015 med beskjed om kontaktperson for tilsynet
• Fylkesmannen mottok dokumenter fra kommunen 12.8.2015
• Dagsorden for tilsynet, datert 1.9.2015

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Siv Merete Kjenes Arnesen, revisor
Johan Inge Misund, revisor
Birthe Guttormsen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet