Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder ved Søgne og Songdalen barneverntjeneste 2015
Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:
Den kommunale barneverntjenestens arbeid med
- Håndtering av meldinger til barneverntjenesten
- Tilbakemelding til melder
Under tilsynet ble det avdekket et avvik. Det ble gitt en merknad.
Avvik:
Songdalen kommune sikrer ikke at alle meldere får skriftlig tilbakemelding etter mottatt melding og at alle offentlige får slaiftlig tilbakemelding etter gjennomført undersøkelse.
Merknad:
Kommunen dokumenterer i varierende grad hva som fører til åpning av undersøkelse eller henlegges. Når meldinger blir konkludert med barnevernloven § 4-3 jf. § 4-4 eller § 4-12 kan det føre til at undersøkelsen blir enten mer eller mindre omfattende enn formålet tilsier.
Dato: 10.12.2015
Torhild Tallaksen
revisjonsleder
Ine Berit R. Hauklien
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Søgne og Songdalen barneverntjeneste i perioden 14. august til 10. desember 2015.
Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:
- hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
- tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.
- Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forslaift
- Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Søgne og Songdalen barneverntjeneste er en interkommunal tjeneste hvor Songdalen kommune er vertskommune. Til sammen har kommunene i underkant av 18.000 innbyggere. Songdalen kommune er organisert etter enhetsmodellen. Fra 1.1.2016 vil den interkommunale barneverntjenesten inngå et nytt samarbeid med Kristiansand som vertskommune.
3. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt 14. august 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Åpningsmøte ble avholdt 28.oktober 2015.
Intervjuer
9 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Sluttmøte ble avholdt 30.oktober 2015.
4. Hva tilsynet omfattet
Systemrevisjonen omfattet kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder, jf. lov om barneverntjenester § 6-7a.
Tilsynet skulle avdekke om kommunens internkontroll i tilstrekkelig grad sørget for at alle ansatte overholder kravene i barnevernloven knyttet til meldinger og tilbakemelding til melder.
5. Funn
Avvik
Songdalen kommune sikrer ikke at alle meldere får skriftlig tilbakemelding etter mottatt melding og at alle offentlige får skriftlig tilbakemelding etter gjennomført undersøkelse.
Dette er brudd på lov om barneverntjenester § 6-7a og internkontrollforskriften § 4.
Avviket bygger på følgende observasjoner:
- Det fremkom i intervjuer at de ansatte var uklare på hvor lenge en melding skulle oppbevares før de sendes til langtidsoppbevaring. Det fremkom heller ikke i oversendte rutiner hvordan henlagte meldinger skal oppbevares. Det fremkom under intervjuene at de ansatte ikke hadde kunnskaper om at sjikanøse meldinger skal makuleres umiddelbart. Dette fremkommer heller ikke i innhentet dokumentasjon.
- Det gis ikke skriftlig tilbakemelding til privat melder at melding er mottatt. Dette fremkom i intervjuer og dokumentasjon.
- Det gis ikke skriftlig tilbakemelding etter gjennomført undersøkelse i alle saker. Gjennomgangen viser at det av 95 gjennomførte undersøkelser var 53 fra offentlige meldere. Av disse manglet 29 tilbakemelding.
- Det er uklart om det foretas vurderinger om offentlige meldere skal få tilbakemelding om hvilke tiltak som er iverksatt.
- Kommunen har et internkontrollsystem, men dette blir i liten grad brukt av ledelse og ansatte i barneverntjenesten. Det føres ikke avvik skjema.
Merknad
Kommunen dokumenterer i varierende grad hva som fører til åpning av undersøkelse eller henleggelse. Når meldingen blir konkludert med barnevernloven § 4-3 jf. §§ 4-4 eller 4-12 kan dette føre til at undersøkelsen blir enten mer eller mindre omfattende enn formålet tilsier.
6. Regelverk
- FNs barnekonvensjon om barns rettigheter
- Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100
- Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967
- Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nt. 1584
7. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon lmyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
- Organisasjonskart for Songdalen kommune
- Beskrivelse av intern organisering i barneverntjenesten
- Oversikt over ansatte med stillingsbenevnelse og ansettelsesdato
- Rutiner og prosedyrer i forbindelse med mottak av meldinger og gjennomføring av undersøkelser
- Utskrift av 111 meldinger mottatt mellom 1.1.15 og 31.5.15
Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
- Gjennomgang av kvalitetslosen
Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
- Varsel om tilsyn datert 14.8.2015
- Oversendelse av dokumenter datert 1.10.15
- Oversendelse av dagsorden datert 9.10.15
8. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Fra tilsynsmyndighetene deltok: Siri Løvbukten, Ine Berit R. Hauklien, Kristin E. Robstad og Torhild Tallaksen