Rapport fra tilsyn med Andebu kommune 2014

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Andebu kommune 19. mars 2014. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosialberedskap, folkehelseloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter,
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres,
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes,

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik

Påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Merknad

Påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: 23.januar og 13. februar 2014. Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte: 19. mars 2014.

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen.

4. Funn

Det ble gitt totalt fire avvik.

Avvik

• Avvik 1: Det foreligger ikke ROS-analyser som underbygger plan for helsemessig og sosial beredskap.
  - Dette utgjør brudd på § 3 i forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig- og sosial beredskap.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Ved dokumentgjennomgang og/eller intervjuer er det ikke fremkommet opplysninger om virksomhetsspesifikke ROS-analyser som grunnlag til plan for helsemessig og sosial beredskap.

• Avvik 2: Plan for helsemessig- og sosial beredskap er ikke fastsatt i kommunestyret. Planen er heller ikke oppdatert.
  - Dette utgjør brudd på § 2 i forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. Fastsettelse og oppdatering av beredskapsplan mv.
  - Fylkesting og kommunestyre skal sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Plan for helsemessig- og sosial beredskap er datert 03.03.2004.

Det er ikke opplysninger om planen er fastsatt i kommunestyret. Planen er heller ikke oppdatert.

• Avvik 3: Det er ikke utarbeidet beredskapsplan for kommunens oppgaver innen miljørettet helsevern.
  -  Dette utgjør brudd på § 28 om beredskap i lov om folkehelsearbeid.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Ved dokumentgjennomgang og/eller intervjuer er det ikke fremkommet opplysninger om beredskapsplanlegging av områder som omfattes av miljørettet helsevern.

• Avvik 4: Kommunen skal kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt, jfr. § 9 i forskrift om kommunal beredskapsplikt.
  - Kommunen skal dokumentere skriftlig at beredskapsplanen øves minimum hvert annet år.
  - Kommunen må videre kunne dokumentere et system for opplæring som skal sikre at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta sine roller og oppgaver.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

System for øvelser og opplæring
– Det er ikke under samtalene, dokumentgjennomgang eller spørreskjema kommet frem informasjon som bekrefter at det foreligger dokumentasjon for øvelser for å øve kriseplan. Planen skal øves hvert annet år.
– Det er ikke under samtalene, dokumentgjennomgang eller spørreskjema kommet frem informasjon som bekrefter at det foreligger dokumentasjon som sikrer at alle som har en rolle i kriseledelsen er gitt nødvendig opplæring.

Det er ingen merknader, men for øvrig har vi merket oss:

• At kommunen har et mål om møter med beredskapsrådet hvert 2. år.
• At brannsjef i enda større grad kan trekkes inn i kommunens øvrige beredskapsarbeid.
• Det er noe usikkerhet om rutiner som sikrer at kommunen innarbeider overordnede mål for samfunnssikkerhet og beredskap i kommunen slik som i kommuneplanens samfunnsdel.
• At det ikke foreligger en tiltaksplan etter kommunens ROS-ananlyse.

5. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Andebu kommune skal behandle kriseplanen politisk i kommunestyremøtet i april 2014. Kriseplanen er revidert og oppdateres fortløpende. Overordnet ROS-analyse ble ferdigstilt i 2012. Kommunene er i ferd med å rullere kommuneplanen og de vil rullere overordnet ROS-analyse som del av dette.  I enkelte sektorer (særlig kommunalteknikk) har det over tid vært vakanser og utskifting ev ledere,  noe som igjen resulterer i manglende kunnskap om kommunens beredskapsarbeid.

Kommunenes øverste ledelse viste en klar interesse og nærhet til beredskapsarbeid og nærhet til innbyggenes trygghet. Særlig var det et ønske om å tilgjengeliggjøre kommunens administrasjon, slik at innbyggerne enkelt skal kunne varsle og kontakte kommunens ledelse i krisesituasjoner.

Under helse og omsorg er det satt i gang en kartlegging av risiko og det er etablert planer for å bruke kvalitetssystem for å sikre en systematisk oppfølging av beredskapsarbeidet. Dette sees på som en positiv utvikling, da det over tid er etablert til dels betydelige mangler, slik det fremgår av de påviste avvik.

Kommunene er også i ferd med å innføre et kvalitetssystem for hele kommunen, for å sikre rutiner og systematisk oppfølging av beredskapsarbeidet.

Andebu er en kommune med store skogsområder og har identifisert skogbrann som et tema i ROS- analysen som vurderes til sannsynlig. Som en konsekvens av dette er det etablert en skogbrannreserve.

Andebu kommunen har også etablert gode samarbeidsløsninger/interkommunale løsninger for flere beredskapsrelaterte tjenester slik som legevakt, brann-og redning og renovasjon.

Kommunen bruker CIM, men det er begrenset til en bruker i kommunen.

Det er Fylkesmannens oppfatning at Andebu kommune har et betydelig potensiale med å etablere gode og definerte rutiner for å styrke arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, særlig under helseberedskapsområdet. Det bør avsettes ressurser, defineres interne rutiner for utveksling av styringsinformasjon og etableres rutiner som sikrer en systematisk kartlegging og oversikt over risiko og sårbarhet. Det bør også etableres rutiner som sikrer en systematisk, regelmessig og målrettet oppfølging av eget beredskapsplanverk.

Under tilsynet fremkom det at kommunens overordnede ROS-analyse hadde liten eller ingen kobling mot øvrige ROS-analyser i kommunen. ROS-analyser på virksomhetsnivå bør ha et gjensidig forhold til kommunens overordnede ROS-analyse.

6. Regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret
  - § 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse
  - § 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan for kommunen
• Lov om helsemessig og sosial beredskap – kap. 2
  - § 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser
• Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer
  - § 5-2 Beredskapsarbeid, Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sin helse- og omsorgstjeneste
• Lov av 24.06.2011 Folkehelseloven
  - § 28. Kommunen har ansvar for nødvendige beredskapsforberedelser og for tiltak i beredskapssituasjoner, jf. helseberedskapsloven § 2-1.
  - Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3, i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal beredskapslikt

Nevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap

7. Dokumentunderlag

• Overordnet kriseplan
• Overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse
• Plan for helsemessig- og sosial beredskap
• Pandemiplan
• Smittevernplan
• Gjeldende kommuneplan med tilhørende arealdel
• Spørreskjema i forbindelse med kommunetilsyn innenfor samfunnssikkerhet og beredskap

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra fylkesmannen deltok:
Fylkesberedskapssjef, Jan Helge Kaiser, revisjonsleder
Ass. fylkeslege, Per Schjelderup, revisor, HSO.
Førstekonsulent Solveig Thorød, revisor, avd. for miljø- og samfunnssikkerhet

Dato: 10.4.2014