Rapport etter tilsyn med Holmestrand kommune 2014

Fylkesmannen i Vestfold gjennomførte 07. mai 2014 tilsyn med kommunens arbeid med kommunal beredskapsplikt, helsemessig og sosial beredskap og kommunal helse- og omsorgstjeneste. Vedlagt følger foreløpig rapport etter tilsynet.

Kommentarer til foreløpig rapport skal være Fylkesmannen i hende innen 27. juni 2014. Dersom det ikke foreligger kommentarer og/eller merknader til denne rapporten innen 27. juni 2014, regnes rapporten som endelig.

Fylkesmannen vil videre be om en plan for oppfølging av tilsynsrapporten innen 01.august 2014.

Dato: 09.05.2014

Med hilsen

Jan Helge Kaiser
fylkesberedskapssjef

Per Schelderup
assisterende fylkeslege

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Holmestrand kommune  7. mai 2014.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosialberedskap, folkehelseloven, smittevernloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter,
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres,
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes,

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik

Påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Merknad

Påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: 23.januar og 06. februar 2014.

Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte: 7. mai 2014.

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen.

4. Funn

Det ble gitt totalt tre avvik.

• Avvik 1: Plan for helsemessig- og sosial beredskap er ikke fastsatt i kommunestyret.
  - Dette utgjør brudd på § 2 iforskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid etter lov om helsemessig og sosial beredskap. Fastsettelse og oppdatering av beredskapsplan mv.
  - Fylkesting og kommunestyre skal sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Plan for helsemessig- og sosial beredskap er delvis revidert 20.02.2014. Det er sprikende opplysninger om planen er fastsatt i kommunestyret.

• Avvik 2: Det er ikke utarbeidet beredskapsplan for kommunens oppgaver innen miljørettet helsevern.
  - Dette utgjør brudd på § 28 om beredskap i lov om folkehelsearbeid.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Ved dokumentgjennomgang og/eller intervjuer er det ikke fremkommet opplysninger om beredskapsplanlegging av områder som omfattes av miljørettet helsevern.

• Avvik 3: Kommunen skal kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt, jfr. § 9 i forskrift om kommunal beredskapsplikt.
  - Kommunen skal dokumentere skriftlig at beredskapsplanen øves minimum hvert annet år.
  - Kommunen må videre kunne dokumentere et system for opplæring som skal sikre at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta sine roller og oppgaver.

Avviket bygger på følgende observasjoner: System for øvelser og opplæring

Det er ikke under samtalene, dokumentgjennomgang eller spørreskjema kommet frem informasjon som bekrefter at det foreligger dokumentasjon for øvelser for å øve kriseplan. Planen skal øves hvert annet år. Det må legges til at kommunen har gjennomført øvelser for egen kriseledelse i 2014.

Det er ikke under samtalene, dokumentgjennomgang eller spørreskjema kommet frem informasjon som bekrefter at det foreligger dokumentasjon som sikrer at alle som har en rolle i kriseledelsen er gitt nødvendig opplæring.

Merknad

• Det foreligger delvis plan for krisekommunikasjon med befolkning, media og egne ansatte .
• Det foreligger ingen plan for varsling av befolkningen. Det fremkom informasjon om at det er løsninger for å ivareta varsling, men det er kun delvis beskrevet i beredskapsplanen.

Forøvrig har vi merket oss:

• Ressursoversikten fremstår fragmentert i beredskapsplanverket .
• Gjeldende ROS-analyse viser i store trekk til tiltak utenfor kommunens handlingsrom.
• At brannsjef i enda større grad kan trekkes inn i kommunens øvrige beredskapsarbeid, kommunen mangler regulær styringsinformasjon og påvirkning på VIBs arbeid for forebygging og beredskap i kommunen.
• At det ikke foreligger en tiltaksplan etter kommunens ROS-analyse.
• At kommunen ikke har regulært samarbeid med Hydros bedrifter om beredskap. Imidlertid er det et tett samarbeid med Norsk avfallshåndtering (NOAH) på Langøya som ligger i Re kommune.
• Mangler prosedyrer som sikrer medisinskfaglig rådgivning i arbeidet med ROS-analyser og plan for helsemessig og sosial beredskap.

5. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Holmestrand kommune har høyt fokus og regularitet på store deler av beredskapsarbeidet i kommunen. Dette kommer til utrykk blant annet gjennom aktiv bruk av kommunalt beredskapsråd. Det er under etablering et internkontrollsystem som også vil sikre interne rutiner og revisjoner av beredskap og forebygging. Kommunen har definert langsiktige målsettinger for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap og både overordnet ROS-analyse og beredskapsplan for kommunal kriseledelse er under revisjon. Kommuneen awenter ny veileder for ROS, før analysen fullføres. Både ROS-analyse og beredskapsplan har behov for oppdatering og justering .Videre er ROS-analyser på virksomhetsnivå under utvikling. Kommunen har utviklet en smittevernplan som fremstår som et dokument med god kvalitet.

Kommunen vektlegger også samarbeid/øvelse med lokale ressurser som et tiltak for å styrke beredskapen i kommunen., det er egen avtale om evakuerte-og pårørendesenter i kommunen.

Holmestrand kommunen har også etablert gode samarbeidsløsninger/interkommunale  løsninger for flere beredskapsrelaterte tjenester slik som legevakt, brann-og redning og renovasjon.

Kommunen bruker CIM, men det er begrenset til en bruker i kommunen.

Det er Fylkesmannens oppfatning at Holmestrand kommune har et høyt fokus og til dels god regularitet på arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Det er gitt avvik, noe som peker på at deler av arbeidet ikke er dokumentert ut fra lovens krav. Itillegg vil revisjon av overordnet ROS­ analyse og overordnet beredskapsplan gi muligheter for systematisk beredskapsarbeid.

6. Regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret: 
  -    § 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse.
  -    § 15 - Kommunal beredskapsplikt - beredskapsplan for kommunen.
• Lov om helsemessig og sosial beredskap - kap. 2:
  -    § 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser.
• Lov av 24.6 .2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer:
  -    § 5-2 Beredskapsarbeid, Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for egen helse- og omsorgstjeneste.
• Lov av 24.06.2011,folkehelseloven:
  -    § 28. Kommunen har ansvar for nødvendige beredskapsforberedelser og for tiltak i beredskapssituasjoner, jf. helseberedskapsloven § 2-1.
  -  Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver  etter denne lovens kapittel 3, isamsvar  med helseberedskapsloven.  Helseberedskapsplanen  skal samordnes  med kommunens  øvrige  beredskapsplaner.
• Lov av 05.08.1994, smittevernloven.

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal beredskapslikt.
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Nevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

7. Dokumentunderlag

• Overordnet kriseplan
• Overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse
• Plan for helsemessig- og sosial beredskap
• Pandemiplan
• Smittevernplan
• Gjeldende kommuneplan med tilhørende arealdel
• Spørreskjema i forbindelse med kommunetilsyn innenfor samfunnssikkerhet og beredskap

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:
Fylkesberedskapssjef, Jan Helge Kaiser, revisjonsleder Ass. fylkeslege, Per Schjelderup, revisor, HSO.