Rapport fra tilsyn med økonomisk rådgivning ved Sandefjord kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sørger for at NAV -kontoret sikrer at tjenesten økonomisk rådgivning planlegges, organiseres, utføres og vedlikehold es i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Det er funnet grunnlag for ett avvik.

Avvik:

Sandefjord kommune, ved NAV Sandefjord sikrer ikke gjennom sin internkontroll at tjenestemottakere som kan ha rett til økonomisk rådgiving får tilbud om tjenes ten.

Lise Jebsen
revisjonsleder

Live Jetlund
revisor

Olav Øysæter
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sandefjord kommune i perioden 8. juli 2014 - 24. november 2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjon en er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke , rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllel se av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sandefjord kommunen har ca. 45 000 innbyggere . Kommune er organisert etter en tradisjonell hierarkisk struktur, med fire etater i tillegg til sentraladministrasjonen. Rådmannen er kommunens øverste administrative leder. De kommunale tjenestene i NAV er organisatorisk underlagt helse- og sosialsjefen. NAV Sandefjord har ca. 80 årsverk og er inndelt i fem avdelinger : stab, velferd, arbeid og aktivitet, oppfølging lang og sosiale tjenester. I avdeling for sosiale tjenester er det opprettet et eget team med ansvar for gjeldsrådgivning.

Siden høsten 2013 har kontoret styrket kapasiteten på gjeldsrådgivningen. Gjeldsteamet har gitt opplæring til andre ansatte ved kontoret, oppmerksomheten om tjenesten er økt og det er utarbeidet nye rutiner.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31. mars 2014 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 3. juni 2014.

Åpningsmøte ble avholdt 22. september 2014.

Intervjuer

14 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring i brukersenteret.

Sluttmøte ble avholdt 24. september 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av tjenesten økonomisk rådgivning, og at det er kompetent personell til å utføre tjenesten.

Kommunen skal etter lov om sosiale tjenester i NAV § 17 gi opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer. Sentralt i NAV-kontorets råd og veiledningsplikt er ansvaret for økonomisk rådgivning. Økonomiske vanskeligheter kan være del av et større sakskompleks, og det er viktig at økonomisk rådgivning integreres med NAV­ kontorets øvrige oppgaver. NAV-kontoret må tilpasse den økonomiske rådgivningen til den enkelte tjenestemottakers forutsetninger og behov. Ut fra det som kommer frem under kartleggingen, må NAV -kontoret vurdere på hvilket nivå rådgivningen skal gis. Aktuelle tiltak kan være opplæring i økonomistyring og budsjettering, konkrete økonomiske råd, kontakt med kreditorer i enklere saker og tyngre rådgivningsoppgaver, herunder å utarbeide utenrettslige gjeldsordninger. Det kan være hensiktsmessig å dele den økonomiske rådgivingen inn i ulike typer rådgivning, f.eks. generell rådgivning, individuell rådgivning og spesialrådgivning. Følgende eksempler på tiltak kan inngå i en slik inndeling av den økonomiske rådgivningen:

Generell rådgivning:

• Vise til nav.no, brosjyremateriell, 800Gjeld andre instanser som kan gi hjelp
• Lik for alle

Individuell rådgivning:

• Tilbud om å sette opp budsjett med alle inntekter, utgifter, formue og gjeld
• Identifisere og dimensjonere vedkommendes problemer
• Vurdere mulige tiltak på utgiftssiden og inntektssiden
• Tilby tjenestemottaker bistand i kontakt med kreditorer der krav er mislighet, eks. utlegg
• Evt. kontakt med enkelte kreditorer
• Informer om muligheter til å søke offentlig gjeldsordning

Spesialrådgivning:

• Vurdere om det skal igangsettes kreditorforhandlinger og i så fall kartlegge hele det totale gjeldsbildet

5. Funn

Avvik:

Sandefjord kommune, ved NAV Sandefjord sikrer ikke gjennom sin internkontroll at tjenestemottakere som kan ha rett til økonomisk rådgivning får tilbud om tjenesten.

Avviket bygger på følgende:

a) Det er mangelfull kunnskap om innholdet i og omfanget av tjenesten økonomisk rådgivning som NAV-kontoret kan ha piikt tii å tiiby.

b) Det er utarbeidet rutinen «Gjeldsrådgivning/økonomisk råd og veiledning» som inndeler rådgivningen kontoret kan gi i to grupper: 1) Tiltak ved lette betalingsvansker/hverdagsøkonomi som veiledere skal gi og 2) Tiltak ved midlertidig/varig betalingsudyktighet som skal gis av gjeldsrådgivere i gjeldsteamet. Rutinen beskriver ikke hvordan oppgavene knyttet til gruppe 1 skal ivaretas. Den skiller heller ikke mellom generell rådgivning som følger av den alminnelige veiledningsplikten og individuell rådgivning eller sosialtjenesteloven § 17 der det skal fattes vedtak.

c) Avdelingsledere har ulik oppfatning av hvor ansvaret for tjenesten i gruppe 1 er plassert og hvilke konkrete oppgaver som inngår i denne delen av det økonomiske rådgivningstilbudet. Noen sier at rådgivningen begrenser seg til å vise til andre instanser som f.eks. NAV.no, 800Gjeld og informasjonsmateriell . Andre avdelingsledere sier at veiledere i avdeling sosiale tjenester skal gi denne type rådgivning. Også veiledere har ulik oppfatning av innholdet i tjenesten som hører inn under gruppe 1 og hvem som har ansvaret for å gi den.

d) Det er gjeldsteamet som behandler søknader om gjeldrådgivning og vurderer om søknaden skal prioriteres eller ikke. Der søknaden ikke faller inn under de prioriterte gruppene, blir det sendt brev om forventet ventetid på samtale med gjeldsrådgiver. På tidspunktet for tilsynet var ventetiden 4 måneder. Brevet til tjenestemottakere om at det er ventetid, er i realiteten et vedtak om tjenesten økonomisk rådgivning og må derfor fattes sum et enkeltvedtak etter § 17 i lov om sosiale tjenester i NAV .

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR-2006-12-15 -1456: Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for NAV Sandefjord med beskriveise av stillingsbetegnelser, avdelinger/seksjoner , ansvarsforhold m. v.
• Oversikt over ansvarlige (faglig og administrativt) for aktuelle organisatoriske enheter på NAV-kontoret med navn og stillingsbetegnelse.
• Oversikt over ansatt med navn, stillingsbetegnelse og formell utdanning, som har oppgaver knyttet til tema det føres tilsyn med.
• Mål- og styringsdokumenter knyttet til tilsynsområdet.
• Del av siste årsrapport/årsmelding hvor tjenesten økonomisk rådgivning er omtalt.
• Søknadsskjema , veiledere og eventuelt informasjonsmateriell for økonomisk rådgivning dersom dette finnes.
• Skriftlige rutiner/prosedyrer/retningslinjer for økonomisk rådgivning dersom dette finnes.
• Vedtaksmaler og/eller standardtekster for benyttes ved vedtak om økonomisk rådgivning dersom dette finnes.
• Opplæringsplaner for dette tjenesteområdet.
• De 5 siste vedtak om innvilgelse av økonomisk rådgivning etter lov om sosiale tjenester i NAV § 17.
• 3 vedtak om avslag på økonomisk rådgivning eller avvisning av søknad.
• 2 vedtak om andre forhold

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lise Jebsen - revisjonsleder
Live Jetlund
Olav Øyasæter