Rapport fra tilsyn med stiftelsen Vilde, foreldre og barn senter 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Vestfold har gjennomført tilsyn med stiftelsen Vilde, foreldre og barn senter. Vi har gjennomført tilsynet etter systemrevisjonsmetoden. Det innebærer at vi har undersøkt om virksomhetens praksis er underlagt styring eller om det er tilfeldig og opp til enkeltpersoner om tjenesten fungerer i henhold til myndighetskravene. Alle som yter tjenester etter barnevernloven med forskrifter er pålagt å etablere internkontroll/styringssystem for å sikre faglig forsvarlige tjenester.

Systemrevisjonen omfattet følgende område:

Sikrer stiftelsen Vilde at driften av senteret er forsvarlig og i samsvar med lov og forskrift.

Fylkesmannen har ikke funnet grunnlag for å konkludere med avvik eller merknader itilsynet.

Hilde Hegge
revisor

Bente Hegg Ljøsterød
revisor

Helena Glede Fekete
revisjonsleder

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med stiftelsen Vilde, foreldre og barn senter i perioden 15.05.2014- 27.11.2014. Tilsynet er gjennomført etter systemrevisjonsmetoden, og tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med senter for foreldre og barn etter barnevernloven § 5-7. Formålet med systemrevisjon er å undersøke om virksomhetens praksis er underlagt styring og i samsvar med lov og forskrift. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• virksomheten har tiltak for å avdekke, rett opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelig for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og eventuelt andre undersøkelser.

2. Gjennomføring

Systemrevisjon omfatter følgende aktiviteter:

• revisjonsvarsel ble sendt ut 15.05.2014. Innsendt dokumentasjon fra senteret er gjennomgått
• åpningsmøte ble avholdt 26.11.2014
• 6 ansatte samt 3 beboere ble intervjuet

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynets tema for revisjonen var å undersøke om stiftelsen Vilde sikrer at driften av senteret er forsvarlig og i samsvar med lov og forskrift. I den forbindelse fokuserte Fylkesmannen på følgende punkter:

• Hvordan sikrer senteret en forsvarlig behandling?
  - Hvordan gjennomføres behandlingen?
  - Hvordan sikrer senteret at barna og foreldrene blir hørt?
  - Hvordan sikrer senteret en forsvarlig vurdering og konklusjon?
• Hvordan sikrer senteret at det foretas en forsvarlig evaluering underveis i behandlingen?
  - Hvordan sikrer senteret at barna og foreldrene blir hørt i evalueringsprosessen?
  - Hvordan sikrer senteret en forsvarlig vurdering før evaluering og konklusjon?
• Hvordan sikrer senteret
  - tilstrekkelig opplæring og oppfølging av kompetanse hos de ansatte?
  - at det gjennomføres områdeovervåking for å avdekke avvik eller områder med risiko for svikt, og oppfølging av disse?
  - at det er oppfølging fra ledelsen med tanke på om prosedyrer og retningslinjer følges?

4. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stiftelsen Vilde er et foreldre- og barn senter med offentlig godkjenning. Senteret er en ideell stiftelse og ligger sentralt i Horten kommune. Oppdragsgivere er kommunal barneverntjeneste og BUF- etat. Senteret har 8 leiligheter hvor av noen av disse har eget kjøkken. Senteret er åpent gjennom hele året. Stiftelsen tar imot familier med spe-/småbarn i alder 0-6 år, og eldre søsken dersom det er nødvendig. Hensikten med oppholdet på Vilde er å bedre barnas oppvekstsvilkår gjennom å hjelpe foreldre til å bli bedre omsorgspersoner for sine barn. Vilde jobber med å styrke foreldrefunksjoner og stimulere til samspill, sikre tidlig intervensjon og gi spe-/småbarn som lever i risikoutsatte miljøer best mulig utviklingsstøtte. Senteret utfører et systematisk utrednings-og endringsarbeid, og har kompetanse på dette arbeidet. Senterets faglige fundament bygger på miljøterapi, tilknytning og samspill metodikk.

Hver familie har en hovedkontakt ved innskrivning. Foreldrene, en psykolog og hovedkontakten, som er en miljøterapeut, utgjør familiens team. Det foreligger en vurdering av familiens behov og de ansattes kompetanse ved sammensetning av teamet rundt familien. Teamet har faste møter, hvor utrednings og behandlingsopplegg fortløpende og jevnlig evalueres og vurderes. Familien blir holdt løpende orientert om teamets vurderinger og konklusjoner som gjelder deres sak og har anledning til å komme med innspill i utforming og gjennomføring av «sitt opphold». Senteret er særlig opptatt av å se, vurdere og snakke med barna. Selv om barna på Vilde er små, legges det systematisk til rette for at både hovedkontakten og psykologen «låner» barna fra foreldrene.

I løpet av familiens opphold avholdes det jevnlige behandlingsmøter og staffmøter som sikrer kvalitet og faglig forsvarlige vurderinger av det utredning- og behandlingsarbeidet som Vilde har utført i forhold til familiene. Senterets ledelse deltar på disse møtene. Utskrivningsrapporter skrives av hovedkontakten i samarbeid med psykologen i teamet, som også kvalitets sikrer rapporten. Ukentlige rapporteringer medfører at ledelsen har oversikt over at oppgaver blir gjort i henhold til frister. I tillegg har ledelsen tilgang til systemet hvor rapportene skrives og ved det anledning til å kvalitetssikre arbeidet samtidig som ledelsen kan skaffe seg oversikt over sårbare områder i virksomheten.

I henhold til forskrift for senter for foreldre og barn skal senteret sørge for å gjøre bruk av erfaringer fra foreldre, barn og kommunen til forbedring av senteret. Senteret innhenter systematisk evaluering og tilbakemelding fra kommunene etter at oppholdet er avsluttet. På ukentlige beboermøter, har beboerne anledning til å gi uttrykk for ønsker, meninger og klager på

forhold ved senteret. En tillitsvalgt fra beboerne deltar på ukentlige personalmøter hvor ledelsen er representert. Et utvalg av beboerne som vi snakket med under tilsynet, opplyste til oss at de opplevde reell brukermedvirkning. De hadde eksempler på at deres innspill hadde medført endring.

Ledelsen holder oversikt over at de ansatte overholder frister og oppgaver i henhold til regelverket og interne prosedyrer. Onsdager er satt av til skrive- og rapporteringsarbeid. De ansatte må hver onsdag rapportere i et eget system om de har avvik fra pålagte oppgaver. Senterets ledelse har tilgang til de ukentlige rapporteringene, og fa'r på den måten oversikt over sårbare områder hvor det er risiko for svikt.

Som en følge av at senteret er opptatt av faglig kvalitet og lovetterlevelse, har de utarbeidet oppdaterte kompetanse og opplæringsplaner for de ansatte.

Tilbudet til Vilde utgjør en del av barneverntjenestens frivillige hjelpetilbud, jf. barnevernloven kapittel 4.

5. Funn

Fylkesmannen fant ikke grunnlag for å gi avvik eller merknad.

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Barnevernloven av 17.07.1992 nr.100 §§5-8, 5-9a, 5-10
• Forskrift for senter for foreldre og barn av 25.11.2010 nr. 1479
• Forvaltningsloven av 10.02.1967

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Årsrapport
• Delegasjonsreglement
• Kompetanse og opplæringsplaner 2014-2015, og oversikt over gjennomført opplæring de siste to årene ajourført november 2014
• Virksomhetsplan for stiftelsen Vilde, revidert november 2014.
• Senterets system for internkontroll
• Kopi av fem avviksmeldinger fra tilsynsområdet
• Kopi av fem sluttrapporter
• Kopi av maler, rutiner og prosedyrer som benyttes innenfor tilsynsområdet

Under tilsynet har vi mottatt oppdatert og ajourført virksomhetsplan for stiftelsen Vilde og kompetanse og opplæringsplaner 2014-2015.

8. Deltakere ved tilsynet

• Daglig leder: Nora Brataas
• Nestleder: Sissel Eide
• Miljøterapeut: Trine Larsen
• Miljøterapeut: Anne Gry Skoglund
• Miljøterapeut: Jytte Nielsen
• Psykologspesialist: Merete Aasland
• Tre beboere

Fra tilsynsmyndighetene deltok

Hilde Hegge, Bente Hegg Ljøsterød og Helena Glede Fekete