Rapport fra tilsyn med Lov om sosiale tjenester i NAV – kvalifiseringsprogrammet ved Tønsberg kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Det er funnet grunnlag for to avvik innen de områdene det er ført tilsyn med.

Avvik:

• Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Dato: 14. mai 2014

Olav Øyasæter
revisjonsleder

Ellen Roberg
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tønsberg kommune i perioden 6. februar 2014 – 14. mai 2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten

NAV-Tønsberg har felles leder for de kommunale og statlige tjenestene. NAV-leder rapporterer til kommunalsjef helse- og omsorg på de kommunale tjenestene. Ansvar for utvelgelse og oppfølging av KVP deltagere er lagt til 18 veiledere i avdelingene oppfølging voksne (over 25 år) og oppfølging ungdom (under 25 år). Vedtak om KVP godkjennes av avdelingsleder oppfølging ungdom som har det faglige ansvaret for denne tjenesten.

Oppfølging av brukere er organisert etter hvilket innsatsbehov brukeren er vurdert til etter NAV lovens § 14 a, uavhengig av ytelse. Veiledere i avdeling oppfølging voksne har 150 – 170 brukere. Veiledere i avdeling oppfølging ungdom har 50 – 60 brukere. Brukerne er fordelt på veiledere etter fødselsdato. På tilsynstidspunktet hadde NAV-kontoret 9 KVP deltagere.

3. Gjennomføring/H2>

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6. februar 2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 11. april 2014.

Åpningsmøte ble avholdt 28. april 2014.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30. april 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynsområde 1 - om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Tilsynsområde 2 - om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Tilsynsområde 1:

Avvik:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Avviket bygger på følgende:

• KVP forutsetter at bruker har spesielt tilpasset innsatsbehov. For å bli definert til spesielt tilpasset innsatsbehov, forutsettes det at det er gjennomført arbeidsevnevurdering (AEV). Ansvar for å gjennomføre AEV av langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp over 25 år som har definert innsatsbehov til standard eller situasjonsbestemt, er lagt til veiledere i brukersenteret. Aktuelle veiledere uttrykker at de ikke har tilstrekkelig kompetanse eller kapasitet til å gjennomføre AEV. Det opplyses at dette er meldt til ledelsen. Konsekvensen av manglende AEV/oppfølging av langtidsmottakere av sosialhjelp er at de ikke kan få oppfylt en mulig rettighet til KVP eller andre arbeidsrettede tiltak
• Langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp over 25 år som har definert innsatsbehov til spesielt tilpasset følges opp i avdelingen for oppfølging voksne. Ikke alle veiledere i denne avdelingen har tilstrekkelig kompetanse på lovens inngangsvilkår. Det opplyses at det ikke er tilstrekkelig kapasitet til å tilegne seg nødvendig kompetanse som ledelsen forventer. Konsekvensen av manglende kompetanse på inngangsvilkårene for KVP er at langtidsmottakere av sosialhjelp ikke får oppfylt en mulig rettighet til KVP.
• Ledelsen er kjent med at det foreligger et kompetansebehov og har satt inn tiltak. Det er ikke foretatt en evaluering om igangsatte tiltak har gitt ønsket effekt.
• En av deltagerne har forsørgelsesplikt for barn uten at det er innvilget barnetillegg i kvalifiseringsstønaden. Rutine for behandling av søknad om KVP ivaretar ikke i tilstrekkelig grad at alle relevante opplysninger for å opplyse saken er tilgjengelig før vedtak treffes.

Tilsynsområde 2:

Avvik:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Avviket bygger på følgende:

• Av kommunens 9 KVP-deltagere, har 8 deltagere ikke et program som er helårig og på full tid.
• Det utarbeides ikke skriftlig program som konkret beskriver aktivitetene i programmet for en bestemt periode.
• De fleste av deltagerne som har oppfølging fra tiltaksarrangør (uten praksisplass/hospitering), har et programinnhold som er begrenset til oppmøte hos tiltaksarrangør noen dager pr. uke og eventuelt selv søke jobber og/eller finne praksisplass. Tiltaksarrangør har likevel krysset av for full daglig deltagelse på fremmøtelistene.
• Kommunen forutsetter at tiltaksarrangør sørger for program på full tid. Representant for tiltaksarrangør opplyser at dette ikke er praksis.
• Bestilling av tiltak er lite konkrete i innhold og omfang.
• Kommunen evaluerer ikke programmets innhold. Det foretas ikke en fortløpende vurdering sammen med deltagerne av fremdrift, deltagernes utvikling, endringsbehov eller behov for andre støttetiltak. Kommunen har ikke utarbeidet retningslinjer for når eller hvordan evaluering skal gjennomføres.
• Ledelsen er kjent med kravene til programinnhold og oppfølging av program, men kommunens internkontroll fanger ikke opp at praksis er i strid med lov og forskrift.
• Lovens krav til KVP har ikke i tilstrekkelig grad vært styrende i ledelsens valg av hvordan arbeidsoppgaver på KVP skal organiseres og ivaretas.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4, 30, 32 og 42.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad §§ 1 og 2.
• Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart.
• Oversikt over ansatte som jobber med KVP, med beskrivelse av utdanning og arbeidsoppgaver.
• Søknadsskjema.
• Rutine for behandling av søknad om KVP.
• Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging.
• Vedtaksmaler.
• Beskrivelse av gjennomført opplæring.
• Søknad, vedtak, rapporter, journaler, aktivitetsplaner, AEV til 10 brukere som er innvilget KVP.
• Søknad og vedtak knyttet til 5 avslag på KVP
• Del av årsmelding og virksomhetsplan som omtaler KVP.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Olav Øyasæter – revisjonsleder
Ellen Roberg - revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet