Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved barneverntjenesten i Tønsberg kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver det avvik som ble påpekt innen de reviderte områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning av fosterforeldre

Under tilsynet ble det avdekket et avvik og ingen merknader.

Avvik:

Tønsberg kommune har ikke et internkontrollsystem som i tilstrekkelig grad sikrer oppfølging og kontroll av barn i fosterhjem.

Dato: 25.06.2014

Helena Glede Fekete
revisjonsleder

Anne Askvig
revisor

Sissel Tveito
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Tønsberg kommune i perioden fra 10.01.2014 til-. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunal barneverntjeneste i 2014, initiert av Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelig for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

2. Beskrivelse av virksomheten- spesielle forhold

Tønsberg kommune har et folketall på ca. 90.000 innbyggere. Kommunen er 106 kvadratkilometer stor, og ligger ca. 103 km sør for Oslo.

Barneverntjenesten er organisatorisk lagt til virksomheten Barn og Unge (BOU). Virksomheten samordner kommunens tjenester til barn og unge gjennom samarbeid, koordinering og helhetlig tjenestetilbud. Barn og Unge ledes av en virksomhetsleder. Denne virksomheten består av:

• PPT
• Helsestasjon for ungdom og for barn og unge, 0 til 20 år
• Tiltak for funksjonshemmede
• Ungdomskontoret
• Barnevernet
• SLT-samordning av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak Hver av disse tjenestene har egen fagleder.

Barneverntjenesten har pr. 04.03.2014 opplyst å ha 30,4 fagstillinger, inkludert barnevernleder, knyttet til barnevern. Kommunen har i forbindelse med satsningen på kommunalt barnevern ratt tildelt kr. 240.000,- til andre tiltak og 2 tiltaksstillinger i 2013.

Barneverntjenesten har totalt 95 barn som er fosterhjemsplassert

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt til kommunen den 10.01.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet: Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 09.04.2014.

Vi intervjuet 6 personer.

Sluttmøte ble avholdt den 11.04.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynets hovedtema er den kommunale barneverntjenestens arbeid med barn som bor i fosterhjem. Tilsynet skulle avdekke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning av fosterforeldrene
• Oppfølging av fosterbarnets biologiske foreldre

5. Funn

Avvik:

Tønsberg kommune har ikke et internkontrollsystem som i tilstrekkelig grad sikrer oppfølging og kontroll av fosterhjemmene.

Avvik fra følgende mvndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke rutiner, retningslinjer eller lignende når det gjelder innholdet i og gjennomføringen av:
  - besøk i fosterhjemmet
  - oppfølging av fosterbarnet
  - oppfølging av biologiske foreldre
• Kommunen har ikke en beskrivelse av barneverntjenestens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeid.
• Kommunen har ikke sikret at arbeidstakerne har ratt kunnskap om aktuelle endringer av lover og forskrifter som gjelder for barneverntjenesten.
• Kommunen har ikke sørget for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter om barneverntjenestens internkontroll
• Kommunen har ikke et system for å innhente erfaringer fra brukere til eget forbedringsarbeid innenfor området; oppfølging av barn i fosterhjem
• Kommunen har ikke gjennomført vurderinger av sårbare områder knyttet til oppfølging av barn i fosterhjem.
• Kommunen har ikke foretatt systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i barneverntjenesten.
• Barneverntjenestens skriftlige prosedyrer blir ikke fulgt. Det fremgår av prosedyren for avviksbehandling at virksomheten skal påse at tiltak og tjenester fungerer som planlagt ved blant annet å rette opp avvik, avdekke behov for rutineendringer, opplæring eller annen oppfølging og iverksette korrigerende tiltak. I følge prosedyren har alle ansvar for å rapportere avvik. Det er skrevet enkelte avviksmeldinger, men det fremstår vilkårlig og ikke systematisk.
• Dokumentasjon:
  - Kommunen dokumenterer ikke fortløpende nødvendige og relevant opplysninger og vurderinger angående barnet i arbeidet med barn i fosterhjem
  - Kommunen skriver ikke alltid fortløpende referat fra besøk i fosterhjemmet, møter eller samtaler med barn
  - Kommunen dokumenterer ikke alltid faglige vurderinger som ligger til grunn for barneverntjenestens beslutninger

Fylkesmannen har for øvrig merket seg:

Saksbehandlerne i barneverntjenesten vurderer fosterhjemsarbeidet som viktig og tilstreber å ha et høyt fokus på å være tilgjengelig for fosterbarnet og fosterforeldrene slik det etter lovverket er satt krav til. Vi har registrert at barneverntjenesten i enkelte saker gjennomfører flere fosterhjemsbesøk enn lovens minimumskrav som er fire besøk i året. Kommunen lager endelige omsorgsplaner og tiltaksplaner som spesifiserer arbeidet rundt fosterbarnet. Det fremstod for oss som at saksbehandlerne i stor grad kjente fosterhjemmene «sine», slik at de kunne avdekke mangler og behov. Barneverntjenesten hadde oppmerksomhet på å imøtekomme fosterhjemmets ønsker og behov. Tjenesten har fokus på å ha samtaler med barn. Barneverntjenesten har som mål at alle saksbehandlere skal gjennomgå opplæring i barnesamtaler.

Virksomhetens styringssystemer

Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med karv fastsatt i lov eller i medhold av lov, jf. barnevernloven § 2-1 annet ledd. Internkontroll er virksomhetens organisering, ledelse og styring, kontroll og korrigering av det praktiske arbeidet i barneverntjenesten. Styring og systematikk skal sikre at det ikke er tilfeldig at det gis forsvarlige barneverntjenester.

I Tønsberg kommune har rådmannen delegert sine fullmakter innenfor sektorområde barnevern til kommunaldirektøren. Kommunaldirektøren har videredelegert sine fullmakter til virksomhetsleder. Rådmannen holder seg orientert om tjenesten gjennom kommunaldirektørens månedlige møter med barnevernleder og virksomhets leder.

Barneverntjenesten har ukentlige teammøter og personalmøter annenhver uke. På personalmøtene gis det informasjon om praktiske forhold ved tjenesten, samt faglig saksdrøftinger på et overordnet og generelt nivå. Personalmøtet ledes av barnevernleder evnt. stedfortreder. Teammøtet ledes av teamleder. Konkrete saker diskuteres, vurderes og konkluderes på det ukentlige teammøte og eller ved saksbehandlers ukentlige saksveiledningsmøte med sin teamleder. Barneverntjenesten har imidlertid ikke noe aktivt system eller styring for å sikre oppfølging og kontroll av fosterhjemsarbeidet. Det er ikke kjent for de ansatte hvordan avviksmeldinger skal gis eller behandles. Tilsynet har avdekket brudd på lov- og forskriftskrav. Kommunen opplyste at de var kjent med dette, og begrunnet bruddene med stort arbeidspress og sykemeldinger i tillegg til krevende saker.

Fylkesmannen fikk i tilsynet fremlagt utskrift av oppdaterte prosedyrer for barneverntjenesten. Imidlertid fremstod det for oss at rutinene ikke var implementert i tjenesten, noe som ble bekreftet gjennom intervjuene. Videre manglet rutinene viktige elementer i forhold til oppfølging av fosterhjem og fosterbarnet. Saksbehandlerne hadde ikke en felles forståelse av innholdet i kravet om oppfølging og medvirkning, slik at den enkelte saksbehandler utøvet dette til dels etter eget skjønn.

Nyansatte har ikke fått opplæring i fosterhjemsarbeid, og det foreligger ingen konkret opplæringsplan for den enkelte ansatte.

Fylkesmannen finner derfor på bakgrunn av dette at det foreligger manglende styring og kvalitetssikring av fosterhjemsarbeidet i Tønsberg kommune, og at dette øker risiko for svikt.

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.november 1989
• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 02. oktober 1967 (forvaltningsloven)
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14.desember 2005 nr.1584
• Forskrift om fosterhjem av 18.desember 2003 nr. 1659

7. Dokumentgrunnlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart og oversikt over ansatte
• Fullstendig liste over barn i kommunale fosterhjem
• Kopi av delegasjonsreglement
• Årsrapport for barneverntjenesten 2012 og 2013
• Opplæringsplaner og oversikt over gjennomført opplæring i 2012 og 2013
• Kopi av avviksmeldinger innen tilsynsområdet
• Kopi av diverse prosedyrer og maler innen tilsynsområdet
• Kopi av brukerundersøkelse og medarbeiderundersøkelse for 2013 Tilsynsteamet gjennomgikk 14 saksmapper under revisjonsbesøket.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Sissel Tveito, Anne Askvig og Helena Glede Fekete

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet