Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV til unge mellom 17 og 23 år Andebu kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn initiert av Statens Helsetilsyn for 2015.

Fylkesmannen har ført tilsyn med NAV-kontorets tjenester til unge mellom 17 og 23 år. Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Vi har undersøkt om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sørger for at disse tjenestene ved NAV-kontoret er tilgjengelige, at tildelingen er forsvarlig og at oppfølgingen blir ivaretatt på en forsvarlig måte.

Det er funnet grunnlag for et avvik og en merknad:

Avvik:

Ledelsen sikrer ikke gjennom sin styring av tjenesten at søknader utredes og avgjøres i tråd med lovverket.

Merknad:

NAV Andebu kan forbedre tilgjengeligheten til de sosiale tjenestene. Dato: 14. desember 2015

Lise Jebsen
revisjonsleder

Ellen Roberg
revisor

Inge Bendik Sandvold
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Andebu i perioden 9. november 2015 til 14. desember 2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn initiert av Statens Helsetilsyn for 2015.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket og merknaden som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Kort beskrivelse av virksomheten

Andebu kommune har ca. 5 800 innbyggere. NAV kontoret inngår i sektor for helse, omsorg og velferd. Kommunen hadde i følge KOSTRA  109 sosialhjelpsmottakere  i alderen  18 - 66 år og 25 mottaker i alderen 18 -24 år. NAV-kontoret  har i tillegg til NAV-leder to fagansvarlige, hvor den ene har fagansvar for de sosiale tjenestene. Saker etter sosialtjenesteloven fordeles etter tjenestemottakers fødselsdato på tilsatte i begge faggruppene. Kommunen har opprettet

et ungdomsutvalg hvor representanter fra barnevern, ungdomsskole, oppfølgingstjenesten, NAV og rus- og psykisk helsetjeneste deltar. Utvalget møtes en gang i måneden og koordineres av NAV.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11. september 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse tilsynet framgår under punktet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 10. november 2015.

Samtaler

Samtaler med 7 tilsatte.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket framgår under punktet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12. november 2015.

Som en del av tilsynet innhentet vi i forkant erfaringer fra relevante samarbeidspartnere.

Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi kontrollerte om kommunen systematisk sørger for at nevnte sosiale tjenester er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i tråd med loven, og at oppfølgingen av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi kontrollerte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsidene til kommunen og NAV kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måter for å nå fram til en sårbar gruppe unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til de som tok kontakt.

For å undersøke om kommunens internkontroll sikret at lovens krav ved tildeling, vurdering  og beslutning av tjenestene er oppfylte, har vi gjennomgått saksdokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og hatt samtaler med ansatte og ledere.

Rapporten omhandler kun den delen av NAV Andebus virksomhet som det ble ført tilsyn med, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV- kontoret.

Funn

Avvik

Ledelsen sikrer ikke gjennom sin styring av tjenesten at søknader om økonomisk stønad utredes og avgjøres i tråd med lovverket.

Avviket bygger på følgende:

• IK-håndboken er ikke oppdatert. Dette er kontoret klar over, men den er likevel i bruk fram til tidspunktet for tilsynet.
• IK-håndbok, søknadsskjema og standardtekster legger på enkelte områder til grunn feil lovtolkning knyttet til retten til økonomisk stønad. Dette gjelder bl.a.:
  - I søknadsskjemaet er ektefeller og samboere likestilt. Det kommer dermed ikke klart fram at samboere er rettslig å regne som enslige og ikke har forsørgelsesplikt for hverandre.
  - Ved undertegning av søknaden gis NAV samtidig fullmakt til å innhente opplysninger. Dette kan komme i konflikt med lovens krav om at opplysninger så langt som mulig skal innhentes i samarbeid med vedkommende, eller slik at vedkommende er kjent med innhentingen.
  - IK-håndboken, standardtekster og praksis legger til grunn ulik forståelse av hvilke utgifter livsoppholdssatsen skal dekke. Det er også ulik forståelse av hvilke utgifter som inngår i lovens livsoppholdsbegrep og som det som hovedregel skal tas hensyn til.
• Det er fastsatt veiledende livsoppholdssats på kr 2 200,- for hjemmeboende i aldersgruppen 18 til 24 år. Dette er vesentlig lavere enn statens veiledende sats for personer i bofellesskap (kr 4 750,-) og barn i alderen 11 til 17 år (kr 3 700,-). I flere saker hvor ungdomssatsen er benyttet går det ikke fram av vedtak eller annen dokumentasjon hvordan hjelpebehov er kartlagt og hvilke fakta som er lagt til grunn for utmåling av stønad med kr 2 200,-.
• I klagesak behandlet av Fylkesmannen oktober 2014 konkluderes det med at NAV Andebus lovforståelse ved vurdering av stønad til boutgifter til tjenestemottakere som bor i bofellesskap ikke er riktig. Tilsynet avdekket at praksis ikke er endret i tråd med Fylkesmannens vedtak.
• Avslag på stønad til boutgifter er i noen saker begrunnet med at boligen som tjenestemottaker bor i ikke er godkjent utleieenhet. I denne type saker skal de faktiske boutgiftene legges til grunn fram til utleieenheten er godkjent eller vedkommende skaffer annen bolig. I avslagene kommer det ikke fram at dette er gjort.
• Det framgår i rundskriv H 35 at det kan være urimelig å kreve at en vanskeligstilt ungdom under ordinær skolegang skal ta opp studielån for å kunne fullføre opplæring. Tilsynet har avdekket en sak som var i strid med dette.

Før vedtatt stønad stanses helt eller delvis skal det gis varsel etter forvaltningsloven § 16. Praksis er i strid med dette.

Kommentar:
For den som fyller vilkårene for hjelp, gir loven rett til økonomisk stønad til å kunne opprettholde et forsvarlig livsopphold. Utgifter som inngår i livsoppholdsbegrepet i § 18 skal det som hovedregel tas hensyn til. I rundskriv H 35 beskrives hvilke utgifter som inngår i kjerneområdet i livsoppholdsbegrepet og hvilke andre utgifter som kan være en del av livsoppholdet, avhengig av den konkrete situasjonen. Staten har siden 2001 gitt veiledende retningslinjer for utmåling av stønad til utgifter som inngår i kjerneområdet. Det er fastsatt beløp for enslige, ektepar/samboere, bofellesskap og barn i ulike aldre. Statens satser dekker kun de mest grunnleggende utgiftene som de aller fleste har. Dette er utgifter til mat og drikke, klær og sko, husholdnings- og hygieneartikler, medier og kommunikasjon, fritidsaktiviteter, fritidsutstyr til barn, og reiseutgifter med offentlig kommunikasjon. Øvrige utgifter som inngår i livsoppholdsbegrepet, som f.eks. utgifter til lege, medisiner og tannlege, skal ved behov dekkes etter § 18 i tillegg til satsen. I tillegg kan det i særlige tilfeller gis stønad etter § 19 til utgifter som ikke anses som livsoppholdsutgifter. Når kommunen har besluttet å følge statens veiledende satser, er det stønadsnivået for utgiftene som inngår i satsene som er veiledende, ikke hvilke utgifter som omfattes av satsen. Statlige retningslinjer og kommunalt fastsatte normer er imidlertid kun veiledende for utmålingen, og kan ikke erstatte den individuelle vurderingen. En søknad kan ikke avslås ved å vise til at tjenestemottaker har inntekter over statens eller kommunens satser for tilsvarende husholdningstype. Det er heller ikke adgang til å fastsette stønadsbeløpet i henhold til satser alene uten å ha foretatt individuelle vurderinger. På den annen side gir ikke satser den enkelte rett til et tilsvarende stønadsbeløp..

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav
Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 1, 4, 5, 18, 19, 41, 43 og 44
Forvaltningsloven §§ 17 og 25
Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4

Merknad

NAV Andebu kan forbedre tilgjengeligheten til de sosiale tjenestene.

Merknaden bygger på følgende:

• I veiledningssenteret er det et skilt hvor det gis informasjon om at personer som ønsker samtale med veileder skal ringe 55 55 33 33 (Kontaktsenteret). NAV Andebu må sikre at personer som henvender seg til i veiledningssenteret og ønsker en samtale med veileder får mulighet til det uten å måtte ringe.
• Søknadsskjema for økonomisk sosialhjelp er ikke tilgjengelig i veiledningssenteret eller på nettet.
• I veiledningssenteret gis det informasjon om økonomirådtelefonen 800 Gjeld. Det gis ikke tilsvarende informasjon om den kommunale gjeldsrådgivningstjenesten som kan tilbys på NAV Andebu.

Regelverk

LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Andebu kommune
• Organisasjonskart for NAV Andebu som viser oversikt over ansatte, med navn, avdeling/team, stillingsbetegnelse/arbeidsoppgaver og formell utdanning, som har oppgaver og ansvar knyttet til temaene det føres tilsyn med
• Søknadsskjemaer, veiledere og eventuelt informasjonsmateriell for økonomisk sosialhjelp og opplysning, råd og veiledning
• Kopi av rutiner/prosedyrer som gjelder ved mottak og behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp og søknader/henvendelser om opplysning, råd og veiledning
• Oversikt over datofordeling av klienter på saksbehandlere/veiledere
• Oversikt og beskrivelse av NAV-kontorets satser til livsopphold
• Vedtaksmaler og/eller standardtekster som brukes ved behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp og opplysning, råd og veiledning
• Opplæringsplaner for dette tjenesteområdet
• Oversikt over gjennomført opplæring, med opplisting av navn på ansatte som har deltatt, hvor forvaltningslov og ny sosialtjenestelov har vært tema
• Del av siste tilgjengelige årsrapport/årsmelding hvor økonomisk sosialhjelp og opplysning, råd og veiledning eventuelt er omtalt
• Del av siste tilgjengelige virksomhetsplan som omhandler sosiale tjenester i NAV
• Oversikt over faste samarbeidspartnere hvor samarbeid om personer i målgruppen for tilsynet er tema
• Oversikt over antall personer i aldersgruppen 17 og 23 år som har mottatt kommunale og/eller statlige tjenester/ytelser fra NAV Andebu i perioden 1.juli 2014 - 30. juni 2015.
• Oversikt over antall voksne sosialhjelpsmottakere som i perioden I. juli 2014 -30. juni 2015 har hjemmeboende barn i aldersgruppen 17 og 23 hvor barnet/barna ikke er selvstendig mottaker av sosialhjelp.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 29 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lise Jebsen revisjonsleder
Ellen Roberg revisor
Inge Bendik Sandvold revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet