Rapport fra tilsyn med Hof kommune 2015

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hof kommune 17. august 2015. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosial beredskap, folkehelseloven, smittevernloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres.
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter

• revisjonsvarsel: 15. januar 2015
• åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte 17. august 2015

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen i henhold til lovverket i punkt 6.

4. Funn

4.1 Avvik

Det ble gitt 8 avvik:

Avvik 1:

Plan for helsemessig og sosial beredskap fremstår svært overordnet og lite konkret. Selv om det er gjennomført noen ROS-analyser er det ikke utarbeidet tiltakskort. Planen vil derfor vanskelig la seg operasjonalisere i en akutt situasjon:

• § Dette utgjør brudd på §§ 3,4 og 5 i forskrift om krav til beredskapsplaner og beredskapsarbeid.

Avvik 2:

Hof kommunes planer for helsemessig- og sosial beredskap med revisjoner er ikke godkjent av kommunestyret og kommunen har ikke etablert et system som sikrer at planverket blir etterspurt av eller forelagt kommunestyret:

• § Dette utgjør brudd på §2 i forskrift til krav om beredskapsplaner og beredskapsarbeid.

Avvik 3:

Kommunen har ikke utarbeidet beredskapsplaner knyttet til oppgaver innenfor miljørettet helsevern:

• Dette utgjør brudd på § 28 i lov om folkehelsearbeid.

Avvik 4:

Kommunen har ikke utarbeidet en overordnet ROS-analyse som kartlegger, systematiserer og vurderer sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen:

• § Dette utgjør brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt §2.

Avvik 5:

Kommunen har ikke en oppdatert ROS-analyse som er forankret i kommunestyret:

• § Dette er et brudd på forskriftenes § 2 «ROS-analysen skal forankres i kommunestyret».

Avvik 6:

Kommunen har ikke utarbeidet en plan for befolkningsvarsling:

• § Dette er et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt, jfr. §4d og plan for befolkningsvarsling basert på den helhetlige ROS-analysen.

Avvik 7:

Kommunen har ikke etablert rutine for å øve kommunens beredskapsplan minimum hvert annet år:

• § Dette er et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt, jfr. §7b om øvelser og opplæring: «Kommunens beredskapsplan skal øves hvert annet år.

Avvik 8:

Kommunen har ikke en plan for opplæring:

• § Dette er et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt jfr. §7b:»Kommunen skal ha et system som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.»

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det er ikke under samtalene, dokumentgjennomgang eller spørreskjema kommet frem informasjon som bekrefter at tiltakene er gjennomført etter lovens krav.

4.2 Merknad

• § Kommunen har ikke samordnet beredskapsarbeidet med andre beredskapsplaner i kommunen, herunder relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner.
• § Medisinskfaglig rådgivning er i liten grad etterspurt ved utarbeidelse av kriseplaner og ROS- analyser i Hof kommune. Kommunen bør vurdere å integrere kommuneoverlegen i kommunenes administrasjon for å ivareta det generelle samfunnsmedisinske behovet i planlegging og krisehåndtering.
• § Kommunen bør etablere en rutine som sikrer evaluering etter store hendelser. Kapasitet til å gjennomføre evalueringer bør samordnes med brannvesenets kompetanse til å utarbeide evaluering.

4.3 Forøvrig har vi merket oss:

• At kommunen selv må rapportere at rutine for årlig revisjon følges, selv om det ikke er gjenstand for rapportering til politisk nivå i tråd med egne rutinebeskrivelser.
• At brannsjef i enda større grad kan trekkes inn i kommunens øvrige beredskapsarbeid. Eksempler på områder som bør styrkes er deltakelse i kommunalt planarbeid og beredskapsfaglig rådgivning. Kommunens ROS-analyse lister 24 hendelser hvor brannsjef vil være den fremste premissleverandør for kommunens håndtering i 17 av hendelsene.

5. Vurdering av enhetens styringssystem

Fylkesmannens hovedinntrykk er at Hof kommune har ambisjon om å løfte beredskapsarbeidet i kommunen, men at det så langt ikke er etablert rutiner som sikrer at lovmessige krav oppfylles. Tilsynet kunne ikke identifisere gode rutiner for rapportering mellom administrativt og politisk nivå. Kvalitetslosen vil kunne være et godt bidrag for å sikre at rutiner og dokumentasjon etterleves, men den er fortsatt under oppbygging. Det er iverksatt flere positive tiltak for å bedre kommunes samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen har anskaffet nødstrømsaggregat til Veset sykehjem, og etablert gode rutiner for ukentlig testing av aggregatet. Ledelsen er lært opp i krisestøtteverktøyet CIM og det er startet et arbeid med å bruke CIM som verktøy for beredskapsarbeid. Det er etablert regelmessige rutiner (Kvalitetslosen) for å kontrollere at beredskapsrutiner følges. Kommunen har også startet opp et arbeid med ROS-analyser innenfor helse- og omsorgssektoren, barnehager og skoler. Brannsjef har utarbeidet en egen plan for skogbrannberedskap som også dekker Hof kommune. Tilsynet vil også fremheve at det er utarbeidet en kontinuitetsplan ved høyt fravær. Videre er det initiert plan for å oppdatere og revidere kommunens planverk på beredskapsområdet.

6. Regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret:
  - § 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse.
  - § 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan for kommunen.
• Lov om helsemessig og sosial beredskap – kap. 2:
  - § 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser.
• Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer:
  - § 5-2 Beredskapsarbeid, Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for egen helse- og omsorgstjeneste.
• Lov av 24.06.2011, folkehelseloven:
  - § 28. Kommunen har ansvar for nødvendige beredskapsforberedelser og for tiltak i beredskapssituasjoner, jf. helseberedskapsloven § 2-1.
  - Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3, i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner.
• Lov av 05.08.1994, smittevernloven.

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal beredskapslikt.
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Nevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

7. Dokumentunderlag

• Atomberedskap Hof
• Beredskaps plan - Skogbrann - rev juli 2015
• FMVE notater
• Helsemessig og sosial beredskapsplan rev 2015
• Hof Barnehage ROS fra CIM 290415
• Hof Skole ROS fra CIM 290415
• Informasjon om kriseteam Hof kommune
• Kartlegging av ressurser eksternt
• Kartlegging av ressurser eksternt / beredskapsøvelse
• Kommune Plan samfunnsdel Endelig utgave Hof (L)(180610)
• Kontinuitetsplanlegging ved krise
• Kriseplan for Hof kommune
• Rapport fra forrige tilsyn 18.10.11
• Retningslinjer Kriseteam Hof kommune
• ROS-analyse
• Smittevernplan Hof 4 5 15
• Spørreskjema kommunetilsyn
• Økonomisk rapport + info

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:

• Fylkesberedskapssjef, Jan Helge Kaiser, revisjonslede
• Ass. fylkeslege, Per Schjelderup, revisor, HSO
• Seniorrådgiver, John Sverre Dahl