Rapport fra tilsyn med Horten kommune 2015

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Horten kommune 22. april 2015. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosial beredskap, folkehelseloven, smittevernloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter,
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres,
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes,

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

• Revisjonsvarsel: 13. januar 2015.
• Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte: 22. april 2015.

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen i henhold til lovverket i punkt 6.

4. Funn

4.1 Avvik

Det ble ikke funnet noen avvik.

4.2 Merknad

• Kommuneoverlegen er kjent med plankravet for området miljørettet helsevern i folkehelseloven og kan vise til at dette er integrert i overordnede ROS-analyser og tiltakskort. Dette var imidlertid ikke allment kjent i kommunens ledelse og det må synliggjøres bedre i planverket hvordan plankravet er ivaretatt.
• Kommunen har delvis oversikt over ressurser i tråd med forskrift om kommunal beredskapsplikt, ref. §4 om beredskapsplan pkt c. I denne fremgår det at det skal foreligge en ressursoversikt som skal inneholde opplysninger om hvilke ressurser kommunene selv har til rådighet og hvilke ressurser som er tilgjengelig hos andre aktører ved uønskede hendelser.

4.3 Forøvrig har vi merket oss:

• At kommunen selv må rapportere at rutine for årlig revisjon følges, selv om det ikke er gjenstand for rapportering til politisk nivå i tråd med egne rutinebeskrivelser.
• At brannsjef i enda større grad kan trekkes inn i kommunens øvrige beredskapsarbeid. Eksempler på områder som bør styrkes er deltakelse i kommunalt planarbeid og beredskapsfaglig rådgivning. Kommunens ROS-analyse lister 24 hendelser hvor brannsjef vil være den fremste premissleverandør for kommunens håndtering i 17 av hendelsene.

5. Vurdering av enhetens styringssystem

Fylkesmannen har merket seg at Horten kommune har et høyt fokus og ressursavsetning på samfunns- og sikkerhetsområdet, gjennom blant annet utstrakt omfang av nødstrømsaggregater og testing/implementering av reservestrømforsyning. Videre at kommunen aktivt bruker beredskapsrådet aktivt. Kommunen nytter også ofte øvelser og reelle hendelser i treningshensikt. Det fremkom at kommunen har en lav terskel for å sette kriseledelse og kommunen har organisert arbeidsplassene for kommunens krisestab på en forbilledlig måte. CIM brukes aktivt med over 100 registrerte brukere i kommunen..

Horten kommune har gode rutiner og etablert kultur for beredskapsplanlegging og forebygging. Gjennom blant annet omfattende bruk av tiltakskort. Fylkesmannen vil også fremheve at Horten kommune har etablert en god årlig rutine for rapportering og involvering av politisk ledelse gjennom årlig rapport til kommunestyret.

Det er fylkesmannens oppfatning at Horten kommune har et høyt fokus og god regularitet på arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap.

6. Regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret:
  - § 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse.
  - § 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan for kommunen.
• Lov om helsemessig og sosial beredskap – kap. 2:
  - § 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser.
• Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer:
  - § 5-2 Beredskapsarbeid, Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for egen helse- og omsorgstjeneste.
• Lov av 24.06.2011, folkehelseloven:
  - § 28. Kommunen har ansvar for nødvendige beredskapsforberedelser og for tiltak i beredskapssituasjoner, jf. helseberedskapsloven § 2-1.
  - Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3, i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner.
• Lov av 05.08.1994, smittevernloven.

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal beredskapslikt.
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Nevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

7. Dokumentunderlag

• 2013 ROS analyse for Horten kopi fra CIM
• Generell beredskapsplan 2015
• Spørreskjema
• SMITTEVERNPLAN_2015
• Plan_for_helsemessig_og_sosial_beredskap_05_2015
• Verdi- og konsekvensvurdering
• Forslag til kommuneplanens arealdel 2012 -13
• Diverse planer og tiltakskort fra CIM

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:

• Fylkesberedskapssjef, Jan Helge Kaiser, revisjonsleder
• Ass. fylkeslege, Per Schjelderup, revisor, HSO.
• Seniorrådgiver, John Sverre Dahl