Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder ved barneverntjenesten i Horten kommune 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvikene og merknaden som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder. Under tilsynet ble det avdekket ett avvik. Det ble gitt en merknad.

Avvik:

Horten kommune sikrer ikke at alle meldere får tilbakemelding etter mottatt melding, eller at alle offentlige meldere fa'r tilbakemelding etter avsluttet undersøkelse, jf. barnevernloven 6-7a første, annet og tredje ledd.

Merknad:

Kommunen må gå gjennom sin internkontroll for å sikre oppfyllelse av alle kravene i internkontrollforskriften § 4 om innholdet i internkontrollen.

Dato: 4. august 2015

Sissel Tveito
revisjonsleder

Anne Askvig
revisor

Lisbeth Brekke
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Horten kommune i perioden 9. januar til 9. juni 2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernstjenesten etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2.Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Horten kommune har et folketall på ca. 27 000 innbyggere, og ligger ca. 80 km sør for Oslo.

Barneverntjenesten er organisatorisk lagt til kommunalområdet Oppvekst, som er delt inn i tjenesteområdene Barnehage, Skole og Barn- og familie. Tjenesteområdet Barn- og familie ledes av en Barn- og familiesjef og består av:

• Barnerehabilitering
• Barneverntjenesten
• Familiehuset
• Helsetjenesten for barn og unge
• Boliger for mindreårige flyktninger

Hver av disse tjenestene har egen fagleder.

Barneverntjenesten har pr. 31. mars 2015 opplyst å ha 17 fagstillinger, inkludert barnevernleder. I tillegg kommer 1 tilsynsfører, 3 stillinger knyttet til Familiehuset og til sammen 1,5 merkantile stillinger. (Noen :fa av fagstillingene er noe reduserte i prosent).

Barneverntjenesten opplyser at det har vært ubesatte stillinger i perioden januar -mai 2015 på grunn av 3 nyetablerte stillinger fra I. januar 2015, og etter oppsigelser frem til nyansatte har kommet på plass.

Til tross for at den lave bemanningen har medført stort arbeidspress, synes det som om høy faglig kvalitet, entusiasme og omsorg for hverandre kjennetegner organisasjonen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 9. januar 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 5. mai 2015.

Vi intervjuet syv personer.

Sluttmøte ble avholdt 8. mai 2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder, jf. barnevernloven § 6-7a.

Tilsynet skulle avdekke om kommunens internkontroll i tilstrekkelig grad sørger for at alle ansatte overholder alle kravene i barnevernloven knyttet til meldinger og tilbakemelding til melder.

5. Funn

Under tilsynet ble det avdekket avvik fra barnevernloven § 6-7a. Det ble gitt merknad knyttet til internkontrollforskriften.

Avvik

Horten kommune sikrer ikke at alle meldere får tilbakemelding etter mottatt melding og at alle offentlige meldere får tilbakemelding etter gjennomført undersøkelse, jf. barnevernloven § 6-7a første, annet og tredje ledd.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Ved intervju kom det frem at private meldere rutinemessig ikke gis tilbakemelding om at meldingen er mottatt.
• Ved intervju kom det frem at politiet og barnevernvakten rutinemessig ikke gis tilbakemelding om at melding er mottatt og om det er åpnet undersøkelsessak.
• Dokumentgjennomgangen viste at heller ikke andre offentlige meldere alltid fikk ny tilbakemelding etter gjennomført undersøkelse.
• Dokumentgjennomgangen viste enkelte fristbrudd ved tilbakemelding til melder etter gjennomført undersøkelse.

Merknad

Kommunen må gå nøye gjennom sin internkontroll for å sikre oppfyllelse av alle kravene i internkontrollforskriften §4 om innholdet i internkontrollen.

Merknaden bygger på følgende vurdering av styringssystemet i virksomheten:

Kommunen skal ha en internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov, jf. barnevernloven § 2-1 annet ledd med tilhørende forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver.

Internkontroll er virksomhetens organisering, ledelse og styring, kontroll og korrigering av det praktiske arbeidet i barneverntjenesten. Styring og systematikk skal sikre at det ikke er tilfeldig at det gis forsvarlige barneverntjenester.

Gjennom dokumenter og intervju kom det frem at Horten kommune har prosedyrer og rutiner for mottak og behandling av meldinger, som gjør at alle meldinger som kommer inn blir gjennomgått og vurdert fortløpende. Dette sikrer blant annet at alvorlige meldinger som kan utløse akuttiltak straks blir tatt hånd om, at frister overholdes og at beslutning om undersøkelse tas på et faglig forsvarlig grunnlag.

Ifølge internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav b) skal kommunen i tillegg blant annet sikre at arbeidstakerne har tilgang til og kunnskap om aktuelle lover og forskrifter som gjelder for barneverntjenesten.

Ved intervju kom det frem at de ansatte hadde gode kunnskaper om regelverket de arbeider etter, og om hvor man finner dette. Likevel kom det frem at private meldere rutinemessig ikke gis tilbakemelding om at meldingen er mottatt. Det kom også frem at politi og barnevernvakt rutinemessig ikke gis tilbakemelding om at melding er mottatt, og om hvorvidt det er åpnet undersøkelsessak. Årsaken ble opplyst å være at sistnevnte instanser ikke ønsker slik tilbakemelding.

Ifølge barnevernloven § 6-7a skal alle meldere ha tilbakemelding om at meldingen er mottatt. Dersom meldingen kommer fra offentlig melder, herunder fra politi og barnevernvakt, skal tilbakemeldingen i tillegg opplyse om hvorvidt det er åpnet undersøkelsessak.

Horten kommunes manglende tilbakemelding er således i strid med barnevernloven på dette punkt, noe internkontrollen burde ha oppdaget hvis den hadde fungert optimalt, jf. internkontrollforskriften § 4 bokstav g).

Ved intervjuer kom det for øvrig frem at ikke alle ansatte er helt sikre på hvordan de skal håndtere og dokumentere mangler i saksbehandlingen i form av avviksmeldinger. Det er heller ikke slik at alle ansattes erfaringer innhentes systematisk og brukes i barneverntjenestens forbedringsarbeid slik internkontrollforskriften gir anvisning på.

Etter en samlet vurdering av dokumenter og intervju finner Fylkesmannen likevel at Horten kommune har et internkontrollsystem som sikrer at det ikke er tilfeldig at det gis forsvarlige barneverntjenester. Begrunnelsen er at virksomhetens organisering, ledelse og styring, kontroll og korrigering av det praktiske arbeidet i barneverntjenesten i hovedsak synes å fungere slik det skal.

Ledelsen opplyste for øvrig i sluttmøtet at avviket fra barnevernloven § 6-7a ville bli lukket umiddelbart. Fylkesmannen legger til grunn at dette har skjedd.

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter
• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100
• Lov om behandlingsmåten iforvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Meldingsavklaringsskjema (internt arbeidsdokument)
• Mal for tilbakemelding til melder
• Mal for gjennomføring av undersøkelse
• Arbeidsplan for undersøkelse (internt arbeidsdokument)
• Årsmelding Horten kommune 2013
• Handlingsplan barn- og familietjenesten pr. 1. oktober 2014
• Virksomhetsplan 2015 for barneverntjenesten
• Revisjonsrapport barneverntjenesten 2012
• Administrative delegeringsbestemmelser 2912-2015
• Åtte avviksmeldinger vedrørende manglende sluttrapport

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 39 henlagte meldinger for perioden oktober, november og desember 2014
• 53 avsluttede undersøkelsessaker i samme periode

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 9. januar 2015
• Oversendelse av dokumenter, mottatt 8. april 2015
• Oversendelse av program, datert 28. april 2015

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne Askvig, Lisbeth Brekke og Sissel Tveito

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet