Rapport fra tilsyn med økonomisk stønad ved Re kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll), sørger for at NAV-kontoret behandler søknader om økonomisk stønad i samsvar med lov- og forskriftskrav. Vi har undersøkt om det innhentes nødvendige og relevante opplysninger, og om det foretas en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om økonomisk stønad på et forsvarlig nivå.

Det er funnet grunnlag for ett avvik og en merknad.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll at søknader utredes og avgjøres i tråd med lovverket.

Merknad:

Kommunen kan forbedre tjenesten på følgende områder:

• Flere vedtak inneholder lovtekst som ikke er relevant for vedtaket. Dette medfører lange vedtak som kan være vanskelig for søker å forstå.
• Kontoutskrifter er vedlagt de fleste søknadene som følge av tidligere praksis. Kommunen bør aktivt informere om at kontoutskrifter ikke alltid må vedlegges søknad.

Dato: 9. november 2015

Olav Øyasæter
revisjonsleder

Inge Bendik Sandvold
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Re kommune i perioden 20. august 2015 – 9. november 2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket og merknaden som er avdekket under revisjonen. Rapporten gir  ikke en fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad: Forhold som ikke er i strid med lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Kort beskrivelse av virksomheten

NAV-Re har felles leder for de kommunale og statlige tjenestene. NAV-leder rapporterer til kommunalsjef for helse, velferd og tekniske tjenester på de kommunale tjenestene i NAV-kontoret. NAV-Re er inndelt i oppfølgingsteam, sosialteam, flyktningteam og boligkontoret. Sosialteam og flyktningteam har ansvar og oppgaver knyttet til temaet for tilsynet. Sosialteam har de siste to årene hatt store utskiftninger av ansatte.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20. august 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28. oktober 2015.

Intervjuer og dokumentgjennomgang
10 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30. oktober 2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Re kommune ved NAV Re sørger for at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med lov- og forskriftskrav. Med behandling av søknad menes prosessen fra og med søknad foreligger, muntlig eller skriftlig, fram til det tas beslutning om det er grunnlag for å innvilge økonomisk stønad, og størrelsen på stønaden. Denne prosessen kan deles inn i to faser, en kartleggingsfase og en vurderingsfase, som begge inngår i tilsynstemaene. Vi har lagt særlig vekt på å undersøke om det er innhentet nødvendige og relevante opplysninger i den enkelte sak, og om det er foretatt en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om å innvilge stønad og størrelsen av denne.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll at søknader utredes og avgjøres i tråd med lovverket.

Avviket bygger på følgende:

• NAV-kontorets ledelse har ikke tilstrekkelig lovforståelse til å lære opp ansatte, eller å kvalitetssikre vedtak.
• Det er ulik oppfatning om hvilke utgifter livsoppholdssatsen skal dekke, f.eks. utgifter til lege/medisiner og tannlege.
• Utgifter som NAV-kontoret må ta hensyn til i utmålingen av hjelpebehovet etter § 18, er ikke tilstrekkelig kjent, f.eks. utgifter til briller.
• Stønad til det helt nødvendigste, så som mat og drikke, vil ikke være forsvarlig i lengre tid enn noen få dager. NAV-kontoret benytter nødhjelpssats i enkelte saker i mer enn en uke.
• Nødhjelp innvilges ofte i form av matrekvisisjon uten at betingelsene i § 21 er tilstede.
• Ved innlevering av søknad må det underskrives på at NAV-kontoret gis fullmakt til å  innhente opplysninger. Dette er i strid med hovedregelen om at opplysninger skal innhentes i samarbeid med søker.
• Samboere er rettslig å regne som enslige og har ikke forsørgelsesplikt ovenfor hverandre. I enkelte vedtak er dette lagt til grunn.
• I søknadsskjemaet er samboere og ektefeller likestilt. Det blir dermed innhentet opplysninger som ikke er nødvendig for å vurdere hjelpebehovet.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4, 5, 18, 21, 41, 43 og 44
Forvaltningsloven § 13
Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4 bokstav c

Merknad:

Kommunen kan forbedre tjenesten på følgende områder:

• Flere vedtak inneholder lovtekst som ikke er relevant for vedtaket. Dette medfører lange vedtak som kan være vanskelig for søker å forstå.
• Kontoutskrifter er vedlagt de fleste søknadene som følge av tidligere praksis. Kommunen bør aktivt informere om at kontoutskrifter ikke alltid må vedlegges søknad.

5. Regelverk

LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

6. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Oversikt over ansatte, med navn, avdeling/team, stillingsbetegnelse/arbeidsoppgaver og formell utdanning, som har oppgaver og ansvar knyttet til følgende:
   - Mottak av henvendelser/søknader om økonomisk sosialhjelp.
   - Behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp og behandling av klager på avslag.
2. Søknadsskjemaer, veiledere og informasjonsmateriell for økonomisk sosialhjelp.
3. Kopi av rutiner/prosedyrer som gjelder ved mottak og behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp.
4. Oversikt og beskrivelse av NAV-kontorets satser til livsopphold.
5. Vedtaksmaler og standardtekster som brukes ved behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp.
6. Opplæringsplaner for nyansatte på dette tjenesteområdet.
7. Oversikt over gjennomført opplæring, med opplisting av navn på ansatte som har deltatt, hvor forvaltningsloven og sosialtjenesteloven har vært tema.
8. Del av siste tilgjengelige årsrapport/årsmelding hvor økonomisk sosialhjelp er omtalt.
9. Del av siste tilgjengelige virksomhetsplan som omhandler økonomisk sosialhjelp.
10. Kopi av de siste 15 vedtak med tilhørende søknad, vedlegg, journalnotater og evt. klage der det er innvilget nødhjelp. Av disse omhandler 5 vedtak søkere med daglig omsorg for barn.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 62 vedtak om økonomisk stønad fattet i perioden 14. september 2015 – 2. oktober 2015.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

7. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Olav Øyasæter – revisjonsleder
Inge Bendik Sandvold - revisor