Rapport fra tilsyn med Stokke kommune 2015

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Stokke kommune 22. oktober 2015. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosial beredskap, folkehelseloven, smittevernloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres.
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter

• Revisjonsvarsel: 14.01.15 med fastsatt dag for tilsyn 30.04.15.
• E-post fra Stokke kommune 08.04.15 om flytting av tilsynet til oktober, da ordfører ikke kunne møte 30.04.15.
• E-post fra Stokke kommune 05.10.15 om at rådmann ikke kan møte 22.10.15, og at Kommunalsjef plan og miljø Steinar Lien møter i rådmannens sted.
• Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte 22. 10.15.

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen i henhold til lovverket i punkt 6.

4. Funn

4.1 Avvik

Det ble gitt 10 avvik:

Avvik 1:

Kommunen har ikke en oppdatert ROS-analyse som er forankret i kommunestyret.

• Dette er et brudd på forskriftenes § 2 «ROS-analysen skal forankres i kommunestyret».

Avvik 2:

Kommunens overordnede ROS-analyse omfatter ikke kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet.

• Dette er et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2 (3. ledd, bokstav e).

Avvik 3:

Kommunens overordnede ROS-analyse omfatter ikke behovet for befolkningsvarsling og evakuering.

• Dette er et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2 (3. ledd, bokstav f).

Avvik 4:

Kommunen beredskapsplan inneholder ikke evakueringsplaner og plan for befolkningsvarsling.

• Dette er et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4 (2. ledd bokstav d).

Avvik 5:

Kommunens beredskapsplan inneholder ikke plan for krisekommunikasjon med befolkning, media og egne ansatte.

• Dette er et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4 (2. ledd, bokstav e).

Avvik 6:

Kommunens helhetlige risiko og sårbarhetsanalyse er ikke oppdatert i takt med revisjon av kommunedelplaner… Og for øvrig ved endring i risiko og sårbarhetsbilde.

• Det er et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6 (1. ledd).

Avvik 7:

Kommunens beredskapsplan er ikke øvet hvert 2. år

• Dette er et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7 (1. ledd).

Avvik 8:

Kommunen kan ikke dokumentere system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

• Dette er et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7 (2 ledd).

Avvik 9:

Stokke kommunes planer for helsemessig- og sosial beredskap med revisjoner er ikke godkjent av kommunestyret og kommunen har ikke etablert et system som sikrer at planverket blir etterspurt av eller forelagt kommunestyret.

• Brudd på §2 i forskrift til krav om beredskapsplaner og beredskapsarbeid.

Avvik 10:

Kommunen har ikke utarbeidet beredskapsplaner knyttet til oppgaver innenfor miljørettet helsevern.

• Brudd på § 28 i lov om folkehelsearbeid.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det er ikke under samtalene, dokumentgjennomgang eller i spørreskjema kommet frem informasjon som bekrefter at tiltakene er gjennomført etter lovens krav.

• Overordnet beredskapsplan var sist behandlet i kommunestyre 13.02.2012
• Det foreligger ingen dokumentasjon på at helhetlig ROS fra 2011 er forankret i kommunestyret.

4.2 Merknad

Merknad 1:

Kommunes styringssystem fremstår lite hensiktsmessig i forhold til å følge med på status for planarbeidet innen beredskapsområdet.

Merknad 2:

Kommunen er lite kjent med kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt datert oktober 2011.

4.3 Forøvrig har vi merket oss

• Det er anskaffet nødstrømsaggregat til rådhuset.
• Det er anskaffet UMS varslingssystem.
• Det er etablert en planstrategi med plan for revisjon av kommunens planer og ressurs disponering for tiltak.
• Det er utført ROS analyser for noen virksomheter innenfor helse og omsorgssektoren. Det er også utarbeidet tiltakskort knyttet til disse ROS analysene.
• Intensjonen med å samordne alt beredskapsplanverk i et dokument virker oversiktlig og ryddig.

5. Vurdering av enhetens styringssystem

Det er Fylkesmannens inntrykk at det er satt av lite ressurser til beredskapsarbeidet i kommunen og at dette arbeidet ikke prioriteres høyt nok.

Som det fremkommer i merknad 1 fremstår kommunens styringssystem som lite hensiktsmessig. Det mangler et system som sikrer politisk og administrativ involvering i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Herunder for eksempel «årshjul» med regulære møter, aktiviteter og rapporteringsrutiner som sikrer slik involvering.

Fylkesmannen mener at flere av avvikene skyldes at kommunen er lite kjent med kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt fra oktober 2011 (ref. merknad 2). Forskrift om kommunal beredskapsplikt er gitt med hjemmel i loven. En av hovedhensiktene med forskriften er å sikre at kommunen jobber helhetlig og systematisk med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. Forskriften gir presiserende og utfyllende regler om den kommunale beredskapsplikten. Blant annet definerer den minimumskravene til helhetlig risiko – og sårbarhetsanalyse og beredskapsplan.

Det er en forutsetning at kommunens politiske og administrative toppledelse deltar under tilsynet. Spesielt vurderes ordfører og rådmann som viktige nøkkelpersoner for en helhetlig gjennomføring av tilsynet. Fylkesmannens forslag til opprinnelige dato for tilsynsbesøket ble utsatt fordi ordføreren ikke kunne være til stede. Fylkesmannen er på bakgrunn av dette kritisk til at rådmann ikke var til stede og at ordfører bare var delvis til stede under tilsynsbesøket.

6. Regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret:
  - § 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse.
  - § 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan for kommunen.
• Lov om helsemessig og sosial beredskap – kap. 2:
  - § 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser.
• Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer:
  - § 5-2 Beredskapsarbeid, Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for egen helse- og omsorgstjeneste.
• Lov av 24.06.2011, folkehelseloven:
  - § 28. Kommunen har ansvar for nødvendige beredskapsforberedelser og for tiltak i beredskapssituasjoner, jf. helseberedskapsloven § 2-1.
  - Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3, i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner.
• Lov av 05.08.1994, smittevernloven.

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal beredskapslikt.
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.
• Nevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

7. Dokumentunderlag

• 150925 Spørreskjema kommunetilsyn med dokumentasjonskrav
• Rapport fra siste tilsyn 2011
• ROS analyse vedtatt 09.05.11 -Anbefaling med vedlegg hendelser
• Beredskapsplan 2012 Vedtatt 13.02.2012 -revidert nov 2014 - Ikke offentlig
• Beredskapsplan helse og sosialmessige forhold - Mars 2015
• Smittevernplan Stokke - mars 2015
• Pandemiplan Stokke - mars 2015
• Planstrategi 2012 -2016 Vedtatt 23.09.2013
• Tiltakskort
• Øvelse 07.12.11 - Rapport etter øvelse
• Kommuneplan kartdel
• Kommuneplan samfunnsdel
• Beredskap Pleie omsorg og rehabilitering
• Planer i CIM Stokke kommune - oversikt

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:

• Ass. fylkeslege, Per Schjelderup, revisor, HSO revisjonsleder
• Rådgiver, Truls Dix Brochmann
• Seniorrådgiver, John Sverre Dahl