Rapport fra tilsyn med lov om sosiale tjenester i NAV – behandling av søknader om økonomisk stønad og midlertidig bolig ved Stokke kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sørger for at NAV-kontoret behandler søknader om økonomisk stønad og midlertidig bolig etter lov om sosiale tjenester i NAV i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Det er funnet grunnlag for to avvik.

Avvik 1:

Det fremkommer av vedtak og samtaler med ansatte at brukere trekkes i trygd eller at det vil bli beregnet egenbetaling for utgifter kommunen har hatt for å dekke behovet for midlertidig bolig. Denne praksisen mangler hjemmel i lov.

Avvik 2:

Ledelsen sikrer ikke gjennom sin styring av tjenesten at søknader om økonomisk stønad utredes og avgjøres i tråd med lovverket.

Dato: 2. juli 2015

Olav Øyasæter
revisjonsleder

Lise Jebsen
revisor

Ellen Roberg
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stokke kommune i perioden 27. april 2015 – 2. juli 2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvikene som er avdekket under revisjonen. Rapporten gir ikke en fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

2. Kort beskrivelse av virksomheten

NAV- Stokke har felles leder for de statlige og kommunale tjenestene. Avdeling for velferd, integrering og arbeid ivaretar oppgavene knyttet til temaene for tilsynet. Leder NAV- Stokke rapporterer på de kommunale tjenestene til kommunalsjef for helse- og omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble utsendt 27. april 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17. juni 2015.

Intervjuer, dokumentgjennomgang og befaring

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. 40 klientmapper ble gjennomgått på NAV-kontoret 15. juni 2015. 6 ansatte ble intervjuet under tilsynsbesøket.

Sluttmøte ble avholdt 19. juni 2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Stokke kommune ved NAV Stokke sikrer at søknader om økonomisk stønad og midlertidig bolig etter lov om sosiale tjenester i NAV behandles i samsvar med lov og forskriftskrav, med særlig vekt på:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurdering og beslutning

Avvik 1:

Det fremkommer av vedtak og samtaler med ansatte at brukere trekkes i trygd eller at det vil bli beregnet egenbetaling for utgifter kommunen har hatt for å dekke behovet for midlertidig bolig. Denne praksisen mangler hjemmel i lov.

Avvik 2:

Ledelsen sikrer ikke gjennom sin styring av tjenesten at søknader om økonomisk stønad utredes og avgjøres i tråd med lovverket.

Avviket bygger på følgende:

• Rutinehåndbok, søknadsskjema, standardtekster og vedtak legger til grunn på enkelte områder feil lovtolkning knyttet til retten til økonomisk stønad. Dette har ført til og kan føre til at søkere ikke får stønad de har behov for og rett til. Utgifter til etablering, lege/medisiner, høytider/merkedager, bilutgifter, stønad i en nødsituasjon, og utbetalingsmåte er eksempler på dette.
• Stønad til det helt nødvendigste, så som mat og drikke, vil ikke være forsvarlig i lengre tid enn noen få dager. NAV-kontoret benytter nødhjelpssats i inntil en måned.
• Livsoppholdssatsene til «hjemmeboende ungdom» er kr. 2.250,-/3.000,- pr. mnd. Dette er vesentlig lavere enn statens veiledende sats til livsopphold for personer i bofellesskap og barnetillegg 11 – 17 år. Dette vil unntaksvis være forsvarlig og da kun for en meget kort periode.
• Det fremkommer av vedtak og klagesaker at ikke alle utgifter det søkes om stønad til er tatt stilling til i vedtaket. Det tas heller ikke alltid utgangspunkt i situasjonen på søknadstidspunktet.
• Det informeres om 48 timers saksbehandlingstid ved søknad om nødhjelp. Dette er i strid med føringene som fremkommer av rundskriv H-35.
• Det legges som hovedregel til grunn at søkere som gjennomfører ordinær videregående opplæring skal forsørges av sine foreldre, uten at det er utredet om foreldrene har økonomisk evne til å oppfylle forsørgelsesplikten.
• Stønad utbetales direkte til kreditor uten at dette er begrunnet etter § 21 eller at søker har gitt samtykke til dette.
• Samboere er rettslig å regne som enslige. I søknadsskjemaet er samboere og ektefeller likestilt og legger dermed opp til at samboere skal søke sammen. Det er derfor en fare for at det innleveres opplysninger som ikke er nødvendig for å vurdere hjelpebehovet eller NAV-kontoret har krav på.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 1, 4, 5, 18, 19, 21, 27, 41, 43 og 44
• Forvaltningsloven § 17
• Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4

5. Regelverk

LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

6. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Oversikt over ansatte, med navn, avdeling/team, stillingsbetegnelse/arbeidsoppgaver og formell utdanning, som har oppgaver og ansvar knyttet til følgende:
   - Mottak av henvendelser/søknader om økonomisk sosialhjelp og midlertidig bolig.
   - Behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp og midlertidig bolig, og behandling av klager på avslag.
2. Søknadsskjemaer, veiledere og eventuelt informasjonsmateriell for økonomisk sosialhjelp og midlertidig bolig.
3. Kopi av rutiner/prosedyrer som gjelder ved mottak og behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp og midlertidig bolig.
4. Oversikt og beskrivelse av NAV-kontorets satser til livsopphold.
5. Oversikt over midlertidige boliger NAV-kontoret benytter samt en kort beskrivelse av disse.
6. Vedtaksmaler og/eller standardtekster som brukes ved behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp og midlertidig bolig.
7. Opplæringsplaner for nyansatte på dette tjenesteområdet.
8. Oversikt over gjennomført opplæring, med opplisting av navn på ansatte som har deltatt, hvor forvaltningslov og ny sosialtjenestelov har vært tema.
9. Del av siste tilgjengelige årsrapport/årsmelding hvor økonomisk sosialhjelp og midlertidig bolig er omtalt.
10. Del av siste tilgjengelige virksomhetsplan som omhandler økonomisk sosialhjelp og midlertidig bolig.
11. Kopi av de siste 15 vedtak med tilhørende søknad, vedlegg, journalnotater og evt. Klage der det er innvilget nødhjelp. Av disse skal 5 vedtak omhandle søkere med daglig omsorg for barn.
12. Kopi av de siste 15 vedtak med tilhørende søknad, vedlegg, journalnotater og evt. Klage som gjelder innvilgelse eller avslag på søknad om midlertidig bolig.

Dokumentasjon som ble gjennomgått på NAV-kontoret 15. juni 2015:

• 40 saksmapper 

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

7. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Olav Øyasæter – revisjonsleder
Lise Jebsen – revisor
Ellen Roberg – revisor