Rapport fra tilsyn med Tønsberg kommune 2015

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tønsberg kommune 16. april 2015. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt,

sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosialberedskap, folkehelseloven, smittevernloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter,
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres,
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes,

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

• Revisjonsvarsel: 13. januar 2015.
• Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte: 16. april 2015.

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen i henhold til lovverket i punkt 6.

4. Funn

Det ble gitt totalt to avvik:

Avvik 1:

Det er ikke utarbeidet beredskapsplan for kommunens oppgaver innen miljørettet helsevern.

• Dette utgjør et brudd på §28 om beredskap i lov om folkehelsearbeid.
• «Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3 i samsvar med helseberedskapsloven»
• «Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner».

Avvik 2:

Kommunenes overordnede beredskapsplan har ikke en ressursoversikt.

• «Beredskapsplanen skal som et minimum inneholde en ressursoversikt som skal inneholde opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet og hvilke ressurser som er tilgjengelig hos andre aktører ved uønskede hendelser».

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Ved dokumentgjennomgang, spørreskjema utsendt før tilsynet og intervjuer er det ikke fremkommet opplysninger om:

• Beredskapsplanlegging av områder som omfattes av miljørettet helsevern. Vi fikk heller ikke noen opplysninger at området var integrert i annen kommunal beredskapsplanlegging.
• At det foreligger en ressursoversikt.
• At det foreligger et system for øvelser og opplæring, som sikrer at alle som har en rolle i kriseledelsen er gitt nødvendig opplæring.

Forøvrig har vi merket oss:

• At brannsjef i enda større grad kan trekkes inn i kommunens øvrige beredskapsarbeid.
• Eksempler på kompetanse er deltakelse i øvingsplanlegging og øvingsledelse, kommunal planlegging/arealprosesser og evalueringskompetanse.
• At det er økt oppmerksomhet på forebygging og beredskap i havneområdet.
• Kommunens ROS-analyse bør vurdere nærmere de foreslåtte tiltak ved bortfall av drikkevann.
• Det er uklart om kommunen har gjort tilstrekkelige forberedelser for etablering av beredskapsbro, dersom kanalbroa settes ut av drift.

5. Vurdering av enhetens styringssystem

Fylkesmannen har merket seg at Tønsberg kommune siden forrige tilsyn har styrket arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i betydelig grad. Tidligere mangler er nå rettet opp. Kommunen har utarbeidet en grundig risiko- og sårbarhetsanalyse som del av kommuneplanens arealdel. Fylkesmannen merket seg også den pågående revisjon av tiltakskort innen helse- og sosialsektoren.

Tønsberg kommune har styrket samarbeidet mellom helse, brann og eiendom ved å kartlegge utsatte grupper og utveksling av bekymringsmeldinger for å følge opp utsatte grupper.

Kommunen har avsatt egne lokaler for kriseledelsen og lokalene er støttet av reservestrøm og det er etablerte en fleksibel rutine for etablering av kriseledelse. Kommunen bruker CIM.

Det er Fylkesmannens oppfatning at Tønsberg kommune har et høyt fokus og god regularitet på arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Tilsynet avdekket to avvik, noe som peker på at deler av arbeidet ikke er dokumentert ut fra lovens krav.

7. Regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret:
  - § 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse.
  - § 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan for kommunen.
• Lov om helsemessig og sosial beredskap – kap. 2:
  - § 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser.
• Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer:
  - § 5-2 Beredskapsarbeid, Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for egen helse- og omsorgstjeneste.
• Lov av 24.06.2011, folkehelseloven:
  - § 28. Kommunen har ansvar for nødvendige beredskapsforberedelser og for tiltak i beredskapssituasjoner, jf. helseberedskapsloven § 2-1.
  - Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3, i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner.
• Lov av 05.08.1994, smittevernloven.

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal beredskapslikt.
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.
• Nevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

7. Dokumentunderlag

• Risiko og sårbarhetsanalyse Tønsberg kommune 2014 BY 18.06.14
• Beredskapsplan for Tønsberg Kommune
• Øvelsesplan Tønsberg kommune
• 15 03 06 Beredskapsplan 2014 NAV
• Organisasjonsplan for samfunnssikkerhet og beredskap
• 15 03 06 Beredskapsplan for pandemi
• 15 03 06 Helse og sosial beredskapsplan
• 15 03 06 Smittevernplan Tønsberg050315
• kommuneplan 1_planbeskrivelse
• kommuneplan 2_Utfyllende bestemmelser og retningslinjer
• kommuneplan 3_plankart
• kommuneplan 5_ROS analyse
• kommuneplan 8_ROS analyse temakart
• kommuneplan 9_ROS analyse støy
• Spørreskjema i forbindelse med kommunetilsyn innenfor samfunnssikkerhet og beredskap

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:

• Fylkesberedskapssjef, Jan Helge Kaiser, revisjonsleder
• Ass. fylkeslege, Per Schjelderup, revisor, HSO.
• Seniorrådgiver, John Sverre Dahl