Rapport fra tilsyn med lov om sosiale tjenester i NAV – behandling av søknader om økonomisk stønad og taushetsplikt i brukersenteret ved Tønsberg kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sørger for at NAV-kontoret behandler søknader om økonomisk stønad og ivaretar taushetsplikten i brukersenteret i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Det er funnet grunnlag for ett avvik og en merknad.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll at søknader utredes og avgjøres i tråd med lovverket.

Merknad:

Kommunen kan forbedre tjenesten på følgende områder:

• Flere vedtak inneholder tekst som ikke er nødvendig for vedtaket. Dette medfører lange vedtak som det kan være vanskelig for søker å forstå.
• Rutiner som ikke er god praksis og som heller ikke følges, bør fjernes. Dette gjelder for eksempel krav om at søker leverer opplysninger som NAV-kontoret har selv.

Olav Øyasæter
revisjonsleder

Lise Jebsen
revisor

Ellen Roberg
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tønsberg kommune i perioden 30. januar 2015 – 29. mai 2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de individuelle tjenestene i kapittel 4 i lov om sosiale tjenester, jf. samme lov § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket og merknaden som er avdekket under revisjonen. Rapporten gir ikke en fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

• Merknad: Forhold som ikke er i strid med lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

NAV-Tønsberg har felles leder for de statlige og kommunale tjenestene. Avdeling for økonomi ivaretar oppgavene knyttet til temaene for tilsynet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30. januar 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18. mars 2015.

Intervjuer, dokumentgjennomgang og befaring

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått før tilsynsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. 46 klientmapper ble gjennomgått på NAV-kontoret 5. mars 2015. 8 personer ble intervjuet under tilsynsbesøket. Det ble gjennomført befaring i brukersenteret 18. mars 2015.

Sluttmøtet ble avholdt 20. mars 2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Tønsberg kommune ved NAV Tønsberg sørger for at søknader om økonomisk stønad og taushetsplikt i brukersenteret behandles i samsvar med lov- og forskriftskrav. Med behandling av søknad menes prosessen fra og med søknad foreligger, muntlig eller skriftlig, fram til det tas beslutning om det er grunnlag for å innvilge økonomisk stønad, og størrelsen på stønaden. Denne prosessen kan deles inn i to faser, en kartleggingsfase og en vurderingsfase, som begge inngår i tilsynstemaene. Vi har lagt særlig vekt på å undersøke om det er innhentet nødvendige og relevante opplysninger i den enkelte sak, og om det er foretatt en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om å innvilge stønad og størrelsen av denne.

Vi har også undersøkt om taushetsplikten ivaretas ved publikums henvendelse i brukersenteret.

5. Funn

Avvik:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin internkontroll at søknader utredes og avgjøres i tråd med lovverket

Avviket bygger på følgende:

• «Utbetalingsbetingelser» med tilhørende stopp eller reduksjon av innvilget stønad er i strid med forvaltningslovens bestemmelser om forhåndsvarsling og endringsvedtak. Fylkesmannen konkluderte i tilsynssak i 2013 at denne praksisen var lovstridig uten at NAV-kontoret har rettet opp i dette.

• NAV-kontorets bruk av satser til livsopphold sikrer ikke alltid et forsvarlig livsopphold. Dette bygger på følgende:
  - «Kortidsnorm» begrunnes med at nye søkere har hatt høyere inntekt forut for søknad og at en del livsoppholdsbehov allerede er dekket. «Korttidsnorm» benyttes rutinemessig for nye søkere uten at det foretas individuell kartlegging av hjelpebehovet.
  - Stønad til det helt nødvendigste, så som mat og drikke, vil ikke være forsvarlig i lengre tid enn noen få dager. NAV-kontoret benytter nødhjelpssats i inntil en måned.

• NAV-kontorets praksis med å legge til grunn «overskudd» fra tidligere måneder som disponibel inntekt på søknadstidspunktet sikrer ikke alltid at hjelpebehovet på søknadstidspunktet blir vurdert.

• Rutiner, retningslinjer og standardtekster som benyttes i opplæring av nyansatte og i vedtak inneholder feil lovtolkning. De viser gjennomgående til rundskriv som er opphevet og er i hovedsak ikke revidert siden 2011.

• Ikke alle utgifter det søkes om stønad til er tatt stilling til i vedtaket.

• Det legges som hovedregel til grunn at søkere som gjennomfører ordinær videregående opplæring skal forsørges av sine foreldre uten at det i tilstrekkelig grad er undersøkt om foreldre har økonomisk evne til å oppfylle forsørgelsesplikten.

• Stønad utbetales direkte til kreditor uten at dette er begrunnet etter § 21 eller at søker har gitt samtykke til dette.

• Samboere er rettslig å regne som enslige. I søknadsskjemaet er samboere og ektefeller likestilt og legger dermed til grunn at samboere skal søke sammen. Det blir dermed innhentet opplysninger som ikke er nødvendige for å vurdere hjelpebehovet.

• Ved underskrift av søknad må det det underskrives på at NAV-kontoret gis fullmakt til å innhente opplysninger. Dette er i strid med hovedregelen om at innhenting av opplysninger skal gjøres i samarbeid med søker og informert samtykke.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 1, 4, 5, 18, 21, 41, 43 og 44
• Forvaltningsloven §§ 16, 17, 25 og 35
• Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4

Merknad:

Kommunen kan forbedre tjenesten på følgende områder:

• Flere vedtak inneholder tekst som ikke er relevant for saken. Dette medfører lange vedtak som det kan være vanskelig for søker å forstå.
• Rutiner som ikke er god praksis og som heller ikke følges, bør fjernes. Dette gjelder for eksempel krav om at søker leverer opplysninger som NAV-kontoret har selv.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte med navn, stillingsbetegnelse og formel1 utdanning, som har oppgaver knyttet til temaene det føres tilsyn med. Søknadsskjemaer, veiledere og informasjonsmateriell for økonomisk stønad.
• Kopi av rutiner/prosedyrer som gjelder ved mottak og behandling av søknader om økonomisk stønad.
• Oversikt over datofordeling av klienter på saksbehandlere.
• Oversikt over NAV-kontorets satser til livsopphold.
• Vedtaksmaler og standardtekster.
• Opplæringsplaner for nyansatte på dette tjenesteområdet.
• Oversikt over gjennomført opplæring om lov om sosiale tjenester i NAV og forvaltningsloven, og navn på ansatte som har deltatt.
• Del av siste årsrapport/årsmelding hvor økonomisk stønad er omtalt.
• Del av virksomhetsplan som omhandler økonomisk stønad.
• Kopi av de siste 15 vedtak med tilhørende søknad, vedlegg, journalnotater og evt. klage der det er innvilget nødhjelp. 5 vedtak omhandlet søkere med daglig omsorg for barn.

Dokumentasjon som ble gjennomgått på NAV-kontoret 5. mars 2015:

• 46 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

• Olav Øyasæter – revisjonsleder
• Lise Jebsen – revisor
• Ellen Roberg – revisor