Rapport fra tilsyn med økonomisk stønad ved Horten kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll), sørger for at NAV-kontoret behandler henvendelser/søknader om økonomisk stønad i samsvar med lov- og forskriftskrav. Vi har undersøkt håndtering av henvendelser/søknader, om det innhentes nødvendige og relevante opplysninger og om det foretas en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om økonomisk stønad på et forsvarlig nivå. Vi har hatt fokus på tilgjengelighet og søkere med daglig omsorg for barn.

Det er funnet grunnlag for ett avvik og to merknader.

Avvik:

Kommunen har ikke gjennom styring og ledelse sørget for at søknader om økonomisk stønad alltid behandles i tråd med lovverket.

Merknader:

• NAV Horten kan forbedre tilgjengeligheten til tjenesten økonomisk stønad.
• NAV Horten kan forbedre utformingen av sine vedtak.

Dato: 12. desember 2016

Olav Øyasæter
revisjonsleder

Ellen Roberg
revisor

Lise Jebsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Horten kommune i perioden 21. juli 2016 – 12. desember 2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket og merknadene som er avdekket under revisjonen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er forhold som ikke er i strid med lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring. Rapporten gir ikke en fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Kort beskrivelse av virksomheten

NAV Horten har 78 ansatte og har felles leder for de kommunale og statlige tjenestene. NAV-leder rapporterer til kommunalsjef for helse og velferd på de kommunale tjenestene i NAV-kontoret. NAV-kontoret består av markedsavdeling, avdeling for oppfølging voksne, avdeling for oppfølging ungdom, flyktningeavdelingen, stab, internservice, veiledningssenter og avdeling for sosiale tjenester. Det er avdeling for sosiale tjenester som i behandler søknader om økonomisk stønad. Avdeling for sosiale tjenester er ledet av en avdelingsleder og en fagleder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21. juli 2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 1. november 2016.

Intervjuer og dokumentgjennomgang
9 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 4. november 2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Horten kommune ved NAV Horten sørger for at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med lov- og forskriftskrav. Med behandling av søknad menes prosessen fra og med søknad foreligger, muntlig eller skriftlig, fram til det tas beslutning om det er grunnlag for å innvilge økonomisk stønad, og størrelsen på stønaden. Denne prosessen kan deles inn i tre, håndtering av henvendelser/søknader, kartlegging/innhenting av opplysninger og vurdering/beslutning. Vi har lagt særlig vekt på å undersøke om det er innhentet nødvendige og relevante opplysninger i den enkelte sak, og om det er foretatt en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om å innvilge stønad og størrelsen av denne. Vi har hatt fokus på tilgjengelighet og søkere med daglig omsorg for barn.

Avvik:

Kommunen har ikke gjennom styring og ledelse sørget for at søknader om økonomisk stønad alltid behandles i tråd med lovverket.

Avviket bygger på følgende:

• For å oppfylle lovens bestemmelser om veiledningsplikten, brukermedvirkning og helhetlig kartlegging av det individuelle hjelpebehovet må NAV kontoret ta initiativ til- og legge til rette for samtale med søkere. Dette er særlig aktuelt for nye søkere, søkere som ønsker samtale, søkere som har utfordringer med å uttrykke seg skriftlig og søkere som trenger tolk. NAV kontorets praksis viser at søknader i hovedsak behandles og avgjøres på bakgrunn av skriftlig søknad alene. Det er heller ikke utarbeidet retningslinjer/rutiner for hvordan veiledning av rettigheter, brukermedvirkning eller kartlegging av hjelpebehov skal ivaretas.
• NAV kontoret beregner automatisk stordriftsfordeler i husstander med 4 eller flere medlemmer uten at det foretas en individuell kartlegging og vurdering. Det er dermed ikke sannsynliggjort om det er en stordriftsfordel.
• Kvalitetshåndbok som benyttes i opplæring av nyansatte og som grunnlag for avgjørelser av søknader inneholder feil lovtolkning. Eksempler på dette er:
  - Utleggstrekk
  - Stønad til konfirmasjon, barnedåp, jul, høytid
  - Salg av bolig
  - Lån av penger til livsopphold
  - Husleienivå
• I søknadsskjemaet er samboere og ektefeller likestilt. Det kommer dermed ikke klart fram at samboere er rettslig å regne som enslige og ikke har forsørgelsesplikt ovenfor hverandre. Dette gjelder også når samboerne har felles barn.
• Ved vilkårsbrudd blir ikke alltid saksbehandlingsreglene knyttet til varsling og endringsvedtak fulgt.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:
Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4, 5, 18, 41, 42, 43
Forvaltningsloven §§ 11, 11 d, 16, 17, 35
Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) §§ 2,3
Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4

Merknader:

• NAV Horten kan forbedre tilgjengeligheten til tjenesten økonomisk stønad.
  Når personer oppsøker veiledningssenteret med spørsmål om økonomisk stønad, sin sak eller ønske om å snakke med saksbehandler er hovedregelen at henvendelsen skal rettes til kontaktsenteret. En slik praksis innebærer en risiko for at søkers henvendelse ikke blir behandlet på en forsvarlig måte.
• NAV Horten kan forberede utformingen av sine vedtak. Flere vedtak inneholder tekst som ikke er nødvendig for vedtaket. Dette medfører lange vedtak som kan være vanskelig for søker å forstå.

5. Regelverk

LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

6. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Oversikt over ansatte, med navn, avdeling/team, stillingsbetegnelse/arbeidsoppgaver.
2. Søknadsskjema og veileder for økonomisk stønad.
3. Rutiner/prosedyrer som gjelder ved mottak og behandling av søknader om økonomisk stønad.
4. Oversikt og beskrivelse av NAV-kontorets satser til livsopphold.
5. Vedtaksmaler og standardtekster som brukes ved behandling av søknader om økonomisk stønad.
6. Årsmelding 2015 Horten kommune.
7. Virksomhetsplan 2016 NAV Horten.
8. 30 vedtak med tilhørende søknad og vedlegg der det er innvilget nødhjelp. 10 av vedtakene gjelder søkere med daglig omsorg for barn.
9. 100 vedtak fattet i perioden 1. mai 2016 – 31. juli 2016 som gjelder søkere med daglig omsorg for 2 barn eller fler.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Elektroniske klientmapper til søkere med daglig omsorg for barn.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

7. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Olav Øyasæter – revisjonsleder
Ellen Roberg – revisor
Lise Jebsen - revisor