Rapport fra tilsyn med Lardal kommune beredskapsarbeid 2016

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lardal kommune 10. mai 2016. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosialberedskap, folkehelseloven, smittevernloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter,
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres,
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes,

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Merknad påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

• Revisjonsvarsel:  04. april 2016.
• Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte: 10. mai 2016.

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen i henhold til lovverket i punkt 6.

4. Funn

4.1 Avvik

Det ble gitt totalt fire avvik:

Avvik 1:

Kommunen har ikke et system som sikrer øvelser og opplæring av egen overordnet beredskapsplan og plan for helsemessig og sosial beredskap. 

• Dette utgjør brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt 07.10.11. § 7 b «Kommunens beredskapsplan skal øves hvert annet år. Jfr §3 pkt e»
• Dette utgjør brudd på forskrift til lov om helsemessig og sosial beredskap §7, krav om kompetanse, opplæring og øvelser. «Virksomheten skal sørge for at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen er øvet og ha nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse»

Avvik 2:

Plan for helsemessig og sosial beredskap og ROS-analyser som underbygger planen og tiltakskort fremstår ufullstendig og tar ikke i tilstrekkelig grad utgangspunkt i lokale forhold. Dette gjør planverket lite egnet i en operativ situasjon.

• Dette utgjør et brudd på forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv §3 risiko og sårbarhetsanalyse, §4 planforutsetninger.

Avvik 3:

Plan for helsemessig og sosial beredskap er fastsatt administrativt uten at det foreligger delegasjon om dette fra kommunestyret. Vi kan heller ikke se at planen er fastsatt. Det er heller ikke etablert noe system som sikrer jevnlig oppdatering av planverket.

• Dette utgjør et brudd på §2 Fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen:
  «kommunestyret skal sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen»
• Forskrift av 20.12.02 nr 1731 internkontroll i sosial og helsetjenester

Avvik 4:

Kommunenes helhetlige ROS-analyse er ikke fastsatt av kommunestyret. ROS-analysen har heller ikke fulgt rullering av kommuneplanen

• Dette utgjør et brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt §2 «den helhetlige risiko og sårbarhetsanalyse skal forankres i kommunestyret»
• Videre utgjør det et brudd på lov om kommunal beredskapsplikt §14: «risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner»

4.2 2 Merknad:

• Brannsjef er ikke definert inn i kommunens kriseledelse.
  -  Brannsjef er en sentral premissleverandører for et flertall av hendelsene definert inn i kommunens overordnede ROS-analyse.
• Kommunen har ikke en aktiv bruk av kommunalt beredskapsråd. Et kommunalt beredskapsråd vil sikre regulær kontakt og kunnskap om sentrale ressurser for kommunenes evne til å håndtere uønskede hendelser.
• Kommunen har ikke et internkontrollsystem som sikrer at krav til jevnlig oppdatering av beredskapsplanverk følges

4.3 3 Forøvrig har vi merket oss:

• Brannsjef deltar ikke i kommunens planarbeid
• Det fremstår som uklart om kommunen har rutiner for å sikre politisk forankring om status og utvikling av beredskapstema i kommunen
• Kommuneoverlegen er definert inn i kommunens kriseledelse, men delaktighet i kommunens beredskapsaktiviteter ut over den formelle bindingen er begrenset.

5. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fylkesmannen har merket seg at Lardal Kommune har god fagkompetanse på beredskap og har igangsatt en omfattende revisjon av beredskapsarbeidet.  Kommunen har gode prosesser for å utvikle beredskapsarbeidet i skoler og oppvekstinstitusjoner. Her har kommunen gjort en god jobb for å forebygge og forberede seg på uønskede hendelser gjennom ulike tiltak som blant annet utarbeidet beredskapsplaner for skoler og barnehager. Dette arbeidet har høy overføringsverdi til øvrige deler av kommunenes beredskapsarbeid. Dette arbeidet har også trolig vært med på å forberede kommunen slik at en uønsket hendelse ble håndtert på en god måte.

Kommunen deltar i programmet Trygge lokalsamfunn som er en metode for å forebygge ulykker og forhindre skader gjennom systematisk jobbing for å skape trygghet for innbyggerne.

Lardal sammen med Larvik kommune gjennomfører fortiden analyse om tilpassing til klimaendringer med vurderinger av ekstrem nedbør, skred, stormflo og havnivåstigning.  Kommunen har også sammen med Larvik kommune igangsatt revisjon av kommunens risiko og sårbarhets analyse som igjen skal danne grunnlag for kommunens kriseplaner.

6. Regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret:
  - § 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse.
  - § 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan for kommunen.
• Lov om helsemessig og sosial beredskap – kap. 2:
  - § 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser.
• Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer:
  - § 5-2 Beredskapsarbeid, Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for egen helse- og omsorgstjeneste.
• Lov av 24.06.2011, folkehelseloven:
  - § 28. Kommunen har ansvar for nødvendige beredskapsforberedelser og for tiltak i beredskapssituasjoner, jf. helseberedskapsloven § 2-1.
  - Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3, i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner.
• Lov av 05.08.1994, smittevernloven.

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal beredskapslikt.
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Nevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

7. Dokumentunderlag

• Beredskapsplan Lardal Kommune - oppdatert april 2016
• Kommunal atomberedskapsplan Lardal
• Smittevern- og pandemiplan
• Sosial og helseberedskapsplan april 2016
• Div planer skole og barnehager
• Risikoanalyse brann ved Lardal sykehjem
• Klima og energiplan
• Kommunedelplan for Svarstad 2010-2022 - Bestemmelser og retningslinjer
• Kommuneplanens samfunnsdel
• Arealdel bestemmelser og retningslinjer. Vedtatt 11.06
• Vedtatt budsjett 2016 økonomiplan 2016-2019 handlingsplan 2016-2019
• Evaluering etter ekstremnedbør høsten 2015 - Lardal kommune
• Evaluering etter øvelse Lardal 2012 - krisehåndtering og beredskap
• Spørreskjema i forbindelse med kommunetilsyn innenfor samfunnssikkerhet og beredskap

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:

• Fylkesberedskapssjef, Jan Helge Kaiser, revisjonsleder
• Ass. fylkeslege, Per Schjelderup, revisor, HSO.
• Rådgiver Selma Rizvic, HSO
• Seniorrådgiver, John Sverre Dahl