Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV til personer mellom 17 og 23 år ved Larvik kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn initiert av Statens Helsetilsyn for 2015 og 2016.

Fylkesmannen har ført tilsyn med NAV-kontorets tjenester til unge mellom 17 og 23 år. Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Vi har undersøkt om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sørger for at disse tjenestene ved NAV-kontoret er tilgjengelige, at tildelingen er forsvarlig og at oppfølgingen blir ivaretatt på en forsvarlig måte.

Det er funnet grunnlag for ett avvik:

Avvik:

Ledelsen har ikke, gjennom tilstrekkelig styring og ledelse, sørget for at økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er tilgjengelig og tildeles i tråd med lovverket.

Dato: 7. juni 2016

Lise Jebsen
revisjonsleder

Ellen Roberg
revisor

Inge Bendik Sandvold
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Larvik i perioden 4. februar 2016 – 7. juni 2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn for 2015 og 2016.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Kort beskrivelse av virksomheten

Larvik kommune har ca. 43 500 innbyggere. NAV-kontoret er inndelt i syv avdelinger: veiledningssenter, økonomi, marked og avklaring, flyktning, sykefraværsoppfølging, oppfølging under 30 år og oppfølging over 30 år. Kommune har opprettet et ungdomsutvalg hvor representanter for barnevern, ungdomsskole, oppfølgingstjenesten, NAV og virksomhet psykisk helse og avhengighet deltar. Utvalget har møter hver 14. dag og koordineres av NAV.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4. februar 2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18. april 2016.

Samtaler
12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21. april 2016.

Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi kontrollerte om kommunen systematisk sørger for at nevnte sosiale tjenester er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i tråd med loven, og at oppfølgingen av de som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi kontrollerte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsidene til kommunen og NAV kontoret, om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere og at informasjonen var korrekt. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til dem som tok kontakt.

For å undersøke om kommunens internkontroll sikret at lovens krav ved tildeling, vurdering og beslutning av tjenestene er oppfylte, har vi gjennomgått saksdokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og hatt samtaler med ansatte og ledere.

Rapporten omhandler kun den delen av NAV Larviks virksomhet som det ble ført tilsyn med, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV- kontoret.

Funn

Avvik

Ledelsen har ikke, gjennom tilstrekkelig styring og ledelse, sørget for at økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er tilgjengelig og tildeles i tråd med lovverket

Avvik fra:
Sosialtjenesteloven §§ 1, 4, 5, 18, 19, 41, 42 og 43
Forvaltningsloven §§ 17 og 25
Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4

Avviket bygger på følgende:

• Det framgår i punkt 4.18.2.10 i rundskriv H 35 til sosialtjenesteloven at det kan være urimelig å kreve at en vanskeligstilt ungdom under ordinær skolegang skal ta opp studielån for å kunne fullføre opplæringen. Tilsynet har avdekket en praksis som vil være i strid med dette. Ved veiledning om rettigheter, både til brukere og samarbeidspartnere, informeres det om at ungdom på videregående skal søke om lån i lånekassen. I standardtekst som benyttes i vedtak står det at sosialhjelp ikke skal finansiere «skolegang».
• Det er ingen fast rutine for å sikre at standardtekstene er oppdatert.
• Det legges som regel til grunn at ungdom under 18 år og elever på videregående skole ikke har rett til sosialhjelp, men skal underholdes av sine foreldre. Retten til å få vurdert hjelpebehovet blir dermed ikke ivaretatt.
• I søknadsskjemaet er ektefeller og samboere likestilt. Det kommer dermed ikke klart fram at samboere er rettslige å regne som enslige og ikke har forsørgelsesplikt for hverandre.
• Ved søknader fra nye brukere forekommer det at søknader blir returnert uten å bli registrert. Det kreves kartleggingssamtale før søknad kan mottas og behandles.

Regelverk

LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Larvik kommune
• Organisasjonskart for NAV-kontoret som viser oversikt over ansatte, med navn, avdeling/team, stillingsbetegnelse/arbeidsoppgaver, som har oppgaver og ansvar knyttet til temaene det føres tilsyn med
• Søknadsskjemaer, veiledere og informasjonsmateriell for økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning
• Rutiner/prosedyrer som gjelder ved mottak og behandling av søknader om økonomisk stønad og søknader/henvendelser om opplysning, råd og veiledning
• Oversikt over datofordeling av klienter på saksbehandlere/veiledere
• Oversikt og beskrivelse av NAV-kontorets satser til livsopphold
• Vedtaksmaler og/eller standardtekster som brukes ved behandling av søknader om økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning
• Del av siste tilgjengelige årsrapport/årsmelding hvor økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning eventuelt er omtalt
• Del av siste tilgjengelige virksomhetsplan som omhandler sosiale tjenester i NAV
• Oversikt over faste samarbeidspartnere hvor samarbeid om personer i målgruppen for tilsynet er tema
• Samtykke-skjemaer
• Kopi av 10 siste* vedtak om avslag på søknad om økonomisk stønad til aldersgruppen 17- 23 år
• Kopi av 8 siste* vedtak om nødhjelp (avslag eller innvilgelse) til personer i aldersgruppen 17-23 år
• Kopi av 5 siste* vedtak om økonomisk stønad som gjelder helt nye søkere i aldersgruppen 17-23 år med kopi av alle dokumenter i sakene (søknader med vedlegg, vedtak, journalnotater, brev mv.)
• Kopi av 5 siste* vedtak om økonomisk rådgivning til personer i aldersgruppen 17-23 år.
• Rutiner for arbeidsoppgaver når en tjenestemottaker har behov for «varig tilpasset innsats»
• Avtale om boutgifter for hjemmeboende

* fattet før 1. februar 2016

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Dokumenter som viser oppfølging av 6 ungdommer som har tett oppfølging
• Referater fra ungdomsutvalget siste 6 måneder

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lise Jebsen – revisjonsleder
Ellen Roberg – revisor
Inge Bendik Sandvold – revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet