Rapport fra tilsyn med Nøtterøy kommune beredskapsarbeid 2016

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nøtterøy kommune 28. april 2016.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosialberedskap, folkehelseloven, smittevernloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter,
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres,
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Merknad påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

• Revisjonsvarsel: 02. mars januar 2016.
• Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte: 28. april 2016.

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen i henhold til lovverket i punkt 6.

4. Funn

Det ble gitt et avvik:

Avvik 1:

Kommunen har ikke et system som sikrer øvelser og opplæring av egen overordnet beredskapsplan og plan for helsemessig beredskap.

• Dette utgjør brudd på forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7 b «Kommunens beredskapsplan skal øves hvert annet år. Jfr §3 pkt e».
• Dette utgjør brudd på forskrift til lov om helsemessig og sosial beredskap §7, krav om kompetanse, opplæring og øvelser. «Virksomheten skal sørge for at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen er øvet og ha nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse» Det er ikke utarbeidet beredskapsplan for kommunens oppgaver innen miljørettet helsevern.

Avvikene er bygget på følgende observasjoner

System for øvelser og opplæring

• Det er ikke under samtalene, dokumentgjennomgang eller spørreskjema kommet frem informasjon som bekrefter at det foreligger dokumentasjon for øvelser for å øve kriseplan.
• Det er ikke under samtalene, dokumentgjennomgang eller spørreskjema kommet frem informasjon som bekrefter at det foreligger dokumentasjon som sikrer at alle som har en rolle i kriseledelsen, inkludert krisestaben er gitt nødvendig opplæring.

Forøvrig har vi merket oss:

• Kommunens beredskapsråd er etablert men det har ikke blitt avholdt møter i beredskapsrådet siden 2014
• Kommunene har analysert ulike scenarier ved brudd på fastlandsforbindelsen, men det er ikke etablert beredskapsplan for de ulike scenariene. En beredskapsplan vil primært dokumentere aktuelle forberedelser for å opprettholde kommunal tjenesteyting og samfunnsfunksjoner for kommunens befolkning.
• Kommunen har ikke et system som sikrer at alle som har en rolle i kommunenes krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner, jfr lov om kommunal beredskapsplikt §7.. Kommunen har en disposisjon, og har planer for å innføre et slikt system innen kort tid.

5. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fylkesmannen har merket seg at Nøtterøy kommune har et høyt fokus på samfunnssikkerhet og beredskap. Det har vært en betydelig progresjon og kvalitetshevelse siden tilsynet i 2012. Blant annet er brannsjef og kommunelege nå definert inn i den kommunale kriseledelse. Dette er positivt da svært mange uønskede hendelser vil involvere brann, redning og helse. Kommunen jobber med utvikling beredskapsplaner for skoler og barnehager. Det er også et pågående arbeid med å lage tiltakskort for alle virksomhetene i kommunen, noe som vil bidra til å sikre bedre og riktige beredskapstiltak ved en uønsket hendelse.

Fylkesmannen har også merket seg at det er etablert system for oppfølging og behandling av beredskapsarbeid i politiske utvalg og administrasjonen. Dette sikrer bedre politisk involvering, økt kontinuitet og kunnskap innen samfunnssikkerhets- og beredskap på ulike nivåer.

Det er Fylkesmannens oppfatning at Nøtterøy kommune har et høyt fokus og godt system for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap.

6. Regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret:
  - § 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse.
  - § 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan for kommunen.
• Lov om helsemessig og sosial beredskap – kap. 2:
  - § 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser.
• Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer:
  - § 5-2 Beredskapsarbeid, Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for egen helse- og omsorgstjeneste.
• Lov av 24.06.2011, folkehelseloven:
  - § 28. Kommunen har ansvar for nødvendige beredskapsforberedelser og for tiltak i beredskapssituasjoner, jf. helseberedskapsloven § 2-1.
  - Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3, i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner.
• Lov av 05.08.1994, smittevernloven.

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal beredskapslikt.
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Nevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

7. Dokumentunderlag

• Spørreskjema kommunetilsyn Nøtterøy kommune
• ROS-analyse Nøtterøy kommune, vedtatt 11. februar 2015
• Plan for kriseledelse Nøtterøy kommune, vedtatt 25. november 2015
• Organisasjonskart administrasjon Nøtterøy kommune
• Atomberedskapsplan for Nøtterøy kommune 2016.docx
• Opplæring og kompetanse
• Evaluering beredskapsøvelse 2013
• Beredskapsplan helse- og sosialmessige forhold, vedtatt 3. juni 2015
• Beredskapsplan Miljørettet helsevern, vedtatt 3. juni 2015
• Kontinuitetsplan for Nøtterøy kommune 2016
• Lokal beredskapsplan for influensa pandemi, vedtatt 3. juni 2015
• Smittevernplan, vedtatt 3. juni 2015
• Handlingsplan for beredskapsarbeidet i Oppvekst og kultursektoren 2016
• Plan for å motvirke uønskede skoleledelser
• Beredskapsplan-Borgheim_ungdomsskole
• Beredskapsplan_for_Teiehoyden_barnehage_2016
• Rutine krisesituasjon, Teiehøyden barnehage
• Oppfolging_ROS-analyse_helse_og_sosial_vedtatt
• Psykososialt kriseteam
• Kommuneplanens arealdel 2015 - 2028
• Kommuneplanens handlingsdel 2016 - 2019
• Kommuneplanens samfunnsdel 2014 - 2026

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:

• Fylkesberedskapssjef, Jan Helge Kaiser, revisjonsleder
• Ass. fylkeslege, Per Schjelderup, revisor, HSO.
• Seniorrådgiver, John Sverre Dahl