Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV til personer mellom 17 og 23 år ved Sande kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn for 2015 og 2016.

Fylkesmannen har ført tilsyn med NAV-kontorets tjenester til unge mellom 17 og 23 år. Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Vi har undersøkt om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sørger for at disse tjenestene ved NAV-kontoret er tilgjengelige, at tildelingen er forsvarlig og at oppfølgingen blir ivaretatt på en forsvarlig måte.

Det er funnet grunnlag for ett avvik:

Avvik:

Ledelsen har ikke, gjennom tilstrekkelig styring og ledelse, sørget for at informasjon om tjenesten økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år alltid er korrekt.

Dato: 7. juli 2016

Ellen Roberg
revisjonsleder

Inge Bendik Sandvold
revisor

Lise Jebsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Sande i perioden 2. februar 2016 -

7. juli 2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn for 2015 og 2016.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sande kommune har ca. 8 900 innbyggere. NAV-kontoret er inndelt i to avdelinger: Veiledningssenter og oppfølging. Veiledningssenteret har ansvar for behovsvurderinger, standard og situasjonsbestemt innsatsbehov og for flyktninger. I oppfølgingsavdelingen

inngår oppfølging sykmeldte, AAP, økonomi, marked, boveiledertjenesten og rustjenesten. To ungdomskontakter følger opp ungdom under 30 år uavhengig av ytelse. NAV-kontoret har i tillegg to prosjekter og et tiltaksteam som er et kommunalt aktivitetstilbud.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2. februar 2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23. mai 2016.

Samtaler
Det ble gjennomført samtaler med 9 personer.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26. mai 2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi kontrollerte om kommunen systematisk sørger for at nevnte sosiale tjenester er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år, at tildelingen av tjenestene er i tråd med loven, og at oppfølgingen av de som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi kontrollerte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsidene til kommunen og NAV-kontoret, om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere og at informasjonen var korrekt. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til dem som tok kontakt.

For å undersøke om kommunens internkontroll sikret at lovens krav ved tildeling, vurdering og beslutning av tjenestene er oppfylt, har vi gjennomgått saksdokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og hatt samtaler med ansatte, ledere og relevante samarbeidspartnere.

Rapporten omhandler kun den delen av NAV Sandes virksomhet som det ble ført tilsyn med, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV-kontoret.

5. Funn

Avvik

Ledelsen har ikke, gjennom tilstrekkelig styring og ledelse, sørget for at informasjon om tjenesten økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år alltid er korrekt.

Avvik fra:
Sosialtjenesteloven §§ 1, 4, 5 18, 19, 41, 42 og 43
Forvaltningsloven §§ 17 og 25
Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4

Avviket bygger på følgende:

• Det er ikke gjennomført opplæring som sikrer at alle ansatte som gir veiledning om rettigheter etter sosialtjenesteloven, gir korrekt informasjon om økonomisk stønad.
• Det framgår i punkt 4.18.2.10 i rundskriv H 35 at det kan være urimelig å kreve at en vanskeligstilt ungdom under ordinær skolegang skal ta opp studielån for å kunne fullføre opplæring. Tilsynet har avdekket en praksis som vil være i strid med dette. Ved veiledning om rettigheter informeres det om at ungdom på videregående skal søke om lån i lånekassen.
• I standardtekst som benyttes i vedtak står det at sosialhjelp ikke skal finansiere «skolegang.» I rundskriv til loven trekkes det et skille mellom videregående opplæring og høyere utdanning. Det står at økonomisk stønad ikke skal bidra til å finansiere høyere utdanning. Opplæring i videregående skole er ikke høyere utdanning. Det vil i de aller fleste tilfeller være urimelig å kreve at ungdom skal måtte søke lån i lånekassen for å fullføre videregående skole.
• Ved informasjon om rett til økonomisk stønad til ungdom i videregående opplæring henvises det til foreldrenes forsørgelsesplikt uten at det undersøkes om foreldrene har økonomisk evne til å oppfylle forsørgelsesplikten. Tilsvarende framgår av NAV-kontorets skriv om satser.
• Ved veiledning om rettigheter til samarbeidspartnere informeres det om at ungdom med ungdomsrett ikke har rett til økonomisk stønad.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Sande kommune
• Organisasjonskart for NAV-kontoret som viser oversikt over ansatte, med navn, avdeling/team, stillingsbetegnelse/arbeidsoppgaver som har oppgaver og ansvar knyttet til temaene det føres tilsyn med
• Søknadsskjemaer, veiledere og informasjonsmateriell for økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning
• Rutiner/prosedyrer som gjelder ved mottak og behandling av søknader om økonomisk stønad og søknader/henvendelser om opplysning, råd og veiledning
• Oversikt over datofordeling av klienter på saksbehandlere/veiledere
• Oversikt og beskrivelse av NAV-kontorets satser til livsopphold
• Vedtaksmaler og standardtekster som brukes ved behandling av søknader om økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning
• Oversikt over faste samarbeidspartnere hvor samarbeid om personer i målgruppen for tilsynet er tema
• Kopi av 5 siste vedtak om avslag på søknad om økonomisk stønad til aldersgruppen 17 -23 år
• Kopi av 5 siste vedtak om nødhjelp (avslag eller innvilgelse) til personer i aldersgruppen 17-23 år
• Kopi av 3 siste vedtak om økonomisk stønad som gjelder helt nye søkere i aldersgruppen 17-23 år med kopi av alle dokumenter i sakene (søknader med vedlegg, vedtak, journalnotater, brev mv.)
• Kopi av ett vedtak om økonomisk rådgivning til person i alder 17-23 år

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Dokumenter som viser oppfølging av 6 ungdommer som har tett oppfølging samt en oppfølgingssak om økonomisk rådgivning

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ellen Roberg - revisjonsleder
Inge Bendik Sandvold -revisor
Lise Jebsen - revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet