Rapport fra med Svelvik kommune beredskapsarbeidet 2016

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Svelvik kommune 6. september 2016.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosialberedskap, folkehelseloven, smittevernloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter,
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres,
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Merknad påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

• Revisjonsvarsel: 04. april 2016.
• Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte: 6. september 2016.

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen i henhold til lovverket i punkt 6.

4. Funn

Det ble gitt et avvik:

Avvik 1: Kommunene har ikke en plan for helsemessig og sosial beredskap som er fastsatt av kommunestyret.

• Dette utgjør brudd på § om 2 fastsettelse og oppdatering av beredskapsplan mv i forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskap mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap. «Fylkesting og kommunestyre skal sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplan».

Avviket er bygget på følgende observasjoner:

• Det er ikke under samtalene, dokumentgjennomgang eller spørreskjema kommet frem informasjon som bekrefter at kommunestyret har fastsatt plan for helsemessig og sosial beredskap.

Merknad:

• Kommunen har ikke utarbeidet langsiktige mål og strategier for oppfølging av samfunnssikkerhet og beredskapsarbeidet. Dette skal utarbeides på bakgrunn av den overordnede risiko- og sårbarhetsanalysen, jfr lov om kommunal beredskapsplikt §3.
• Arbeidet med revidering av ROS-analyse har ikke invitert med relevante private aktører i arbeidet med ROS-analysen, jfr. Forskrift om kommunal beredskapsplikt §2
• Brannsjef deltar i begrenset grad i kommunenes øvrige beredskapsarbeid. Det er usikkert om brannsjef har kjennskap til kommunens ROS-analyse og brannsjef inngår ikke i kommunens kriseledelse. 14 av 15 aktuelle tema i den overordnede ROS-analysen er hendelser hvor brannsjef vil være den fremste premissleverandør for kommunens håndtering av hendelsen. Jfr forskrift om kommunal beredskapsplikt §4 som sier at kommunenes beredskapsplan skal være samordnet med andre beredskapsplaner.

Forøvrig har vi merket oss:

• Kommunens beredskapsplan har ikke oversikt over aktuelle og tilgjengelige geotekniske ressurser. Kommunenes overordnede ROS-analyse beskriver grunnforhold som en hendelse med betydelig sårbarhet og konsekvens for kommunen.
• Kommunens overordnede ROS-analyse bør styrkes som kunnskapsgrunnlag for øvrige kommunale planer
• Kommuneoverlegens rolle i arbeidet med beredskapsplanlegging er ikke klart definert ut over planer knyttet til smittevern og pandemi. Det fremstår videre uklart hvordan kommunenes medisinske faglige ressurs skal benyttes i kommunens organisasjon
• Plan for helsemessig og sosial beredskap er underbygget av ROS-analyser og utarbeidet tiltakskort, men det er usikkert om nytteverdien i en operativ situasjon pga mangelfull detaljeringsgrad.

5. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Svelvik kommune har høyt fokus på samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen har satt av betydelige ressurser til beredskapsarbeid og gjennomført et solid arbeid det siste året. Kommunen har eller er i ferd med å revidere beredskapsplanverket for kommunen. Beredskapsplanverket har et omfang og detaljering som møter kravene lov og forskrift setter. Tiltakskort er et eksempel på beredskapsplanlegging som vil styrke beredskapen. Kommunelege er definert inn i den kommunale kriseledelse noe som er positivt. På grunnlag av nye statlige forventninger er kommunen i ferd med å utvikle beredskapsplaner og øvelser i skoler og barnehager. Kommunen har videre etablert regularitet for oppfølging av beredskapsarbeidet for administrativ og politisk behandling.

Kommunens overordnede ROS-analyse og kommunenes kriseplaner er berammet for politisk behandling høsten 2016.

Det er Fylkesmannens oppfatning at Svelvik kommune har et høyt fokus og god regularitet på arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap.

6. Regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret:
  - § 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse.
  - § 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan for kommunen.
• Lov om helsemessig og sosial beredskap – kap. 2:
  - § 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser.
• Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer:
  - § 5-2 Beredskapsarbeid, Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for egen helse- og omsorgstjeneste.
• Lov av 24.06.2011, folkehelseloven:
  - § 28. Kommunen har ansvar for nødvendige beredskapsforberedelser og for tiltak i beredskapssituasjoner, jf. helseberedskapsloven § 2-1.
  - Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3, i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner.
• Lov av 05.08.1994, smittevernloven.

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal beredskapslikt.
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.
• Forskrift av 01.07.2003 om miljørettet helsevern

Nevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

7. Dokumentunderlag

Spørreskjema kommunetilsyn - sendes senere

• Beredskapsplan)
• ROS-rapport svelvik-kommune-140820016
• Kompetanseplan Beredskap Årshjul 2016
• Kontinuitetsplan juli 2016
• Evakueringsplan
• Atomberedskapsplan Svelvik kommune m. tiltakskort
• Kommunens system for evaluering mm på beredskapsområdet
• Rutiner for evaluering etter øvelser og uønskede hendelser
• Evaluering av ekstremnedbør m påfølgende flomskader 2 og 18 sept 15
• 160511 Referat, Øvelse og referat 11 mai 2016
• Plan for helsemessig- og sosial beredskap
• Smittevernplan Pandemiplan (S)
• Beredskapsplan for miljørettet helsevern
• Tiltakskort helsemessig- og sosial beredskap
• Tiltakskort spesifikke hendelser
• Kommuneplanens samfunnsdel 2012-2024
• Kommuneplanens handlingsdel 2016-2019
• Kommuneplanens arealdel kart 2015 - 2027
• Kommuneplanens arealdel kortversjon 2015 - 2027
• Kommuneplanens arealdel planbeskrivelse 2015 - 2027
• Kommuneplanens arealdel planbestemmelser og retningslinjer 2015 – 2027

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:
Fylkesberedskapssjef, Jan Helge Kaiser, revisjonsleder
Assisterende fylkeslege, Per Schjelderup, revisor, HSO.
Assisterende fylkeslege, Bjørg Klemetsdal
Seniorrådgiver, John Sverre Dahl

Fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) som observatører deltok:
Seniorrådgiver Ingunn Botheim
Seniorrådgiver Anniken Foss