Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV bruk av vilkår ved tildeling av økonomisk stønad Tønsberg kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommen oppfyller sine plikter e:tter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens plagte tilsyn for inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn for 2015 og 2016.

Fylkesmannen har ført tilsyn med bruk av vilkår ved tildeling av økonomisk sosialhjelp avgrenset til vilkår om deltakelse i aktivitetssenteret AKSE. Vi har undersøkt om lovens krav er oppfylt før det besluttes å sette vilkår, når vilkåret settes, i utformingen av selve vilkåret og ved iverksetting av konsekvenser ved vilkårsbrudd.

Det er funnet grunnlag for ett avvik:

Avvik:

Ledelsen har ikke, gjennom styring og ledelse, sørget for at vilkår om deltakelse i AKSE ved tildeling av økonomisk stønad er forsvarlig.

Dato: 18. august 2016

Lise Jebsen
revisjonsleder

Ellen Roberg
revisor

Olav Øyasæter
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Tønsberg i perioden 4. april 2016 - 18. august 2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov.eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Kort beskrivelse av virksomheten

Tønsberg kommune har ca. 42 276 innbyggere. Kommunen besluttet i oktober 2014 å etablere et aktivitetssenter for sosialhjelpsmottakere. Senteret heter AKSE og åpnet 4. mai 2015. Det

er utarbeidet en informasjonsbrosjyre som beskriver noe av hva AKSE tilbyr og hva som kreves av deltakerne. NAV Tønsberg er bl.a. inndelt i en økonomiavdeling som har oppgaver knyttet til sosialtjenesteloven. Denne avdelingen har et mottaksteam, økonomiteam og tillegg inngår aktivitetssenteret AKSE med en egen prosjektleder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4. april 2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 9. juni 2016.

Samtaler
Det ble gjennomført samtaler medl 1 personer.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.juni 2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var bruk av vilkår ved tildeling av økonomisk stønad avgrenset til vilkår om deltakelse i aktivitetssenteret AKSE.

Bakgrunnen for valg av dette tema for tilsynet var at Tønsberg har besluttet å gjøre bruk av vilkår om deltakelse i AKSE overfor en stor andel brukere som mottar full sosialhjelp, eventuelt som supplement til barnetrygd og bostøtte. Vilkåret om deltakelse er omfattende, ved at det stilles krav om oppmøte og/eller deltakelse i aktiviteter 4 Yi time 4 dager i uken til mange brukere som mottar økonomisk sosialhjelp. Dette er tjenestemottakere som har rett til økonomisk sosialhjelp og som kan ha svært ulike hjelpebehov i tillegg til behovet for økonomisk stønad.

Vi har undersøkt om lovens krav er oppfylt:

• før det besluttes å sette vilkår, herunder vilkåret om å møte til en kartleggingssamtale på AKSE og at tjenestemottaker skal følge aktivitetsplanen.
• når vilkåret settes, herunder om det samarbeides med tjenestemottaker om utformingen av vilkåret og om oppfølgingen planlegges ut fra mottakers ønsker og forutsetninger.
• i utformingen av selve vilkåret og slik at det ikke fastsettes vilkår som er i strid med loven.
• ved iverksetting av konsekvenser ved vilkårsbrudd, herunder om det varsles slik at tjenestemottaker får mulighet til å uttale seg, om det foretas en individuell vurdering av om vilkårsbruddet skal ra konsekvenser og at stønaden ikke reduseres til et uforsvarlig nivå.

For å undersøke om kommunens internkontroll sikret at lovens krav er oppfylt, har vi gjennomgått saksdokumenter og journaler for et utvalg tjenestemottakere. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og hatt samtaler med ansatte og ledere

Rapporten omhandler kun den delen av NAV Tønsbergs virksomhet som det ble ført tilsyn med, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV-kontoret.

5. Funn

Avvik

Ledelsen har ikke, gjennom styring og ledelse, sørget for at vilkår om deltakelse i AKSE ved tildeling av økonomisk stønad er forsvarlig.

Avvik fra:
Sosialtjenesteloven §§ 1, 4, 5, 18, 20, 41 og 42
Forvaltningsloven §§ 17 og 25
Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4

Avviket bygger på følgende:

a) Det er ikke foretatt en konkret og individuelle vurdering av om kartleggingssamtale er hensiktsmessig vilkår for stønaden. Dette gjelder brukere som NAV er kjent med har uholdbar bosituasjon, rusproblemer, psykiske- og/eller fysiske helseplager. Veiledere har erfart at enkelte brukere ikke er i stand til å møte til kartleggingssamtale.

b) I vedtak om å møte til kartleggingssamtale informeres det om aktivitetsplikt og deltakelse i AKSE. Dette framgår av vedtak før det er vurdert at det skal settes vilkår om pålagt deltakelse i AKSE.

c) Etter oppmøte til kartleggingssamtale utarbeides det en aktivitetsplan for en til to uker. Det kreves at bruker følger aktivitetsplanen og det blir registrert om vedkommende møter i henhold til planen. Det er ikke satt vilkår i vedtak om å følge aktivitetsplanen i denne perioden.

d) I de fleste vedtak står følgende: Du plikter å følge aktivitetsplanen. Aktivitetsplanen inneholder aktiviteter som det ikke er lov å stille vilkår om (f.eks. møte med ruskonsulent, behandling på DPS, møte med barnevernet/BUP A/skole, delta på boligskolen). Vedtaket inneholder dermed ulovlig vilkår for stønaden.

e) Informasjon i vedtak om konsekvenser ved vilkårsbrudd legger til grunn feil lovforståelse.

f) Det kan ikke inngås avtale om at plikten til å varsle ikke skal ivaretas.

g) I mange vedtak stilles det vilkår om deltakelse fire dager i uken fra kl. 09.00 til 13.30. Veiledere har selv erfart og fått tilbakemelding fra brukere om at AKSE ikke tilbyr formålstjenlige aktiviteter i hele det tidsrommet det kreves at bruker er tilstede.

h) Skjema «AKSEreg» legges til grunn av saksbehandlere i mottak og økonomi for om stønad skal reduseres eller ikke. Det framkommer av samtaler at ugyldig fravær har vært registrert på feil grunnlag og at stønad er redusert som følge av dette.

i) Det kreves oppmøte på AKSE. Når bruker møter synlig ruspåvirket blir vedkommende nektet adgang, det registreres ugyldig fravær og stønaden reduseres. Det kan ikke stilles vilkår om rusfrihet for å ha rett til økonomisk sosialhjelp.

j) Når det er ført ugyldig fravær i «AKSEreg», som vil kunne føre til redusert stønad, blir det ikke alltid tatt kontakt med bruker for å varsle at det er registrert vilkårsbrudd og slik at bruker :far mulighet til å uttale seg.

k) Stønad reduseres i henhold til standardisert retningslinje. Det foretas ingen konkret vurdering av om stønad etter trekk sikrer et forsvarlig minstenivå.

l) Omfattende fravær kan føre til full stans av stønad, også stønad til husleie og strøm. Det er i strid med loven å stanse stønad helt til brukere som ikke har andre reelle inntektsmuligheter. Ved ny søknad om stønad i disse situasjonene, behandles ikke søknadens del om stønad til husleie og strøm før bruker kan vise til stabilt oppmøte på AKSE. Dette er lovstridig praksis.

m) Når tjenestemottaker har familie skal reduksjon/stans av stønad brukes med forsiktighet. Før reduksjon/stans besluttes, skal det i hvert enkelt tilfelle foretas en konkret vurdering av om det vil være urimelig å iverksette konsekvenser, som i de fleste tilfeller har betydning for ektefelle/samboer og barn, og eventuelt omfanget av disse. NAV skal alltid sikre at barns behov blir ivaretatt. Disse vurderingene er ikke foretatt i alle saker der tjenestemottaker har ektefelle/samboere og/eller barn.

6. Regelverk

LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte, med navn, avdeling/team, stillingsbetegnelse/arbeidsoppgaver som har oppgaver og ansvar knyttet til temaene det føres tilsyn med
• Informasjonsmateriell om AKSE
• Rutiner/prosedyrer som gjelder hvor det er satt vilkår om deltakelse på AKSE
• Kopi av alle vedtak som ble fattet i februar og mars 2016 hvor tjenestemottaker har vilkår om deltakelse i AKSE, ca. 165 vedtak. Vedtakene var nye saker hvor dette vilkåret ble fastsatt i februar eller mars og vedtak hvor vilkåret ble fastsatt i tidligere vedtak, som ved forlengelse av vedtak og vedtak om reduksjon/stans av stønad p.g.a. vilkårsbrudd.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmappene til 25 tjenestemottakere med utskrift av journalnotater og aktivitetsplaner

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lise Jebsen -revisjonsleder
Ellen Roberg -revisor
Olav Øyasæter -revisor