Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV Hof kommune 2017

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sørger for at NAV-kontoret behandler søknader om økonomisk stønad fra personer som har forsørgeransvar for barn i samsvar med lov- og forskriftskrav. Vi har lagt særlig vekt på å undersøke om det innhentes nødvendige og relevante opplysninger, og om det foretas en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om økonomisk stønad.

Det er ikke funnet grunnlag for å gi avvik eller merknad innen de reviderte områdene.

Dato: 24. april 2017

Ellen Roberg
revisjonsleder

Lise Jebsen
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hof kommune, ved NAV Hof, i perioden 08.02.2017 - 24.04.2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser .

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Kort beskrivelse av virksomheten

Hof kommune har 3 100 innbyggere. Den administrative ledergruppen i kommunen består av sektorleder for helse og omsorg, sektorleder for teknikk, kultur og utvikling, rektor for Hof skole, økonomisjef, rådgiver skole og barnehage og rådmannen. I tillegg møter NAV-leder, styrer for barnehagene og rådgiver personal fast i ledermøtet.

NAV-kontoret har totalt 7 ansatte og er inndelt i veiledningssenter og oppfølgingsavdeling.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 8. februar 2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19. april 2017.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20. april 2017.

Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Hof kommune ved NAV Hof sørger for at søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn behandles i samsvar med lov- og forskriftskrav. Med behandling av søknad menes prosessen fra og med søknad foreligger, muntlig eller skriftlig, fram til det skal tas beslutning om det er grunnlag for å innvilge økonomisk stønad, og størrelsen på stønaden. Denne prosessen kan deles inn i to faser, en kartleggingsfase og en vurderingsfase, som begge inngår i tilsynstemaet. Vi har derfor lagt særlig vekt på å undersøke om det er innhentet nødvendige og relevante opplysninger i den enkelte sak, og om det er foretatt en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om å innvilge stønad og størrelsen av denne.

Funn

Det er ikke funnet grunnlag for å gi avvik eller merknad innen de reviderte områdene.

Regelverk

LOV 2009.12.18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte med navn, avdeling/team og stillingsbetegnelse som har oppgaver og ansvar knyttet til følgende:
  - Mottak av henvendelser/søknader om økonomisk stønad.
  - Behandling av søknader om økonomisk stønad og behandling av klager.
• Søknadsskjemaer, veiledere og eventuelt informasjonsmateriell for økonomisk stønad.
• Kopi av rutiner/prosedyrer som brukes ved mottak og behandling av søknader om økonomisk stønad.
• Oversikt og beskrivelse av NAV-kontorets satser til livsopphold.
• Vedtaksmaler og/eller standardtekster som brukes ved behandling av søknader om økonomisk stønad.
• Del av siste tilgjengelige årsrapport/årsmelding hvor økonomisk stønad er omtalt.
• Del av siste tilgjengelig virksomhetsplan som omhandler økonomisk stønad.
• Andre dokumenter som kan være av interesse for tilsynet.
• Kopi av første vedtak, fattet før 1. februar 2017, til 3 nye søkere med daglig omsorg for barn, der det er innvilget økonomisk stønad.
• Kopi av første vedtak, fattet før 1. februar 2017, til 3 nye søkere med daglig omsorg for barn, der det er gitt avslag på søknad om økonomisk stønad.
• Kopi av første vedtak, fattet før 1. februar 2017, til 3 nye søkere uten daglig omsorg for barn, der det er innvilget økonomisk stønad.
• Kopi av første vedtak, fattet før 1. februar 2017, til 3 nye søkere uten daglig omsorg for barn, der det er gitt avslag på søknad om økonomisk stønad.
• Kopi av de siste 3 vedtak, fattet før 1. februar 2017, der det er innvilget økonomisk stønad i akutte situasjoner til søkere med daglig omsorg for barn.
• Kopi av de siste 3 vedtak, fattet før 1. februar 2017, der det.er gitt avslag på søknad om økonomisk stønad i akutte situasjoner til søkere med daglig omsorg for barn.
• Kopi av de siste 3 vedtak, fattet før 1. februar 2017, der det er gitt avslag på søknad om stønad til husleie- og/eller strømrestanse, til søkere med daglig omsorg for barn.
• Kopi av de siste 3 vedtak, fattet før 1. februar 2017, hvor det er satt vilkår for stønad.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 21 saksmapper til personer med forsørgeransvar for barn som har søkt økonomisk stønad det siste året.
• Saksmapper til de 7 siste personene som søkte økonomisk stønad før 1.april 2017.
• Journalnotater og utbetalingsoversikter i samtlige av sakene for perioden fra 1. februar 2016 til 1. februar 2017.
• 3 serviceklager mottatt i 2016 og tilbakemeldinger NAV Hof har gitt på disse.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Melding om endring av tidspunktet for gjennomføringen etter ønske fra NAV Hof
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Div. korrespondanse med kontaktperson på e-post og telefon

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lise Jebsen, revisor
Ellen Roberg, revisjonsleder