Rapport fra tilsyn ved stiftelsen Vilde, senter for foreldre og barn 2017

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Stiftelsen Vilde. Varsel om tilsyn ble sendt stiftelsen den 11.10.2017, og tilsynet ble gjennomført den 14.12.2017. Tilsynet med Stiftelsen Vilde inngår som en del av Fylkesmannens pålagte tilsyn, og er derfor et planlagt tilsyn. Fylkesmannen skal føre tilsyn med sentrene så ofte som forholdene tilsier det og minimum hvert annet år, jf. forskrift om senter for foreldre og barn. Dette er det 3. tilsynet ved Stiftelsen Vilde etter at krav om tilsynet ble innført i 2010. Forrige tilsyn fant sted 26.11.2014, jf. rapport av 26.01.2015.

I dette tilsynet ble det ikke funnet lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet. Formålet med rapporten er å beskrive hva det er ført tilsyn med, hvordan tilsynet er gjennomført og hvilke funn som er gjort i tilsynet.

Fylkesmannens kompetanse

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med institusjoner og sentre for foreldre og barn etter barnevernloven §§ 2-3 b og 5-7. Forskrift for senter for foreldre og barn kapittel 5 gir nærmere regler for Fylkesmannens utøvelse og formål med tilsynet.

Ifølge forskriften skal tilsynet ha som formål å påse at lover og regelverk blir fulgt, og at beboerne får et faglig forsvarlig og likeverdig tilbud i senteret. Fylkesmannen skal i sitt tilsyn påpeke lovbrudd eller kritikkverdige forhold.

Tilsynet gjennomføres som en systemrevisjon. Det innebærer at vi gransker dokumenter, intervjuer ansatte og foretar eventuelt andre undersøkelser dersom det er nødvendig. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse
• loven innenfor de tema tilsynet omfatter, følges
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Gjennomføring

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon.

Tilsynet har omfattet følgende aktiviteter:

• Varsel om tilsyn ble sendt 11.10.2017
• Innhenting av dokumenter. Dokumentene ble mottatt 06.11.2017. Rapporten gir en oversikt over mottatte dokumenter i forbindelse med tilsynet.
• Den 14.12.2017 intervjuet vi 5 ansatte og 3 foreldre
• Endelig rapport sendt ut 09.02.2018

Tilsynet startet med et åpningsmøte med daglig leder Anne Gry Skoglund, nestleder Sissel Eide, familiekonsulent  Jytte Nielsen, familiekonsulent Veronica Liset og psykolog Jon Hunne Auby.

Deretter intervjuet Fylkesmannen terapeutene, 3 mødre, psykologen, nestleder og daglig leder. Daglig leder som ble intervjuet til sist, ble samtidig gitt en forenklet oppsummering av resultatene fra tilsynet.

Temaet for tilsynet

Tema for tilsynet var å se om Stiftelsen Vilde sikrer at veilednings- og utredningsoppholdet er i samsvar med lov og forskrift. I den forbindelse fokuserte Fylkesmannen på følgende punkter:

• Ansattes kompetanse
• Brukermedvirkning, herunder involvering av barn
• Krav til internkontroll

Når det gjaldt vår undersøkelse av senterets internkontroll var vi opptatt av hvordan sikres:

• tilstrekkelig opplæring og oppfølging av kompetanse hos de ansatte
• at det gjennomføres områdeovervåking for å avdekke avvik eller områder med risiko for svikt, og oppfølging av disse

Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Barnevernloven
• Forvaltningsloven
• Forskrift for sentre for foreldre og barn

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt Fylkesmannen i forbindelse med tilsynet:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Årsmelding 2016
• Delegasjonsreglement
• Opplæringsplaner for vikarer og nyansatte
• Opplæring og veiledningsplan for nattevakter, husmor og ringevakter
• Opplæring og veiledningsplan for familiekonsulenter
• Plan for faglig veiledning og opplæring i 2017/2018
• Senterplan (institusjonsplan) 2016/2017
• Årsoppgjør 2016
• Rengjøringsrutiner
• Brannrutine
• Rutinebeskrivelse av helsestasjonsarbeid vedrørende barn som bor på stiftelsen Vilde
• Veiledning for å skrive søknad om plass ved stiftelsen Vilde
• Skjemaer/maler for utredning og veiledningsopphold
• Skjema for med arbeidersamtaler
• Kopi av fem utskrivningsrapporter
• Mal for avviksmeldinger
• Kopi av fem avviksmeldinger
• Senterets system for internkontroll
• Evalueringsskjema (sendes aktuell barneverntjeneste )
• Informasjon til beboerne ved stiftelsen Vilde
• Instruks ved akuttsituasjon - ivaretagelse av barnet på Vilde
• Handlingsplan ved krise for barn
• Mal for registrering av vurdering av sikring og observasjonsfase
• Mal for registrering av observasjon og veiledningsfase

Beskrivelse av virksomheten

Stiftelsen Vilde, er en ideell stiftelse som tar imot foreldre og barn. Oppdragsgiverne er kommunal og statlig barneverntjeneste. Målgruppen er familier med sped/småbarn i alder 0-6 år. For familier med eldre søsken vurderes inntak individuelt. Det er mange ulike og sammensatte årsaker til at familiene søkes inn til senteret, men felles for alle er at barneverntjenesten har en alvorlig bekymring knyttet til barnets omsorgssituasjon. Denne bekymringen er ofte av en slik karakter, at det vurderes som nødvendig å sikre barnet samtidig som utredningen og endringsarbeid pågår.

Stiftelsen Vilde skal avklare barnets omsorgssituasjon. Dette gjøres ved å utrede foreldrene, samtidig som barnet beskyttes mens utredningen pågår

Senterets faglige fundament bygger på psykologisk fagkunnskap, nyere spedbarnsforskning om samspill og tilknytning, og generell utviklingspsykologi, tidlig samspill og tilknytning. Barnets situasjon er hovedfokus, og de arbeider i tråd med «det utviklingsstøttene tilknytningsprinsipp» beskrevet i NOU 2012:5 (Bedre beskyttelse av barns utvikling).

Stiftelsen Vilde ligger sentralt i Horten i Vestfold fylke. Senteret har to stuer, et stellerom, et kjøkken og et spiserom, lekerom og vaskerom. Beboerne disponerer egen leilighet under oppholdet på Vilde. Det er 7 leiligheter på ca. 40 kvadratmeter med stue, soverom og bad. 4 av leilighetene har egen kjøkkenkrok. I tillegg er det 3 større leiligheter for familier med flere barn. Det er hage som er opparbeidet og tilrettelagt for lek og hygge.

Familiene bor hovedsakelig på senteret i 3 måneder og i den perioden kartlegges barnets omsorgsbehov og foreldrenes evne til å møte dette behovet. Utredningsoppholdet inndeles i 3 faser. Den første fasen er observasjon og kartleggingsfase, etter fire uker starter veiledningsfasen hvor tiltak igangsettes. Tiltakene er tilpasset den enkelte families behov. Den siste fasen er evalueringsfasen. Vurderingen danner grunnlag for senterets anbefaling til aktuell barneverntjeneste.

Tilbudet på stiftelsen Vilde utgjør en del av barneverntjenestens frivillige hjelpetilbud, jf. barnevernloven kapittel 4.

Stiftelsen Vilde er kontrollert av Bufetat, godkjenningsmyndigheten. I rapport av 12.05.2017 fra «årlig oppfølging og kontroll av private og kommunale senter for foreldre og barn» jf. Forskrift for senter for foreldre og barn § 8, konkluderer Bufetat med at Stiftelsen Vilde tilfredsstiller kravene i forskrift for sentre for foreldre og barn. De anbefaler likevel at senteret følger opp rutiner for opplæring av nyansatte og innhenting av brukererfaring. Dette er forhold vi i vårt tilsyn også har hatt oppmerksomhet på.

Fylkesmannens vurdering

Barnevernets hovedoppgave er å ivareta barnets beste, jf. barnevernloven §§ 1-1 og 4-1. Barnevernlovens formålsparagraf § 1-1 fastslår at loven skal sikre at barn og unge som lever under forhold som er skadelig for deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Opphold på stiftelsen Vilde er et tiltak i regi av barneverntjenesten og skal ha som formål å bedre barnets omsorgssituasjon ved å utrede barnets behov og foreldrenes omsorgskapasitet, samt å drive veiledning og endringsarbeid med foreldrene.

Ved stiftelsen Vilde brukes mye tid på samtaler og aktiviteter med familiene som er der for utredning og veiledning. Vårt tilsyn har hatt fokus på hvordan senteret sikrer at ansatte har tilstrekkelig kompetanse og familiens mulighet til å medvirke i diskusjoner og beslutninger som angår dem, herunder hvordan barn sikres medvirkning.

Familienes medvirkning

Det fremgår av senterplan for stiftelsen Vilde 2016 / 20 17 at ViIde anser medbestemmelse og mulighet til å påvirke egen situasjon som sentralt for at familiene kan nyttiggjøre seg tilbudet som Vilde representerer. Videre skriver senteret i planen at «det som kjennetegner barn og foreldresenteret er at barna ofte er for små til å kunne uttale seg. Vår allianse og samarbeid går via de voksne(foreldre).»

Senteret har en egen «rutine for beboernes innsynsrett.» Av den fremkommer når foreldrene skal medvirke og involveres. Foreldrene får tilbakemelding om Vildes observasjoner og vurderinger jevnlig gjennom oppholdet. Det gjøres i samtaler med familiekonsulent på teammøte og ellers i det daglige arbeidet. I forkant av hvert evalueringsmøte med barneverntjenesten og Bufetat, blir foreldrene orientert om Vildes oppsummering og vurdering og hvilke planer man har for arbeidet som gjenstår. På den måten er foreldrene forberedt og kan fremme egne synspunkter.

Beboerne kan til en viss grad ha innflytelse på når de skal observeres og veiledes ved å avtale og velge når dette skal skje. Beboerne sikres også deltagelse og innflytelse i saker som gjelder senterets daglige rutiner og gjøremål. Beboerne har egne ukentlige møter uten personal. Hver mandag avholdes beboertreff med leder og nestleder hvor saken tas opp og drøftes i fellesskap.

Brukermedvirkning var et av de forhold vi ville undersøke. Under tilsynet snakket vi med tre foreldre som hadde opphold på stiftelsen Vilde. De var alle svært fornøyd med tiltaket og opplevde stor grad av respekt, medvirkning og ansvarliggjøring. Av senterplan for Stiftelsen Vilde fremkommer at familien er viktige samarbeidsparter og gjennom hele oppholdet gis familiene en sentral plass. Ved alle møter om familiene med samarbeidende instanser, skal familiene være tilstede. Valg av metoder og intervensjoner skal være avklart og i forståelse med familiene.

Familienes innspill eller oppfatning av andre forhold enn utredning og veiledning kan tas opp på husmøte som avholdes ukentlig. Dokumentasjon i tillegg til opplysninger fra foreldre og ansatte, gir Fylkesmannen grunnlag for å fastslå at beboerne medvirker i stor grad i utredningen og form og innhold for oppholdet.

Av senterplanen får vi et inntrykk av at stiftelsen Vilde vurderer at barnas alder er så lav at det ikke er hensiktsmessig å la barna uttale seg. Intervju av de ansatte ga imidlertid informasjon om at flere barn hadde en alder hvor de hadde kunnet gi uttrykk for hvordan de hadde det og eller hvilke behov de har. Tilsendt utskrivningsrapporter viser at et barn var født i 2008, to barn i 20I0, ett i 2011, ett i 2012 og tre i 2014. Etter Fylkesmannens vurdering er alle disse barna i alder for å medvirke i oppholdet og har alle en rett til å la seg høre.

Fylkesmannen oppfattet at senteret ikke hadde drøftet generelt spørsmålet om enkelte barn skulle snakkes med eller vurdert konkret om barn i en familie skulle snakkes med. Vi ble opplyst at ansatte benyttet intern og ekstern psykolog for å få innspill til hvordan barna skulle snakkes med.

Fylkesmannen har ikke konstatert lovbrudd i forhold til lovkravet om barns medvirkning, men vi har funnet grunnlag for å gi en merknad. Det betyr at merknaden ikke er et lovbrudd, men vi vurderer at det er forhold ved praksis som kan medføre lovbrudd i fremtiden. Senteret er ikke pålagt å endre praksis på grunnlag av merknaden. På bakgrunn av opplysninger fra intervju og fra dokumentasjon, har Fylkesmannen funnet grunn til å stille spørsmål ved barnas medvirkning.

Merknaden er knyttet til spørsmålet om senteret vurderer konkret for hver familie om barna skal snakkes med, og videre om senteret vurderer hvordan samtalene skal skje avhengig av barnets alder og modenhet. Senteret bør legge til rette for at samtalene har et formål og et innhold som i tilstrekkelig grad ivaretar barnets rett til å bli hørt slik at deres synspunkter blir vektlagt i alle forhold som berører dem. Barnets rett til å bli hørt i alle forhold som berører dem, innebærer at ved utarbeidelse av utredningsplan og veiledningsplan skal det legges til rette for at barna kan medvirke som sine foreldre. Tilsvarende ved evaluering av tiltaket midtveis og ved avslutning.

I dag er senterets målgruppe familier med barn i aldersgruppen 0-6 år, men med mulighet for at også eldre barn kan bo der. Flere av barna som er i tiltak på stiftelsen Vilde har en alder som ikke er til hinder for at de kan informeres og gjøres i stand til å uttale seg om ulike temaer som terapeutene og psykolog på forhånd har vurdert er relevant for tiltaket, behandlingen og oppholdet.

Fylkesmannen vurderer at det gis svært gode beskrivelser av barnet og barnet i samspill med andre, men det er mindre tydelig hva barnet sier om sin egen situasjon og videre da hvordan barnets synspunkter blir hensyntatt i det videre arbeidet. Etter Fylkesmannens vurdering bør det tydeliggjøres i oppholdsrapport hva barnet har sagt; rammen for samtalen, formål med samtalen og hva som har vært tema for samtalen.

Alle barn har rett til å si meningen sin og bli hørt i saker som angår dem. Av FNs barnekonvensjon art. 12 følger at:

1. Partene skal garantere et barn som er i stand til å gjøre danne seg egne synspunkter, retten til fritt å gi uttrykk for disse synspunkter i alle forhold som vedrører barnet, og tillegge barnets synspunkter behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet.

2. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måle som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Vi viser også til bvtjl. § 4-1, 2. ledd:

Barnet skal gis mulighet til medvirkning og det skal tilrettelegges for samtaler med barnet. Barn som barnevernet har overtalt omsorgen for kan gis anledning til å ha med seg en person barnet har særlig tillit til. Departementet kan gi nærmere forskrifter om medvirkning og om tillitspersonens oppgaver og funksjon.

Bestemmelsen tydeliggjør plikten til og viktigheten av at barn og unge i barnevernet får mulighet til god informasjon og medvirkning under hele sakens forløp i barnevernet. Alle instanser som har oppgaver etter barnevernloven omfattes, og barnets rett til medvirkning skal gjelde i alle forhold som vedrører barnet. Det er av vesentlig betydning at barnets perspektiv og meninger inkluderes i vurderingen av hva som er barnets beste. Dette vil gjelde fortløpende ved undersøkelser, når barnet er i tiltak og ved utarbeidelse og endring av tiltaksplaner. Samtidig må det tydeliggjøres at barnet ikke har noen plikt til å uttale seg.

Barnets rett til medvirkning innebærer at barnet blir godt informert, blir hørt, får anledning til å uttale seg i trygge omgivelser og på måter som gir barnet en følelse av å bli lyttet til og tatt hensyn til.

Bestemmelsen presiserer at det skal legges til rette for samtaler med barnet. Det må legges til rette for at barna gis gode muligheter til å delta som aktive informanter i saker som omhandler dem.

Det henvises også til bvtjl. § 6-3, som omhandler barns rettigheter under saksbehandlingen:

Et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i sak som berører ham eller henne. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

Fylkesmannen anbefaler at barnesamtalene planlegges og har et konkret innhold og formål. Det bør fremgå tydeligere i oppholdsrapport hva som har vært tema og innhold i barnesamtalene, og hva barnet har sagt.

Ansattes kompetanse

Vi har videre undersøkt om stiftelsen Vilde gir et forsvarlig tilbud ved at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse. Vi vurderer at stiftelsen har stort fokus på kompetanse og utvikling. Senteret har rutiner og opplæringsplan for vikarer og nyansatte, opplæring og veiledningsplan for nattevakter, husmor, familiekonsulenter og psykologer.

Av intervju fremkom at det var krevende å kjenne på ansvaret som nyansatt. Fylkesmannen har forståelse for dette, men vurderer at senteret innen rimelig grad ivaretar hensynet til at nyansatte kan ha behov for tid og oppfølging før de føler seg bekvemme i rollen.

Det foreligger en plan for faglig veiledning og opplæring i 2017 /2018 som også viser ansattes fagkompetanse. De ansatte har årlige medarbeidersamtaler hvor kompetanse behov og plan drøftes. Senteret har en mal for innhold i medarbeidersamtalen. På den måten sikres at nødvendige temaer ble drøftet. Senteret legger opp til individuell veiledning, gruppeveiledning, behandlingsmøte og relevante kurs. Psykologspesialist Gro Vatne Brean har ansvaret for å sikre at disse tiltak gjennomføres. Senteret driver målrettet internopplæring og internveiledning.

Fylkesmannen vurderer at Stiftelsen Vilde følger opp de ansattes kompetanse og på den måten sikrer et faglig forsvarlig tilbud.

Krav til internkontroll

Det følger av forskrift om senter for foreldre og barn § 14 at senteret skal ha internkontroll for å sikre at oppgaver utføres i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. I forskriften § 14 annet ledd fremgår følgende: «I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester.»

Stiftelsen Vilde har beskrevet sitt internkontrollsystem. Senteret har rutinebeskrivelser og prosedyrer som skal sørge for at lovverket overholdes i sine behandlingsopphold.

Det foreligger en rutine for inntaksarbeidet ved stiftelsen. Inntak til stiftelsen Vilde foregår ved søknad fra barneverntjenesten, gjennom Bufetat. Avdelingsleder og saksansvarlig på Vilde deltar på drøftingsmøte med Bufetat og kommunen. Foreldrene får informasjon i et eget informasjonsmøte. Ved innflytting avholdes et kontraktsmøte, hvor kontrakten gjennomgås. Beboerne skal sikres deltagelse og innflytelse Før inntak skal det foreligge individuelle handlingsplaner , underskrevet av beboere og aktuell barneverntjeneste. Dersom planen skal endres underveis i oppholdet, skal dette gjøres sammen med foreldrene. Samarbeidet mellom de ansatte og familiene betraktes som fundamentet i familiens behandlingsopphold, og det er tett dialog med familiene gjennom forskjellige jevnlige møtepunkter.

Senterets grunnleggende faglige plattform er utredning og veiledning av barnets behov og foreldrenes evne til å ivareta behovene til barnet slik at omsorgssituasjonen og utviklingsmulighetene til det enkelte barn blir godt nok. Senteret bygger på familie- og miljøterapeutiske prinsipper, nyere utviklingspsykologi, traumeteori, tilknytning og samspill. De ansatte benytter seg av et utvalg faglig metoder for kartlegging, observasjoner, veiledning og samtaler.

Vi kan imidlertid ikke se av dokumenter i saken at senteret har rutine for å innhente erfaringene fra barn og foreldre til forbedring av institusjonen

Handlingsplaner brukes aktivt sammen med familiene.

Senteret benytter tolk i alle møter og viktige samtaler ved behov. Behovet vurderes i samarbeid med foreldrene.

Senteret har et system for å melde avvik. Systemet er kjent for de ansatte, og det meldes avvik. Avvikssystemet gir senteret informasjon og oversikt over områder hvor det er fare for svikt eller oppfyllelse av myndighetskontroll. Av dokumentasjonen ser vi at avvik meldes og følges opp av ledelsen .

De ansatte som ble intervjuet hadde sammenfallende beskrivelse og kjennskap til senterets rutiner for utrednings- og veiledningsopplegg og internkontroll.

Fylkesmannen finner at senteret har en internkontroll som sikrer at senteret oppfyller lov- og forskriftskrav hva gjelder temaet for tilsynet.

Konklusjon

Fylkesmannen har i dette tilsynet vurdert om Stiftelsen Vilde gjennom sin styring sikrer at utrednings- og veiledningsoppholdet er forsvarlig og innenfor rammen av barnevernloven og forskrift for senter for foreldre og barn. Vi har hatt særlig fokus på barnets rett til medvirkning, herunder hvordan vektlegges barnets synspunkter, brukermedvirkning, ansattes kompetanse og bemanning. Senterets oppfyllelse av kravet til internkontroll ble også undersøkt.

Vi har gått gjennom senterets rutiner, planer og prosedyrer, intervjuet ansatte og foreldre uten å finne grunnlag for å fastslå lovbrudd. Ved gjennomgang av tilsendt underlagsmateriale og intervju med ansatte, fant Fylkesmannen grunn til å kommentere på hvordan senteret planlegger for og gjennomfører barnesamtaler.

Fylkesmannen ser svært positivt på hvordan familiene involveres i opplegget på alle stadier i oppholdet.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

09.02.2018

Fylkesmannen i Vestfold

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Gunn Helen Vårvik og Helena Glede