Rapport fra tilsyn med Tønsberg kommunes kjøp av sykehjemsplasser ved Attendo Maribu AS 2017

Sammendrag

Tønsberg kommune har avtale om kjøp av 84 sykehjemsplasser ved Attendo Maribu AS. Tilsynet har rettet seg mot både kommunen og Attendo Maribu AS. Det foreligger en egen rapport fra tilsynet med Attendo Maribu AS.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen har systemer for oppfølging av avtale inngått med Attendo Maribu AS om kjøp av tjenester
• Om kommunen følger med på Attendo Maribu AS`s utøvelse av tjenestene
• Om kommunen evaluerer tjenestene og gjør eventuelle endringer i avtalen 

Tilsynet avdekket 2 avvik:

1. Kommunen sikrer ikke at Attendo Maribu AS alltid yter nødvendig behandling og pleie til pasientene, jf. helse – og omsorgstjenesteloven § 4-1, jf. § 3-1
2. Kommunen sikrer ikke at Attendo Maribu AS har et elektronisk journalsystem, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 5-10 og forskrift om IKT- standarder i helse- og omsorgstjenesten

Dato: 14. august 2017

Cathrine Hefte
revisor

Ingvild Møller Ludviksen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tønsberg kommune i perioden 23.03.2017 – 14.08.2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten i lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten av 30. mars 1984 nr.15 § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

• Avviker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold<

Tønsberg kommune er en av Vestfolds største bykommuner, og driver selv 3 kommunale sykehjem. I tillegg er det inngått avtale om kjøp av til sammen 84 sykehjemsplasser fra Attendo Maribu AS, fordelt på Maribu og Marie Treschow sykehjem. Avtalen om kjøp av 80 sykehjemsplasser ble reforhandlet i 2007, med supplering av ytterligere 4 plasser i 2016.

Ansvar for avtalen med Attendo Maribu AS er lagt til virksomhet Sykehjemmene i Tønsberg (SiT), mens virksomhet Tildeling Helse og omsorg (THO) er ansvarlig for tildeling av plasser. Pasientene har i all hovedsak langtidsvedtak om plass i sykehjem, med noen unntak som gjelder rullerende avlastning.

Avtalen med Attendo Maribu AS utløper i juni 2018, og det er startet et arbeid med reforhandling om videreføring. Både kommunen og Attendo Maribu AS er av den oppfatning at pasientgrunnlaget er vesentlig endret siden avtalens inngåelse i 2007, og at det er behov for tilpasning til økt helsefaglig kompleksitet, og endret kompetanse- og kapasitets behov blant annet som følge av Samhandlingsreformen. Revidering av avtalen krever politisk behandling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23. mars 2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt felles for Tønsberg kommune og Attendo Maribu AS den 13. juni 2017.

Intervjuer
14 personer ble intervjuet, inkludert ansatte ved Attendo Maribu AS.  Det ble gjennomført befaring ved Maribu og Marie Treschow sykehjem.

Sluttmøte ble avholdt felles for Tønsberg kommune og Attendo Maribu AS den 15. juni 2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet har vært om kommunen sikrer at helse- og omsorgstjenester som kjøpes av Attendo Maribu AS er forsvarlige. Dette gjelder sykehjemsplasser for pasienter med vedtak om opphold i institusjon som er fattet av Tønsberg kommune. Tilsynet har rettet seg mot kommunens styringssystem for å sikre at tjenestene som kjøpes for å dekke kommunens sørge for-ansvar, er i samsvar med helse- og omsorgslovgivningen:

• Om kommunen har systemer for oppfølging av avtale inngått med Attendo Maribu AS om kjøp av tjenester, herunder:
  o Rutiner for tildeling av plasser i henhold til avtalen
  o Sikre retten til brukermedvirkning ved tildeling av plass
• Om kommunen følger med på Attendo Maribu AS`s utøvelse av tjenestene, herunder:
  o At pasienten får forsvarlige tjenester
  o At journal- og informasjonssystemene i virksomheten er forsvarlige og elektroniske
  o Følger opp klager og avvik som gjelder tjenester fra Attendo Maribu AS
• Om kommunen evaluerer tjenestene og gjør eventuelle endringer i avtalen

5. Funn

Tilsynet avdekket 2 avvik:

1. Kommunen sikrer ikke at Attendo Maribu AS alltid yter nødvendig behandling og pleie til pasientene, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, jf. § 3-1

I det følgende presenteres Fylkesmannens funn som ligger til grunn for avviket:

• Sykepleieopplysninger, epikriser o.l. skal sendes med pasienten fra sykehjem eller hjemmetjenesten ved overføring. Det skjer ikke alltid. Noen ganger kommer noe, men ikke tilstrekkelig, dokumentasjon.
• Det er gjennomført tilsyn med Attendo Maribu AS`s virksomhet i 2016, men verktøyet/skjemaet for tilsynet gir ikke klart svar på konklusjoner og oppfølging videre, kun kommentarfelt er benyttet
• Tilsynsrapport-dokumentets status er uklar, for eksempler mangler signatur og oversendelsesbrevet sier ikke noe om forventninger til Attendo Maribu AS`s oppfølging
• Oppfølging av tilsynet fra kommunens side ble ikke foretatt på grunn av sykdom
• Kommunen er kjent med pasientgruppas økte pleiebehov og uendrede bemanning
• Kommunen er også kjent med Fylkesmannens funn av avvik ved tidligere tilsyn
• Avtalen ble supplert med kjøp av 4 ekstra plasser i 2016, uten at betingelsene ble revidert/reforhandlet

Vi har for øvrig merket oss følgende positive forhold:

• Avtalen mellom kommunen og Attendo Maribu AS er kjent for ansatte som er involvert i tildeling av plasser
• Kommunen har klar plassering av ansvaret for oppfølging av avtalen til SiT ved leder
• Kommunen har gjennomført tilsynsaktivitet med Attendo Maribu AS`s virksomhet i 2016
• Kommunen tildeler plasser i tråd med avtalen. Ved behov for endring av omsorgsnivå, er det samarbeid mellom Attendo Maribu AS og kommunen
• Brukeres uttrykte ønske ved tildeling av plass tillegges vekt
• Det har vært manglende oversendelse av tjenestevedtak ved tildeling av plass. Dette er nå rettet opp i. Tildelingskontoret sender vedtak ved nye pasienter.

2. Kommunen sikrer ikke at Attendo Maribu AS har et elektronisk journalsystem, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 5-10 og forskrift om IKT- standarder i helse- og omsorgstjenesten

I det følgende presenteres Fylkesmannens funn som ligger til grunn for avviket:

• Kommunen har kjennskap til at Attendo Maribu AS mangler elektronisk journalsystem
• Kommunen har ikke sikret at mangelen har vært rettet, til tross for at elektronisk pasientjournalsystem ble et forskriftsfestet krav i september 2015.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Et styringssystem omfatter hvordan en virksomhets aktiviteter planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres i samsvar med krav i helse- og omsorgslovgivningen. Private virksomheter som driver helse- og omsorgstjenester har et selvstendig ansvar for sitt styringssystem, mens kommunen som kjøper av tjenesten har et eget ansvar for å følge opp og kontrollere at tjenestene som ytes leveres i tråd med avtalen, jf. Veileder til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Tønsberg kommune har plassert ansvar for oppfølging av avtalen med Attendo Maribu AS til virksomhetsleder for sykehjemmene, som har hatt en form for tilsynsaktivitet med virksomheten. Imidlertid ble ikke dette fulgt opp på grunn av sykdom hos den ansvarlige, og ingen fikk ansvar for dette i hennes fravær. Det er flere virksomheter involvert i den praktiske gjennomføringen av avtalen, noe som gir en sårbarhet når det gjelder overføring av pasientopplysninger, og avtaler vedrørende innflytting eller overføring til annet sykehjem.

Denne sårbarheten er ekstra stor som følge av at Attendo Maribu AS ikke har et elektronisk journalsystem på plass.

Tønsberg kommune har behandlet klager som gjelder kvalitet og utførelse fra Attendo Maribu AS`s side, og er kjent med avvik fra tidligere systemrevisjoner og enkeltsaker behandlet hos Fylkesmannen. Dette har imidlertid ikke ført til tettere kontroller eller revidering av den gjeldende avtalen.

7. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m
• Lov om helsepersonell m.v.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift for sykehjem mv.
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forskrift om smittevern i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om verdig eldreomsorg

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Navnelister over pasienter på Maribu og Marie Treschow sykehjem pr 01.02.2017
• Kontrakt på kjøp av plasser mellom Tønsberg kommune og Attendo Maribu AS
• System for oppfølging av avtalen, herunder avviks meldinger
• Klagesaker som gjelder tjenester til pasienter ved Attendo Maribu AS
• Organisasjonskart for kommunens helse –og omsorgstjenester som er oppdatert på det tidspunkt som tilsynet gjennomføres.
• Organisasjonskart for virksomhet Tildeling av helse –og omsorgstjenester påført funksjon, profesjon og navn på de personene i ansvarslinjene.
• Beskrivelse av organisering og ansvarsforhold for oppfølging av avtalen mellom kommunen og Attendo Maribu AS. Navn på fagpersoner som er tillagt spesielle oppgaver tilknyttet vurderinger i forhold til oppfølging av avtalen.
• Skriftlige rutiner/ prosedyrer/ retningslinjer for oppfølging av avtalen.
• Kopi av evt rapporter om forhold som ikke er tilfredsstillende, jf avtalen pkt 13
• Andre rutiner/prosedyrer som gjelder samarbeidet og informasjonsutveksling mellom kommunen og Attendo Maribu AS, f.eks mellom THO og Maribu
• Evt oppfølging etter kommunens rapport av 16.06.2016 fra tilsynet med Attendo Maribu AS
• Eventuelle andre opplysninger av relevans for saken.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev til kommunen om at Fylkesmannen vurderte å føre tilsyn samt innhenting av opplysninger om oppfølging av virksomheten ved Attendo Maribu AS
• Kommunens svar og oversendelse av etterspurt dokumentasjon
• Varsel om tilsyn datert 23. mars 2017
• Dokumentasjon fra kommunen oversendt ved brev av 24. april 2017
• Program for tilsynet datert 23. mai 2017

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Ingvild Møller Ludviksen, revisor og rådgiver
Cathrine Hefte, revisor og seniorrådgiver
Selma Rizvic, revisor, rådgiver (befaring, intervjuer)
Henning Mørland, fylkeslege (sluttmøtet)