Rapport fra tilsyn med Holmestrand kommune 2018

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Holmestrand kommune 8. mars 2018.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosialberedskap, folkehelseloven, smittevernloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lov- og forskrift gjennom internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i, eller i medhold av lov eller forskrift.

Merknad påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i, eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet, og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

• Revisjonsvarsel: 17. januar
• Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte: 8. mars

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen i henhold til lovverket i punkt 6.

4. Funn

Det ble gitt ett avvik:

Avvik 1: Under dokumentgjennomgang og i intervjuer fremkommer det at kommunens overordnede beredskapsplan, kommunens overordnede ROS-analyse og kommunenes plan for helsemessig og sosial beredskap ikke er samordnet for de to sammenslåtte kommunene.

• Dette er brudd på Forskrift om kommunal beredskapsplikt §1: "Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeid på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på tap av helse, miljø og materielle verdier.

Det ble gitt syv merknader:

• Merknad 1: Kommunenes ROS-analyse beskriver hendelser med behov for tilgang til geoteknisk kompetanse. Dette er ikke identifisert i beredskapsplanens
• Merknad 2: Brannsjef og kommuneoverlege er ikke definert inn i kommunens kriseledelse. Et flertall av hendelser slik det fremkommer av kommunens overordnede ROS-analyse er hendelser hvor brannsjef eller kommuneoverleges kompetanse og ansvar vil ha avgjørende betydning for kommunenes håndtering.
• Merknad 3: Kommunens ROS-analyse har en rekke tiltak, men det er mangelfullt beskrevet og manglende oversikt over hvordan tiltakene er fulgt opp videre. Særlig synliggjøring av økonomiske behov bør fremgå.
• Merknad 4: Kommunen har utarbeidet kontinuitetsplaner, men den har ikke tatt tilstrekkelig høyde for en langvarig krise som ved for eksempel en
• Merknad 5: Kommunenes beredskapsplan har identifisert et beredskapsråd, men det er ikke avdekket aktivitet i beredskapsrådet i 2017 eller
• Merknad 6: Kommunene har brukt gammel mal for atomberedskapsplan. Kommunene anbefales å bruke ny plan som utarbeidet fra Statens strålevern fra

Forøvrig har vi merket oss:

• Det fremstår som uklart for tilsynet om kommunen har oversikt over nødstrømstilgangen i kommunen og om den en er tilstrekkelig for å ivareta kommunene eget ansvar for tjenesteyting.
• Kommunenes plan for opplæring er beskrevet, men tilsynet kan ikke se at den er tilstrekkelig gjennomført. Det samme gjelder evaluering etter
• Kommunen bør vurdere kompetanseheving for den nye ledelsen slik at den ivaretar prinsippene for
• Kommunen anbefales å revurdere rolle, struktur og plan for etablering av egen
• Mediehåndtering bør beskrives mer inngående. Det fremstår som uklart om mediehåndtering er kjent og etterleves enhetlig i
• Kommunen bør gjennomgå ansvar for private skoler og andre private virksomheter innen helse i egen kommune, særlig for ivaretakelse av
• Kommunen anbefales å ha en oversikt over tiltakskort nedover i virksomheter for
• Evakueringsplan for sykehjem og syke hjemmeboende bør ha en plan for
• Kommunen mangler beredskap for medisinsk forbruksmateriell og legemidler ved en langvarig
• Kommunen anbefales å utvikle en ROS for IKT. Erfaringen fra andre kommuner som har vært gjennom en sammenslåing er at dette er en sårbar del av prosessen. Særlig må helsedata sikres.
• Kommunen fikk i 2016 en ny jernbanetunnel med innendørs stasjonshall, heis mm. Dette er et objekt med infrastruktur som ikke er vurdert og analysert i kommunenes overordnede ROS-analyse. Kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelsen av ROS-analysen.

5. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunene Holmestrand og Hof ble slått sammen fra 01012018. Kommunens beredskapsplanverk består fortsatt av de to kommunenes planverk, enkeltvis. Ettersom det er planlagt med en ny sammenslåing med Sande fra 2020 planlegger kommunen med en to-trinns sammenslåingsprosess. En slik prosess er utfordrende og krever kompromisser. Fylkesmannen har gitt ett samlet avvik for forholdet med at det i store trekk ikke er gjennomført samlede og enhetlige prosesser for å samle planverk og analyser. Fravær av helhetlige dokumenter slik som overordnet beredskapsplan, overordnet ROS-analyse kan defineres som flere avvik fra kravene etter beredskapslovgivningen, særlig sivilbeskyttelsesloven. Det vil da fremstilles som følgefeil ut fra samme opprinnelse.

Fylkesmannen har allikevel valgt å gi kommunen et samlet avvik for dette forholdet, men vil understreke at det følger flere mangler etter lov og forskrift som et resultat av at kommunen ikke har et helhetlig planverk.

Holmestrand kommune har avsatt ressurser og styrket kompetansen innen samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen vil øke stillingsdelen til beredskapskoordinator og vurderer ytterligere økning ved kommunesammenslåing med Sande. Det fremkommer at det er et godt samarbeid mellom beredskapskoordinator og brannvesen.

Innen helse fremkommer det at kommunen har en robust løsning for kommuneoverlege med 150% stilling fordelt på tre kommuneoverleger. Kommunen har mål om å utvikle en langsiktig kompetanseplan for legene i kommunen. Videre skal kommunen avsette en 50% stilling for forebyggende oppfølging av hjemmeboende med bistandsbehov. Kommunen har et godt og tett samarbeid mellom kommunal helsetjeneste og brannvesen. Det er under utvikling en plan for oppbevaring og utlevering av jod-tabletter i en krise.

Personalet i barnehager er øvet og barnehagene har utviklet eget beredskapsplanverk. Oppfølging om myndighetsinformasjon skiller ikke mellom offentlige og private barnehager.

6. Lov- og regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret:
  • 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse.
  • 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan.
• Lov av 23.06.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven):
  • 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser.
• Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer:
  • 5-2 Beredskapsarbeid.
• Lov av 24.06.2011 nr. 29 om folkehelsearbeid folkehelseloven):
  • 28. Beredskap.
• Lov av 05.08.1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven):
  o § 7-1. og § 7-2.

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal
• Forskrift av 23.07.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid
• Forskrift av 01.12.1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, §

Overnevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

7. Dokumentunderlag

• Kartleggingsskjema
• Overordnet beredskapsplan 2018
• Overordnet ROS-analyse Holmestrand kommune 2016
• Kriseinformasjonsplan samlet 2018
• Evaluering vann bortfall januar 2018
• Nødvannsinstruks Skien 102017
• Kriseplan for Hof kommune
• Tiltakskort akutt sykdom eller skade 2
• Tiltakskort biologisk terror 2
• Tiltakskort Bombetrussel 2
• Tiltakskort gisselsituasjoner 2
• Tiltakskort PLIVO 2
• Tiltakskort trusler aggressiv adferd 2
• Atomberedskapsplan for Holmestrand kommune 2018
• 2015 Holmestrand Kommune signert hotell avtale evakuert og pårørendesenter
• Avtale samarbeid mellom Røde Kors og Holmestrand kommune
• Samarbeids avtale Sanitetsforeningen 2018
• System for øving av overordnet beredskapsplan og opplæring i krisehåndtering 2018
• Admin organisasjonskart 2018 ny
• Selvangivelse for kommunene
• Helsemessig og sosial beredskapsplan for Holmestrand kommune revidert 02.2018
• Helsemessig og sosial beredskapsplan rev 2015 Hof
• Smittevernplan oppdatert pr juli16
• Beredskapsplan MHV (2) 2018
• Beredskap - Kontinuitetsplan Helse og oppvekst
• Ny Beredskap 2018 - Kontinuitetsplan Barn unge og familie
• Kontinuitetsplan høyt sykefravær voksenhabilitering
• Infeksjonskontrollprogram institusjon
• Kriseteam - retningslinjer 11.12
• 14 Sikkerhet og beredskap utenfor barnehagens område, forsvinning
• 14 sikkerhet og helsemessig beredskap i barnehagen
• Kriseplan for barnehagene
• 14 Sikkerhetssjekk
• 14 Sikkerhetssjekk
• Kommuneplanens samfunnsdel
• Bestemmelser og retningslinjer til kommuneplanens arealdel for Holmestrand
• Kart platået kommuneplan arealdel

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:

• Fylkesberedskapssjef, Jan Helge Kaiser,
• fylkeslege, Bjørg Klemetsdal, HSO.
• Rådgiver, Mari