Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse Sandefjord kommune 2018

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende tema:

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen legger til rette for og følger opp at personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Det er funnet grunnlag for ett avvik under tilsynet.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at det foreligger samtykke, i de tilfeller dette er nødvendig, når det innhentes opplysninger fra kommunens pasient- og brukerjournal (CosDoc).

Tønsberg 16. mars 2018

Olav Øyasæter
revisjonsleder

Freddy Normann Dahl
revisor

Nils Erik Fjeldvik
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sandefjord kommune i perioden 7. november 2017- 16. mars 2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsynet ble gjennomført som en del av det landsomfattende tilsynet for 2017 og 2018.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og lov om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen. Dette følger av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og lov om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten er laget etter revisjon av konkrete temaer og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten

1. januar 2017 ble de tidligere kommunene Andebu, Stokke og Sandefjord slått sammen til nåværende Sandefjord kommune. Kommunen har i overkant av 61 000 innbyggere og er den største kommunen i Vestfold. Sandefjord kommune er delt inn i 5 ulike kommunalområder; Helse, sosial og omsorg, Oppvekst og kunnskap, Miljø og plansaker, Næring og eiendomsforvaltning og Kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling. Kommunalområdene ledes av kommunalsjefer og rådmann er øverste administrativ leder for virksomheten.

Tilsynet omfattet kommunalområdet Helse, sosial og omsorg. Kommunalområdet Helse, sosial og omsorg er organisert i syv seksjoner; Familie og helse, NAV, Bolig, aktivitet og avlastning, Senter og hjemmetjeneste, Sandefjord medisinske senter, Barnevern og Bo- og behandlingssentre. Søknader om helse- og omsorgstjenester behandles av Tjenestekontoret, som er organisert i kommunalsjefens stab.

Helse, omsorg og- sosiale tjenester til pasienter/brukere over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse ytes i hovedsak fra seksjonene Familie og helse – enhet Psykisk helse og rus (PHR), NAV – avdelingene Sosial og Spesialistfunksjoner, Bolig, aktivitet og avlastning – avdeling Heimdal, HF-team, Prestegårdstunet og Senter og hjemmetjeneste – hjemmetjenester.

Siden sammenslåingen 1. januar 2017 har kommunen vært preget av et omfattende omstillingsarbeid. For kommunalområdet Helse, sosial og omsorg har det vært et uttalt mål at omstillingsarbeidet i så liten grad så mulig skal påvirke pasienter og brukere. Hovedprioritering har vært å yte forsvarlige tjenester til kommunens innbyggere. Fylkesmannens tilsyn viser at kommunen gir forsvarlige tjenester til pasienter/brukere over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse. Det samarbeides om tjenestene internt i kommunen og med fastleger og spesialisthelsetjenesten. Kommunen har god oversikt over pasientenes og brukernes situasjon. Videre legger kommunen til rette for brukermedvirkning på individ- og systemnivå.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 7. november 2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 25. januar 2018.

Samtale med fire brukere 5. februar 2018.

Åpningsmøte ble avholdt 12. februar 2018.

Gjennomgang elektronisk journal 12. februar 2018.

Intervjuer 13., 14 og 15. februar 2018.
19 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 16. februar 2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom sitt styringssystem legger til rette for og følger opp tjenester til personer over 18 år med samtidig rusmiddellidelse og psykisk lidelse. Det er undersøkt om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i NAV:

• Legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• Innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• Samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• Tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykiske lidelse
• Kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• Legger til rette for og følger opp at brukermedvirkning ivaretas
• Tilbyr og yter tjenesten opplysning, råd og veiledning for at brukerne kan mestre å bo i egen bolig.

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik under tilsynet.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at det foreligger samtykke, i de tilfeller dette er nødvendig, når det innhentes opplysninger fra kommunens pasient- og brukerjournal (CosDoc).

Avviket bygger på følgende:

• I samtaler med ansatte fremkommer det at de som har ansvar og oppgaver etter lov om sosiale tjenester i NAV mottar opplysninger fra ansatte med tilgang til CosDoc uten at det er innhentet samtykke fra bruker.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 5 og 43
• Helsepersonelloven § 21Helse-
• og omsorgstjenesteloven §§ 3-1, 3. ledd og 12-1

6. Regelverk

Fra helse- og omsorgstjenesteloven:
§ 3-1 kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester
§ 3-4 kommunens plikt til samhandling og samarbeid
§ 4-1 forsvarlighet
§ 5-10 journal- og informasjonssystemer

Fra sosialtjenesteloven:
§ 4 krav til forsvarlighet
§ 5 internkontroll
§ 17 opplysning, råd og veiledning
§ 42 plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker
§ 43 innhenting av opplysninger

Fra pasient- og brukerrettighetsloven:
§ 3-1 pasientens og brukerens rett til medvirkning
§ 3-2 pasientens og brukerens rett til informasjon

Forskrifter:
Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beskrivelse av organisering og ansvarsforhold sosialtjenesten NAV Sandefjord
• Beskrivelse av organisering og ansvarsforhold helse- og omsorgstjenesten - ROP pasienter
• Organisasjonskart sosialtjenesten NAV Sandefjord, påført navn og profesjon på ledere
• Organisasjonskart helse- og omsorgstjenesten – ROP pasienter, påført navn og profesjon på ledere
• Rutiner, retningslinjer, styringsdokumenter
• Søknad, fullmaktsskjema, samtykkeskjema,
• Samarbeidsavtaler, samarbeidsmøter, VIP/Koordinerende enhet
• Prosjekter og planer
• Delegering av myndighet
• Avviksmeldinger, avvikssystem
• Kompetanseplaner, opplæringsplaner, stillingsbeskrivelser
• BrukerPlankartlegging 2017
• 25 journaler fra Helse- og omsorg
• 25 journaler fra NAV Sandefjord, sosialtjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Elektronisk pasientjournal for pasienter/brukere i Helse- og omsorg
• Elektronisk journal for brukere i sosialtjenesten i NAV

Korrespondanse mellom Sandefjord kommune og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 7. november 2017
• Saksdokumenter fra Sandefjord kommune av 19. januar 2018
• Aktuelle brukere/pasienter til samtale av 26. januar 2018
• Program for tilsynet av 29. januar 2018
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Freddy Normann Dahl revisor
Nils Erik Fjeldvik revisor
Olav Øyasæter revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet