Rapport fra tilsyn med Tønsberg kommune 2018

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tønsberg kommune 5. april 2018. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt,

sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosialberedskap, folkehelseloven, smittevernloven og helse- og omsorgslovgivningen. Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lov- og forskrift gjennom internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i, eller i medhold av lov eller forskrift.

Merknad påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i, eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomført av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet, og helse- og sosialavdelingen. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

• Revisjonsvarsel: 17. januar
• Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte: 5. april

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen i henhold til lovverket i punkt 6.

4. Funn

Det ble ikke gitt avvik.

Det ble gitt åtte merknader:

Merknad 1: Kommunens manglende sengekapasitet i sykehjem utgjør en beredskapsmessig risiko.

Merknad 2: Kommunen har utarbeidet en kontinuitetsplan, men den har ikke tatt tilstrekkelig høyde for en langvarig krise som ved for eksempel en pandemi som vil påvirke driftsevne i sykehjem, skole, barnehage og hjemmesykepleie over lenger tid. Det bør utarbeides en prioriteringsliste for

kommunale tjenester ved langvarige krise. Det bør klargjøres hvilket nøkkelpersonell i kommunen som skal prioriteres for vaksinering i en pandemisituasjon.

Merknad 3: Kommunen har laget en ROS-analyse på leveringssvikt av medikamenter og mangel på medisinsk forbruksutstyr, men kommunen har ikke iverksatt tiltak for å bedre denne beredskapen.

Merknad 4: Kommunens opplæringsplan innen samfunnssikkerhet og beredskap synes i liten grad å være fulgt opp med heving av kompetanse for kriseledelse og krisestab. Kommunen bør sikre kompetanseheving for de nye i kriseledelsen slik at den ivaretar prinsippene for samfunnssikkerhet.

Merknad 5: Funksjonen brannsjef er ikke definert som fast medlem i kommunens krisestab, men tiltrer ved behov. Flertallet av hendelsene i overordnet ROS-analyse dekkes av brannsjefens kompetanse.

Merknad 6: Kommunen har opprettet et beredskapsråd, men det har ikke avholdt møter siden 2015. Kommunen bør vurdere å utvide rådet med private virksomheter, som for eksempel Esso Slagentangen og eventuelt andre industrivernpliktige bedrifter.

Merknad 7: Kommunen bør gjennomgå ansvar for private skoler og barnehager i kommunen for ivaretagelse av myndighetsinformasjon.

Merknad 8: Kommunen har ikke tilstrekkelig oversikt om de private helseinstitusjonene har planer og tiltakskort for beredskap.

Forøvrig har vi merket oss

• Overordnet beredskapsplan framstår ikke oppdatert da det brukes gamle kommunenavn og telefonnumre fra før kommunesammenslåingene.
• Det fremkommer ikke at kommunen har definert et alternativt lokale for kommunens kriseledelse dersom rådhuset ikke kan
• Beredskapsplanverket bør forefinnes i papirversjon i alternativt
• Det fremstår uklart hvem som kan uttale seg til media i en krise hvor både kriseledelse og psykososialt kriseteam er
• I organisasjonsplan samfunnssikkerhet og beredskap har kommunen satt seg som mål å gjennomføre faste øvelser der offentlige og private virksomheter samarbeider. Dette er ikke gjennomført.
• Det fremkommer ikke i beredskapsplanen at kriseledelsen er gitt fullmakt til å foreta økonomiske disposisjoner i en
• Kommunen bør skriftliggjøre avtale om tilgang til geoteknisk
• I forbindelse med kommunesammenslåingen bør det vurderes å avsettes tilstrekkelige ressurser til
• Kommunen anbefales å gjennomføre merking av alle innganger i skoler og barnehager slik at nødetater lettere finner fram ved konkrete

5. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tønsberg kommune har avsatt ressurser og styrket kompetansen innen samfunnssikkerhet og beredskap. Det har blitt utarbeidet egen organisasjonsplan for samfunnssikkerhet og beredskap, denne er med på å tydeliggjør at kommunen har fokus på samfunnssikkerhet og beredskap.

Kommunen tatt initiativ til flere grep for å styrke beredskap og redusere risiko for uønskede hendelser gjennom blant annet ved å innføre felles IKT-systemer for helse med Re kommune for å redusere IKT-sårbarhet ved den forestående kommunesammenslåingen. Kommunen har etablert en

ny interkommunal legevakt, denne har positiv betydning for beredskapen i kommunen, og denne ressursen bør innarbeides i eksisterende beredskapsplanverk som tydeliggjør bruken i en krisesituasjon. Kommunen er i ferd med å lage plan for oppbevaring og utlevering av jodtabletter. Det er under utarbeidelse en plan for influensavaksinering av helsepersonell i kommunen.

Kommunen har arbeidet grundig forebyggende vedrørende trusselsituasjoner ovenfor ansatte innenfor barnevern. Kommunen har også evaluert hendelser i etterkant sammen med politi.

Kommunen utarbeider ROS-analyser og iverksetter forebyggende tiltak for store arrangementer i kommunen hvor skoler og barnehager deltar. Kommunen har blant annet brukt et terrorcase i opplæring/øvelse innenfor skoleverket i kommunen.

Kommunen bruker resultater fra Ungdata for iverksetting av tiltak for å bedre barn og unges psykiske helse. Kommunen har ansatt en radikaliseringskoordinator som har hatt et tett samarbeid med politiet i konkrete saker.

Tønsberg kommune og Vestfold interkommunale brannvesen har engasjert seg i det forebyggende arbeidet mot brann hos hjemmeboende eldre.

6. Lov- og regelverk

• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret:
  • 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse.
  • 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan.
• Lov av 23.06.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven):
  • 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser.
• Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer:
  • 5-2 Beredskapsarbeid.
• Lov av 24.06.2011 nr. 29 om folkehelsearbeid folkehelseloven):
  • 28. Beredskap.
• Lov av 05.08.1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven):
  o § 7-1. og § 7-2.

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover

• Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og
• Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal
• Forskrift av 23.07.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid
• Forskrift av 01.12.1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, §

Overnevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

7. Dokumentunderlag

• 180207 Kartleggingsskjema - Tilsyn - Samfunnssikkerhet og beredskap
• Beredskapsplan for Tønsberg Kommune 2018
• Beredskapsplan ved terror
• ROS-analyse 2018 Tønsberg kommune
• Temakart ros analyse
• Kommunal atomberedskap
• Organisasjonsplan for samfunnssikkerhet og beredskap
• Plan for opplæring og kompetanse
• Avtale Fylkesmann og Oslofjord Convention Center
• Avtale med Quality Hotel Tønsberg
• Avtale med Røde Kors
• Godkjent søknad om nettprioritet
• Plan for øvelser og årshjul
• Terrorcase
• Tiltakskort alvorlig hendelse som terror, gissel, drap, skyting- Aulerød barnehage
• Tiltakskort bombetrussel
• Tiltakskort terror gissel drap skyting
• Ressursoversikt
• Retningslinjer for evakuerte og pårørendesenter ved større hendelser i Vestfold
• Helse og sosial beredskapsplan revidert 280218
• Smittevernplan revidert 280218
• Beredskapsplan for pandemi rev180118
• Beredskapsplan MHV Tønsberg
• Infeksjonskontroll
• Kontinuitetsplan Tønsberg kommune
• NAV Beredskapsplan 2017
• NAV Lokal sikkerhetsinstruks
• Plan for psykososial oppfølging samlet
• Kriseberedskap Skole og barnehage
• Kommunal planstrategi Tønsberg 2015-2019
• Kommuneplanens samfunnsdel 2014-2026
• Kommuneplanens arealdel 2014-2026
• Organisasjonskart 2018
• Planprogram samfunnsdel, arealdel og byplan 2017 Fastsatt i BY sak 098 17

8. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:

• Seniorrådgiver, John Sverre Dahl,
• fylkeslege, Bjørg Klemetsdal, HSO.