Rapport fra tilsyn med ivaretakelse av rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemning i Voss kommune 2014

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Voss kommune 5. og 6. november 2014.

Tema for tilsynet var om kommunen sikrar at det blir lagt til rette for tenesteyting til personar med psykisk utviklingshemming med minst mogleg bruk av tvang og makt, jamfør helse- og omsorgstenestelova kapittel 9.

Under tilsynet hadde vi særleg fokus på om det er gitt naudsynt rettleiing og opplæring av tilsette i reglane om bruk av tvang.

Det blei gitt følgjande avvik:

Voss kommune sikrar ikkje at krav til føring av journal etter reglane i kapittel 9 blir etterlevd. Det er avtalt frist for å gi tilbakemelding om tiltak for å rette avvik innan 15.01.2015.

Torill Vebenstad
Revisjonsleiar

Birthe Lill Christiansen
Revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Voss kommune 05.- 06.11.2014. Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstenester § 2.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om naudsynt korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Samstundes blei det gjennomført stadleg tilsyn med tiltak om bruk av tvang og makt etter § 9-5, tredje avsnitt, overfor ein person med utviklingshemming. Rapport frå dette tilsynet er ikkje offentleg og vil bli sendt i eige brev.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet, og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Tenester til personar med psykisk utviklingshemming i Voss kommune er organisert i kommunalavdeling for helse og omsorg, med vernepleiar på tildelingskontor som overordna fagleg ansvarleg for kapittel 9. Det blir ytt tenester til utviklingshemma i avdeling for menneske med nedsett funksjonsevne, avdeling for rus og psykiatri og område aust, vest og nord. Dei ulike avdelingane og områda har kvar sin verksemds-/områdeleiar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 27.08.2014.

Program blei sendt på e-post 24.10.2014.

Opningsmøte blei halde 05.11.2014.

Intervju: Åtte personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 06.11.2014.

Oversikt over opplysningar som er mottekne frå Voss kommune i samband med planlegging av tilsynet er gitt i kapittel 8, Dokumentunderlag.

Førebels rapport blei sendt til kommunen 10.11.2014

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet har undersøkt om kommunen sikrar at det blir lagt til rette for tenesteyting til personar med psykisk utviklingshemming med minst mogleg bruk av tvang og makt, jamfør helse- og omsorgstenestelova kapittel 9.

Tilsynet har konsentrert seg om følgjande område:

• Om kommunen sikrar at personar med psykisk utviklingshemming mottar tenester etter helse- og omsorgstenestelova § 3-2 nr. 6 bokstav a-d, i samsvar med reglane i helse- og omsorgstenestelova kapittel 9.

5. Funn

Avvik:

Voss kommune sikrar ikkje at krav til føring av journal etter reglene i kapittel 9 blir etterlevd.

Avvik frå:

• Lov om helse- og omsorgstenester § 9-10, jamfør § 3-1 tredje ledd, og forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstenesta § 4 bokstav g og h.

Kommentarar:

Av § 9-10 går det fram at reglane i helsepersonellova kapittel 8 om plikt til dokumentasjon og forskrift om pasientjournal gjeld for tiltak etter kapittel 9. Naudsynte og relevante opplysningar skal førast i journalen. Opplysningar om kven av tenesteytarane som har gjennomført tiltak med bruk av tvang, når tiltaka blir gjennomført og kor lenge tiltaka er i bruk, blir regna som naudsynte og relevante opplysningar som må gå fram av journalen, jamfør journalforskrifta § 8, bokstav r.
Av § 3-1, tredje ledd følgjer det at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at krav gitt i medhald av kapittel 9 blir etterlevd, og kontrollere at desse tiltaka er tilstrekkelege.

Avviket byggjer på følgjande:

• Kommunen nyttar fleire gonger tvang som Fylkesmannen har godkjent utan at journal (protokoll) er ført.
• Når journal (protokoll) er ført går det ikkje fram om tenesteytarar som har gjennomført tiltaka fyller krav til kompetanse. Vidare går det heller ikkje fram kor lenge tiltaka har vore i bruk.
• Leiinga har ikkje system for å kontrollere at journal (protokoll) er ført og at tiltaka med bruk av tvang er gjennomført i samsvar med reglane i kapittel 9.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Sentralt i dette tilsynet er kommunen si styring og kontroll med at krav til rettstryggleik ved yting av tenester til personer med utviklingshemming blir oppfylt. Tilsynet har avdekka at kommunen ikkje i tilstrekkeleg grad har ordningar for å følgje med på om rutinar som er utarbeidde er tilfredstillande og fungerer slik det er planlagt. Leiinga er delvis kjend med manglar som er påpekt ved tilsynet, utan at det er sett i verk tilstrekkelege tiltak for å rette desse.

7. Regelverk

• LOV 2011-06-24 nr 30: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• LOV 1967-02-10 : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• LOV 1999-07-02 nr 63: Lov om pasient- og brukerrettigheter
• LOV 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå Voss kommune som er lagd til grunn for tilsynet:

• Organisasjonskart for kommunalavdeling helse og omsorg
• Oversikt over tenestestader der det blir ytt tenester til utviklingshemma, m/leiaroversikt
• Stillingsomtale område-/verksemdsleiar
• Stillingsomtale for overordna fagleg ansvarleg for kapittel 9
• Notat om kvalitetsforbetringsarbeidet i kommunalavdeling helse og omsorg – ikkje datert
• Handlingsplan/tiltaksplan pleie og omsorg 2014
• Rutine for opplæring av nytilsette og vikarar – datert 01.06.2014
• Prosedyrar for opplæring og sakshandsaming i kapittel 9 – datert april 2014
• Skjematisk oversikt over ansvarsliner i kommunen si sakshandsaming i kapittel 9
• Prosedyre for protokollføring av vedtak etter § 9-5 bokstav b eller c – datert september 2014
• Skjema for oppdatering av internkontrollperm
• Dokumentasjon/sjekkliste på gjennomført opplæring kapittel 9
• Skjema og rutine for avviksrapportering
• Intern delegering av fullmakter ved kommunalavdeling for helse og omsorg – datert 07.10.2014

Korrespondanse mellom Voss kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding frå Fylkesmannen om tilsyn sendt 27.08.2014
• Avklaring av ansvarstilhøve i kommunen på e-post 12.09.2014
• Dokumentasjon frå Voss kommune mottatt 09.10.2014
• E-post frå Fylkesmannen av 24.10.2014, vedlagd program for tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kven som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:

Ørjan Moldestad, rådgjevar

Birthe Lill Christiansen, seniorrådgjevar

Torill Vebenstad, seniorrådgjevar