Trygg håndtering av henvisninger og ventelister er en forutsetning for god helsehjelp

Pasient falt ut av ventelisten

Bakgrunnen for tilsynet var et varsel om at en pasient tok sitt eget liv mens hen ventet på å starte behandling i spesialisthelsetjenesten. Pasienten hadde falt ut av ventelisten og fikk ikke informasjon om sin rett til behandling før selvmordet. Sykehuset pekte på vedvarende kapasitetsutfordringer og lengre ventelister over flere år, som noen av årsakene til situasjonen. 

Det er avgjørende at sykehusene håndterer henvisninger og ventelister forsvarlig, slik at pasientene får den behandlingen de har rett til. Manglende kvalitet i vurderingene kan medføre avslag på behandling på feil grunnlag eller forsinket oppstart av nødvendig behandling for potensielt akutt livstruende tilstander. Ved kapasitetsutfordringer er det ekstra viktig med relevante kompenserende tiltak for å ivareta pasientsikkerheten.

Tilsynet avdekket flere risikoområder ved sykehuset, inkludert

• vedvarende kapasitetsutfordringer over flere år
• mangelfull håndtering av henvisninger og ventelister
• manglende informasjon til pasienter om frister og rettigheter
• utilstrekkelig dokumentasjon av vurderinger av henvisninger

Viktigheten av god informasjon til pasienter

Det er viktig å gi pasienter tydelig og oppdatert informasjon om siste frist for oppstart behandling, forventet dato for første vurderingssamtale og rettigheter ved fristbrudd. Dette sikrer at pasientene kjenner sine rettigheter, kan forberede seg til behandling og ta informerte valg om det videre forløpet.

Viktigheten av systematisk oversikt og oppfølging av ventelister

Det er avgjørende å ha en systematisk styring og oppfølging av ventelister for å ha tilstrekkelig oversikt og sikre at pasienter får behandling i tide. Effektiv håndtering av ventelister forhindrer forsinkelser og brudd i behandlingsforløpet, og bidrar til en mer optimal utnyttelse av ressursene.

Informasjon fra pårørende

Vi har gjennomført en samtale med nærmeste pårørende som opplevde at tjenestene ikke snakket sammen, at ingen så «helheten» eller fanget opp at pasientens situasjon stadig forverret seg før hendelsen. Pårørende har også etterlyst oppfølging fra sykehuset i etterkant av den alvorlige hendelsen.

Helsetilsynets vurdering

Vi fant ikke grunnlag for å si at henvisningen var uforsvarlig vurdert for den aktuelle pasienten. Pasienten fikk rett til behandling, og fristen fulgte nasjonale anbefalinger. Sykehuset brøt egne og nasjonale prosedyrer ved å unnlate å forsikre seg om at pasienten fikk informasjon om ventetid og rettigheter ved fristbrudd.  

Vi kom til at det var svakheter og risikoområder ved sykehusets systemer og praksis både for håndtering av henvisninger og oversikt over ventelister mer generelt. Det manglet samsvar mellom klinikkens praksis og gjeldende regionale prosedyrer for håndtering av fristbrudd. ¨

Sykehuset hadde over tid ikke gitt pasienter nok informasjon om ventetider og fristbrudd, og det manglet system for å dokumentere viktige vurderinger knyttet til henvisninger. Slike mangler kan føre til feilprioriteringer og forsinkelser i behandling. Manglende informasjon om når behandlingen skal skje kan stå i veien for at andre adekvate tiltak settes inn i ventetiden, som for eksempel tettere oppfølging fra fastlege eller henvisning til helsetjeneste i kommunen ved forsinket oppstart av behandling i spesialisthelsetjenesten. Funnene i saken viste at det er behov for systematiske forbedringer ved sykehuset for å forhindre at lignende skjer igjen.

Sykehusets systemer for å overvåke ventelister ble ikke brukt effektivt. Til tross for flere prosjekter for bedre styring av ventelistene over flere år, var ikke kjente risikoer blitt håndtert adekvat.

Forbedringstiltak i etterkant av den alvorlige hendelsen

Sykehuset har jobbet med forbedringer i tjenesten, der ulike ledd i organisasjonen har bidratt til å identifisere og implementere relevante tiltak for å sikre en mer effektiv arbeidsflyt og organisering.  

Sykehuset har gjort flere endringer i hvordan de håndterer henvisninger. De har blant annet:

• gjennomgått og forbedret arbeidsflyten, der de har sett på samhandlingen mellom merkantilt personell og medisinsk personell, oppgave- og ansvarsfordeling
• økt bruk av vurderingssamtaler med pasienter for å sikre at faglige beslutninger om det videre pasientforløpet tas på et tilstrekkelig godt informasjonsgrunnlag
• økt samarbeid mellom avdelinger og med andre sykehus, samt at de arbeider med systemer for økt bruk av digitale konsultasjoner

Ved systematisk å involvere både ansatte og ledere, sikrer sykehuset at endringene er godt forankret i organisasjonen, og at de har en felles forståelse av hva som må gjøres for å forbedre pasientsikkerheten og kvaliteten på tjenestene. De har sørget for at tiltakene som er iverksatt, blir fulgt opp og evaluert av ledelsen.

Sykehuset har også innført systemer for bedre håndtering av ventelister, som:

• triagering av pasienter etter hastegrad, daglig oppfølging av truende fristbrudd, og regelmessig oppfølging av langtidsventende.
• Forløpskoordinator og merkantilt ansatt går daglig gjennom lista over truende fristbrudd, tar kontakt med pasienter for å informere om situasjonen og ordningen med behandlingsformidling via Helfo. Informasjon fra disse samtalene videreformidles til spesialist for vurdering. Regional prosedyre etterfølges.

Disse tiltakene har allerede hatt en positiv effekt, og sykehuset vil fortsette å overvåke og justere dem etter behov. Sykehuset har signalisert at de vil innkalle pårørende til en oppfølgende samtale om hva de har gjort etter hendelsen. Helsedirektoratet har utarbeidet en guide for ivaretakelse av pasienter, brukere, pårørende og medarbeidere, der man kan finne gode tips til hvordan dette kan gjøres på en god og hensiktsmessig måte[1]. 

[1] Guide for ivaretakelse av pasienter, brukere, pårørende og medarbeidere ved uønskede hendelser - Helsedirektoratet