Rapport om tilsyn med Arendal kommunes tjenester til personer med rus- og psykisk helseproblematikk som bor ved Blå Kors Bosenter Arendal 2019

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Arendal kommune fra 21.10.2019 til 23.10.2019. Vi undersøkte om kommunen sørget for at kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse som bor i Blå Kors Bosenter Arendal ( BKBA) blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen.

Fylkesmannens konklusjon:
Kommunen mangler system for kontroll om tjenesten som utøves fra Blå Kors Bosenter Arendal (BKBA) er forsvarlig.

• Det mangler kartlegging, evaluering, tiltaksplaner, individuelle planer og journalføring for brukerne ved BKBA. Dette gjør det vanskelig å vurdere om brukeren får rett tjeneste og om den er individuelt tilpasset.

Dette er brudd på:
Helse- og omsorgstjenestelovens § 4-1.
Forvaltningsloven § 17,
Helsepersonelloven §§ 39 og 40.
Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6,7,8,9

Funn i tilsynet viser behov for at ledelsen må forbedre og implementere nødvendige prosedyrer for å rette opp og forebygge overtredelse av helse- og omsorgslovgivningen.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Tilsynet er rettet mot kommunens tjenester til voksne personer (> 18 år) ved BKBA som har samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse som hver for seg eller samlet gjør at de har et funksjonstap som medfører behov for tjenester fra kommunen over tid. Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon.

Tilsynet inkluderer brukere uavhengig av hvilke rusmidler de benytter (alkohol, legemidler, illegale rusmidler) og uavhengig av om de har fått diagnostisert en ruslidelse. Tilsvarende gjelder for psykiske lidelser ved at tilsynet er rettet mot kommunens tjenester uavhengig av om personene har en psykiatrisk diagnose (bipolar lidelse, schizofreni, depresjon etc.). Det skilles heller ikke på om personene aktivt benytter rusmidler eller om de er i rehabilitering etter behandling for sitt rusmiddelbruk.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen legger til rette for og følger opp at personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

Vi har undersøkt om kommunen, ved helse- og omsorgstjenesten

• kartlegger brukernes helhetlige situasjon og behov for tjenester
• gir oppfølging av rus-, psykiske- sosiale- og somatiske helseproblemer
• samarbeider slik at tjenestene brukerne mottar er helhetlige og koordinerte
• tilbyr og yter tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig
• ivaretar brukernes rett til å medvirke

Videre har vi sett på om brukerne får nødvendig hjelp innenfor områder de trenger hjelp, og om kommunen har et system som sikrer at tjenestene samarbeider for å gi brukerne et helhetlig og koordinert tilbud. Når det gjelder samarbeid tenker vi både på internt samarbeid mellom kommunale tjenester, NAV og fastleger m.m, og med spesialisthelsetjenesten der det er aktuelt. Kommunens ansvar for å medvirke til å skaffe varig bolig til vanskeligstilte har ikke vært omfattet av tilsynet.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Dette innebærer at vi i tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom god internkontroll sikrer forsvarlige tjenester. Spesielt når flere instanser er involvert i tjenesteytingen, er det viktig at overordnet ledelse legger til rette for og følger opp at nødvendig samhandling fungerer på tvers av organisatoriske enheter. Vi har i tilsynet undersøkt hvordan kommunens ledelse følger med på at styringen av tjenestene fungerer som forutsatt og er tilstrekkelig for å sikre forsvarlige tjenester.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven (hol) § 12-3 og helsetilsynsloven § 2.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Forsvarlighetskravet

Kravet om forsvarlighet, jf. hol § 4-1 er forankret i anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. Forsvarlighetskravet er en rettslig minstestandard, og setter en nedre grense for hva som kan aksepteres før det må regnes som svikt i tjenestene. Kravet til forsvarlighet må gjelde tilgjengelighet, kvalitet, innhold og omfang

Det er utarbeidet flere publikasjoner som gir innhold til hva som er faglig forsvarlig og som er aktuelle for dette tilsynet:

• Nasjonal faglig retningslinje for utredning, behandling og oppfølging av personer med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse – ROP-lidelser (IS-1948) utgitt av Helsedirektoratet (Heretter kalt ROP-retningslinjen).
• Veileder til sosialtjenesteloven 17 - utgitt av Arbeids- og velferdsdirektoratet i 2014.
• Sammen om Veileder i psykisk helsearbeid og rusarbeid for voksne. Et verktøy for kommuner og spesialisthelsetjenesten (IS-2076). Utgitt av Helsedirektoratet i 2014.

Plikten til systematisk styring

Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Lovverket fastslår at:

• kommunens ansvar for å tilby nødvendige helse- og omsorgstjenester innebærer en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med lov og forskrift, hol. § 3-1 tredje ledd.

Brukermedvirkning

Brukermedvirkning er en forutsetning for forsvarlig tjenesteyting ved NAV-kontoret og i helse- og omsorgstjenesten. Kravet om brukermedvirkning fremgår av følgende:

• Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med tjenestemottaker, og det skal legges stor vekt på hva vedkommende mener, sotjl. § 42.
• Pasienter og brukere skal få mulighet til å medvirke ved utforming og gjennomføring av tjenester, jf. pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) § 3-1 første og annet ledd. Når tjenestetilbud utformes, skal det legges stor vekt på hva pasienten og brukeren mener pbrl. § 3-1 annet ledd annet punktum, jf. hol. § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav a og b.

Kravet om brukermedvirkning fremgår også av andre bestemmelser i lovverket, for eksempel i reglene om individuell plan i sotjl. § 28 og hol § 7-1 første ledd.

Samarbeid for å koordinere tjenestene til bruker

Kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen og helse- og omsorgstjenesten er forpliktet til å samarbeide med andre deltjenester, tjenesteytere og sektorer. Kommunens plikt til å samarbeide er presisert i følgende bestemmelser:

• NAV-kontorets plikt til å samarbeide med andre på individnivå fremgår av bestemmelsene om de sosiale tjenestene, som § 17.
• Kommunen har en plikt til å legge til rette for samhandling mellom ulike deltjenester innad i kommunen og med andre tjenesteytere, der dette er nødvendig for å tilby tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven, hol. § 3-4

Krav til skriftlighet

Det stilles krav om skriftlighet og begrunnelse ved tildeling av sosiale tjenester i NAV. Dette gjelder også vedtak om tjenester etter hol. § 3-2 (første ledd nr. 6 bokstavene a til d, § 3-6 og § 3-8,) som forventes å vare lenger enn to uker. Videre må kommunen sørge for at NAV-kontoret og helse- og omsorgstjenesten dokumenterer sentrale opplysninger om bruker skriftlig i den løpende tjenesteytingen.

Det er presisert i hol. § 5-10 at kommunen skal sørge for at pasient- og informasjonssystemene som brukes er forsvarlige. Det er kommunens ansvar å opprette pasientjournalsystemer som gjør det mulig for de ansatte å overholde journalføringsplikten.

Alle ansatte som yter helsehjelp har plikt til å føre pasientjournal, jf. helsepersonelloven (hpl.) § 39. Pasientjournalen skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, jf. hpl. § 40. Hvilke opplysninger som skal journalføres er konkretisert i forskrift om pasientjournal (journalforskriften) § 8.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Det vises i dette kapittelet til inngått avtale mellom Arendal kommune og Blå Kors Bosenter Arendal (BKBA) fra 2012. Det er Arendal kommune som har ansvar for at brukerne ved BKBA får forsvarlige helsetjenester, men BKBA skal utføre tjenestene. Videre er det opplistet de funn som ble avdekt under tilsynet ved dokumentgjennomgangen av styringsdokumenter og journaler, samt intervjuer med brukere og ansatte.

Beskrivelse av virksomhetens organisering:

Det ble i 2012 inngått avtale mellom Arendal kommune og Blå Kors Sør Rehabilitering (BK), som er et selvstendig selskap. Avtalen gikk ut på at BK skulle oppfylle bystyrets vedtak om et bo- og tjenestetilbud for vanskeligstilte og bostedsløse. Blå Kors Sør Rehabilitering driver leilighetsbygg med 20 boenheter for vanskeligstilte på boligmarkedet og leier ut hele bygget i Gårdsdsveien 12 til Arendal kommune. Det er 10 faste stillinger ved Blå Kors Bosenter Arendal ( BKBA). Det ble nedfelt skriftlig hva slags ansvar partene har, blant annet om felles forpliktelser og tjenestene til beboerne.

Blå Kors og Arendal kommune inngikk en ny skriftlig avtale om at Blå Kors Bosenter Arendal (BKBA) med virkning fra juni 2019 skulle overta ansvar for å yte miljøarbeidertjeneste og oppfølgingsarbeid til beboerne slik det fremgår av vedtak til hver enkelt beboer. I praksis betyr det at miljøarbeidertjeneste og oppfølgingsarbeid som tidligere ble gitt fra kommunens egne ansatte nå skal utføres av Blå Kors. Det er avtalt at tre beboere fortsatt skal få miljøarbeidertjeneste fra kommunens egne ansatte i tillegg til tjenester fra Blå Kors. Hjemmesykepleien, feltsykepleien og kommunens miljøvaktmester fra NAV skal fortsatt gi hjelp og tjenester som før den inngåtte avtalen med Blå Kors.

Det er tjenestekontoret i kommunen som fatter vedtak om helse- og omsorgstjenester til beboerne. Arendal kommune v/tverrfaglig tildelingsutvalg avgjør hvem som får tilbud om å bo på BKBA. Høsten 2019 ble det avklart at leder for kommunens enhet psykisk helse og rus har ansvaret for å følge med på om Blå Kors utfører tjenestene i tråd med avtalen. Kommunalsjef for helse og levekår har det overordnede ansvaret for de kommunale tjenestene som inngår i dette tilsynet

Kartlegging av brukernes helhetlige situasjon og behov for tjenester:

• Det er rutine på at Tjenestekontoret (TK) gjør en første kartlegging etter søknad,
• TK skal bruke kartleggingsskjema til tverrfaglig team i første samtale med Kartlegging skal dokumenteres i Gerica i eget sted i journalsystemet (journaltype 170)
• Ifølge kommunens rutine skal TK føre inn omsorgsdata (IPLOS) – dette skal deretter føres i datasystemet Gerica
• Miljøarbeidertjenesten (MAT) har eget kartleggingsskjema kalt innkomstskjema
• MAT skal dokumentere forløpende i kartleggingsperioden og oppsummering i eget sted i datasystemet (journaltype 169), før TK fatter vedtak
• Det framkom på intervju at hjemmesykepleien har rutine for tiltaksplaner for utlevering av LAR- medisiner og årlig evaluering av vedtak. Dokumentgjennomgang samsvarte med rutine og det som ble sagt på intervju.
• Blå Kors Bosenter Arendal (BKBA) har egen rutine for kartlegging datert september 2018, som skal påbegynnes innen 14 dag etter innflytting. Det skal dokumenteres i eget journalsystem (HK- Data)
• Fylkesmannen ba om kopi av kartlegginger for alle 18 brukere ved BKBA i forkant av tilsynet. Ingen kartlegginger fra kommunen eller fra BKBA ble mottatt. Men under tilsynet ble det overrakt to kartlegginger fra BKBA
• IPLOS- kartlegging ble ikke mottatt i forkant av tilsynet. Fra intervjuene er det uklart hvor ansvaret for å utføre kartleggingen ligger.
• Overføringsnotat fra MAT var skrevet til BKBA på 12 av 18 brukere. Disse beskrev i hovedsak hva slags tjenester brukeren hadde fått og fra hvilken instans, men var generelt utformet vedrørende brukers behov.
• Opplysninger om brukers rus, psykisk helse og somatikk fra epikriser, elektroniske meldinger fra blant annet fastleger fins på brukere i journal i Gerica, men BKBA har ikke disse opplysningene i sitt datasystem HK-data.
• BKBA har dagsplan med navn på brukerne i felles perm på vaktrommet. Dette ble endret i oktober 2019 til at hver bruker er anonymisert med nummer.
• Innhold i brukernes dagsplan ved BKBA er lite konkret utover rydde og vaske. 
• Øvrige tjenester som står i vedtaket til brukerne er lite konkretisert av BKBA
• Det framgår av BKBA sin rutine fra september 2018 at handlingsplan skal utformes sammen med bruker og følges opp og/evalueres.
• Ingen av 18 brukere har tiltaksplan som ble framlagt fra kommunen eller BKBA (BKBA framla 1 tiltaksplan, som i realitet var kartlegging av daglig aktiviteter).
• BKBA hadde felles avkrysningslister i papir for tilbud om bistand og tilstedeværelse til brukerne i samleperm på vaktrommet. Dette er nå endret fra brukernavn til tallkode.
• Kriseplaner manglet på brukere som enten viste uønsket adferd, aggresjon, selvmordsfare eller overdoserisiko.
• Alle 18 brukere hadde oppdaterte vedtak kalt boligoppfølging eller miljøarbeidertjeneste hvor det informeres i vedtaket at tjenesten utøves av BKBA. For to av brukerne var det opplyst i vedtaket at det også gis tjenester fra MAT.
• Kommunen v/ MAT har rutine kalt «Revurderingssamtaler» som skal brukes til revurdering av vedtak og tiltaksplan. Revurdering skal skje hvert halvår ifølge rutinen.
• Det framkom i intervju at rutine for evaluering av vedtak/ tiltaksplaner var kjent for ansatte i MAT. De revurderer fortløpende sammen med bruker, men dette er ikke alltid ble journalført.
• I intervjuene fikk vi opplyst at MAT gjorde gjennomgang/ evaluering av gamle vedtak sammen med BKBA før overføring i juli 2019 hvor notat fra dette skulle journalføres. Vi har ikke fått dette.
• Vedtakene som gjelder boligoppfølging / miljøarbeidertjeneste er generelt utformet, alle har nesten samme ordlyd i hva de skal få bistand til, og det vises til at det er «basert på tidligere kjennskap» til brukeren.
• Fra utplukket på 8 journaler, framkommer det at MAT, hjemmesykepleien og feltsykepleien skriver notater i Gerica etter møter/dialog med bruker.
• Fra utplukket på 8 journaler var det kun ført regelmessige journalnotater på 1 bruker ved BKBA.
• I utplukket på 8 journaler er det lite dokumentert om brukernes somatiske tilstand i BKBA journalsystem, selv om det framkommer at flere har somatiske utfordringer som hepatitt, tannproblematikk, sår med mer. Det er usikkerhet om opplysninger om f. eks smittestatus er kjent for ansatte på BKBA.

Har oversikt over, følger med på brukerens situasjon og eventuelt justerer tjenesten

• Det blir undersøkt om bruker har barn.
• Navn på brukers primærkontakt og fastlege journalføres i hovedkort i Gerica og HK-data på BKBA
• Kommunen og BKBA bistår bruker til å komme i kontakt med andre instanser ved behov.
• Det framgår av driftsavtalen § 3 mellom kommunen og BKBA at partene har felles ansvar om gjensidig orientering om forhold som er av betydning for bo- og tjenestetilbudet gjennom samarbeidsmøter
• Vi fant ikke at de avtalte prosedyrene (driftsavtalen § 3) blir fulgt opp i praksis blant annet ved at epikriser, e-link fra fastleger ikke oversendes til BKBA rutinemessig.
• Det framkom i intervju at de ansatte i kommunen har meldt fra om bekymring vedrørende om brukere ved BKBA fikk hjelp som forventet.
• Det framkom i intervju med ledelsen at Arendal kommune i den senere tid var blitt kjent med manglende egenkontroll med tjenestetilbudet ved BKBA, og at det nå igangsettes tiltak.
• I følge BKBA sin virksomhetsplan (VP) 2018- 2019 skal det gis tilbud om turdag hver onsdag og i helgene hvis det er behov. Dette er imidlertid ikke kontraktfestet jf tilbakemelding på foreløpig rapport datert 13.12.2019. Det var heller ikke kjent blant de ansatte ved BKBA.
• Brukerne ga uttrykk for at de ønsket oppfølging til aktiviteter i frisk luft.
• Ifølge BKBA sin virksomhetsplan for 2018-2019 skal det gis tilbud om to måltid daglig. Dette var ikke kjent for de ansatte, og i tilbakemelding på foreløpig rapport datert 13.12.2019 har det framkommet at dette ikke er kontraktfestet. følge BKBA sin dagsplan gis det kun kveldsmat mandag, onsdag og fredag, hvor 1. fredag i måneden er et varmt måltid.
• Brukerne ga uttrykk for at de ønsket faste felles måltider hver dag.
• Fylkesmannen kunne ikke finne at ansattes kompetanse ved BKBA var kartlagt. Det framkommer derfor ikke om BKBA har tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre oppgavene for å gi forsvarlig tjeneste på vegne av Arendal kommune, eks kompetanse innen somatikk, oppfølging til individuell plan (IP), journalføring.
• Brukerne ga uttrykk for i intervju at de ønsket seg at det var en sykepleier ved BKBA.
• Det er ikke dokumentert at sykepleier i permisjon ved BKBA er erstattet.
• Fant ikke rutine / system for hvordan BKBA følger med på om brukerne får forsvarlige tjenester.
• Vi fant ikke rutine/ system for hvordan Arendal kommune følger med på / kontrollerer at BKBA leverer de tjenestene som er avtalt ved tidspunkt for tilsynet.

Samarbeider og samordner slik at tjenestene brukerne mottar er helhetlige og koordinerte mellom ulike enheter i og utenfor kommunen

• Kommunen har rutiner for innhenting av samtykke, og Fylkesmannen fant at samtykke innhentes.
• MAT og hjemmesykepleien er kjent med hvem som er brukers fastlege, dette er skrevet ned i Gerica. Kommunen kommuniserer med fastlege via elektroniske meldinger. Tilsvarende elektronisk kommunikasjon finnes ikke hos BKBA.
• Bruker får hjelp til å ta kontakt med og evt. følge til fastlege eller andre instanser hvis ønskelig.
• Tjenestekontoret, MAT og NAV har rutiner som gjelder individuell plan (IP).
• Det framgår av BKBA sine rutiner at det primærkontakten sitt ansvar å følge opp IP.
• Kun NAV framla referater fra samarbeidsmøter vedrørende 4 brukere i 2018, og 3 brukere i 2019, hvorav BKBA deltok vedrørende 1 bruker i 2019.
• Det var dokumentert at brukerne har vært med på disse samarbeidsmøtene.
• Det framgår av BKBA sin årsmelding at BKBA har ukentlige møter med tverrfaglig tildelingsutvalg (TTU), og jevnlige møter med blant annet boveiledertjenesten, hjemmesykepleien og tildelingskontoret.
• Ifølge tilleggsavtalen datert 19.06.2019 skal det avholdes møte minst to ganger årlig eller oftere ved behov med tjenesteansvarlig ved Arendal kommune og primærkontakt ved BKBA.
• Fylkesmannen hadde etterspurt referat fra interne møter, men mottok ikke disse før tilsynet.
• Fra oktober 2019 framgår at det er avholdt møter mellom kommunen og BKBA, og Fylkesmannen fikk overrakt fra BKBA to referater under tilsynet.
• 4 av 21 brukere hadde vedtak om rett til individuell plan (IP), dessuten var alle vedtak av eldre dato, for eksempel fra 2010 og fra 2016. Det ble ikke forelagt noen IP fra kommunen. Det var heller ikke nedtegnet annen plan for samordning av tjenestene.
• Det er uklart for tilsynet hvem som har ansvar for å starte opp arbeid med IP.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Arendal kommune oversendte kartleggingsskjema fra både kommunen og BKBA. Dette var en del av den etterspurte dokumentasjonen. Rutinen er at miljøarbeidertjenesten har egne kartleggingsskjemaer kalt «Innkomstskjema» og «Revurderingssamtaler», hvor Innkomstskjema skal brukes til kartlegging før vedtak fattes av tjenestekontoret. Skjema revurderingssamtaler skal benyttes når brukers vedtak og tiltaksplan skal evalueres. Blå Kors Bosenter Arendal skal påbegynne kartlegging innen 14 dager etter innflytning og handlingsplan skal utformes sammen med bruker og følges opp og evalueres.

For de 18 brukerne manglet kartlegging/ tiltaksplan og evaluering av tiltaksplan og vedtak. Alle 18 brukere er fra juli 2019 overført fra Arendal kommune til BKBA, hvor nye vedtak var fattet. Det var imidlertid ikke journalført evaluering av vedtakene. Det var skrevet overføringsnotat for 12 av 18 brukere, men disse var i hovedsak generelt utformet med lite konkrete opplysninger for utforming av handlingsplan.

Ingen av brukerne ved BKBA hadde individuell plan (IP), og kriseplaner manglet på brukere som viste uønsket adferd/ aggresjon/ selvmordsfare / overdoserisiko. Denne problematikken framkom både i intervju med ansatte og brukere og burde vært nedtegnet i en kriseplan.

Brukere med langvarige og sammensatte tjenester har rett til individuell plan og skal tilbys dette, og noen av brukerne hadde fått tilbud men takket nei. Når det ikke fantes IP, skulle det vært en annen plan for å samordne tjenestene. Dette var heller ikke nedtegnet. Vi fikk oversendt noen referat fra samarbeids- /ansvarsgruppemøter der brukerne deltok, men referatene var kun fra NAV, selv om det framgår av rutinene at BKBA har ansvar for å starte og følge opp IP, noe som ikke var gjort. Siden journalføring om IP ikke var utført, blir det for personavhengig og for stor usikkerhet omkring samordning av tjenestene.

Videre fant Fylkesmannen at det generelt manglet løpende journal ved BKBA for de 8 journalene tilsynet gransket. Det framkom av intervju at de ansatte ved BKBA i hovedsak benyttet felles avkrysningslister i papir. Dette var etter at tilsynets oppstart endret til anonymisert utgave. I utplukket av journaler var det kun ført regelmessige notater på 1 av 8 brukere ved BKBA. Det var videre ført lite i journalsystemet om brukernes somatiske tilstand selv om det framkom at brukerne hadde utfordringer blant annet knyttet til hepatitt, tannproblematikk og sår.

Fylkesmannen fant at det er for store mangler i hva som journalføres av kartlegging, tiltaksplaner og evaluering av tiltaksplaner og vedtak. Videre er det for store mangler i journalføring av rus- psykisk helse og somatiske helseplager til at en kan være sikker på at tjenesten er forsvarlig. Dette gjør det vanskelig å vurdere om brukeren får rett tjeneste og om den er individuelt tilpasset. Det manglet IP eller annen samordnende plan. Samlet sett gir dette for stor risiko for svikt i tjenestetilbudet og som dermed ikke vil være en forsvarlig tjeneste, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1.

Vi fant videre ikke system for hvordan Arendal kommune følger med på / kontrollerer om BKBA leverer de forventede tjenestene. Ifølge deres driftsavtale § 3 er det et gjensidig ansvar at partene orienterer hverandre om forhold som er av betydning for brukerens bo – og tjenestetilbud. Det framkom av intervju at dette manglet ved at det ikke var system for rutinemessig oversendelse av blant annet epikriser, e- linker til BKBA. Videre var de ansattes kompetanse ved BKBA ikke kartlagt, og det ble avdekket store mangler i journalføring ved BKBA. Tiltak i årsmelding om blant annet måltider og aktivitet er ikke fulgt opp, og var ikke kjent for de ansatte. Fylkesmannen fant det usikkert om de ansatte ved BKBA har tilstrekkelig kompetanse til å utføre tjenester knyttet til blant annet somatisk oppfølging, journalføring og oppfølging med IP. Det manglet oppfølging og kontroll med dette fra Arendal kommunes side slik de er pålagt jf forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6,7,8,9

5. Fylkesmannens konklusjon

Kommunen mangler system for kontroll om tjenesten som utøves fra BKBA er forsvarlig, Jf. hol § 4 jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring

• Det mangler kartlegging / evaluering / tiltaksplaner / individuelle planer og journalføring for brukerne ved BKBA. Dette gjør det vanskelig å vurdere om brukeren får rett tjeneste og om den er individuelt tilpasset.

Dette er brudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1
Forvaltningsloven § 17, jf. helsepersonelloven §§ 39 og 40
Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6,7,8,9

Funn i tilsynet viser behov for at ledelsen må forbedre og implementere nødvendige prosedyrer for å rette opp og forebygge overtredelse av helse- og omsorgslovgivningen.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Det er opplyses i tilbakemeldingen fra Arendal kommune at det siden formøte med Fylkesmannen den 27.09.2019 har vært jobbet systematisk for å sikre at beboerne ved BKBA får forsvarlige tjenester. I kommunens tilbakemelding datert 13.12.2019 er vedlagt oversikt over tiltak som er igangsatt, med egne frister for å sikre framdrift. Reviderte prosedyrer/ rutiner er vedlagt, samt oversikt over opplæring for implementering hos de ansatte ved BKBA.

Det framgår videre av brevet at Arendal kommune vil følge med på om de iverksatte tiltak har effekt ved at det skal utføres tilsyn ved eget revisjonsteam fra stab helse og levekår Arendal kommune – uanmeldt og anmeldt – for å sikre at BKBA drives i henhold til gjeldende lovverk, forskrift, rutiner og prosedyrer.

Det er Fylkesmannens vurdering at Arendal kommunes plan er egnet til å rette lovbruddet. Det bes om at egen vurdering av resultat fra eget tilsyn oversendes Fylkesmannen når det er utført med frist 01.05.2019.

Fylkesmannen vil følge opp dette i dialog med kommunen, og deretter vurdere å avslutte tilsynet.

Med hilsen

Anne- Sofie Syvertsen (e.f.)
Fylkeslege

Eva Dolva
seniorrådgiver
Helse- og sosialavdelingen</

 

Juridisk saksbehandler: Fredrik Dahl

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

Kopi til:

NAV Arendal Postboks 1853 Stoa 4858 ARENDAL

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 10.07.2019.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 27.09.2019.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Blå Kors Bosenter Arendal, og innledet med et kort informasjonsmøte 21.10.2019. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 23.10.2019.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

Vi ba om å få oversendt følgende dokumentasjon fra kommunen:

1. Beskrivelse av kommunens administrative og faglige oppbygging når det gjelder enheter som yter tjenester til personer med rus- og psykiske lidelser.
2. Oversikt over kommunens tjenestetilbud til brukere med samtidig psykisk lidelse og rusproblematikk.
3. Rutiner evt husordensregler som gjelder for boforholdet mellom bruker og kommunen.
4. Oversikt over / navn på ansatte i de ulike tjenestene som er involvert i kartlegging, vurdering av hjelpebehov, og som er ansvarlig for gjennomføring av tiltak overfor den aktuelle brukergruppen, hvor funksjon/ stilling/ plassering i organisasjon og stillingsstørrelse framgår.
5. Rutiner/beskrivelse av hvordan brukernes rett til informasjon og medvirkning
6. Rutiner / prosedyrer for å kartlegge hjelpebehov og fatte vedtak etter Helse- og omsorgstjenesteloven (HOL) 3-2 5, 6 a, b.
7. Rutiner for samhandling/samarbeid internt i kommunen (inkl. med NAV og fastleger) og med spesialisthelsetjenesten,
8. Rutiner for innhenting av samtykke.
9. Rutiner for bruk av Individuell plan (IP) eller liknende planer.
10. Eventuelle kompetanseplan og oversikt gjennomførte opplæringstiltak fra 2016 til d.d.
11. Resultat av aktuelle risiko- og sårbarhetsanalyser BrukerPlan.
12. Prosedyrer /praksis for avviksbehandling og oppfølging av avvik.
13. Resultat av eventuelle brukerundersøkelser gjennomført på området.
14. Eventuelle årsmeldinger som gjelder på området.
15. Eventuelt andre opplysninger/dokumenter som kan være relevante for dette tilsynet.
16. Relevante avviksmeldinger som gjelder personer i aktuell brukergruppe for 2018 og frem til d.d.
17. Liste/ ID-nummer over alle personer som bor på Torbjørnsbu, med navn og fødselsdato, hvor det framgår hva slags hjelp/ tjenester brukeren får/ har tilbud om.

Videre var ønsket utskrift av:

1. Registrert søknad om tjeneste
2. Kopi av kartlegging
3. Kopi av sammenfatning eller annet hvor brukerens hovedproblematikk framgår.
4. Kopi av mål og tiltaksplaner og individuelle planer (IP).
5. Kopi av alle gjeldende vedtak etter HOL § 3-2 punkt 5 og punkt 6 a, b og eventuelle § 17 vedtak etter sosialtjenesteloven.
6. Kopi av referat fra ansvarsgruppemøter og referat fra interne møter som omhandler brukere i 2018 og 2019

Når vi har mottatt denne dokumentasjonen vil vi gjøre et utplukk som vi vil be om full journal fra.

Det ble valgt 8 journaler etter følgende kriterier:

• Journaler til brukere som fortrinnsvis mottok mer enn en tjeneste

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

3 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Birthe Guttormsen, Fylkesmannen i Agder, revisor
• seniorrådgiver, Fredrik Dahl, Fylkesmannen i Agder, revisor
• brukerrepresentant, Vivian Helmersen, proLAR, fagrevisor
• seniorrådgiver, Eva Dolva Fylkesmannen i Agder, revisjonsleder