Rapport fra tilsyn med Grimstad kommunes tjenester til personer med rus- og psykisk helseproblematikk 2019

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Grimstad kommune og besøkte i den forbindelse Ekelunden som er kommunal bolig, fra 05.03.2019 til 06.03.2019. Vi undersøkte om kommunen sørger for at kommunale tjenester til personer med samtidig rus- og psykisk helseproblematikk blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen.

Fylkesmannens konklusjon:

Lovbrudd 1
Grimstad kommune sikrer ikke systematisk kartlegging og journalføring ved evaluering av tjenesten av ROP- brukernes helhetlige situasjon, mål/tiltak og mulige behov for tjenester. Det mangler samordnende planer for de som har behov for dette.

Lovbrudd 2
Ved endring av tjenestetilbudet fattes det ikke nytt vedtak.

Dette er brudd på:
Helse- og omsorgstjenestelovens § 4-1
Forvaltningsloven regler om enkeltvedtak, jf. kapittel IV, V og VI Helsepersonelloven §§ 39 og 40
Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6,7,8,9

Vurdering av ledelsens styring av aktuelle tjenester:

Ledelsen følger med på tjenesten via møter og sjekklister. Funn i tilsynet viser behov for at ledelsen må forbedre og implementere nødvendige prosedyrer for å rette opp og forebygge overtredelse av helse- og omsorgslovgivningen.

Vi ber i kapittel 6 i denne rapporten om en plan for virksomhetens oppfølging for retting av lovbrudd.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Tilsynet er rettet mot kommunens tjenester til voksne personer (> 18 år) som har samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse som hver for seg eller samlet gjør at de har et funksjonstap som medfører behov for tjenester fra kommunen over tid. Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon.

Tilsynet inkluderer brukere uavhengig av hvilke rusmidler de benytter (alkohol, legemidler, illegale rusmidler) og uavhengig av om de har fått diagnostisert en ruslidelse. Tilsvarende gjelder for psykiske lidelser ved at tilsynet er rettet mot kommunens tjenester uavhengig av om personene har en psykiatrisk diagnose (bipolar lidelse, schizofreni, depresjon etc.). Det skilles heller ikke på om personene aktivt benytter rusmidler eller om de er i rehabilitering etter behandling for sitt rusmiddelbruk.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen legger til rette for og følger opp at personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Vi har undersøkt om kommunen, ved helse- og omsorgstjenesten og sosiale tjenester i NAV

• kartlegger brukernes helhetlige situasjon og behov for tjenester
• gir oppfølging av rus-, psykiske- sosiale- og somatiske helseproblemer
• samarbeider slik at tjenestene brukerne mottar er helhetlige og koordinerte
• tilbyr og yter tjenester slik at bruker kan mestre å bo i egen bolig
• ivaretar brukernes rett til å medvirke

Vi har undersøkt om kommunen systematisk kartlegger viktige områder som

• rusmiddelbruk og psykisk helsesituasjon
• somatisk helsesituasjon
• hvilken hjelp bruker mottar fra kommunen, spesialisthelsetjenesten eller andre instanser (for eksempel private psykiatere/psykologer eller lavterskeltilbud)
• bosituasjon og behov for tjenester for å mestre å bo i egen bolig
• økonomi
• familie og annet nettverk, særlig om brukeren har omsorg for barn
• arbeid/aktivitet

Videre har vi sett på om brukerne får nødvendig hjelp innenfor områder de trenger hjelp, og om kommunen har et system som sikrer at tjenestene samarbeider for å gi brukerne et helhetlig og koordinert tilbud. Når det gjelder samarbeid tenker vi både på internt samarbeid mellom  kommunale tjenester, NAV og fastleger m.m, og med spesialisthelsetjenesten der det er aktuelt. Kommunens ansvar for å medvirke til å skaffe varig bolig til vanskeligstilte har ikke vært omfattet av tilsynet.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Dette innebærer at vi i tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom god internkontroll sikrer forsvarlige tjenester. Spesielt når flere instanser er involvert i tjenesteytingen, er det viktig at overordnet ledelse legger til rette for og følger opp at nødvendig samhandling fungerer på tvers av organisatoriske enheter.

Vi har i tilsynet undersøkt hvordan kommunens ledelse følger med på at styringen av tjenestene fungerer som forutsatt og er tilstrekkelig for å sikre forsvarlige tjenester.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven (hol) § 12-3 og helsetilsynsloven § 2.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Forsvarlighetskravet
Kravet om forsvarlighet, jf. hol § 4-1 er forankret i anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer.

Forsvarlighetskravet er en rettslig minstestandard, og setter en nedre grense for hva som kan aksepteres før det må regnes som svikt i tjenestene. Kravet til forsvarlighet må gjelde tilgjengelighet, kvalitet, innhold og omfang.

Det er utarbeidet flere publikasjoner som gir innhold til hva som er faglig forsvarlig og som er aktuelle for dette tilsynet:

• Nasjonal faglig retningslinje for utredning, behandling og oppfølging av personer med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse – ROP-lidelser (IS-1948) utgitt av Helsedirektoratet (Heretter kalt ROP-retningslinjen).
• Sammen om mestring. Veileder i psykisk helsearbeid og rusarbeid for voksne. Et verktøy for kommuner og spesialisthelsetjenesten (IS-2076). Utgitt av Helsedirektoratet i 2014.

Plikten til systematisk styring
Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Lovverket fastslår at:

• kommunens ansvar for å tilby nødvendige helse- og omsorgstjenester innebærer en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med lov og forskrift, jf. hol. § 3-1 tredje ledd.

Brukermedvirkning
Brukermedvirkning er en forutsetning for forsvarlig tjenesteyting ved NAV-kontoret og i helse- og omsorgstjenesten. Kravet om brukermedvirkning fremgår av følgende:

• Pasienter og brukere skal få mulighet til å medvirke ved utforming og gjennomføring av tjenester, jf. pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) § 3-1 første og annet ledd. Når tjenestetilbud utformes, skal det legges stor vekt på hva pasienten og brukeren mener jf. pbrl. § 3-1 annet ledd annet punktum, jf. hol. § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav a og b.

Kravet om brukermedvirkning fremgår også av andre bestemmelser i lovverket, for eksempel i reglene om individuell plan i hol § 7-1 første ledd.

Samarbeid for å koordinere tjenestene til bruker

Kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen og helse- og omsorgstjenesten er forpliktet til å samarbeide med andre deltjenester, tjenesteytere og sektorer. Kommunens plikt til å samarbeide er presisert i følgende bestemmelser:

• Kommunen har en plikt til å legge til rette for samhandling mellom ulike deltjenester innad i kommunen og med andre tjenesteytere, der dette er nødvendig for å tilby tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven, jf. hol. § 3-4

Krav til skriftlighet
Det stilles krav om skriftlighet og begrunnelse ved tildeling av tjenester etter hol. § 3-2 første ledd nr. 6 bokstavene a til d, § 3-6 og § 3-8, som forventes å vare lenger enn to uker. Videre må kommunen sørge for at helse- og omsorgstjenesten dokumenterer sentrale opplysninger om bruker skriftlig i  den løpende tjenesteytingen.

Det er presisert i hol. § 5-10 at kommunen skal sørge for at pasient- og informasjonssystemene som brukes er forsvarlige. Det er kommunens ansvar å opprette pasientjournalsystemer som gjør det mulig for de ansatte å overholde journalføringsplikten.

Alle ansatte som yter helsehjelp har plikt til å føre pasientjournal, jf. helsepersonelloven (hpl.) § 39. Pasientjournalen skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, jf. hpl. § 40. Hvilke opplysninger som skal journalføres er konkretisert i forskrift om pasientjournal (journalforskriften) § 8.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Beskrivelse av virksomhetens organisering:
Grimstad kommune har i overkant 23 257 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med rådmann og kommunalsjefer, som leder hver sin sektor. Helse og omsorgssektoren er delt inn i 7 undergrupper med enheter. Hele helse og omsorgsektoren har fra 01.01.2019 gjennomgått en omfattende omorganisering.

Enhet for Innovasjon og forvaltning organiserer Tjenestekontoret som har ansvar for å fatte vedtak på helse- og omsorgstjenester. Kontoret har også ansvaret for kartlegging, utreding av alle søknader om helse- og omsorgstjenester, samt revurdering av vedtak.

Enhet for Psykisk helse og rus er organisert og ledet under enhetsleder som administrerer 56,25 årsverk. Enhet for Psykisk helse og rus er nå delt inn i 2 team: Sosial ambulerende team med 34,51 årsverk, og Forebygging og rehabilitering som har 18,75 årsverk. Disse teamene er igjen inndelt i 4 undergrupper hver som omfatter de fleste aktuelle tjenester hvor brukere med rus- og psykiske utfordringer kan søke bistand og støtte.

Hovedansvaret for oppfølging av denne brukergruppen er organisert under

a) Sosialt ambulerende team tilbyr både ambulante og turnusbaserte tjenester og oppfølging. Det er både lavterskel tilbud og vedtaksbaserte tjenester. Det er et eget team fra Hjemmetjenesten som tilbyr somatiske helsetjenester til denne

b) Forebygging og rehabilitering tilbyr dagbaserte tjenester. Ruskonsulent er en slik spesialtjeneste hvor de ansatte her har videreutdanning og myndighet til å henvise til spesialisthelsetjenesten for innleggelse til avgiftning og videre

Tilsynsobjektet for Fylkesmannen er de kommunale tjenestene som blir gitt til personer med rus- og psykisk helseproblematikk som bor på Ekelunden. Dette er et kommunalt leilighetskompleks lokalisert like utenfor Grimstad sentrum. Det er gangavstand til buss og butikker. Beboere har en ordinær leiekontrakt med Grimstad kommune. Ekelunden består av eldre og litt nyere boligmasse, og bærer preg av slitasje. Det er opplyst fra ledelsen at Ekelunden er vedtatt nedlagt og skal avvikles i løpet av 2019. Alle beboere vil få tilbud om ny bolig annet sted. Mesteparten av dagens leietakere er forespeilet å flytte til Vossgate som er under ombygging og renovering.

Kartlegger og yter tjenester rettet mot brukernes helhetlige situasjon herunder rus, psykisk helse, somatikk og hjelp til å mestre å bo

• Kommunen har rutine for at enhet for tjenestekoordinering (bestillerenheten) starter opp med systematisk kartlegging, ved bruk av såkalt sjekkliste 4 til nye brukere før vedtak om tjenester fattes.
• Innhenting av opplysninger gjøres sammen med bruker
• Rutiner er at sjekkliste 4 skal gjentas minst hver 6 måned av primærkontakt for kartlegging/evaluering av tjenesten med utforming av tiltaksplan for bruker
• Brukerne blir informert om hva opplysningene skal brukes til og skriver under på samtykkeskjema
• Vedtak er utformet hvor omfang/innhold av tiltak er beskrevet for eksempel kjøre til Misjonskirken, eller samtale
• Tilsynet gjennomgikk 10 journaler
• Sjekkliste 4/ evaluering av tjenesten er kjent, men skjema er utfylt ulikt av primærkontakt. 5 var mangelfullt utfylt, 1 manglet helt, 4 av 10 var utført i henhold til
  • Det mangler informasjon om rus, psykisk helse, kognitive og somatiske helseopplysninger for 6 brukere
  • Det kartlegges ulikt om brukere har utfordringer knyttet til overdose, suicidalitet, vold.
  • Vi fant ingen kriseplaner selv om det er dokumentert behov for tiltak for eksempel nylig overdose, eller at bruker ikke lukker opp, at bruker er utsatt for vold, eller utsetter ansatte for trusler. Uønskede hendelser er dokumentert i avviksmeldinger
  • Vi fant ikke kartlagt om bruker hadde aktivitetstilbud
  • Brukerstatus var utfylt ulikt
  • Mål og tiltak var i hovedsak generelt utformet på 6 brukere, for eksempel motivere til endring i Dato og utfyller manglet på flere.
• Ut i fra kartlegging/evaluering i sjekkliste 4 / mål og tiltak var det usikkert hva slags bistandsbehov brukeren hadde, og hva tiltaket besto i
• Det framkom i intervju at ansatte var usikre på hvordan kartleggingsverktøyet og mål/ tiltaksplan skulle brukes og hvor det befant seg i journalsystemet
• Det kom fram i intervju at ansatte i hovedsak bruker vedtak og løpende journal til å oppdatere seg om tiltak for bruker, og at mål og tiltaksplan brukes i mindre grad
• Planlagt tid til tjenesten framgår på brukerens hovedkort i Rutinen utføres av tjenestekontoret
• Det ble sendt internmelding med word dokument, kalt «vedtaksstatistikk», til bestillerenheten, og gitt muntlig beskjed til bruker om endring
• «Vedtaksstatistikk» inneholder få opplysninger, er ulikt skrevet. Datering, hva endring bestod i, manglet på flere.
• For 3 brukere ble det utført endringer i tjenesten uten at sjekkliste 4 ble utfylt.
• For disse 3 var det ble ikke fattet nytt vedtak.

Har oversikt over og følge med på brukernes situasjon og mulige tjenester

• Det blir undersøkt om bruker har omsorg for barn.
• Navn på brukers primærkontakt og fastlege journalføres i hovedkort
• Tjenesten bistår bruker til å komme i kontakt med andre instanser ved behov
• Det føres løpende journal som er tilgjengelig for miljøtjenesten, ruskonsulenter, feltsykepleien og hjemmesykepleien
• Ledelsen følger med på brukerens tilstand/situasjon gjennom planlagte møter internt og kvalitetskontroll.
• Det er innholdsmessige mangler i den løpende journal av kliniske beskrivelser av observerbare symptomer på rus og psykiske helse, somatikk, samt kognitiv fungering.
• Vi fant ikke dokumentert i vårt utvalg på 10 brukere at de benyttet lavterskel aktivitetstilbud.
• Det framkom i intervju med ansatte at de mener flere kunne hatt tilbud om aktiviteter.

Samarbeider og samordner slik at tjenestene brukerne mottar er helhetlige og koordinerte mellom ulike enheter i og utenfor kommunen

• Kommunen har rutiner for innhenting av samtykke.
• Miljøtjenesten, ruskonsulentene, feltsykepleier og hjemmetjenesten er kjent med hvem som er brukers fastlege, dette er skrevet ned i Det samarbeides med fastlege via elektroniske meldinger og samarbeidsmøter.
• Bruker får hjelp til å ta kontakt med og ev. følge til fastlege eller andre instanser hvis ønskelig
• Det framkom av løpende journal at interne tjenester har møter sammen med bruker.
• Det kom fram i intervju at internmeldinger var vanskelig å finne igjen, og at de ikke alltid var journalført.
• 1 av de 10 brukerne hadde en individuell plan (IP), men den var ikke oppdatert (fra 27.11.2017) Vi fant 1 bruker som var spurt, og som ønsket det, men det var ikke utformet IP. 2 var spurt om IP men hadde takket nei.
• Vi fant at tre brukere som hadde vedtak om koordinator.
• Det er rutiner for samhandling internt i kommunen.
• Det framkom av intervju at tjenestene internt i kommunen samarbeider fra sak til sak om brukere.
• Det er dokumentert at brukere har vært med på samarbeidsmøter
• Det framkom videre i intervju at samarbeid med fastlegene var variabelt
• Det ble uttrykt ønske om bedre samarbeid med spesialisthelsetjenesten.
• Referater fra samarbeidsmøter var vanskelig å finne, var journalført ulikt.
• Det var ikke nedtegnet annen plan for brukere om samordning av tjenestene

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Lovbrudd 1

Grimstad kommune sikrer ikke systematisk kartlegging og journalføring ved evaluering av tjenesten av ROP- brukernes helhetlige situasjon, mål/tiltak og mulige behov for tjenester. Det mangler samordnende plan for de som har behov for dette.

Grimstad kommune oversendte kartleggingsskjema kalt sjekkliste 4, som skal brukes når det søkes om helse- og omsorgstjenester. Dette var en del av den etterspurte dokumentasjonen til tilsynet. Sjekkliste 4 inneholder tema om brukers rus og psykisk helse, somatisk helse, og om funksjon i daglige gjøremål. Fylkesmannen vil kommentere at selve skjema for brukere med rus og psykisk helseproblematikk bør evalueres, da det framstår som fragmentert og uoversiktlig.

Rutinen er at sjekkliste 4 skal fylles ut minst hver 6 måned av primærkontakt for evaluering av tjenesten med utforming av tiltaksplan for bruker. Det framgikk av intervju at rutinen var kjent, men ansatte var usikre på hvordan skjema for evaluering, mål og tiltaksplan skulle brukes og hvor det befant seg i Gerica.

For 6 av brukerne manglet evaluering/ kartlegging av rus og psykisk helseproblematikk og somatiske helseproblemer. Det ble ikke rutinemessig evaluert og journalført utfordringer knyttet til vold, suicidalitet og overdose. Det var ikke samlet systematisk og var dermed vanskelig å finne i Gerica.

Vi fant ikke kriseplaner selv om det var dokumentert at noen brukere hadde behov for forebyggende tiltak, for eksempel etter overdose eller for å forebygge uønsket adferd. Brukerstatus på hovedkortet var også mangelfullt utfylt. Videre fant Fylkesmannen at det var innholdsmessige mangler generelt i den løpende journal i henhold til kliniske bekrivelser av symptomer på rus, psykisk helse, somatiske helseproblemer samt kognitiv fungering. Det framkom av intervju at de ansatte i hovedsak benyttet vedtak og løpende journal for å oppdatere seg om brukeren, og mål og tiltaksplan ble brukt i mindre grad.

Ved journalgjennomgang fant vi 1 bruker som hadde individuell plan (IP), men den var ikke oppdatert. Brukere med langvarige og sammensatte tjenester har rett til individuell plan og skal tilbys dette. Når det ikke fantes oppdaterte IP, skulle det vært en annen plan for å samordne tjenestene. Dette var heller ikke nedtegnet. Vi fant referat fra samarbeids- /ansvarsgruppemøter der brukerne deltok, men referatene var vanskelig å finne i Gerica og var journalført ulikt vedrørende innhold om videre tiltak og ansvar. Siden innhold og plassering ikke var rutinemessig utført for hvert ansvarsgruppemøte, blir det for personavhengig og for stor usikkerhet omkring samordning av tjenestene.

Fylkesmannen fant at det blir for stor variasjon til hva som er kartlagt i evaluering av rus- psykisk helse og somatiske helseplager til at en kan være sikker på at tjenesten er forsvarlig. Dette gjør det vanskelig å vurdere om brukeren får rett tjeneste og om den er individuelt tilpasset. Det manglet IP eller annen samordnende plan. Samlet sett gir dette for stor risiko for svikt i tjenestetilbudet og som dermed ikke vil være en forsvarlig tjeneste, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1.

Lovbrudd 2:

Ved endring av tjenestetilbudet fra enhet psykisk helse og rus fattes ikke nytt vedtak

Kravet etter forvaltningsloven § 17 er at kommunen skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før nytt vedtak treffes eller når vedtak endres. Det er en forutsetning ved vedtaksendring at det kan gjenfinnes tilstrekkelig dokumentasjon. Helsepersonell har dokumentasjonsplikt etter helsepersonelloven §§ 39 og 40. De fleste av brukerne var kjent for de ansatte over år, men manglende kartlegging ved endring av tjenester gjør det vanskelig å vurdere om brukerne får tjenester tilpasset behov. Når tjenesten endres uten at kartlegging er nedtegnet er det fare for ulik praksis, og at det kan bli personavhengig hvilke tjenester som iverksettes.

Sjekkliste 4 er grunnlaget for hvilke tiltak som skal iverksettes eller avsluttes. Det framkom i journal og i intervju at sjekkliste 4 ikke brukes ved revurdering av tjenesten, men at primærkontakt etter samtale med bruker sender en melding, kalt «flettemal» til avdeling for tjenestekoordinering. I vårt utplukk på 10 journaler fant vi 3 eksempler på at tjenesten var redusert uten at brukeren fikk et nytt skriftlig vedtak.

I forvaltningsloven § 2 finner vi definisjonen av vedtak. I lovens kapittel IV finner vi saksbehandlingsreglene for enkeltvedtak. I kapittel V har regler om hvordan vedtak skal utformes, når vedtaket skal grunngis, om begrunnelsens innhold og om underretning. Kapittel VI inneholder regler om klage. Når kommunen velger å endre opprinnelig tjenestetilbudet kun gjennom et internt notat, uten å fatte nytt vedtak, mister brukeren den rettssikkerheten som forvaltningsloven skal sørge for blir ivaretatt.

5. Fylkesmannens konklusjon

Lovbrudd 1

Grimstad kommune sikrer ikke systematisk kartlegging og journalføring ved evaluering av tjenesten for ROP- brukernes helhetlige situasjon, mål/tiltak og mulige behov for tjenester. Det mangler samordnende plan for de som har behov for dette.

Lovbrudd 2:

Ved endring av tjenestetilbudet fra enhet psykisk helse og rus fattes ikke nytt vedtak

Dette er brudd på:
Helse- og omsorgstjenestelovens § 4-1
Forvaltningsloven regler om enkeltvedtak, jf. kapittel IV, V og VI Helsepersonelloven §§ 39 og 40
Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6,7,8,9

Vurdering av ledelsens styring av aktuelle tjenester:

Ledelsen følger med på tjenesten via møter og sjekklister. Funn i tilsynet viser behov for at ledelsen må forbedre og implementere nødvendige prosedyrer for å rette opp og forebygge overtredelse av helse- og omsorgslovgivningen.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Fylkesmannen ber Grimstad kommune utarbeide en plan for å rette lovbruddet innen 01.07.2019.

Planen må inneholde:

• tiltak som iverksettes for å rette lovbruddet
• hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene er iverksatt.
• Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt etter at de har fått virke en stund
• Kommunens egne frister for å sikre framdrift

Fylkesmannen vil følge opp dette i dialog med kommunen, og deretter vurdere å avslutte tilsynet.

Med hilsen

Anne Sofie D. Syvertsen
Fylkeslege

Eva Dolva
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 04.01.2019.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 11.02.2019. Tilsynet intervjuet 2 brukere den 11.02.2019.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Grimstad kommune, og innledet med et kort informasjonsmøte 05.03.2019. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 06.03.2019.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

1. Beskrivelse av kommunens administrative og faglige oppbygging når det gjelder enheter som yter tjenester til personer med rus- og psykiske lidelser
2. Oversikt over kommunens tjenestetilbud til brukere med samtidig psykisk lidelse og rusproblematikk
3. Rutiner evt husordensregler som gjelder for boforholdet mellom bruker og
4. Oversikt over / navn på ansatte i de ulike tjenestene som er involvert i kartlegging, vurdering av hjelpebehov, og som er ansvarlig for gjennomføring av tiltak overfor den aktuelle brukergruppen, hvor funksjon/ stilling/ plassering i organisasjon og stillingsstørrelse framgår.
5. Rutiner/beskrivelse av hvordan brukernes rett til informasjon og medvirkning ivaretas
6. Rutiner / prosedyrer for å kartlegge hjelpebehov og fatte vedtak etter Helse- og omsorgstjenesteloven (HOL) 3-2 5, 6 a, b.
7. Rutiner for samhandling/samarbeid internt i kommunen (inkl. med NAV og fastleger) og med spesialisthelsetjenesten,
8. Rutiner for innhenting av
9. Rutiner for bruk av Individuell plan (IP) eller liknende
10. Eventuelle kompetanseplan og oversikt gjennomførte opplæringstiltak fra 2016 til d.
11. Resultat av aktuelle risiko- og sårbarhetsanalyser BrukerPlan.
12. Prosedyrer /praksis for avviksbehandling og oppfølging av avvik
13. Resultat av eventuelle brukerundersøkelser gjennomført på området.
14. Eventuelle årsmeldinger som gjelder på området.
15. Eventuelt andre opplysninger/dokumenter som kan være relevante for dette tilsynet
16. Relevante avviksmeldinger som gjelder personer i aktuell brukergruppe for 2017 og frem til d
17. Liste/ ID-nummer over alle personer som bor på Ekelunden, med navn og fødselsdato, hvor det framgår hva slags hjelp/ tjenester brukeren får/ har tilbud

Videre ønskes utskrift av:

a. Registrert søknad om tjeneste
b. Kopi av kartlegging
c. Kopi av sammenfatning eller annet hvor brukerens hovedproblematikk framgår.
d. Kopi av mål og tiltaksplaner og individuelle planer (IP)
e. Kopi av alle gjeldende vedtak etter HOL 3-2 punkt 5 og punkt 6 a, b og eventuelle § 17 vedtak etter sosialtjenesteloven.
f. Kopi av referat fra ansvarsgruppemøter og referat fra interne møter som omhandler brukere i 2018 og 2019

Det ble valgt 10 journaler etter følgende kriterier:

• Fra alle beboere på Ekelunden

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

2 pasienter ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• rådgiver, Vigdis Haugmoen, Fylkesmannen i Agder, revisor
• seniorrådgiver, Fredrik Dahl, Fylkesmannen i Agder, revisor
• seniorrådgiver, Eva Dolva, Fylkesmannen i Agder, revisjonsleder