Rapport fra tilsyn med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser ved Lindesnes kommune, Barnevern Sør 2020

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Lindesnes kommune, Barnevern Sør den 08.09.2020 til 11.09.2020. Vi undersøkte om kommunen sørger for at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannens konklusjon:

Lindesnes kommune dokumenterer ikke at de sikrer forsvarlig saksbehandling i undersøkelsen på følgende punkter:

• planene som utarbeides fremstår ikke som et praktisk verktøy for å sikre en forsvarlig planlegging og fremdrift i undersøkelsene.
• det foretas ikke fortløpende vurderinger av den informasjonen som hentes inn
• vurderinger av det barna sier – og hvilken vekt det legges på det barnet sier er ikke dokumentert
• barneverntjenesten dokumenterer ikke at de sikrer tilstrekkelig medvirkning for barn og foreldre i undersøkelsene.
• kommunen mangler system for rapportering og styring fra kommunens ledelse, som sikrer at undersøkelser utføres i samsvar med loven
• opplæringen i barneverntjenesten er ikke satt i system, og sikrer ikke at hver ansatt får lik og tilstrekkelig opplæring.

Dette er brudd på:

Barnevernloven § 4-3, jf. § 1-4, 1-6, 1-7 og internkontrollforskriften § 4, jf. barnevernloven § 2-1.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Fylkesmannen har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er forsvarlig.

Tilsynet med forsvarlig undersøkelsesarbeid innebærer at Fylkesmannen undersøker og vurderer om barneverntjenesten har:

• forberedt og planlagt undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen og eventuelt tidligere undersøkelser/annen kontakt med familien
• sørget for at undersøkelsens innhold, omfang og fremdrift er i tråd med alvoret i situasjonen for barnet
• gjort relevante barnevernfaglige og juridiske vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen
• konkludert undersøkelsen i tråd med vurderingene som er gjort

Tilsynet skal omfatte undersøkelser som gjelder barn som bodde hjemme da barneverntjenesten mottok bekymringsmeldingen. Med dette forstås barn under 18 år som bor i biologisk familie, adoptivfamilie eller er plassert hos andre uten barneverntjenestens medvirkning.

Fylkesmannens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at fylkesmannen har ført tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med om barneverntjenesten oppfyller de aktuelle lovkravene.

Barn og foreldre sine meninger om, og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis for brukermedvirkning. Fylkesmannen kontaktet derfor fire familier, som ble spurt om de og deres barn kunne medvirke i Fylkesmannens tilsyn.

Fylkesmannen har snakket med fire foreldre/familier og tre barn, hvorav to var søsken.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barneverntjenesten har en rett og plikt til å foreta undersøkelse i saken når den vurderer at det er

«rimelig grunn til å anta» at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven kapittel 4. Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak.

Kravene til undersøkelsen følger av lovbestemmelser i barnevernloven (bvl.) og forvaltningsloven (fvl.).

Forsvarlighet

Alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige etter bvl. § 1-4.

Kravet til forsvarlighet er en rettslig standard. Dette innebærer at innholdet i vesentlig grad vil bli bestemt av normer utenfor selve loven og utvikles over tid med utgangspunkt i anerkjent faglig praksis, fagkunnskap fra utdannings- og forskningsinstitusjonene, faglige retningslinjer og generelle samfunnsetiske normer.

Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, for eksempel prinsippet om barnets beste. Videre vil både barnevernlovens og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gi innhold til kravet om forsvarlig gjennomføring av undersøkelsene.

Kravet om forsvarlighet er rettet mot både tjenester og tiltak, og innebærer også krav til ledelse, organisering og styring. Det er en nær sammenheng mellom kravet til forsvarlighet og kravet om internkontroll for å sikre at oppgavene blir utført i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov, jf. bvl § 2-3 tredje ledd.

Dokumentasjon

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Barneverntjenesten må dokumentere sentrale og relevante opplysninger om barnet og familien gjennom arbeidet med en undersøkelse. Det skal være synlig hva tjenestene har gjort og hvorfor dette er gjort. Det skal fremkomme hva barnet og foreldrene har gitt uttrykk for og hvordan dette er vurdert av tjenesten. Skriftlighet sikrer den enkeltes rettssikkerhet og gjør det mulig å overprøve tjenestenes vurderinger og beslutninger i saken. Skriftlighet bidrar til å sikre kvalitet og kontinuitet.

Både avgjørelser om å innvilge hjelpetiltak og henleggelse av en sak etter undersøkelse regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. bvl. § 6-1 andre ledd og § 4-3 sjette ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1, som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen.

Prinsippet utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.

Barnets medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er nedfelt i bvl. § 1-6. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. I en undersøkelse plikter barneverntjenesten å sikre at barnet får oppfylt sin rett til medvirkning.

For å kunne gjennomføre en undersøkelse er det nødvendig at barneverntjenesten vurderer i hvilken grad barnet ut fra alder og modenhet er i stand til å danne seg egne synspunkter. Barnet skal gis rett til å medvirke i tråd med disse vurderingene.

Prinsippet om barnets beste henger uløselig sammen med barnets rett til medvirkning. Formålet med medvirkning er å få frem barnets synspunkter om egen situasjon for å bidra til at de avgjørelser barnevernet fatter i en undersøkelsesfase er til barnets beste.

Samarbeid med foreldrene

Foreldrene som undersøkelsen omhandler, har selvstendige rettigheter i undersøkelsessaken. Når foreldrene er part i barnevernssaken, vil de ha rett til å uttale seg etter fvl. § 17. Barnevernet skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, for foreldrene for uttalelse. Barneverntjenesten bør også gjøre foreldrene kjent med andre opplysninger som er av vesentlig betydning etter fvl. § 17.

Barnevernet skal utøve sin virksomhet med respekt for og så langt som mulig i samarbeid med barnet og barnets foreldre, jf. bvl. § 1-7.

Krav til undersøkelsens innhold, omfang og fremgangsmåte

Etter bvl. § 4-3 har barneverntjenesten en rett og en plikt til å foreta undersøkelse i saken når den vurderer at det er «rimelig grunn til å anta» at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven kapittel 4. Det er dermed en lav terskel for å igangsette en undersøkelse.

Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak.

Forvaltningsloven pålegger barneverntjenesten å påse at sakens faktum er klarlagt så langt det er mulig før det treffes vedtak, jf. fvl. § 17. Dette innebærer at relevante sider av saken må komme frem. Barnverntjenesten må vurdere riktigheten av de opplysninger som kommer inn underveis i undersøkelsen. Hvor omfattende undersøkelse barneverntjenesten skal gjøre beror på en konkret vurdering av meldingens innhold og karakter og annen informasjon i saken. Momenter som alvorlighet, kompleksitet og hastegrad har betydning for hvor grundig barneverntjenesten skal undersøke.

Innhenting av opplysninger skal som hovedregel gjøres i samarbeid med foreldrene, jf. bvl. § 6-4 femte ledd. Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre forvaltningsorganer og helsepersonell omfattes av taushetsplikten. Dette innebærer at barneverntjenesten må ha gyldig samtykke fra foreldrene for å innhente opplysningene, jf. fvl. § 13 a nr. 1 eller en lovhjemmel som gir adgang til å unnta fra taushetsplikten. Barneverntjenester har hjemmel til å pålegge offentlige myndigheter m.fl. om å gi taushetsbelagte opplysninger i de situasjonene som er beskrevet i bvl. § 6- 4.

Undersøkelser i barnevernet skal gjennomføres snarest og senest innen tre måneder, eventuelt seks måneder i særlige tilfeller, jf. bvl. § 6-9.

Undersøkelsene skal gjennomføres snarest. Fristen på tre, eventuelt seks, måneder er ikke en tidsramme som «står til disposisjon» før barneverntjenesten må avslutte undersøkelsen. Hvor lang tid som brukes må være i tråd med alvoret i barnets situasjon. For at barnevernet skal kunne utvide fristen til seks måneder, må saken være av en slik karakter at det er behov for særlig omfattende og tidkrevende undersøkelser som ikke lar seg gjennomføre innen tre måneder.

Styring og ledelse

Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Barnevernloven fastslår at: «kommunen skal ha internkontroll for å sikre at den utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift. Kommunen må også kunne redegjøre for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll.» Dette følger av bvl. § 2-1 andre ledd og er utdypet i forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester.

I bvl. § 2-1 syvende ledd fremgår det også at kommunen skal sørge for at ansatte som gjennomfører undersøkelser i barneverntjenesten har tilstrekkelig kompetanse til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Kommunen har ansvaret for å gi nødvendig opplæring ved behov.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjeneste fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Kommunenes organisering

Lindesnes er en kommune i Agder, bestående av de tidligere kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal. Lindesnes er Norges sørligste kommune. Administrasjonssenteret ligger i Mandal.

Kommunesammenslåingen trådte i kraft 01.01.20. Kommunen har et innbyggertall på 23 068 (2020) ¹.

Ifølge tall fra SSB for 2019 var det undersøkelser i henholdsvis 3,7 % (Lindesnes), 3,1 % (Marnardal) og 5,4% (Mandal) av det totale antall barn i alderen 0-17 år i kommunene. I 2019 ble det til sammen gjennomført 213 undersøkelser i de tre tidligere kommunene. Av disse ble 120 henlagt etter undersøkelse.

Rådmannen er øverste administrative leder i kommunen. Rådmannen har et lederteam bestående av assisterende rådmann, kommunalsjef for velferd, oppvekst samfunnsutvikling, samt rådmannens stab. Barnevern er organisert under den ene fagavdelingen, oppvekst. Avdelingen ledes av kommunalsjef for oppvekst. Avdeling oppvekst består igjen av tre enheter; familiens hus, barnehager og skoler. Barnevern ligger under familiens hus, sammen med enslige mindreårige, familiesenter, helsestasjon og PPT/kompetanse-senter sør. Familiens hus ledes av en enhetsleder.

Barneverntjenestens organisering

Det er totalt 39 ansatte i tjenesten, fordelt på 31,2 stillingshjemler Det er 7 er vikarer. Av de faste ansatte er en i permisjon, to er 100% sykmeldt, en er delvis sykmeldt og fire ansatte jobber redusert på grunn små barn. ²

Barneverntjenesten ledes av barnevernleder. Under barnevernleder er det en spesialrådgiver. Spesialrådgiveren fungerer også som stedfortreder for barnevernleder. Videre er tjenesten organisert i 4 team med fire teamledere. Teamene er mottak/undersøkelse, tiltak, omsorg og familieteam. Ansvaret for undersøkelse ligger hos mottak/undersøkelse.

Internkontroll

Opplæring og rutiner

Tjenesten har ikke en intern opplæringsplan eller rutiner for hva en nyansatt skal gjennomgå i forbindelse med opplæringen. Men alle ansatte ved barneverntjenesten skal gjennomføre kurs i regi av Kompetanseutvikling for barnevernet i Agder (KUBA). KUBA er en fellessatsing på kvalitet i barneverntjenestene i Agder med formål å gi opplæring og utvikling til barnevernsansatte på tre nivåer. Nivå 1 i denne opplæringen er for nyansatte. ³

I intervju med de ansatte fremgår det at de er usikre på om det er en formell opplæringsplan. Flere viste til KUBA og opplæringen de får der. Nyansatte gjennomgår opplæringsprogram gjennom KUBA. Her får de undervisning blant annet i meldingsarbeid, undersøkelser, tiltak og fosterhjemsarbeid. I tillegg får de opplæring i forvaltningsmessige rammer. I undervisningsprogrammet er det fokus på forsvarlighet i barneverntjenestens arbeid og refleksjoner rundt rolleforståelse.

Videre viste de ansatte til at de jobber med sakene i tospann hvor nyansatte jobber sammen med en mer erfaren kontaktperson. På den måten fikk de opplæring i arbeid med undersøkelser.

De ansatte får videre tilbud om veiledning – både i gruppe og enkeltvis – hvor sak og prosess kan diskuteres med gruppeleder og kollegaer.

De ansatte sier også at det er en trygg arbeidsplass hvor de alltid kan spørre de mer erfarne.

Barneverntjenesten har utarbeidet en rutinehåndbok for å sikre behandlingen av saker etter barnevernloven. Rutinehåndboka ble sist revidert i februar 2020. Rutinehåndboka inneholder (1) administrative rutiner som blant annet organisasjonskart, ansvar og myndighet, (2) interne rutiner, som blant annet inneholder informasjon om barnevernvakt, HMS og henvendelser fra media, (3) eksterne samarbeidspartnere, med informasjon om Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat) og andre oppdragstakere, (4) rutiner i forhold til klientarbeid, krav og kvalitet i undersøkelsesarbeid samt tema som tiltak i hjemme, akuttarbeid, mottaksgruppa m.m. Videre inneholder rutinehåndboka (5) rutiner for rolleavklaring, og (6) rutiner for overføring av sak fra undersøkelses/tiltaksgruppa til omsorgsgruppa, samt informasjon om (7) tiltak utenfor hjemme og (8) ettervern og (9) adopsjon.

De ansatte opplyser at de er kjent med at rutinehåndboken foreligger. Men de fleste sier at de ikke bruker denne som et oppslagsverk i sitt daglige arbeid. Samtlige ansatte viste til Bufdir sitt rundskriv «retningslinjer til barneverntjenestens saksbehandling» og at det er dette de bruker i sitt arbeid med undersøkelser. Enkelte ansatte viser også til at de bruker Visma-veilederen som et oppslagsverktøy.

I intervju forteller de ansatte at de også har en del muntlige rutiner. Dette er rutiner som ikke kommer frem i rutinehåndboken, sjekklister, e.l., men rutiner som skal være godt kjent for alle ansatte, ala «slik gjør vi det». De ansatte opplever imidlertid at det er noe ulik praksis for hvordan enkelte muntlige rutiner følges i praksis.

Rapporteringslinjer og møtestruktur

Avdelingen har ukentlige møter for alle ansatte i undersøkelsesgruppen. Teamleder setter agenda for møtet. I dette møtet gjennomgås aktuelle saker, nye undersøkelsessaker fordeles og det foretas midtveisevaluering. Tema i møtene er også veien videre i undersøkelsen, drøfting av sakene, informasjonsutveksling, kompetanseheving, refleksjoner, og intern saksveiledning. Ansatte har ansvar for å bringe inn saker til drøfting midtveis i undersøkelsen. Det fremkommer i intervjuene at det varierer hvor ofte den enkelte ansatte bringer saker inn til drøfting.

Teamleder innkaller hver ansatt til hver 14. dag. In denne samtalen er saksveiledning viktig, men de ansatte har mulighet til å ta opp det de ønsker i denne samtalen., f.eks ting de strever med prosesser mm. Dette er i utgangspunktet obligatorisk, og det er forventet at ansatte som kan, deltar på dette møtet. Her kan ansatte drøfte saker, og de gjennomgår saker som skal midtveisevalueres og avsluttes. De ansatte opplyser at det er varierende hvor ofte de benytter seg av dette. Dersom en ansatt ikke har anledning til å møte, er det den ansattes ansvar å lage ny avtale med leder.

Ansatte har per i dag ikke ekstern veiledning, men har opplæring og kursing gjennom deltakelse på KUBA.

Rutinehåndboka viser til at det er felles personal- og HMS-møte første tirsdag i hver måned. Tema er informasjon fra enhetsleder, barnevernleder, gruppene i barneverntjenesten, samt merkantil og plasstillitsvalgt. Dette møtet blir også brukt til å snakke om samarbeid med andre instanser, virksomhetsplanen og til besøk av gjesteforelesere. ⁴

Barnevernleder har ukentlige møter med teamlederne hvor de blant annet løfter inn aktuelle problemstillinger.

Barnevernleder rapporter månedlig til enhetsleder. Tema i disse rapporteringene er sykefravær og økonomi. Barnevernleder har ukentlig faste møter med enhetsleder, både i form av oppfølgingsmøter og på de faste avdelingsmøtene.

I intervju med barnevernleder fremkommer det at det er et ønske om en fast møtestruktur med kommunalsjef og rådmann, men dette er foreløpig ikke på plass i ny kommunestruktur.

Familiens hus har avdelingsmøte en gang i uken, hvor barnevernleder deltar. Tema er både fag, personal og organisasjon. I intervju fremkommer det at det ikke er noe fast struktur på møter mellom enhetsleder og barnevernleder.

Det er ingen faste møtepunkter mellom barnevernleder, rådmann eller kommunalsjef for oppvekst. Det foreligger heller ingen øvrige rapporteringsstrukturer fra barnevernleder til kommunalsjef eller rådmann.

Rådmannen har faste møter med sin ledergruppe, herunder kommunalsjef oppvekst. Kommunalsjef oppvekst skal informere om aktuelle temaer fra barnevernfeltet. Rådmannen erkjenner at han er for lite informert om barneverntjenesten. Ideelt sett kunne kan ønsket å ha bedre oversikt over tjenesten.

Rådmannen opplyste i sluttmøtet at kommunestyret har blitt enige om at barneverntjenesten skal begynne med årlig tilstandsrapportering i 2020. Dette er først et lovkrav i 2021.

Risikovurdering, styring og avvikssystem

I rutinehåndboka vises det til systemet for å melde avvik som heter Compilo. Det fremgår av rutinehåndboka at alle ansatte skal ha tilgang til dette. De ansatte kjenner til systemet. De ansatte oppfatter at de oppfordres til å melde avvik i forbedringsøyemed for tjenesten. Av de ansatte som ble intervjuet er det noe ulikt om avvik faktisk meldes. Fylkesmannen ser i innsendt dokumentasjon at det er meldt ti avvik i de to siste månedene i 2019, og at det er meldt både faglige og andre avvik.

Det er ikke gjennomført brukerundersøkelse eller en risiko- og sårbarhetsanalyse de siste årene.

Det er nytt av januar 2020 at alle avvik sendes til barnevernleder. Barnevernleder vurderer om hun kan lukke avviket eller om det skal sendes videre, avhengig av hvilken type avvik som meldes. De avvikene som barnevernleder ikke lukker innen tre uker, sendes automatisk videre til enhetsleder.

Enhetsleder gjøres ikke kjent med innholdet i de avvikene som barnevernleder lukker selv. Men hun blir kjent med hvor mange avvik barnevernlederen har lukket.

Rådmannen opplyste at han får rapport på avvik. Dette gjelder ikke type avvik, men at det meldes avvik.

Barneverntjenestens undersøkelsesarbeid

Forberedelse og planlegging av undersøkelsen

Informasjon, samarbeid og plan

Det foreligger rutiner for håndtering av meldinger og av undersøkelse i rutinehåndboka.

Mottaksgruppa har møter to ganger i uka. Der avklares alle innkomne meldinger. Rutinen sier at alle meldinger, med unntak av klare sjikane meldinger og rene underretninger fra politiet, skal registreres i Familia. De meldingene som konkluderes med undersøkelse skal ha en vurdering og en problemformulering. I intervjuene fremkommer det at undersøkelsene kategoriseres som 1, 2 og 3 saker etter alvorlighetsgrad. Graderingen er ment som et verktøy i planleggingen av undersøkelsen, og som veiledning i hvor omfattende undersøkelsen skal være. Det er problemformuleringen og kategoriseringen som danner utgangspunkt for undersøkelsen. Dette fremgår av meldingsskjema som oversendes til undersøkelsesgruppa. Skjemaene er med i 19 av 20 saker vi har mottatt.

Det opplyses i intervju at det alltid er to kontaktpersoner på sakene. Rutinen inneholder arbeidsbeskrivelse for kontaktperson 1 og kontaktperson 2.

Fylkesmannen kan ikke se at det følger av rutinen hvordan en skal håndtere tidligere informasjon om familien. Men det fremkommer i intervjuene at dette alltid sjekkes av teamleder i mottaksmøtene. Det sjekkes både i saksbehandlingssystem og historisk system. Dette er videre et tema i mottaksmøtene. Det opplyses i intervju at tilgjengeligheten til historisk system er tungvint.

Rutinen til tjenesten sier at det alltid skal sendes ut brev til foreldrene med informasjon om at de har mottatt melding. I barneverntjenesten sin brevmal er det et eget punkt om meldingens innhold.

Brevet inneholder informasjon om muligheten til å ha med seg tillitsperson i samtalene med barneverntjenesten. I intervjuene fremkommer det at de ansatte i stor grad kontakter foreldrene pr. telefon, og at brevet da ikke sendes ut.

Rutinen sier at det skal utarbeides en undersøkelsesplan i henhold til meldingens problemformulering. Planen skal si hva en forventer å gjøre i undersøkelsen og det skal settes opp en tidsplan. I dokumentene Fylkesmannen har fått tilsendt er det plan i 1 av totalt 20 saker.

Tjenesten sier at de tidligere laget en plan for undersøkelsen som ikke ble lagt inn i saksbehandlingssystemet. Denne planen ble makulert ved endt undersøkelse. I intervjuene fremkommer det at tjenesten det siste halve året har endret denne rutinen. Nå legges planen inn i saksbehandlingssystemet. Fylkesmannen ba på bakgrunn av den endrede rutinen om å få oversendt 5 nye saker hvor vi kun skulle se på om det var plan i sakene og vurdere innholdet i planen. Av de 5 nye sakene inneholdt 4 av 5 saker en plan. I intervju fremgår det at ikke alle lager plan i sine saker.

I intervjuene fremgår det at barneverntjenesten ikke involverer barn/familiene i utarbeidelsen av planen.

Barnevernleder skriver i e-post til Fylkesmannen at undersøkelsesplanen som opprettes i Familia, låses for redigering like etter opprettelse. Dette for at den skal ha validitet. Dette er derfor ikke et dokument det er mulig å jobbe med underveis i undersøkelsen og redigere i.

Akuttarbeid – vold og overgrep

Barneverntjenesten har rutiner for akuttarbeid. Det skal foretas en konkret vurdering av om saken er akutt og så alvorlig at tjenesten må handle umiddelbart. Det skal drøftes med teamleder og eventuelt barnevernleder om tjenesten må handle straks. Rutinene inneholder også kontakt med politi, eventuelt anmeldelse til politiet og vurdering av bruk av faglig verktøy (Klemetsrudmodellen), samt kontakt med Bufetat.

Videre er mistanke om vold og overgrep omtalt flere steder i rutinene. Det er noe motstrid i rutinene hvordan mistanke om vold og overgrep skal håndteres. Et sted står det at ved mistanke om vold eller seksuelle overgrep skal ikke foreldre informeres om meldingen. Mottaket skal ta en vurdering på om meldingen skal anmeldes eller om barneverntjenesten skal foreta ytterligere meldingsavklaring før partene informeres.

Det fremgår av rutinen at sakene skal drøftes med teamleder eller barnevernleder før beslutning.

Et annet sted står det at dersom det er mottatt meldinger om vold og overgrep, hvor det er vurdert at undersøkelsen skal starte opp uten at foresatte gjøres kjent med dette eller innhold i melding, skal en etterstrebe en raskest mulig avklaring.

I samtalene med de ansatte er dette heller ikke entydig om foreldrene i slike saker automatisk ikke blir gjort kjent med meldingen.

Undersøkelsens gjennomføring – innhold, omfang og fremdrift Omfanget av undersøkelsen

Informasjonsinnhenting er nevnt flere steder i rutinene. Under punktet om saksgang, står det at undersøkelsen ikke skal gjøres mer omfattende enn meldingen tilsier og at saken skal avsluttes så raskt som mulig innenfor fristen. Videre er det et eget punkt som heter innhenting av informasjon hvor det fremgår at informasjonsinnhentingen skal foregå på en mest mulig rasjonell og formålstjenlig måte.

I intervju med de ansatte opplyses det at det er mottaket som først vurderer om det bør opprettes undersøkelsessak på alle barna i familien. Dersom barneverntjenesten velger å kun undersøke på ett av barna, skal det fremgå tydelig av skjema til undersøkelsesgruppa dersom dette bør vurderes igjen senere.

Barneverntjenesten mener at vurderingen om alle barna i familien skal innlemmes i undersøkelsen, dokumenteres. Der det vurderes at undersøkelsen ikke skal omfatte alle barna, er de usikre om vurderingen dokumenteres.

De ansatte tror ikke det fremgår av rutinehåndboka at de i utgangspunktet skal undersøke situasjonen i begge hjem. Praksisen tilbake i tid har vært at dette ikke i like stor grad er blitt gjort, men det oppfattes internt at dette i større grad er hovedregelen nå.

De ansatte opplyser at de benytter maler for innhenting av opplysninger. I malene til de ulike instansene står det forslag til spørsmål. De ansatte opplyser at de tar en vurdering av hvilke spørsmål som er aktuelle å stille i den konkrete saken.

De ansatte mener at innholdet i meldingen er styrende for hvilken informasjon de trenger, og hvilken informasjon de ber om samtykke til å innhente har sammenheng med meldingen.

Samarbeid med foreldrene, informasjon og fremdrift

I rutinehåndboka er det et punkt som heter saksgang i en undersøkelse. Rutinen inneholder informasjon om brev til foreldre, første møte med barneverntjenesten, samtale med barn, hjemmebesøk, midtveisevaluering, vedtak, dokumentasjon og vedtaksmyndighet.

Av rutinen som omhandler samarbeid med foreldre følger det at tjenesten skal tilstrebe åpenhet og dialog med foreldrene om hva barneverntjenesten trenger av informasjon for at saken kan bli godt nok opplyst. Videre står det at dersom foreldre ikke samtykker, så skal tjenesten vurdere om det kan innhentes informasjon gjennom pålegg, jf. bvl. § 6-4.

Det fremgår videre at foreldre og ungdom ved første samtale skal få utdelt egen informasjonsbrosjyre om barnevernet. De ansatte forteller at informasjonsbrosjyren ikke alltid blir delt ut. I første møte med barnevernet skal det gis informasjon til foreldrene om innhold i meldingen. Det skal også informeres om saksgang, samt sikre samtykke til innhenting av opplysninger.

Det fremgår videre av rutinen at dersom foreldrene ikke samtykker til innhenting av informasjon må barneverntjenesten vurdere om det finnes grunn til å tro at det foreligger alvorlig omsorgssvikt eller atferdsproblemer. Det kan da innhentes informasjon gjennom pålegg til andre instanser, organisasjoner og private, jf. bvl § 6-4, 2. ledd.

De ansatte forteller at i oppstartsmøte skal meldingen gjennomgås med foreldre og de ansatte skal informere om barneverntjenesten, og hva en undersøkelse består i og muligheten til å uttale seg. Videre forteller de ansatte at de i utgangspunktet skal være åpne mot foreldre og barn og at de har rett til innsyn i dokumenter som gjelder barnet. Men at de kan holde tilbake informasjon dersom det er til skade for barnet. Dette skal de dokumentere i et journalnotat.

I intervjuene med de ansatte fremkommer det at de ikke dokumenterer at de har gitt ut informasjonen til foreldre/barn eller hva det er informert om. Fylkesmannen finner heller ikke slik informasjon i dokumentasjonen som er oversendt. I intervjuene med foreldrene fremgår det at de ikke husker at de fikk informasjon slik det følger av rutinene.

Det fremkommer i rutinen at alle kontakter med familien inkludert drøftinger og beslutninger, skal dokumenteres i journalnotat.

Tjenesten har rutiner som tilsier at de alltid skal snakke med barna. Det fremgår videre at tjenesten, etter loven, har anledning til å snakke med barna alene. Dersom de ikke snakker med barna, skal dette begrunnes i undersøkelsesrapporten.

De ansatte forteller i intervju at de i utgangspunktet alltid snakker med barna. De har fokus på dette ettersom det ble påpekt i egenrevisjon, som ble foretatt gjennom KUBA, at det ble gjennomført for få samtaler med barn.

De ansatte forteller at det kommer an på saken hvor samtale med barna gjennomføres. I de tilfeller det er en lukket undersøkelse er ofte samtalene på skolen eller i barnehagen. I andre tilfeller sier tjenesten at det kommer an på blant annet barnets ønsker og alder hvor samtalen gjennomføres. De ansatte mener at samtalen med barna og vurderingene av denne skal dokumenteres i journalnotat.

Fylkesmannen ser at det i all hovedsak gjennomføres samtaler med barn, men i 3 av 20 saker er det ikke er dokumentert hvorfor barneverntjenesten ikke snakker med barna.

Videre sier rutinen at det alltid skal gjennomføres hjemmebesøk. Hvor mange som skal gjennomføres skal vurderes ut ifra alvorlighetsgrad. I intervju forteller de fleste ansatte at de alltid gjennomfører hjemmebesøk, men ikke alle sier dette. De vurderer ut ifra hva bekymringen gjelder, og om det da er behov for det. I dokumentasjonen Fylkesmannen har mottatt er det ikke gjennomført hjemmebesøk i 5 av 20 saker. Det er ikke dokumentert vurderinger knyttet til dette. Det er ikke i noen av sakene dokumentert hvor mange hjemmebesøk som skal gjennomføres og det er ingen beskrivelses av en plan/forberedelser for hjemmebesøket.

Vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen

I rutinene fremgår det at all kontakt, alle planer og alle vurderinger skal dokumenteres i Familia. Det fremgår videre at det skal gjennomføres midtveisevaluering i alle undersøkelser, primært i teammøte eller med teamleder. Teamleder setter av tid for midtveisevaluering i teammøter. I midtveisevalueringene skal det vurderes om de skal opp eller nedjustere undersøkelsen, samt vurdere hypoteser som ble satt ved meldingsavklaringen.

Av intervjuene fremgår det at midtveisevalueringen foregår muntlig i teammøte. Evalueringen skrives ikke ned umiddelbart i møtet, men det er den enkelte kontaktperson som har ansvar for å dokumentere dette i saken. De ansatte opplever at de kontinuerlig foretar vurderinger og evalueringer i sakene.

Fylkesmannen fikk i etterkant at tilsynsbesøket fremlagt skjema for midtveisevaluering som viser til noen veiledende punkter som skal gjennomgås ved evalueringen. Ved dokumentgjennomgang fant vi tydelig og dokumentert midtveisevaluering i kun 1 av 20 saker.

I sakene Fylkesmannen har mottatt kan vi ikke se at det er dokumentert fortløpende vurderinger av informasjonen (samtaler med barna/foreldre, hjemmebesøk, informasjon fra samarbeidende instanser mm) som hentes inn.

Det følger av rutinen at det alltid skal utarbeides undersøkelsesrapport. Barneverntjenesten har et standardskjema for undersøkelsesrapport. Denne inneholder overskrifter hvor det skal redegjøres for hva som er innhentet av informasjon i løpet av undersøkelsen. De to siste punktene i skjemaet er vurdering og konklusjon. Under intervjuene fremkommer det at de ansatte synes rapportmalen er grei å følge.

Alle sakene vi har gjennomgått har undersøkelsesrapport. Vi ser at tjenesten oppsummerer faktaopplysningene fra sakene i rapporten. Det er imidlertid ikke foretatt en samlet vurdering av alle forhold som fremkommer i saken.

Dersom undersøkelsesfristen skal utvides til seks måneder skal dette avklares med teamleder.

I intervjuene forteller de ansatte at konklusjonen i saken gjøres av kontaktperson i samråd med teamleder og barnevernleder. Barnevernleder går igjennom alle vedtakene. Barnevernleder leser også alle undersøkelsesrapporter.

I den tilsendte dokumentasjonen holder barneverntjenesten seg innenfor undersøkelsesfristen på tre måneder. Fylkesmannen ser at i 4 av sakene går det lang tid (3-4 uker), enten i oppstartsfasen eller underveis, uten at tjenesten foretar seg noe.

Konklusjon i tråd med situasjonen og vurderingene

Det fremkommer av rutinene at det alltid skal fattes vedtak etter endt undersøkelse. Det skal alltid utarbeides en undersøkelsesrapport. Rapporten, sammen med vedtak og tiltaksplan, skal legges til teamleder for gjennomlesning en uke før undersøkelsesfristen. Eventuelle henvisninger skal være på plass før saken overføres til tiltaksgruppen.

I undersøkelsesrapportmalen er det et eget avsnitt i pkt. 6 om barnets oppfattelse av problematikken og et underpunkt om vurdering/vektlegging av barnets beskrivelse.

Videre fremgår det at det i forbindelse med konklusjonen bør avklares hvilken vekt barnets mening skal tillegges i saken i samsvar med alder og modenhet. Barneverntjenesten må også vurdere om informasjon fra barnet kan skade forholdet mellom barnet og foreldrene.

Alle sakene Fylkesmannen har mottatt er avsluttet med vedtak, og det foreligger undersøkelsesrapport. Hvilken vekt barneverntjenesten har lagt på det barnet sier fremkommer ikke i sakene.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Barneverntjenestens undersøkelsesarbeid

Forberedelse og planlegging av undersøkelsen

Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak. Barneverntjenesten må derfor påse at saken er så godt opplyst som mulig før det treffes vedtak, jf. forvaltningsloven § 17. Dette innebærer at alle relevante sider av saken må belyses og informasjonen må vurderes underveis i saken. Undersøkelsen skal videre ikke gjøres mer omfattende enn nødvendig.

Tidligere informasjon om familien og barnet er ofte med i meldingsskjema, selv om det ikke er rutiner på dette. Når slik informasjon legges ved i meldingsskjema må en legge til grunn at det kan være relevant for den videre saken. Vi ser imidlertid ikke i sakene at informasjonen brukes videre i undersøkelsen, og det er ikke foretatt noen konkret vurdering knyttet til den informasjonen som er oppgitt i meldingsskjema. Det er således en fare for at viktig informasjon fra tidligere saker ikke blir vurdert og vektlagt ved ny undersøkelse.

I forhold til innhenting av informasjon, har Fylkesmannen merket seg at tjenesten har en rutine som sier at tjenesten skal vurdere om det finnes grunn til å tro at det foreligger alvorlig omsorgssvikt eller atferdsproblemer. Dersom en av forholdene foreligger, kan tjenesten innhente informasjon gjennom pålegg til andre instanser, organisasjoner og private, jf. bvl § 6-4, 2. ledd. Rutinen kan føre til misforståelser da det synes å fremgå at det ikke er at krav at det er snakk om alvorlige atferdsproblemer. Dette bør tjenesten endre på.

En plan er ikke et lovkrav, men det er både i rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene ⁵ og i retningslinjer om hjelpetiltak, ⁶ lagt til grunn at det bør utarbeides en plan for å sørge for et systematisk arbeid, og for å sikre fremdrift og at frister blir overholdt. Det systematiske arbeidet innebærer at det foretas refleksjoner og at det er en meningsfull og logisk fremdrift og at nødvendige justeringer foretas.⁷

Fylkesmannen har gjennom dokumentasjon og intervju sett at problemformuleringen/hypotesen og graderingen som er gjort av mottaksgruppa i meldingsskjema er sentral for den videre undersøkelsen i saken.

De meldingsskjemaene vi har fått oversendt er det en eller flere tydelige problemformuleringer, men ellers er dokumentet lite utfyllende i forhold til hva undersøkelsesgruppa skal foreta seg videre i selve undersøkelsen. Rutinen sier at det skal utarbeides en plan for det videre arbeidet, men i intervjuene og gjennom dokumentasjon har vi fått bekreftet at det ikke har vært praksis for å lage en plan for undersøkelsene. Tjenesten hevder dette er endret de siste månedene før tilsynet og at det nå utarbeides planer, som dokumenteres i saksbehandlingssystemet. I de «nye» sakene vi fikk oversendt var det plan i 4 av 5 saker, men det var kun en av planene som fremsto som et levende dokument hvor det var foretatt løpende vurderinger av informasjonen som var hentet inn. I de øvrige sakene er planene lite i bruk og er ikke et dokument som sørger for at det foretas refleksjoner knyttet til informasjon, eller at planen for øvrig bidrar til en meningsfull og logisk fremdrift slik at det foretas nødvendige justeringer i undersøkelsen ⁸.

Barneverntjenesten viser til utfordringer i saksbehandlingssystemet i forhold til at planen skal være et levende dokument. Fylkesmannen bemerker at det uansett er tjenestens ansvar å sørge for en forsvarlig saksbehandling innenfor de rammene systemet har.

Fylkesmannen vurderer at barneverntjenestens praksis pr. i dag er at undersøkelsesplan utarbeides. Fylkesmannen vurderer videre at planene i all hovedsak ikke fremstår som et praktisk verktøy for å sikre en forsvarlig planlegging og fremdrift i undersøkelsene.

Rutinene for hvordan mistanke om vold og overgrep skal håndteres er til dels motstridende. Et sted står det at foreldrene ikke skal informeres om meldingen. Et annet sted fremgår det at det skal foretas en vurdering av dette. I intervjuene sier de ansatte både ting som kan tyde på at slik mistanke alltid medfører at foreldrene ikke blir informert, samtidig som de senere i samme intervju sier at de vurderer hvilke saker foreldrene ikke skal informeres om. Fylkesmannen er usikker på om de tvetydige svarene kan ha sammenheng med intervjusituasjonen, hvor enkelte fremsto litt nervøse. Sett i sammenheng med rutinen om at slike saker skal drøftes med teamleder og eventuelt barnevernleder mener vi at vi kan legge til grunn at det foretas individuelle vurderinger av slike saker. Men vi påpeker at rutinen kan medføre uklarheter knyttet til dette.

Å bli undersøkt av barnevernet er for mange en invaderende og skremmende opplevelse, men det kan også innebære håp om at de skal få den hjelpen de trenger for å bedre en vanskelig livssituasjon. Selv om barn og foreldres rett til medvirkning har blitt nedfelt både i internasjonale og nasjonale lovverk og retningslinjer, er det de ansatte i barnevernet som har et hovedansvar for at disse blir overholdt og for å hindre at det oppstår vilkårlige maktovergrep mot personer i sårbare situasjoner. ⁹

Barn og foreldres medvirkning er en grunnleggende rettighet og en nødvendig forutsetning for at en barnevernssak er tilstrekkelig opplyst. Det er derfor viktig at barn og foreldrene får tilpasset informasjon, og at det gjennomføres samtaler i alle faser i en barnevernssak.

Familiene i Lindesnes kommune inkluderes i oppstarten av undersøkelsen i den forstand at det spørres om samtykke til innhenting av informasjon fra de instanser tjenesten mener er relevante. Men for øvrig er det uklart i hvilken grad familiene og barna inkluderes og informeres i det videre arbeidet i undersøkelsen.

Fylkesmannen har merket seg at tjenesten ikke har noen rutiner eller praksis på at barneverntjenesten skal vurdere om barna/familien skal medvirke i utarbeidelsen av planen. Det er til dels rutiner som kan sørge for medvirkning i undersøkelsen for øvrig, ved at de skal gi ut informasjon i oppstarten av undersøkelsen. Det er ikke imidlertid ikke dokumentert at denne rutinen følges i praksis, og i intervjuene går det frem at foreldrene ikke husker at de fikk informasjon slik det følger av rutinene.

Fylkesmannen vurderer at kommunen ikke dokumenterer at det er gitt ut tilstrekkelig informasjon i oppstarten av undersøkelsen og således ikke sørger for at barn og foreldre gis mulighet til å medvirke.

Tjenesten har rutiner som sier at de alltid skal snakke med barna, og i intervju bekreftes det at tjenesten har fokus på dette. Men i tre av sakene Fylkesmannen gjennomgikk hvor vi mener at samtaler med barna var aktuelt, dvs. barna var over syv år, finner vi ikke dokumentasjon på hvorfor tjenesten ikke snakker med barna. Vi kan ikke i noen av sakene se at det er dokumentert de vurderingene tjenesten gjør når de vurderer hvor mange samtaler de skal ha med barna, og hvor de skal snakke med barna. Det er ingen saker som viser at det etter en samtale er vurdert at de har fått tilstrekkelig informasjon eller at det er behov for mer. Det er således vanskelig å følge barneverntjenesten sine vurderinger knyttet til hvorfor det ikke gjennomføres flere samtaler med barn.

Rutinen sier at hjemmebesøk alltid skal gjennomføres, men i intervju forteller enkelte ansatte at dette ikke alltid gjennomføres. Fylkesmannen har gjennom maler og intervju fått bekreftet at blant annet antall hjemmebesøk har sammenheng med gradering. I sakene ser vi ingen dokumentasjon på vurderinger av hvor mange hjemmebesøk som skal gjennomføres, og ser at det kan ha sammenheng med at dette er bestemt på forhånd gjennom graderingen. De ansatte sier i intervju at de vurderer om graderingen er riktig, men når vi leser sakene fremgår det ikke at slike justeringer er foretatt, og vi kan ikke se i dokumentasjonen at den er endret eller at det er foretatt noen vurderinger knyttet til om den opprinnelige graderingen er riktig.

Vurderinger underveis og til slutt og konklusjonen på undersøkelsen

Barnevernet skal foreta fortløpende vurderinger av nye opplysninger underveis i undersøkelsen og eventuelt justere undersøkelsen i tråd med dette.

Barneverntjenesten foretar en oppsummering av saken og gjengir mye av informasjonen som er hentet inn i løpet av undersøkelsen. Men det er ikke/ i liten grad foretatt noen vurdering i sakene. Vi ser ikke fortløpende vurderinger av informasjonen som innhentes i sakene. Vi ser hverken dokumenterte vurderinger i etterkant av samtaler med barn/foreldre, vurderinger av informasjon fra hjemmebesøk eller vurdering av informasjon fra samarbeidende instanser. Det er ikke mulig i informasjonen å se hvorfor tjenesten mener en samtale med barn/foreldre er tilstrekkelig eller hvorfor kun et hjemmebesøk er tilstrekkelig, da slike vurderinger ikke er dokumentert.

Informasjonen som er innhentet vurderes heller ikke på noen måte opp mot hverandre, slik at eventuelle forhold som trekker i ulike retninger undersøkes videre eller avklares i løpet av undersøkelsen. Ved dokumentgjennomgang fant vi kun 1 sak hvor det var foretatt en tydelig og dokumentert midtveisevaluering i tråd med rutinen.

I enkelte saker ser vi at hypotesene er endret, men begrunnelsen for dette fremkommer ikke.

Det foretas en oppsummering av informasjonen som er hentet inn i saken, men det foretas ingen samlet og oppsummerende vurdering i sakene. Barneverntjenesten beskriver ikke hva som legges vekt på i saken for at de kommer til det resultatet de kommer til.

Fylkesmannen vurderer at det i enkelte saker er vanskelig å se hvorfor tjenesten kommer til den konklusjonen de gjør. Vi mener dokumentasjonen av vurderingene underveis er mangelfulle. Vi mener videre at begrunnelsene i vedtakene fremstår mangelfulle i henhold til forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Konklusjonene i sakene fremstår logisk ut fra den informasjonen som kommer frem i saken.

Undersøkelsesfristen er overholdt i de tilsendte sakene, men det kan stilles spørsmål om det er i tråd med forsvarlig saksbehandling at det går 3-4 uker uten at tjenesten foretar seg noe i sakene, slik Fylkesmannen har registrert i 4 av 20 saker. Fylkesmannen har imidlertid ikke fått undersøkt dette tilstrekkelig i tilsynet og kan derfor ikke konkludere med at dette ikke er i tråd med lovkrav. Vi ber imidlertid om at tjenesten merker seg dette.

Internkontroll

Opplæring og rutiner

Det er opplæring av nyansatte gjennom KUBA. Opplæringen i Kuba er satt i system og det er kjent for tjenesten hva som gjennomgås der. Barneverntjenesten har imidlertid ikke en egen opplæringsplan, og det fremgår ikke i noe dokument hvilken opplæring som foregår internt i barneverntjenesten. En form for opplæring ivaretas også ved at de ansatte jobber i tospann og har veiledning med gruppeveileder,

Fylkesmannen vurderer at det ikke fremstår som klart hvilken opplæring de ansatte får i oppstartfasen og underveis. I all hovedsak er opplæringen ikke er satt i system og som sikrer at hver ansatt får lik og tilstrekkelig opplæring.

Barneverntjenesten har rutiner for undersøkelse og en sjekkliste for punkter som skal gjennomgås i en midtveisevaluering. Rutinene beskriver bl.a. tydelig hvem som har ansvar for det arbeidet som gjøres i de ulike fasene i undersøkelsen. Det er gjennom punktet om saksgang, sammen med flere andre underpunkter beskrevet viktige punkter i undersøkelsen som bidrar til at det hentes inn relevant informasjon.

Fylkesmannen vurderer at barneverntjenesten sine rutiner for undersøkelser på de fleste områdene er dekkende for arbeid med undersøkelser. Men vi merker oss at det ikke er rutiner som sørger for fortløpende vurderinger av informasjonen som barneverntjenesten får i saken. Rutinen sier at alle vurderinger skal dokumenteres, men denne er for generell, og sørger ikke for at informasjon som hentes inn blir vurdert. Dette gjenspeiles i dokumentasjonen i sakene hvor Fylkesmannen i liten grad ser fortløpende vurderinger av informasjon. Barneverntjenesten har således ikke systematisk kontroll på at det gjennomføres vurderinger og evalueringer på en forsvarlig måte. Rutinehåndboka vurderes heller ikke som et levende oppslagsverk i det daglige arbeidet og barneverntjenesten kan med fordel jobbe mer aktivt med å implementere rutinene.

Rapporteringslinjer og møtestrukturer

Kommunen har vært igjennom en kommunesammenslåing og omorganisering dette året.

Fylkesmannen vurderer at barneverntjenestens organisering er klar. Det er møteplasser og dialog internt i barneverntjenesten. Teamleder har god kontroll og følger opp, innkaller og gjennomfører faste møter.

Det er faste treffpunkter mellom barnevernleder og enhetsleder via avdelingsmøtene på Familiens hus. For øvrig er ikke rapporteringslinjene mellom barneverntjenesten og ledelsen på plass.

Fylkesmannen vurderer at kommunen er preget av omorganisering, grunnet etableringen av ny kommune 01.01.20. Dette har betydning for rapporteringsstrukturen til barneverntjenesten. Det er ikke avgjort hvordan strukturen skal være fremover. Kommunen mangler gode rutiner for hvem som rapporterer, hvem det rapporteres til, når det rapporteres og på hva det rapporteres. Særlig merker vi oss at det er ingen rapportering til rådmannen og rådmannen etterspør heller ikke status i barneverntjenesten. Linja fra barnevernleder og oppover i systemet går via enhetsleder, kommunalsjef oppvekst og rådmannen. Fylkesmannen kan ikke se hvordan informasjon går videre fra enhetsleder til kommunalsjef og videre til rådmann. Når det er såpass mange ledere i linja er gode rapporteringssystemer ekstra viktig.

Risikovurdering og avvikssystem

For at kommunen skal ha en mulighet til å systematisk skaffe seg oversikt og følge med på området hvor det er svikt eller fare for svikt, er det avgjørende at avvik meldes og dokumenteres i systemet. Barnevernleder følger opp avvik. De avvikene barnevernleder lukker tas opp i personalmøte. Men for de øvrige avvik er det uklart hvordan disse følges opp, og hvordan de lukkes.

Fylkesmannen vurderer at kommunen pr i dag ikke har et styringssystem, internkontroll, som sikrer at oppgaver utføres i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov, jf. bvl. § 2-1 og forskrift om internkontroll.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Fylkesmannens konklusjon:

Lindesnes kommune dokumenterer ikke at de sikrer forsvarlig saksbehandling i undersøkelsen på følgende punkter:

• planene som utarbeides fremstår ikke som et praktisk verktøy for å sikre en forsvarlig planlegging og fremdrift i undersøkelsene.
• det foretas ikke fortløpende vurderinger av den informasjonen som hentes inn
• vurderinger av det barna sier – og hvilken vekt det legges på det barnet sier er ikke dokumentert
• barneverntjenesten dokumenterer ikke at de sikrer tilstrekkelig medvirkning for barn og foreldre i undersøkelsene.
• kommunen mangler system for rapportering og styring fra kommunens ledelse, som sikrer at undersøkelser utføres i samsvar med loven
• opplæringen i barneverntjenesten er ikke satt i system, og sikrer ikke at hver ansatt får lik og tilstrekkelig opplæring.

Dette er brudd på:

Barnevernloven § 4-3, jf. § 1-4, 1-6, 1-7 og internkontrollforskriften § 4, jf. barnevernloven § 2-1.

Fylkesmannen ber Lindesnes kommune om å endre sin praksis for dokumentasjon av vurderinger i undersøkelser. Kommunen må iverksette nødvendige tiltak slik at barneverntjenestens arbeid med å dokumentere vurderingene i undersøkelsene er forsvarlig.

Fylkesmannen ber Lindesnes kommune om å utarbeide en plan for hvordan lovbruddet skal rettes. Planen skal minimum inneholde følgende:

• Hvilke tiltak tjenesten foretar seg for å unngå lovbrudd i fremtiden
• Tidspunkt og ansvar for oppfølging av tiltakene

Fylkesmannen har allerede mottatt en plan for hvordan lovbruddene skal lukkes. På bakgrunn av tilsendt informasjon vil Fylkesmannen vurdere om avvikene kan lukkes og tilsynet avsluttes, eller om det er behov for ytterligere oppfølging i saken. Vi vil gi en tilbakemelding i løpet av kort tid, senest innen 01.12.20.

Med hilsen

Tore K. Haus
avdelingsdirektør

Marit Fiane Grødum
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent

c

Kopi til:

STATENS HELSETILSYN Postboks 231, Skøyen, 0213 OSLO
LINDESNES KOMMUNE RÅDMANN OG STAB Nordre Heddeland 26, 4534 MARNARDAL

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt første gang 13.02.20. Tilsynet var planlagt 23- 24.03.20., med oppsummeringsmøte 31.03.20, men ble da avlyst på grunn av Covid-19 situasjonen. Nytt varsel ble sendt 29.06.2020.

Det ble gjennomført samtaler med foreldre og barn 01- og 02.09.20

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Barnevern Sør, og innledet med et kort informasjonsmøte 08.09.2020. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 10.09.2020.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• 20 siste avsluttede undersøkelsessaker
• Liste over ansatte i tjenesten med tittel, stillingsbrøk, ansiennitet og hvilken gruppe de tilhører internt
• Organisasjonskart for enheten Familiens Hus
• Rutiner for Internkontrollsystemer, ledelsesprosesser og virksomhetsstyring

• Avviksmeldinger for det siste året
• Rutinehåndbok for Barnevern Sør
• Liste over verktøy i undersøkelsesgruppen
• Mal for midtveisevaluering
• Mal for undersøkelsesrapport
• Mal for beslutning om iverksetting av undersøkelse

- Informasjonshefte til foreldre

Det ble valgt mapper etter følgende kriterier:

• De siste 20 avsluttede sakene regnet fra dagen for mottakelse av brevet
• Ytterligere 5 undersøkelsessaker som følger ny rutine for utarbeidelse av

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

3 barn og 4 foreldre ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• Seniorrådgiver, Torhild Tallaksen, Fylkesmannen i Agder, revisor
• Seniorrådgiver, Ingeborg Næs, Fylkesmannen i Agder, revisor
• Seniorrådgiver, Gro Lislegard-Bækken, Fylkesmannen i Agder, revisor
• Rådgiver, Ida Danielsen, Fylkesmannen i Agder, revisor
• Seniorrådgiver, Marit Fiane Grødum, Fylkesmannen i Agder, revisjonsleder

1 https://www.ssb.no/kommunefakta/lindesnes

2 Jf. innsendt liste over ansatte «innplassering av ansatte» og e-post datert i etterkant av gjennomføringen av tilsynet.

3 https://fontene.no/fagartikler/slik-utvikler-vi-barnevernet--i-agder-6.47.702654.e35720108d

4 Jf. rutinehåndboka side 12.

5 https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/kilde/bld/bro/2006/0007/ddd/pdfv/284439-q-1101.pdf

6 https://www.regjeringen.no/contentassets/8d3be0078d4d496e8f7a64d55b10ec0f/no/pdfs/2016_05-retningslinjer-om-hjelpetiltak.pdf

7https://www.helsetilsynet.no/globalassets/opplastinger/publikasjoner/rapporter2019/helsetilsynet_rapport_unummerert_gjennomgang_106_barnevernsaker.pdf

8 https://www.helsetilsynet.no/globalassets/opplastinger/publikasjoner/rapporter2019/helsetilsynet_rapport_unummerert_gjennomgang_106_barnevernsaker.pdf

9 https://bufdir.no/globalassets/global/nbbf/barnevern/a_medvirke_nar_barnevernet_undersoker_en_studie_av_barn_og_foreldres_medvirkning_i_barnevernets_undersokelsesarbeid.pdf

---

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2020–2021 Undersøkelser i barnevernet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk