Rapport fra tilsyn med rehabilitering og koordinerende enhet i Vennesla kommune 2020

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn fra 10.12.2019 til 13.02.2020 med Vennesla kommunes arbeid med – og organisering av rehabilitering og koordinerende enhet. Vi undersøkte om kommunen sørger for at voksne med behov for rehabiliteringstjenester får individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige rehabiliteringstjenester i samsvar med aktuelle lovkrav.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen i Agder.

Fylkesmannens konklusjon:

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Fylkesmannen har i dette tilsynet undersøkt om kommunen sørger for at voksne brukere med behov for rehabiliteringstjenester får individuelt tilpasset, tverrfaglige, samordnede og forsvarlige rehabiliteringstjenester. Med brukere mener vi personer over 18 år som får rehabiliteringstjenester, som bor i eget hjem og har individuell plan og/eller koordinator.

Tilsynet har sett på om kommunen:

• har opprettet koordinerende enhet som bidrar til å sikre helhetlig tilbud til brukere med behov for sosial, psykososial eller medisinsk rehabilitering
• har gjort det tydelig hvor behov for rehabilitering, individuell plan og koordinator skal meldes og hvordan meldingene skal følges opp
• har utarbeidet rutiner og prosedyrer for arbeidet med individuell plan og koordinator
• sikrer oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorer
• har rutiner for samarbeid internt i kommunen og med spesialisthelsetjenesten
• kartlegger brukernes helhetlige situasjon og mulige behov for rehabiliteringstjenester
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige rehabiliteringstjenester
• legger til rette for brukermedvirkning
• har systemer som fanger opp eventuell svikt og bidrar til kvalitetsforbedring

Fylkesmannen har undersøkt hvordan koordinerende enhet og rehabiliteringstjenestene i kommunen er organisert, og om sentrale oppgaver som nevnt over ivaretas av kommunens kvalitetssystem. Individuelt tilpassede tjenester avhenger av at brukers behov er tilstrekkelig kartlagt, og tilsynet har ved granskning av kommunens styrende dokumenter sett om det er utarbeidet kartleggingsverktøy og rutiner for dette arbeidet. En forutsetning for et godt rehabiliteringstilbud er koordinering og samarbeid mellom involverte enheter i kommunen og på tvers av tjenestenivåer. Rehabiliteringsprosessen skal også være målrettet, med utgangspunkt i brukernes mål. Ledelsen må følge opp at nødvendig samhandling fungerer på tvers av organisatoriske enheter. Et godt rehabiliteringsløp forutsetter at brukeren får anledning til å delta aktivt i prosessen mot egenmestring til tross for sin funksjonsnedsettelse. Fylkesmannen har i tilsynet sett på samhandlingen mellom de ulike kommunale enhetene og fastleger og privatpraktiserende fysioterapeuter, og mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har etablert et styringssystem som sikrer at brukerne får tjenester i tråd med vedtak og behov, som fanger opp eventuell svikt og bidrar til kvalitetsforbedring.

For å kartlegge kommunens praksis har Fylkesmannen gjennomgått journaler til 10 brukere som har individuell plan/koordinator og rehabiliteringstjenester fra kommunen. Vi har gjennomført samtale med 6 brukere i utvalget. I tillegg har 16 fastleger i kommunen fått tilsendt spørreskjema med spørsmål knyttet til kommunens rehabiliteringstjenester, organisering og samarbeid. Av disse har 9 svart. Vi gjennomførte 11 intervjuer med aktuelle ansatte og ledere.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste etter helse- og omsorgstjenestelovens § 12 – 3 og helsetilsynsloven § 2.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Kommunens ansvar for rehabilitering
Av helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 første ledd fremgår at kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester.

Kommunens ansvar omfatter alle brukergrupper, herunder personer med somatisk eller psykisk sykdom, skade eller lidelse, rusmiddelproblem, sosiale problemer eller nedsatt funksjonsevne.

Helse- og omsorgstjenestelovens formål er blant annet å forebygge, behandle og tilrettelegge for mestring av sykdom, skade, lidelse og nedsatt funksjonsevne, og sikre at den enkelte får mulighet til å leve og bo selvstendig og ha en aktiv og meningsfylt tilværelse. For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen blant annet tilby sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering, jf. § 3-2 nr. 5. Kommunens helse- og omsorgstjenester skal være forsvarlige, jf. § 4-1. Forsvarlighetskravet er en rettslig standard for hvordan arbeidet skal organiseres og utføres, og setter en nedre grense for hva som kan aksepteres før det må anses å foreligge svikt. Kravet bestemmes ut fra hva som til enhver tid er å anse som god praksis ut fra anerkjent kunnskap, faglige retningslinjer, nasjonale veiledere, mv.

For å oppfylle ansvaret etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3 -2 nr. 5 om at kommunen skal tilby sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering, skal kommunen ha knyttet til seg lege, sykepleier, fysioterapeut, jordmor og helsesykepleier (§ 3 -2 annet ledd). For at kommunen skal sikre forsvarlige tjenester, etter lovens § 4 -1 (om krav til forsvarlighet) skal kommunen blant annet sikre tilstrekkelig fagkompetanse.

Plikten til systematisk styring
Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Kommunens ansvar innebærer en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i tråd med lov og forskrift.

Kravet til systematisk styring er utdypet i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. Forskriften beskriver hvilke oppgaver plikten til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten innebærer, jf. § 7 til § 10.

Samhandling
Kommunens ansvar for et helhetlig og koordinert tilbud innebærer en plikt til å legge til rette for samhandling mellom de ulike deltjenestene innad i kommunen, og med andre tjenesteytere der det er nødvendig for å tilby tjenester som omfattes av loven, herunder spesialisthelsetjenesten, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-4. Etter § 6-1 skal kommunestyret inngå samarbeidsavtale med

helseforetak i regionen, der målsettingen er å bidra til at brukere mottar et helhetlig tilbud om helse- og omsorgstjenester.

Koordinerende enhet
Av helse- og omsorgstjenesteloven § 7-3 fremgår videre at kommunen skal ha en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet, og at enheten skal ha overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan, og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorer. Av forskriften § 5 fremgår at kommunen skal planlegge sin habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet, og ha en generell oversikt over behovet på området i kommunen. Forskriftens § 6 annet ledd presiserer koordinerende enhets overordnede ansvar for individuell plan, og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorer. Overordnet ansvar for individuell plan innebærer at enheten blant annet skal motta meldinger om behov for individuell plan, og sørge for at det blir utarbeidet rutiner og prosedyrer for arbeidet.

Det fremgår videre av forskriften § 7 at kommunen skal legge forholdene til rette slik at ansatte i den kommunale helse- og omsorgstjenesten skal kunne melde mulige rehabiliteringsbehov som ansatte blir kjent med i tjenesten. Meldingen skal gis til koordinerende enhet eller dit kommunen bestemmer. Kommunen skal sørge for nødvendig undersøkelse og utredning, og ved behov henvise til spesialisthelsetjenesten, før rehabilitering settes i gang, jf. § 8.

En annen viktig oppgave for en koordinerende enhet er å bidra til samarbeid på tvers av fagområder, nivåer og sektorer. Ifølge Helsedirektoratets veileder om rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator (sist endret 3.12.2018), er samhandling og koordinering områder med behov for sterk lederforankring. Direktoratet mener at koordinerende enhets virke på tvers av fagområder og enheter taler for at den bør plasseres høyt oppe i organisasjonen. De mener at god administrativ forankring, tydelig ansvarsfordeling og synlighet i organisasjonen er sentrale rammebetingelse for at koordinerende enhet skal ivareta sin funksjon på en god måte.

Individuell plan og koordinator
I helse- og omsorgstjenesteloven § 7-1 står at kommunen skal utarbeide individuell plan for brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester, og samarbeide med andre tjenesteytere om planen for å bidra til et helhetlig tilbud for den enkelte. For brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester skal kommunen også tilby koordinator etter § 7-2. Koordinatoren skal sørge for nødvendig oppfølging av den enkelte bruker, sikre samordning av tjenestetilbudet og fremdrift i arbeidet med individuell plan, jf. § 21. Det vil være opp til den enkelte bruker om vedkommende ønsker individuell plan eller bare koordinator. Også der bruker ikke ønsker individuell plan har kommunen ansvar for å sikre en planmessig og koordinert oppfølging.

Kravene er nærmere utdypet i forskrift om habilitering, rehabilitering, individuell plan og koordinator. Formålet med forskriften er å sikre at personer som har behov for sosial, psykososial eller medisinsk habilitering og rehabilitering, tilbys og ytes tjenester som kan bidra til stimulering av egen læring, motivasjon, økt funksjons- og mestringsevne, likeverdighet og deltakelse. Formålet er også å styrke samhandlingen mellom tjenesteyter og pasient og bruker og eventuelt pårørende, og mellom tjenesteytere og etater innen et forvaltningsnivå eller på tvers av forvaltningsnivåene.

Forskriften skal videre sikre at tjenestene tilbys og ytes ut fra et pasient- og brukerperspektiv, i eller nærmest mulig pasientens og brukerens vante miljø, samordnet, tverrfaglig og planmessig, i en for brukeren meningsfylt sammenheng.

Kommunens plikt til å sørge for at individuell plan utarbeides fremgår av forskriften § 18, og § 19 stiller krav til planens innhold. Individuell plan skal tilpasses brukers behov, og blant annet inneholde oversikt over brukers mål, ressurser og behov for tjenester. Den skal gi en oversikt over hvem som deltar i arbeidet med planen, og angi hvem som er koordinator. Videre skal den blant annet gi en oversikt over hvilke tiltak som er aktuelle og omfanget av dem, samt hvem som har ansvaret for disse. Planen skal gi en beskrivelse av hvordan tiltakene gjennomføres, inneholde en angivelse av planperioden og tidspunkt for eventuelle evalueringer og justeringer. Av § 16 fremgår at bruker har rett til å delta i arbeidet med sin individuelle plan, og det skal legges til rette for dette jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 om rett til medvirkning. Pårørende skal trekkes inn i arbeidet i den utstrekning brukeren og pårørende ønsker det.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Kommunens organisering og systematiske styring
Vennesla kommune har bortimot 15.000 innbyggere og ligger sentralt plassert i Agder, med kort avstand til Kristiansand. Kommunen er organisert med rådmann og fem kommunalsjefer i lederteam som øverste administrative ledelse. Kommunalsjef for helse og omsorg har seks enheter med tilhørende enhetsledere i sin seksjon. Sentralt i dette tilsynet er enhet for hjemmetjenester og enhet for livsmestring, som inkluderer tjenester for personer over 18 år med psykiske lidelser og/eller rusproblemer og personer med utviklingshemming. I tillegg er koordinerende og helsefremmende enhet sentral, hvor saksbehandlere for alle helse- og omsorgstjenester og boligsaksbehandling og rehabiliteringstjenester inngår. Her er også hjelpemiddelformidling, andre sentrale funksjoner som hukommelsesteam og de privatpraktiserende fysioterapeutene organisert. Vennesla har både et hverdagsrehabiliteringsteam og et rehabiliteringsteam.

Helse- og omsorgstjenestene ble omorganisert i 2017, og saksbehandlere fra ulike fagfelt ble samlet for å sikre større grad av likhet i behandling av søknader og tjenestetildeling. Det er dette som fungerer som «Koordinerende enhet» i Vennesla kommune.

Enhet NAV har tidligere ligget i seksjon for oppvekst, men er nå en del av det interkommunale NAV Midt-Agder-kontoret.

Rehabilitering blir omtalt i kommuneplanens samfunnsdel. Planen har et eget avsnitt om universell utforming under avsnittet samfunnsutvikling. Kapittel 6 beskriver helse- og omsorg, og her er rehabilitering et av hovedsatsingsområdene for tverrfaglig samhandling. I helse- og omsorgsplanen er det bla tiltak om rehabilitering, her sees kommunens innsats opp mot SSHF’s utviklingsplan.

Vennesla kommune fikk tilskudd fra Fylkesmannen til utarbeiding av plan for habilitering og rehabilitering 2019 – 2030. Denne er ikke politisk vedtatt ennå, men planen som den foreligger nå, har blitt til i en god og bred prosess som har involvert mange, både ansatte og brukere.

Kommunen har system for faste ledermøter og enhetsledere rapporterer jevnlig til kommunalsjef. Avvikssystemet Compilo er godt kjent hos ansatte og i noen enheter er det drøftet «hva som er et avvik hos oss?».

Enhet for livsmestring og koordinerende og helsefremmende enhet har gjort risiko- og sårbarhetsanalyser og identifisert noen særlige sårbare områder.

Koordinerende enhet
Saksbehandlerteamet som er organisert i koordinerende og helsefremmende enhet og tverrfaglig sammensatt, mottar alle søknader om behov for helse- og omsorgstjenester.

Søknadsskjema er utarbeidet og ligger på kommunens hjemmeside. På dette skjema kan en foruten å søke om rehabiliteringstjenester, krysse av om det foreligger en individuell plan (IP) eller ikke og hvem som eventuelt er koordinator. Det er utarbeidet en rutine for saksbehandling, som er kjent og følges og det er klart hvem som tildeler vedtak og hvordan disse følges opp i enhetene. Det er blant annet faste møter mellom aktuelle tjenester og aktuell saksbehandler og rutiner som følges hvis behov for tjenester endres.

Vi har vanskelig å finne informasjon om «koordinerende enhet» og mer om koordinatorfunksjonen og individuell plan på kommunens hjemmeside.

Kommunen har utarbeidet rutiner for koordinator, blant annet vedkommendes ansvar, og framgangsmåte ved behov for bytte av koordinator. Det er utarbeidet rutine for bruk av individuell plan, og «brosjyre» om hva dette er. Videre er det også laget en felles mal for individuell plan, som brukes. Av intervjuene kom det frem at det er ulik kjennskap i enhetene til disse rutinene. Det oppfattes som uklart i noen enheter hvem som skal tilbys en koordinator og/eller en individuell plan.

Koordinerende og helsefremmende enhet har en viss oversikt over innbyggere i kommunen med behov for rehabilitering og også over hvem som har koordinator og individuell plan. Oversikten blir brukt i det videre planarbeidet i kommunen.

Denne enheten har det overordnende ansvaret for opplæring av koordinatorer, men det er sjeldent slik opplæring gjennomføres, cirka hvert andre år.

Koordinator og individuell plan
Alle brukerne vi leste journaler til og snakket med, hadde en fast koordinator, som de mente var lett å få tak i og som de kunne få tak i angående sin situasjon. De visste også hva de skulle gjøre, hvis vedkommende ble syk eller lignende. Av intervjuene kom det frem at brukere med behov for flere tjenester har en kontaktperson i kommunen, som enten blir kalt koordinator eller primærkontakt. Det er uklart for flere når kontaktpersonen kalles primærkontakt og når vedkommende kalles koordinator. Det er ulik forståelse av når det er bruk for den ene eller den andre funksjonen.

Primærkontakter kan eksempelvis innkalle til ansvarsgruppemøter eller andre samarbeidsmøter og oppfatte at det er vedkommende ansvar, uten å bli oppnevnt som koordinator.

Vennesla kommune klarer å rekruttere nok koordinatorer, og disse får veiledning enten fra kollegaer, nærmeste leder eller saksbehandlerteam/koordinerende enhet.

Av 10 brukere vi leste journaler til, hadde fem en individuell plan. Tre hadde oppdaterte ukeplaner. To brukere hadde ikke individuell plan, uten at det kom klart frem i journalene hvorfor ikke og hva begrunnelsen var. I samtale med en av brukerne kom det frem at vedkommende hadde hatt IP tidligere, og ikke synes det var aktuelt med en ny. Vi fikk opplyst at på tilsynstidspunktet hadde 17 brukere i Vennesla kommune individuell plan. I samtaler med brukere som hadde en IP, var det

tydelig at dette var deres plan. I planen kommer brukerens mål klart frem, det er tydelig hvem som har ansvar for hva, og når/hvordan tiltak skal evalueres. Individuell plan som verktøy er ikke like godt kjent for alle ansatte.

Samhandling
Vennesla har inngått en avtale med Sørlandet sykehus HF om samarbeid blant annet om habilitering og rehabilitering, gjeldende fra 01.01.2015.

Ansatte vi intervjuet opplevde at det er lett å ta kontakt med andre i kommunen og at det samarbeides godt på tvers av tjenester og enheter.

Samarbeidsutvalg for fastleger og for privatpraktiserende fysioterapeuter er opprettet og møtes jevnlig. Her foregår det en gjensidig informasjonsutveksling og en er blant annet omforent om en prioriteringsliste for fysioterapeutene.

Det kan se ut til at det er vanlig praksis å innkalle til ansvarsgruppemøter, for brukere som er tilstått flere tjenester. Det er ikke laget mal for gjennomføring av ansvarsgruppemøter, men det er referat fra slike møter i de gjennomgåtte journaler. I både brukerintervjuer og ansatte-intervjuer kommer det frem at relevante samarbeidspartnere møter, også mer «eksterne» som fastleger og NAV- ansatte.

Ansatte i saksbehandlerteamet har ansvar for «sine tjenester» og har faste, gjerne ukentlige møter med tjenesteutøverne.

Samtykkeerklæringsskjema er laget og blir brukt. Kartlegging av behov og rehabiliteringstjenester

Ansatte bruker et felles kartleggingsskjema/ «Samtaleguide» der det oppleves relevant.

Vennesla kommune har ansatt nøkkelpersonell innen rehabilitering. I Plan for Habilitering og Rehabilitering 2019-2030 er det gjort en grundig vurdering av utfordringer fremover og forslag til tiltak innen habilitering og rehabilitering.

Kommunen har både hverdagsrehabiliteringsteam og rehabiliteringsteam. Sistnevnte er for brukere innlagt på korttidsopphold på institusjon, både under oppholdet og behandlinger i eget hjem etter oppholdet. Hverdagsrehabilitering tilbys aktuelle brukere i tidsavgrensete perioder etter fastsatte inklusjonskriterier. Av intervjuene kommer det frem at disse tilbudene er godt innarbeidet i kommunen, og samarbeider tett med eksempelvis hjemmetjenestene.

I intervjuer kommer det frem at flere brukere har tilbud om aktiviteter eller tilrettelagt arbeid på dagtid.

Brukermedvirkning
Vennesla kommune gjennomfører brukerundersøkelsen med faste intervaller, og har et godt fungerende Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Brukere har deltatt med i utarbeidelse av Plan for Habilitering og Rehabilitering.

Brukere med IP forteller i intervjuene at de tar aktivt del i utarbeidelse og gjennomføring av sin individuelle plan. Brukerens mål kom klart frem fra i de individuelle planene og i referat fra ansvarsgruppemøter som vi leste.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2. Kommunens systematiske styring og Koordinerende enhet

Vennesla kommune har etablert klare rapporteringslinjer med faste enhetsledermøter, årsrapporter, rutiner og mal for risiko- og sårbarhetsanalyser og har et kjent avvikssystem.

Rehabilitering er omtalt i kommunens planverk og det har vært en grundig prosess med mange involverte for å ferdigstille Plan for Habilitering og Rehabilitering 2019-2030.

Vennesla kommune har opprettet «koordinerende enhet», i form av et tverrfaglig sammensatt saksbehandlerteam. Det er tydelig for ansatte i kommunen og eksterne (inkludert fastlegene) at det er hit meldinger om behov for rehabilitering, koordinator og individuell plan skal meldes og hvordan den videre saksgang er. Det er lite informasjon om dette tjenesteområdet på kommunens hjemmeside, som kan bety at innbyggere i Vennesla ikke nødvendigvis finner informasjonen de søker. Fylkesmannen er kjent med at administrasjonen arbeider med en ny og bedre nettsideløsning.

Kommunen har utarbeidet rutiner for arbeid med koordinator og individuell plan, men disse rutinene er ikke kjent for ansatte i alle enheter i kommunen. Koordinerende og helsefremmende enhet har det overordnede ansvar for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorer og arbeid med individuell plan. Opplæring gjøres, men sjeldent.

Brukere har i alle enheter fått opprettet en «kontaktperson» i kommunen. Men det er ikke klart hvem som skal tilbys koordinator eller om det er «nok» med en primærkontakt. Vår vurdering er at det er behov for en tydeliggjøring av dette; når skal det tilbys koordinator og hva er dennes oppgaver?

Vårt inntrykk er at det i varierende grad er nok kunnskap om verktøyet individuell plan i alle enheter. Vi vil anbefale kommunen å se på en forbedring av dette, eksempelvis med tettere opplæring for alle ansatte, om individuell plan.

Det bør forøvrig komme tydeligere frem på søknadsskjema om behov for helse- og omsorgstjenester at det kan søkes om IP.

Alt dette for å sikre at brukeren får sin rett til koordinator og individuell plan oppfylt uavhengig av hvilken enhet vedkommende «tilhører».

For øvrig er det vårt inntrykk at alle brukere får koordinator eller lignende ved behov i Vennesla kommune, og at en klarer å rekruttere og veilede koordinatorer. Når brukere har individuell plan, fungerer den etter hensikten og slik forskriften beskriver.

Samhandling, rehabiliteringstjenester og brukermedvirkning
Samhandling mellom tjenester og enheter internt i kommunen og med eksterne samarbeidspartnere ser ut til å fungere godt. Kommunen har utarbeidet rutiner for dette og ansatte har lav terskel for å ta kontakt med aktuelle samarbeidspartnere.

Ansvarlig gjennomfører en helhetlig kartlegging av brukerne og deres behov for rehabiliteringstjenester, og det er en tydelig saksgang for videre tildeling av tjenester og oppfølging.

Vennesla kommune har nøkkelpersonell innen fagområdet. Kommunen sikrer brukermedvirkning på system- og individnivå.

Når brukere ikke har en individuell plan, er det viktig å sikre at brukerens mål kommer tydelig frem i rehabiliteringsprosessen og er styrende.

Oppsummering
Fylkesmannen har ikke avdekket noe lovbrudd på dette fagområdet. Vår vurdering er at Vennesla kommune sørger for at voksne med behov for rehabiliteringstjenester får individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige rehabiliteringstjenester i samsvar med aktuelle lovkrav.

Men Fylkesmannen har i denne rapporten pekt på noen sentrale forbedringsområder, som Vennesla kommune bør se nærmere på. Disse sentrale forbedringsområdene dreier seg om av avklaring og tydeliggjøring av når en bruker skal få oppnevnt en koordinator uavhengig av hvilken enhet brukerne «tilhører». Det samme gjelder for når en bruker skal få tilbud om IP. Det bør også sikres at alle ansatte for opplæring i dette, i tillegg til god opplæring for de som oppnevnes til koordinatorer.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4. Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Endelig rapport oversendes Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.

Med hilsen

Anne-Sofie Syvertsen
Fylkeslege

Solveig Pettersen Hervik
Seniorrådgiver
Helse- og sosialavdelingen

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 10.12.2019.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 20.01.2020.

Tilsynsbesøket ble gjennomført med Vennesla kommune, og innledet med et kort informasjonsmøte 12.02.2020. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 13.02.2020.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart Vennesla kommune helse- og omsorgstjenesten
• Oversikt over ansatte i koordinerende og helsefremmende enhet
• Andre sentrale personer i de øvrige helse- og omsorgstjenestene samt beskrivelse av kommunens rehabiliteringstilbud, bruk av privatpraktiserende personell og samarbeid med andre kommuner
• Kommuneplan 2018 – 2030 - samfunnsdelen
• Helse- og omsorgsplan (mot 2030, revidert september 2014)
• Plan for habilitering og rehabilitering 2019 – 2030 (ikke godkjent/politisk behandlet)
• Årsrapport 2019 for fysio-, ergoterapi, rehabilitering og friskliv

Rutiner:

• Saksbehandling
• Samtaleguide/kartleggingsskjema inkl. IPLOS kartlegging
• Søknad om rehabilitering
• Evaluering av vedtak og behov endret (BE)
• Hjemmesykepleie
• Korttidsplass/saksbehandling helg og helligdag
• Praktisk bistand, opplæring, veiledning, rådgivning
• Elektroniske meldinger /behandling
• Samhandling
• Samarbeid med fastlegene
• Samarbeid mellom kommune og fysioterapeuter m/driftsavtale
• Samarbeid med spesialisthelsetjenesten
• Individuell plan
• Koordinator
• Brukers rett til informasjon og med virkning
• Risiko- og sårbarhetsanalyser m/eksempel
• Avvikshåndtering

Maler for:

• Individuell plan
• Kopi av klagesaker m/alle dokumentene

Det ble valgt 10 saksmapper etter følgende kriterier:

• Brukere over 18 år
• som har rehabiliteringstjenester, individuell plan og/eller koordinator
• og bor hjemme
• journal fra siste 6 måneder, med aktuelle planer og skjemaer og møtereferat

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

12 ansatte og 6 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet..

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Solveig Pettersen Hervik, Fylkesmannen i Agder, revisjonsleder
• seniorrådgiver, Elin Kristensen, Fylkesmannen i Agder, revisor
• seniorrådgiver, Irene Vestøl Stødle, Fylkesmannen i Agder, revisor
• fagdirektør Ester Hassel, Fylkesmannen i Agder, revisor