Rapport fra tilsyn med Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen 2021

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Kristiansand kommune ved Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen i perioden 7.6 til 14.6.2021. Vi undersøkte om kommunen sørger for at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna/brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn. Grunnet smittesituasjonen i Agder på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet ble tilsynet gjennomført via Teams.

Statsforvalterens konklusjon

Kristiansand kommune sikrer ikke gjennom sin styring at det alltid foretas forsvarlig dokumentasjon av barnevernfaglige vurderinger i undersøkelsene. Dette gjelder bl.a. vurderinger etter samtaler, hjemmebesøk, observasjoner, ved mottak av opplysninger i saken underveis eller midtveis. Det foretas heller ikke alltid vekting av barnets mening eller barnets beste vurdering.

Dette er et brudd på barnevernloven §§ 4-3, 1-4, 4-1 og kravet til god forvaltningsskikk. Dette er også et brudd på barnevernloven § 2-1 andre ledd, jf. kommuneloven § 25-1.

Vi ber om at eventuelle kommentarer/innsigelser til faktagrunnlaget sendes Statsforvalteren innen 9.9.2021.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig undersøkelsesarbeid innebærer en undersøkelse og vurdering av om barneverntjenesten har

• forberedt og planlagt undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen og eventuelt tidligere undersøkelser/annen kontakt med familien
• sørget for at undersøkelsens innhold, omfang og fremdrift er i tråd med alvoret i situasjonen for barnet
• gjort relevante barnevernfaglige og juridiske vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen
• konkludert undersøkelsen i tråd med de vurderingene som er gjort
• gjort nødvendige vurderinger og tiltak for arbeid med undersøkelsene som følge av koronasituasjonen i 2020-21

Tilsynet har omfattet undersøkelser som gjelder barn som bodde hjemme da barneverntjenesten mottok bekymringsmeldingen. Med dette forstås barn under 18 år som bor i biologisk familie, adoptivfamilie eller er plassert hos andre uten barneverntjenestens medvirkning.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med om barneverntjenesten oppfyller de aktuelle lovkravene.

Barn og foreldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg foreldre og barn har derfor blitt intervjuet ved dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barneverntjenesten har en rett og plikt til å foreta undersøkelse i saken når den vurderer at det er «rimelig grunn til å anta» at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven kapittel 4. Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak.

Kravene til undersøkelsen følger av lovbestemmelser i barnevernloven (bvl.) og forvaltningsloven (fvl.).

Forsvarlighet

Alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige etter bvl. § 1-4.

Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, for eksempel prinsippet om barnets beste.

Videre vil både barnevernlovens og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gi innhold til kravet om forsvarlig gjennomføring av undersøkelsene.

Kravet om forsvarlighet er rettet mot både tjenester og tiltak, og innebærer også krav til ledelse, organisering og styring. Det er en nær sammenheng mellom kravet til forsvarlighet og kravet om internkontroll for å sikre at oppgavene blir utført i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov, jf. bvl. § 2-3 tredje ledd.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1, som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.

Barnets rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er nedfelt i bvl. § 1-6. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. I en undersøkelse plikter barneverntjenesten å sikre at barnet får oppfylt sin rett til medvirkning.

Prinsippet om barnets beste henger uløselig sammen med barnets rett til medvirkning. Formålet med medvirkning er å få frem barnets synspunkter om egen situasjon for å bidra til at de avgjørelser barnevernet fatter i en undersøkelsesfase er til barnets beste.

Samarbeid med foreldrene

Foreldrene som undersøkelsen omhandler, har selvstendige rettigheter i undersøkelsessaken. Når foreldrene er part i barnevernssaken, vil de ha rett til å uttale seg etter fvl. § 17. Barnevernet skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, for foreldrene for uttalelse. Barneverntjenesten bør også gjøre foreldrene kjent med andre opplysninger som er av vesentlig betydning etter fvl. § 17.

Barnevernet skal utøve sin virksomhet med respekt for og så langt som mulig i samarbeid med barnet og barnets foreldre, jf. bvl. § 1-7.

Nærmere krav til undersøkelsens innhold, omfang og fremgangsmåte

Forvaltningsloven pålegger barneverntjenesten å påse at sakens faktum er klarlagt så langt det er mulig før det treffes vedtak, jf. fvl. § 17. Dette innebærer at relevante sider av saken må komme frem.

Barnverntjenesten må vurdere riktigheten av de opplysninger som kommer inn underveis i undersøkelsen. Hvor omfattende undersøkelse barneverntjenesten skal gjøre beror på en konkret vurdering av meldingens innhold og karakter og annen informasjon i saken. Momenter som alvorlighet, kompleksitet og hastegrad har betydning for hvor grundig barneverntjenesten skal undersøke.

Bvl. § 4-3 andre ledd slår fast at undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier.

Foreldrene eller den barnet bor hos, kan ikke motsette seg at en undersøkelse blir gjennomført ved besøk i hjemmet, jf. bvl. § 4-3 tredje ledd, og barneverntjenesten kan også engasjere sakkyndige, jf. bvl. § 4-3 fjerde ledd.

Etter bvl. § 6-4 femte ledd skal barneverntjenesten innhente opplysninger i samarbeid med foreldrene. Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre forvaltningsorganer og helsepersonell omfattes av taushetsplikten. Dette innebærer at barneverntjenesten må ha gyldig samtykke fra foreldrene for å innhente opplysningene, jf. fvl. § 13 a nr. 1 eller en lovhjemmel som gir adgang til å unnta fra taushetsplikten. Barneverntjenester har hjemmel til å pålegge offentlige myndigheter m.fl. pålegg om å gi taushetsbelagte opplysninger i de situasjonene som er beskrevet i bvl. § 6-4.

I følge bvl. § 6-9 skal undersøkelser gjennomføres snarest og senest innen tre måneder, eventuelt seks måneder i særlige tilfeller.

Dokumentasjon

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at det er mulig å se i saksdokumentene hvilke faglige vurderinger som ligger til grunn for de avgjørelser som barneverntjenesten har tatt. Dokumentasjonsplikten er også en følge av forsvarlighetskravet i bvl. § 1-4 og plikten til internkontroll, jf. bvl. § 2-1, jf. kommuneloven § 25-1.

Både avgjørelser om å innvilge hjelpetiltak og henleggelse av en sak etter undersøkelse regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. bvl. § 6-1 andre ledd og § 4-3 sjette ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25. I tillegg skal det etter bvl. § 6-3a fremgå av vedtaket hva som er barnets synspunkt, og hvilken vekt barnets mening er tillagt. Hvordan barnets beste er vurdert skal også fremgå av vedtaket.

Styring og ledelse

Bvl. § 2-1 andre ledd sier at kommunen skal ha en internkontroll etter kommuneloven § 25 -1. Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Kommunens ansvar innebærer en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i tråd med lov og forskrift. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll. Kommunedirektøren er ansvarlig for internkontrollen.

I kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav a til e stilles det krav til innholdet i internkontrollen.

Ved internkontroll etter denne paragrafen skal kommunedirektøren

a) utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering
b) ha nødvendige rutiner og prosedyrer
c) avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik
d) dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig
e) evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll

I bvl. § 2-1 syvende ledd fremgår det også at kommunen skal sørge for at ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Kommunen har ansvaret for å gi nødvendig opplæring ved behov.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

ORGANISERING

Kommunens organisering

Kristiansand er en kommune i Agder. Kristiansand, Songdalen og Søgne kommune ble 1.1.2020 slått sammen til «nye» Kristiansand kommune. Kristiansand grenser i vest til Lindesnes, i nord til Vennesla og

Birkenes og i øst til Lillesand. Kommunen er Norges sjette største etter folketall med sine 112 588 antall innbyggere.

Kommunedirektøren er øverste administrative leder i kommunen. Under kommunedirektøren er det syv avdelinger med hver sin leder. En av de syv avdelingene er oppvekst. Avdeling oppvekst består igjen av tre enheter; barnehage, skole og barn og familietjenester/Familiens Hus og i tillegg en oppvekststab.

Disse ledes av hver sin enhetsleder. Barnevern ligger under Familiens Hus, sammen med helse barn og unge, pedagogisk psykologiske tjenester og fag- og støttetjenester oppvekst.

Barneverntjenestens organisering

Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen er en interkommunal barneverntjeneste. Kristiansand kommune er vertskommune og i samarbeidet inngår Lillesand og Birkenes kommune. Kristiansand kommune har akuttberedskap for også Midt-Agder barnevern, Barnevern Sør, Lister barnevern, Grimstad barnevern og Setesdal barnevern.

Barneverntjenesten ledes av barnevernleder. Under barnevernleder er det en nestleder. Barneverntjenesten sin tidligere stab er avviklet og disse inngår nå i en nyopprettet avdeling for fagutvikling og administrasjon. Avdelingen er delt i to team; team fagutvikling og team administrasjon. Avdelingen har oppgaver knyttet til drift på tvers av avdelingene. Denne avdelingen har ingen oppgaver knyttet til undersøkelsesarbeidet, men de har et beslutningsteam (se mer om dette under «opplæring og veiledning») som består av faste deltakere fra team fagutvikling. Team fagutvikling har i tillegg ansvar for oppgaver knyttet til overordnet internkontrollsystem i tjenesten.

Videre er tjenesten organisert i 5 avdelinger: avdeling barnevernvakta/mottak, avdeling tiltak, områdeavdelinger (Vest, Vågsbygd, Sentrum, Lund, Øst, Lillesand/Birkenes), avdeling fosterhjem og avdeling ungdom. Avdelingene, og herunder hvert område, har en fagstøtte som bl.a. veileder de ansatte og godkjenner vedtak og sluttrapporter. Avdelingene ledes av en avdelingsleder.

Barnevernvakta/mottak avklarer alle meldingene og gjennomfører undersøkelser grad 1. De resterende områdeavdelingene og avdeling ungdom gjennomfører undersøkelser grad 2 og 3. Se nærmere om dette under “Forberedelse og planlegging av undersøkelsen (skriftlige rutiner)”.

Barneverntjenesten har 192,8 stillinger, hvorav 15 deltid og 37 vikarer. Birkenes har 4,5 fagansatte, og 6,8 stillinger totalt som jobber med barnevern, Lillesand har 8,7 fagstillinger og 11,3 stillinger totalt som jobber med barnevern, Kristiansand har 108,5 fagstillinger og 137,7 stillinger totalt som jobber med barnevern. ¹

Tall fra kommunemonitoren på Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) sin hjemmeside viser at 5,6% barn i alderen 0-17 år hadde undersøkelser i hjemmet i 2019 ². Tall fra andre halvår 2020 viser at Kristiansand kommune hadde 393 nye undersøkelser, hvorav 239 henlagt. Lillesand kommune hadde 53 nye undersøkelser 23 ble henlagt. Birkenes hadde 32 nye undersøkelser, 20 saker ble henlagt.

Kristiansand kommune fattet i samme periode 110 vedtak om tiltak. Lillesand kommune fattet 15 vedtak om tiltak. Birkenes kommune fattet 9 vedtak om tiltak. Kristiansand kommune har 8,2 barn med undersøkelser og/eller tiltak pr. årsverk, Lillesand har 13,2 og Birkenes har 15,1.

1Tall fra Bufdir 2. halvår 2020
2 Samlet tall for alle kommunene som inngår i barnevernsamarbeidet

STYRING OG INTERNKONTROLL

Myndighet og delegering

Skriftlige rutiner o.l.

Kommunen har rutine for delegering av administrativ myndighet fra direktør til oppvekst og rutine for barnevernleders vedtakskompetanse i hastesaker og delegasjon av denne ved fravær.

Tjenesten har et myndighetskart som skisserer de ulike myndighetsområdene og hvem som har ansvar for å følge opp hva. Myndighetsområdene som er knyttet til undersøkelsesarbeidet er det i stor grad avdelingsleder og fagstøtte som er ansvarlig for og som godkjenner.

Opplæring og veiledning

Skriftlige rutiner o.l.

Barneverntjenesten har en opplæringsplan/sjekkliste ved nyansettelser i barneverntjenesten. Planen skisserer en rekke tiltak som skal iverksettes før tiltredelse, og de første 6 månedene, samt hvem som er ansvarlig. Den skal signeres og dateres når tiltakene er gjennomført.

Tjenesten har også en fadderordning og rutiner for fadderens oppgaver.

KUBA ³ står for en stor del av opplæringen til de ansatte. KUBA har egne opplæringsbolker for nyansatte og videre for alle nivåene i tjenesten. Vi har fått fremlagt en oversikt over plan for når de nyansatte har og gjennomfører opplæring via KUBA fra 2019-2021.

I rutinen «Veiledning av ansatte» legges det opp til obligatorisk og frivillig veiledning. Den obligatoriske veiledningen differensierer mellom nyansatte som ikke har erfaring fra kommunalt barnevern eller har mindre enn ett års erfaring fra annen kommunal barneverntjeneste, ansatte med erfaring over ett år fra annen kommunal barneverntjeneste og ansatte med mer enn ett års erfaring fra barneverntjenesten for Kristiansandsregionen. Hyppigheten på veiledningen varierer fra inntil 1,5 timer i uka første halvåret for de med minst erfaring og til 1,5 timer pr. måned for de mest erfarne.

I tillegg tilbys veiledning via voldsrisikoteam, beslutningsteam og hastelag. I rutinen «vurdering, forebygging og oppfølging av vold og overgrepssaker» omtales voldsrisikoteam. Teamet gir veiledning i håndtering og oppfølging av voldsrisiko hos barn og unge. Kontaktpersonen kan selv innkalle avdelingsleder/fagstøtte og voldsrisikoteamet for en gjennomgang når nærmere oppstilte kriterier er oppfylt. Drøftinger i teamet gjennomføres fast på torsdager fra kl 13 – 15.30. Barneverntjenesten har en egen rutine om beslutningsteam. Der fremkommer det at beslutningsteam skal brukes når et barn/ungdom vurderes flyttet, eller det vurderes behov for ytterligere bistand i saken. Kontaktpersonen skal i første omgang drøfte saken med avdelingsleder/fagstøtte og dokumentet «drøftingsmal» skal fylles ut. Avdelingsleder melder saken inn for teamet. Kontaktperson og avdelingsleder deltar alltid på møte i beslutningsteamet.

Barneverntjenesten tilbyr også hastelag som benyttes i saker hvor det var behov for drøftelser snarlig.

3 Kompetanse utvikling barnevern Agder

Intervjuene

De ansatte opplyser at opplæring gis som beskrevet i rutinene.

De ansatte beskriver at de mottar veiledning som skissert i rutinene. De opplyser imidlertid at den obligatoriske veiledningen med fagstøtte/avdelingsleder gjøres noe ulikt fra avdeling til avdeling. Noen har en mer muntlig gjennomgang av sakene mens andre går igjennom sakene sammen i Familia.

Barnevernleder opplyser at de nylig har sendt ut en questback til alle ansatte for å evaluere eksisterende veiledningsrutiner. Resultatet av questbacken har medført at veiledningsrutinene skal revideres for fremover å sikre en større grad av likhet i hvordan veiledningen gjennomføres. Dette arbeidet er p.t. pågående.

De ansatte opplever en lav terskel for å booke inn fagstøtte/avdelingsleder til ytterligere veiledning ved behov.

Ellers har de ansatte teammøter med 4-5 kollegaer, 1 gang i uka. Her kan de ta opp saker som de ønsker å drøfte. Fagstøtte er også med i disse møtene.

Utover den faste veiledningen som nevnes over, opplyser de ansatte om mye uformell kollegaveiledning.

De ansatte opplever at det er lav terskel for å melde inn saker til voldsrisikoteam og at dette tilbudet brukes ofte. Beslutningsteam og hastelag brukes i mindre grad. Barnevernleder opplyser at det p.t. er noe lang ventetid inn i beslutningsteam.

Fagstøttene i avdelingene har faste samarbeidsmøter med sine avdelingsledere. Dette gjennomføres stort sett en gang i uken. I møtene gjennomgås driftsoppgaver, personalspørsmål og vanskelige saker gjennomgås og gis veiledning på. I tillegg har alle fagstøttene egne forum 1 gang i måneden hvor de utveksler erfaringer.

Alle avdelingslederne mottar fast veiledning fra nestleder. Som nyansatt avdelingsleder har man veiledning en gang pr. uke, etter 6 måneder to ganger i måneden og etter et år en gang i måneden. I veiledningen e gjennomgås personal-, økonomi- og fagspørsmål. Det er også fokus på utfordringer knyttet til avdelingslederrollen.

Rutiner

Skriftlige rutiner o.l

Barneverntjenesten har mange rutiner knyttet til undersøkelsesarbeidet.

Intervjuene

Flere ansatte opplever rutinene som vanskelig tilgjengelig etter omlegging fra rutinehåndbok til innlegging av rutinene i EQS systemet. De ansatte opplyser at de etter omleggingene bruker rutinene i mindre grad, og at de heller spør en kollega eller avdelingsleder hvis de lurer på noe.

Barnevernleder er kjent med utfordringene som beskrives av de ansatte. Hun opplyser at de jobber med å få de ansatte kjent i EQS-systemet og hvordan finne frem i rutinene.

Tjenesten har en egen EQS ansvarlig som har og fremover vil oppsøke avdelingene for å veilede de ansatte i hvordan de skal finne frem i rutinene.

Kompetanse

Skriftlige rutiner o.l.

Kompetanseoversikten fra tjenesten viser at til sammen 121 ansatte er utdannet sosionom eller barnevernspedagog. Videre har tjenesten ansatte med videreutdanningen innen rus og psykiatri, psykisk helse barn, vold og overgrep, spe og småbarn, veiledning, endringsmetodikk, kartleggingsmetodikk og flerkulturelt arbeid.

Intervjuene

De ansatte opplyser at de enten har avdelings vise kompetanseplaner eller at avdelingen er så liten at de har god oversikt over hverandres kompetanse.

Barnevernleder opplyser at de med bistand fra PWC ⁴ har utarbeidet en oversikt over kritisk kompetanse i barneverntjenesten. Dette gjelder både verdigrunnlag, egenskaper og erfaring- og grunnkompetanse.

Tjenesten har nedsatt en arbeidsgruppe som jobber med å imøtekomme kravet om økt kompetanse på masternivå frem mot 2031.

Barnevernleder opplyser at det er behov for en ny kompetanseoversikt over alle ansatte. Dette vil gjøres gjennom nytt planverk for utarbeidelse av krav til utdanning på masternivå i 2031.

I forbindelse med årlig budsjett melder avdelingslederne inn kompetansebehov for sin avdeling. Tjenesten har de siste 5 årene hatt mellom 10-15 ansatte som deltar på Bufdir sine videreutdanninger årlig.

4 Price waterhouse cooper

Møtestruktur og rapporteringslinjer

Skriftlige rutiner o.l.

I oversikt over møtestrukturer fremkommer det følgende møtepunkter:

• Driftsmøte, 2 ganger i uka, barnevernleder, nestleder, leder adm. støtte, formål å sikre daglig ledelse av tjenesten, forberede ledermøter og personalmøter, fordele oppgaver og deltakelse i eksterne møter.
• Ledermøter, 1 gang i måneden, alle ledere i barneverntjenesten, formål å sikre samstemthet og enhetlig ledelse av tjenesten, sette arbeidet med tjenesteplanen inn i en fast struktur gjennom året. 3) Områdeledermøte, annenhver uke, alle avdelingsledere på områdene med ansvar for undersøkelse og tiltak, barnevernleder/nestleder, formål sikre enhetlig og likeverdig praksis i arbeidet med undersøkelse og tiltak på området, følge opp arbeid med tjenesteplanen som berører områdene spesielt og som må koordineres, inkl. samarbeid i Familiens Hus, sikre helhetlige overganger i saksgangen mellom avdelinger mottak – US, tiltak – tiltaksavdeling, tiltak – fosterhjem.

Det foreligger ingen skriftlige rutiner for rapporteringer og møtepunkter fra barnevernleder og oppover i ledelsen i kommunen.

Intervjuene

Det er avdelingsmøte 1 gang i uken. Faste punkter på avdelingsmøte er status i avdelingen, nye rutiner, avviksmeldinger, nytt fra ledermøte og nøkkeltall ⁵. Etter avdelingsmøte er det teammøte. Fagstøtte deltar i teammøtene (se mer om dette i avsnittet om «opplæring og veiledning»).

Avdelingsleder tar ut nøkkeltall og fristliste i undersøkelsessakene månedlig. I tillegg etterspør avdelingsleder månedlig følgende fra sine ansatte: undersøkelsesplan, hva gjenstår av aktiviteter i undersøkelsen, midtveisevaluering, bruk av voldsrisikoteam, tiltak som koster penger og omsorgsovertakelser.

Avdelingsleder rapporterer månedlig til nestleder på bl.a. følgende områder: antall undersøkelser, antall anmeldelser, antall familieråd, flyttinger, de 5 mest «alvorlige» sakene (der hvor det rører seg mest), klager til Statsforvalteren, økonomi, sykefravær.

Barnevernleder opplyser at områdeledermøte ikke lenger gjennomføres, da det ikke fungerte så godt med to ledergrupper. Isteden er det nå ukentlige ledermøter i tillegg til driftsmøte 2 ganger i uken. I driftsmøtene legger nestleder frem oppfølgingspunktene fra sine samtaler med avdelingslederne. Her blir det rapportert på nøkkeltall som bl.a. frister, oppfølgingsbesøk, tilsynsbesøk, evalueringer, planer og hasteflyttinger.

Barnevernleder og kommunalsjef barn og familie har ledermøter 1 gang i uken à 3 timer. I ledermøtene deltar også enhetslederne for helse, PPT og Fag og støtte. Det er mye utviklingsfokus og samordning av tjenesten som er tema i møtene. Ellers tas opp ting som rører seg. Barnevernleder og kommunalsjef barn og familie har i tillegg egne møter månedlig hvor tema er status i barneverntjenesten.

Barnevernleder har ingen faste møter med oppvekstdirektøren eller kommunedirektøren utover 1 gang i året i forbindelse med tilstandsrapporteringen fra barneverntjenesten.

Kommunalsjef barn og familie deltar på ledermøte 1 gang i uken med oppvekstdirektøren sin ledergruppe. Temaet er felles utviklingsarbeid og hvordan de driver oppvekstområdet.

Oppvekstdirektøren opplyser at hun og kommunalsjef barn og familie diskuterer barnevern ganske ofte. Kommunalsjef barn og familie har ikke egne møter med kommunedirektøren.

Oppvekstdirektør sitter i kommunedirektøren sin ledergruppe. Oppvekstdirektøren har møte 1 gang i året med kommunedirektøren i forbindelse med tilstandsrapporten. Kommunedirektøren har ledermøter med oppvekstdirektøren 1 gang i uken. Tema her er hele oppvekstfeltet og de overordnede prioriteringer.

Lederne nevnte styringsportalen som et viktig verktøy i internkontrollen. I styringsportalen finner man bl.a. rapporteringer og avvik. Styringsportalen er en måte for lederne å følge med på status i tjenesten og følge med på områder som «lyser rødt». På barnevernfeltet er det p.t. ikke så mange faste punkter det skal rapporteres på i styringsportalen. Derfor er man prisgitt at det rapporteres på det som er aktuelt for ledelsen å vite om. Kommunen jobber med et bedre system for rapportering på de riktige parameterne.

5 Oversiktstall som kan leses ut av tjenestens fagsystem Familia. Eks. om de viktigste lovkravene er innfridd som f.eks. tiltaksplan, omsorgsplan, tilsynsperson, oppfølgingsbesøk osv.

Risikovurdering, inkl. Covid - 19

Barneverntjenesten har foretatt en ROS kartlegging av konsekvenser av sykefravær som følge av koronavirus med forslag til ulike tiltak.

Barneverntjenesten har også foretatt en ROS kartlegging av organisering av arbeidet knyttet til undersøkelse og tiltaksarbeid.

Tjenesten har en rutine «intern beredskapsplan» som skal sikre levering av forsvarlige tjenester selv om ekstraordinære situasjoner skulle oppstå. Det er kun barnevernleder som kan iverksette beredskapsplanen. Tjenesten har også en rutine for prioritering av arbeidsoppgaver.

Intervjuene

Ved oppstart av pandemien i mars 2020 ble det etablert et eget undersøkelsesteam for å sikre gjennomføring av alle undersøkelsessaker. Dette ble avsluttet etter kort tid, da det viste seg at det ikke var hensiktsmessig eller nødvendig.

Tjenesten har ikke hatt fravær knyttet til korona som har medført ekstra tiltak.

Samarbeidspartnere har også vært operative under hele pandemien, men det har vært noe vanskeligere i enkelte saker å få inn opplysninger uten at dette har medført vestlige fristbrudd. Ellers ha tjenesten sett konsekvensene da skoler/barnehager har vært delvis stengt i perioder.

ROS analysene knyttet til arbeidsmodellen har medført ny arbeidsmodell som iverksettes etter sommerferien i år. Ny arbeidsmodell går ut på å spesialisere de ansatte som tidligere både jobbet med undersøkelser og tiltak til nå å kun jobbe med en av delene.

Barnevernleder opplyser at de også har foretatt ROS analyse knyttet til rekruttering, sykefravær og turnover i tjenesten.

ROS analysene som har vært foretatt er ikke kjent for kommunalsjef barn og familie, oppvekstdirektør eller kommunedirektøren.

Avvikssystem

I rutinen «avvik og uønskede hendelser – registreringsprosedyrer» fremkommer når det skal meldes, men likevel slik at det forventes at hver arbeidsplass i kommunen har en dialog om når/terskelen for å melde. Videre fremkommer det hvordan det skal meldes.

I perioden 1.7.2020 – 31.12.2020 har det blitt meldt 27 avvik på undersøkelsesområdet. Majoriteten av avvikene går på ulike type fristbrudd som f.eks. ferdigstillelse av journalnotater, undersøkelsesfrister og undersøkelsesrapporter.

Intervjuene

Samtlige ansatte er kjent med avvikssystemet og vet hvordan de skal melde. Terskelen for når avvik skal meldes er tatt opp på avdelingsmøte. Flere oppgir at de selv har meldt avvik.

Vi får opplyst at avvikene sendes digitalt til avdelingsleder. Den som melder få epost om at avviksmeldingen er mottatt. Flere ansatte opplyser at de ikke får noen tilbakemeldinger utover dette. De er derfor usikre på hvordan avviket følges opp videre. Avdelingslederne opplyser at den videre behandlingen av avviket fremkommer i EQS systemet (kvalitetssystemet). Men de er usikre på om ansatte kan gå inn å se kommentarene og om de faktisk gjør det.

Avdelingslederne har myndighet til å lukke de fleste avvikene. Tjenesten har også en EQS ansvarlig som følger med på meldte avvik og som igjen informerer barnevernleder. Barnevernleder opplyser at avviksrapportering er regelmessig tema både i driftsmøter og på ledermøter.

Avviksmeldingene graderes etter alvorlighetsgrad. De mest alvorlige avvikene kommer direkte til kommunalsjef barn og familie. Han siler hvilke avvik som løftes videre til oppvekstdirektør.

Oppvekstdirektør opplyser at hun informeres om de alvorligste avvikene, avvik som involverer flere tjenester eller hvor det er stor kostnad stipulert ved avviket. I tillegg ser oppvekstdirektøren en samlet oversikt over antall avvik ved rapportering hvert tertial. Ingen av avvikene går direkte til kommunedirektøren. Kommunedirektøren får oversikt over avviksmeldinger i styringsportalen. Her kan hun se hvor mange meldinger som er meldt, de som har vært åpne over lenger tid og alvorlighetsgrad.

BARNEVERNTJENESTENS ARBEID MED UNDERSØKELSER

Forberedelse og planlegging av undersøkelsen

Skriftlige rutiner o.l.

Meldingsavklaringen

I rutinen «behandling og vurdering av bekymringsmeldingen» fremgår det at barnevernvakta/mottak har ansvar for behandling og vurdering av innkomne bekymringsmeldinger. Mottaket konkluderer meldingene fortløpende.

Tjenesten har en mal/skjema «meldingsavklaring nr. meldingsnr.» som brukes ved gjennomgang av meldingene. Her skal mottak bl.a. fylle inn tidligere kjennskap til familien, akuttvurdering, begrunnelse for avklaring med melder, gjennomgang av bekymringen, instanser familien er i kontakt med, behov for tolk, vurdering av anmeldelse/drøfting i voldsrisikoteam, barnevernfaglig vurdering av alvorlighetsgraden i bekymringen, barnets situasjon og begrunnelse for undersøkelse eller henleggelse. I tillegg skal de fylle ut anbefalinger til hvilke områder som bør undersøkes.

Akuttarbeid, vold og overgrep

Barnverntjenesten har flere rutiner knyttet til akuttvurderinger og akuttarbeid ⁶. Tjenesten har en rutine om «ansvarsfordelingen i hastesituasjoner». Her fremkommer hvem som skal foreta vurderingene og «Barneverntjenestens samarbeid når det oppstår akutte hendelser i effektueringen av akuttplassering i ulike typetilfeller. I meldingsfasen (hvor barnet ikke er i undersøkelse eller tiltak) og utenom ordinær arbeidstid er det barnevernvakta/mottak som vurderer om det er nødvendig med hasteflytting av barn. Akuttplassering følges opp av den avdelingen som har ansvar for barnet og barnevernvakta har ansvar utenom ordinær arbeidstid.

I rutinen «internt samarbeid ved hastearbeid» står det at dersom hastesituasjon oppstår skal barneverntjenesten først kartlegge hvordan situasjonen kan løses uten flytting. Kontaktpersonen skal lage en plan for hastearbeidet, inkl. arbeidsfordelingen. Kontaktpersonen skal informere leder og leder beslutter som vilkårene for hasteflytting er oppfylt. Nærmeste leder informerer barnevernleder.

Tjenesten har videre en rutine «barneverntjenestens samarbeid når det oppstår akutte hendelser i en familie», som omhandler samarbeid mellom barnevernvakta og avdelingene i barneverntjenesten i aktive saker og i nye saker. Rutinen sier noe om hvem som har ansvar og oppgaver knyttet til de ulike situasjonene.

Rutinen «vurdering, forebygging og oppfølging av vold og overgrep» beskriver at barneverntjenesten vurdere i utgangspunktet at alle meldinger de mottar som omhandler bekymring for at et eller flere barn utsettes for vold eller seksuelle overgrep, oppfyller vilkårene for å opprette undersøkelsessak. Tjenesten har et voldsrisikoteam som gir veiledning i håndtering og oppfølging av voldsrisiko for barn og unge. Se mer om voldsrisikoteam under «opplæring og veiledning».

I rutinen «behandling og vurdering av bekymringsmelding» fremkommer det at når en melding konkluderes med undersøkelse fordeles ansvaret for undersøkelsen til rett avdeling (ut ifra alvorlighetsgrad, bosted og alder). Barneverntjenesten skal differensiere undersøkelsene i alvorlighetsgrad 1, 2 og 3. Denne differensieringen foretas av mottaket. Grad 1 undersøkelser gjennomføres av barnevernvakt/mottak, grad 2 og 3 fordeles til området hvor barnet bor. Tjenesten har utarbeidet en oversikt «differensiering av undersøkelser» over hvilken type saker/bekymringer som typisk hører inn under de ulike graderingene. Oversikten viser hvilke aktiviteter som skal gjøres i de ulike graderingene.

6 Vi har fått fremlagt følgende: «Ansvarsfordeling i hastesaker», «Barnevernleders vedtakskompetanse i hastesaker og delegasjon av denne ved fravær», «Internt samarbeid ved hastearbeid», en familie», «Vurdering, forebygging og oppfølging av vols og overgrepssaker», «anmeldelse i vold og overgrepssaker». Vi ser også at det i rutinene vises til ytterligere rutiner, retningslinjer o.l. knyttet til dette arbeidet. 

Plan for undersøkelsen

Kontaktpersonen skal ved oppstart opprette plan for undersøkelsen i Familia. Plan for undersøkelsessaker tilknyttet aktuell differensiering (1-3) skal brukes. Alle de tre malene inneholder meldingens innhold, tema for undersøkelsen, spørsmål som bør utforskes og historikk. Alle planene legger også opp til samtale med barnet, samtale med foreldrene, samtale med samværsforelder og midtveisevaluering. Mal for grad 2 legger i tillegg opp til flere samtaler med familien, hjemmebesøk med observasjon, oppsummeringssamtale med foreldre og barn og vurdering av familieråd. Mal for grad 3 legger opp til ytterligere samtaler og hjemmebesøk og i tillegg egne samspillobservasjoner og kartlegging av nettverk. Innhenting av opplysninger fra andre instanser – både i form og bredde varierer fra gradering 1 til 3. Ved gradering 3 er det også nevnt ulike verktøy som kan brukes i undersøkelsessaken. Dette fremkommer av oversikten «differensiering av undersøkelser» og rutinen «hvor omfattende skal undersøkelsen være».

Tilsendte saksmapper

I meldingsavklaringsskjemaene fremkommer det ikke når meldingen er avklart, kun dato for innkomst og frist for avklaring.

I meldingsavklaringen har barneverntjenesten i alle sakene foretatt en faglig vurdering av hvorfor undersøkelsessak skal opprettes og de har skissert hypotese/anbefalinger for undersøkelsene. ⁷

Barneverntjenesten har i samtlige saker, hvor det har vært aktuelt, vurdert om det er nødvendig med akuttiltak ⁸, lukket undersøkelse ⁹ og anmeldelse ¹⁰.

Videre har barneverntjenesten i samtlige saker, hvor det har vært aktuelt, vurdert tidligere kjennskap til familien ¹¹ ved avklaring av meldingen. Hvorvidt undersøkelser skal gjennomføres i begge hjem ¹² er også vurdert.

I 11 av sakene har det vært aktuelt å vurdere om søsken skal inkluderes i undersøkelsen. I 10 av sakene har barneverntjenesten foretatt en slik vurdering. I 1 av sakene fremkommer det ikke at det foretatt en slik vurdering, selv om det fremkommer av meldingsavklaringen at de skal vurdere dette underveis i saken.

Det er opprettet undersøkelsesplan i alle sakene. Det fremkommer ikke direkte av planen hvilken gradering saken har.

7 20 av 20 saker
8 18 av 18 aktuelle saker
9 2 av 2 aktuelle saker
10 11 av 11 aktuelle saker
11 18 av 18 aktuelle saker
12 3 av 3 aktuelle saker

Intervjuer

Statsforvalteren har ikke intervjuet ansatte som jobber i barnevernvakta/mottak. Dette var et bevisst valg ut fra fremlagte rutiner og dokumentgjennomgang. Vi hadde likevel behov for noen avklaringer knyttet til dette arbeidet. Dette ble avklart med leder for barnevernvakta/mottak pr epost i forkant av selve tilsynsbesøket.

Avdelingsleder for barnevernvakta/mottak

Leder for barnevernvakta/mottak opplyser at avdelingen er organisert med en hovedansvarlig for mottaksarbeidet og en hovedansvarlig for undersøkelsene (grad 1) som avdelingen gjør. Alle ansatte ved barnevernvakta gjennomgår meldinger og lager forslag til konklusjon. Det er som hovedregel alltid to ansatte som signerer på forslag til konklusjon. I dette arbeidet benyttes skjema for meldingsavklaring.

Meldingsgjennomgangen med forslag til konklusjon blir gjennomgått av mottaksansvarlig for kvalitetskontroll og endelig konklusjon før saken sluttføres i Familia. Avdelingsleder blir konsultert ved uenighet eller ved behov for drøfting.

Videre opplyser avdelingsleder at når meldingen er konkludert med grad 1 undersøkelse og det er opprettet mappe blir mappen levert til den som er hovedansvarlig for undersøkelsesarbeidet i avdelingen. Vedkommende starter opp arbeidet i Familia, lager forslag til undersøkelsesplan og kontakter familien for å avtale tid for oppstart. Sakene blir fordelt forløpende til den enkelte ansatte. Vedkommende som får ansvar i saken, blir informert om dette via epost.

Avdelingsleder erkjenner at det i meldingsavklaringskjema ikke fremkommer dato for når meldingen ble konkludert. Dato for påbegynt meldingsgjennomgang og dato for når dokumentet blir ferdigstilt registreres kun i Familia.

Ansatte i de ulike områdeavdelingene

Tidligere kjennskap til familien oppgis som viktig informasjon å ta med videre ved en ny undersøkelse. De ansatte leser seg opp på evt. tidligere vedtak og sluttrapport i saken. De har også fokus på evt. tidligere tiltak i familien og om dette fungerte eller ikke. Det ble også nevnt at tidligere kjennskap ble brukt som et bakteppe og at de har fokus på å møte familien der de er nå.

Om barnet det er åpnet undersøkelse på har søsken fremkommer bl.a. av utskrift fra folkeregisteret som ligger ved meldingsavklaringsskjemaet. Barnevernvakta/mottak tar den første vurderingen av om undersøkelse også skal opprettes på søsken. Den ansvarlige for undersøkelsen vurderer forløpende om det skal opprettes undersøkelse på søsken, der dette ikke er vurdert nødvendig ved oppstart.

De ansatte viser ikke til en bestemt rutine som sier hvordan de skal forholde seg til tidligere kjennskap og søsken, ref. over, men de mener dette gjøres av alle ansatte.

De ansatte opplyser at gradering av undersøkelsen foretas av barnevernvakta/mottak, men at de justerer graderingen underveis hvis behov for dette. Det er ikke så ofte de foretar grad 3 undersøkelser og det oppgis litt ulike kriterier for når de ansatte tenker en sak er grad 3.

Meldinger som omhandler vold og overgrep meldes ofte inn for voldsrisikotemaet. De ansatte opplever at det er lav terskel for å melde saken inn til dette teamet. De beskriver fremgangsmåten for dette i tråd med rutinen.

Når de lukker en undersøkelse, dokumenterer de vurderingene rundt å lukke undersøkelsen og skriver et notat om unndratt innsyn for foreldrene. De vurderer kontinuerlig når de skal informere foreldrene om undersøkelsen og ofte gjøres dette etter barnesamtalen. Når de snakker med foreldrene, viser de ovennevnte notat og informerer om hvorfor de snakket med barna først.

De ansatte viser til at det har en mal for undersøkelsesplan som brukes. De ansatte oppgir litt ulikt rundt opprettelse av undersøkelsesplan. Noen sier at planen lages i fellesskap i teammøte når saken blir fordelt. Andre sier at planen lages under drøfting av oppstart sammen med kontaktperson 2. Andre igjen sier at planen skal lages ved oppstart, men at dette ikke alltid er praktisk.

Noen ansatte nevner at planen er todelt. En del som er intern for tjenesten hvor hypotese, hva som skal kartlegges, vurdering av historikk mv. fremkommer. Og en annen del hvor møteaktivitet, møtetidspunkter samt hvilke instanser de skal innhente opplysninger fra fremkommer. Samtlige ansatte opplyser at forslag til plan («del 2») presenteres for foreldrene i første møte. Foreldrene kan komme med innspill til oppsatte møtetidspunkter og hvilke instanser det skal innhentes opplysninger fra. Foreldrene får som regel med seg planen («del 2») om de ønsker det.

Planen ferdigstilles ca. 1 uke etter dette møte. Eventuelle endringer i planen etter dette må gjøres i journalnotat.

Samtlige ansatte er enige i at planen ikke fremstår som levende og at dette skyldes at planen faktisk ferdigstilles for tidlig. Det ble opplyst at gjennom KUBA jobbes det med forslag til nye planer. De nye planene skal være åpne og familiene skal involveres i større grad.

Gjennomføring av undersøkelse – innhold, omfang og fremdrift

Skriftlige rutiner

Barneverntjenesten har en rekke rutiner knyttet til undersøkelsesarbeidet ¹³.

Barneverntjenesten har en brevmal «underretning om mottatt bekymringsmelding til barneverntjenesten og iverksetting av undersøkelse» som sendes til foreldrene når de har mottatt en melding og iverksetter undersøkelse. I vedlegg til brevet vises det til aktuelle lovhjemler knyttet til undersøkelsessaken.

Det sendes underretning om oppstart ¹⁴ og resultat ¹⁵ av undersøkelse til offentlig melder.

I rutinen «hvor omfattende skal undersøkelsen være» står det at undersøkelsen skal stå i forhold til meldingens innhold og den informasjonen som er fremkommet ved gjennomgang av meldingen. Det skal lages en plan for undersøkelsen. Planen skal være et verktøy som skal sikre fremdrift i forhold til frister og gi informasjon til familien om hvilket arbeid barneverntjenesten gjør. Sjekkliste for undersøkelse «US-omslagsark» skal brukes. Denne sjekklisten inneholder 28 punkter som må sjekkes ut i undersøkelsessaken.

I «omslagsarket» står det at tjenesten skal ha en oppstartssamtale og gjennomgang av meldingen med foreldrene.

Barneverntjenesten har et skjema «samtykke til innhenting av opplysninger». I skjemaet står det oppstilt en rekke instanser (28 stykker) som det kan være aktuelt å innhente opplysninger fra.

I rutinen «hva bør kartlegges i undersøkelsen» står følgende forslag; hvordan det er å være barn i den konkrete familien, hvordan er relasjonen i familien, hvordan reguleres emosjoner, er det forskjeller over ti, konkretiser og beskriv observasjoner, unngå spørsmål som kan besvares med ja eller nei, bygg videre på den informasjonen du allerede har.

Det fremkommer i rutinen «familieråd» at familieråd skal alltid vurderes i alle faser av en barnevernssak. En påminnelse om dette følger også av «omslagsarket» og plan grad 2 og 3.

I rutinen «barns medvirkning» står det at barn skal gis mulighet til å medvirke og det skal tilrettelegges for samtaler med barnet. Barnet skal gis anledning til å ha med seg en trygghetsperson. Det bør løpende vurderes hvordan barnets mening skal tillegges vekt, i samsvar med alder og modenhet. Ved start av undersøkelse skal barneverntjenesten vurdere om det på grunn av meldingsinnholdet (vold, overgrep, sosial kontroll) er grunnlag for å snakke med barnet først. Barnet skal som hovedregel snakkes med i undersøkelsen. Hvor mange ganger avhenger av alvoret i bekymringen, og lengden på undersøkelsen.

Det skal gjennomføres evaluering av undersøkelsen halvveis i undersøkelsesfristen. Det bør samtidig vurderes om det foreligger forhold som gjør at det bør søkes om utvidelse av frist i undersøkelsesfasen. Dette følger av rutinen «hvor omfattende skal undersøkelsen være».

Videre følger det av «saksomslaget» at det skal foretas en oppsummeringssamtale med barnet og med foreldrene.

13 «Underretning om mottatt bekymringsmelding til barneverntjenesten og iverksetting av undersøkelse», «myndighetskrav i undersøkelser», «hvor omfattende skal en undersøkelse være?», «hva bør kartlegges i undersøkelsen»,
14 I 20 av 20 saker
15 I 18 av 20 saker

Tilsendte saksmapper

Det er sendt skriftlig underretning til foreldrene om oppstart av undersøkelsessak i 17 av 19 aktuelle saker. I 2 saker kan vi ikke se at det er sendt skriftlig underretning. I en av disse sakene fremkommer det at informasjon er gitt muntlig, men ikke hvilken informasjon som er gitt.

Undersøkelsesplanen blir vist for foreldrene ved første møte. Det fremkommer ikke at foreldrene blir spurt om hvilke aktiviteter de tenker er relevante eller hvilke opplysninger som bør innhentes.

I 14 av 16 aktuelle saker foreligger samtykke fra foreldrene til innhenting opplysninger fra andre instansene. Samtykket er i all hovedsak innhentet skriftlig ved at foreldrene undertegner skjema for samtykke. I 2 av de 14 sakene fremkommer det at samtykke er gitt, men dokumentet er ikke undertegnet.

I de 15 sakene det ble aktuelt å innhente opplysninger har foreldrene i 4 av sakene fått se hvilke konkrete opplysninger barneverntjenesten har etterspurt fra instansene. I de resterende 11 sakene er det ikke dokumentert at foreldrene har fått se spørsmålene.

I 4 saker innhenter de ikke opplysninger fra alle instansene de har fått samtykke til eller planlagt å innhente fra, eller de konkluderer før opplysningene er mottatt. Dette gjøres uten at barneverntjenesten dokumenterer hvorfor.

Barneverntjenesten har snakket med foreldrene opptil flere ganger i undersøkelsesfasen, både ved fysiske møter og på telefon. I all hovedsak er det relevante temaer som tas opp i samtalene.

Det har vært hjemmebesøk i alle sakene. I 3 av familiene (til sammen 7 saker) har det vært mer enn ett hjemmebesøk. I 5 av sakene (hvorav 4 av dem var søsken) ble det gjennomført uanmeldt hjemmebesøk.

Barneverntjenesten har snakket med barna i alle sakene hvor dette har vært aktuelt. I over halvparten av sakene har det vært mer enn èn samtale med barna. Mange av samtalene har funnet sted under hjemmebesøk. Der samtalene har vært utenfor hjemmet fremkommer det ikke at barna har blitt spurt om hvor de ønsker at samtalen skal finne sted. Vi ser at disse samtalene stor sett foregår i barnets barnehage eller skole. Vi ser at barna ved samtaler på barnehage/skolen blir spurt om de vil ha med en ansatt. Det fremkommer ikke at barna blir informert om muligheten til å ha med en tillitsperson i forkant eller at barna gis mulighet for å ta et bevisst valg rundt dette.

Barneverntjenesten snakker stort sett alene med barna. Men i 3-4 saker gjøres dette ikke, uten at begrunnelsen for dette dokumenteres. Temaene som tas opp i samtalene med barna er relevante for bekymringen. Vi ser at også vanskelig temaer tas opp i samtalene. Det er ikke dokumentert at barna har blitt involvert ved utarbeidelse av plan for undersøkelsen og hvem det skal innhentes informasjon fra. Det fremkommer heller ikke at barna er med i evalueringen eller oppsummeringsmøte.

Når det gjelder fremdrift i saken ser vi at barneverntjenesten kommer raskt i gang med undersøkelsene. Mange av sakene avsluttes før 3 måneders fristen er utløpt. Barneverntjenesten foretar selvstendige vurderinger av fremdrift i saken der politiet er involvert.

Tolk er brukt i 10 av sakene.

Intervjuene

Det bekreftes i intervjuene at skriftlig underretning om mottatt melding sendes til foreldrene. De fleste tar de også en telefon til familien før underretningen sendes ut, da dette kan oppleves som mer skånsomt for familien. Både i telefonsamtalen og underretningen opplyser de kun om at de har fått en melding og utdyper ikke meldingens innhold med mindre familien spør. Dette da de erfarer at det er bedre for familien at de leser opp meldingen i første møte. I første telefonsamtale informerer de ikke om retten til å ha seg en fullmektig, men dette fremkommer i vedlegget til underretningen.

I første samtale har noen ansatte en intern huskeliste for hva de skal ta opp. De er usikre på om de andre avdelingene også har en slik huskeliste. Det gis ut en brosjyre om gangen i en undersøkelsessak.

Ansatte opplyser at de alltid innhenter samtykke fra foreldrene til innhenting av opplysninger i instansene. De har ingen rutiner for at foreldrene får se hva som konkret etterspørres hos instansene. De opplever heller ikke at foreldrene har bedt om å se dette.

Ansatte opplyser at innkommet informasjon fra instansene tas opp i møte med foreldrene og at foreldrene kan få med seg kopi av svaret om de ønsker det. Når i undersøkelsesfasen foreldrene informeres svares det noe ulikt på, noen sier midtveis og andre i oppsummeringsmøte på slutten av undersøkelsen.

De opplever at de må purre på svar fra instansene. Dersom det haster å få svar, innhenter de opplysningene muntlig og dokumenterer i journalnotat, så får de skriftlig svar etter hvert.

De ansatte opplyser at de har fokus på å spørre barna om de ønsker å ha med seg noen (en tillitsperson) i samtalen med dem. De stiller ikke åpne spørsmål til barna rundt hvem de vil ha med, men foregår f.eks. samtalen på skolen spør de om de vil har med en ansatt på skolen. Det er kontaktpersonen som tar initiativ til hvor samtalen skal finne sted gjerne i samråd med foreldrene. Overfor de større barna har de større fokus på å spørre barna om dette.

Når det gjelder genogram (som er en del av aktiviteten i grad 3 undersøkelsene) mener noen ansatte at dette brukes, mens for andre er dette ikke kjent. Men alle opplyser at de kartlegger nettverk der det er aktuelt, men at andre verktøy/maler enn genogram brukes.

De ansatte opplever at de vurderer samspill mellom barn og foreldre «hele tiden». Av og til drar de til andre arenaer for å observere barnet og samspillet i andre settinger, men stort sett gjøres dette under hjemmebesøk. Filming og glass/speilvegg benyttes til observasjon av små barn.

Familieråd tilbys familien der det er et behov. De ansatte svarer litt forskjellig rundt når i fasen familieråd tilbys.

Vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen

Skriftlige rutiner

I rutinen «hvor omfattende skal undersøkelsen være» fremkommer det at undersøkelsen skal evalueres halvveis i undersøkelsesfristen. Det bør samtidig vurderes om det foreligger forhold som gjør at det bør søkes om utvidelse av frist i undersøkelsesfasen.

I rutinen «barnets medvirkning» står det at ved evaluering skal barnet alltid snakkes med. I rapporter, evalueringer og vedtak skal det gå fram hvilken vekt det er lagt på barnets synspunkter ut fra barnets alder og modenhet. Dersom beslutningen ikke er i samsvar med barnets syn må dette begrunnes særskilt. Barnet skal informeres om konklusjon før og evt. vedtak skrives.

I malen for undersøkelsesrapport og vedtak er det et eget avsnitt om barnets medvirkning og vurdering hvor det henvises til prinsippet om barnets beste.

Tilsendte saksmapper

I journalnotene fra samtalene/hjemmebesøkene står det ofte et eget avsnitt avslutningsvis med overskriften «barnevernfaglig vurdering».

I 11 av 17 aktuelle saker er det ikke foretatt midtveisevaluering.

I noen av sakene innhenter barneverntjenesten ikke informasjon fra instanser som det er planlagt å innhente fra. Vi ser også at saker kan avsluttes uten at det er mottatt informasjon som er etterspurt. Begrunnelsen for hvorfor det er foretatt en justering av undersøkelsesplanen underveis fremkommer ikke.

I sluttrapportmalen er det et standardavsnitt/lovhenvisning til barnets beste.

Vi ser i liten grad bruk av teori og forskning som grunnlag for vurderingene i saken.

Intervjuene

De ansatte opplyser at de nesten alltid skriver en vurdering på slutten av referatene etter samtaler med barn og foreldre og etter hjemmebesøk.

Når informasjon fra instansene kommer inn, leser de igjennom og tar en vurdering av dette for seg selv. Denne vurderingen dokumenteres ikke før midtveis eller i sluttrapport/vedtak.

Kontaktperson 1 og 2 skal evaluere sakene midtveis. Evalueringen kan løftes inn på teammøte om behov. Det er den enkelte ansatte sitt ansvar å melde saken inn i teammøte, men alle ansatte følger uformelt med på hverandre og minner om at aktuelle saker må meldes inn. Midtveisevaluering foretas ikke før de har en del opplysninger i saken. Drøftingene skrives i journalnotat.

Ellers får vi opplyst at det foretas smådrøftinger underveis i teamene (kontaktperson 1 og 2). Dette dokumenteres også i journalnotat.

Ansatte opplyser at de har jobbet mye med barns medvirkning; vurdering av det barnet sier og vekting av dette opp mot andre momenter i saken. Flere opplever at de også gjør dette i sakene. Barnevernleder sier at vekting er et relativt nytt begrep for tjenesten og at de vil jobbe systematisk med dette fremover. Andre ledere bekrefter også at de har et forbedringspotensiale når det kommer til vekting.

I sluttrapportmalen er det et standardavsnitt/lovhenvisning til barnets beste.

Noen ansatte opplyser at de prøver å bruke teori og forskning i saken, men dette ligger ikke så lett tilgjengelig. Barnevernleder opplyser at nyeste teori og praksis brukes i beslutningsteam som et ledd i vurderingene som gjøres der.

Konklusjon i tråd med situasjonen og vurderingene

Innsendte saksmapper

Vi ser at det har vært tidligere meldinger på familiene i 18 av 20 saker.

Hjelpetiltak har blitt tilbudt i 13 av sakene. I de tilfellene hvor foreldrene takket nei til tiltak fremkommer det av samtlige saker hvilket tiltak barneverntjenesten ønsket å tilby ¹⁶. I 2 av 2 aktuelle saker, hvor foreldrene ikke samtykket til hjelpetiltak, har barneverntjenesten vurdert å henlegge med bekymring evt. hjelpetiltak med tvang. I resten av sakene (som ble henlagt) var det uaktuelt å henlegge med bekymring.

Intervjuene

Ansatte opplyser at de er kjent at det er mange «gjengangere». Ulike grunner til dette oppgis. Barnevernleder nevner at de hadde et gjengangerprosjekt for 2-3 år siden sammen med andre kommuner og oppdaget da at de hadde flere gjengangere. Kommunen har ellers ikke et system som fanger dette opp gjennom rapporteringen.

Ansatte sier at dersom de har anbefalt tiltak som foreldrene ikke ønsker så skal dette fremkomme i vedtaket. Familien blir spurt om hva de trenger hjelp til og hvilke tiltak de ønsker, men ikke alle foreldre har forutsetninger for å svare på dette da de ikke er kjent med hva som kan tilbys.

16 7 av 7 saker

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

ORGANISERING

Barneverntjenesten er organisert med mange nivåer; barnevernleder, nestleder, avd. for fagutvikling og administrasjon og de ulike avdelingene som igjen har en avdelingsleder, fagstøtte og kontaktpersoner.

Statsforvalteren fikk under intervjuene opplyst at barnevernleder ikke lenger har en stab, men en avdeling for fagutvikling og administrasjon. Vi fikk fremlagt nytt organisasjonskart under tilsynet. Vi legger til grunn at tjenesten har eller kommer til å utarbeide myndighetskart eller arbeidsbeskrivelse for den nye avdelingen.

I myndighetskartet vi har fått fremlagt er det en oversikt over myndighetsområdene til barnevernleder, nestleder, kontorleder, fagleder i stab, avdelingsleder, fagstøtte og kontaktpersonen. Stillingsbeskrivelse for alle ovennevnte stillingene, med unntak av for den «nye» avdelingen fagutvikling og administrasjon, er også fremlagt. Nå det gjelder arbeidsoppgavene knyttet til undersøkelsessakene fremkommer det av intervjuene og dokumentgjennomgangen at disse gjennomføres i tråd med det som følger av myndighetskartet og stillingsbeskrivelsene.

Etter Statsforvalteren sin vurdering har tjenesten i dag, i all hovedsak, en klar og formalisert oversikt over hvilke oppgaver som tilligger de ulike stillingene samt hvilken myndighetsfordeling de enkelte har på undersøkelsesfeltet. Dersom barneverntjenesten ikke allerede har oppdatert myndighetskartet og utarbeidet stillingsbeskrivelse e.l. til den nye avdelingen ber vi om at dette gjøres for at dette skal fremstå som komplett.

Barnevernvakta/mottak har en hovedansvarlig for mottaksarbeidet og en for undersøkelsesarbeidet. Alle ansatte gjennomgår meldinger og lager forslag til konklusjon som igjen godkjennes av mottaksansvarlig. Undersøkelsesansvarlig starter opp forberedelsene til undersøkelse og fordeler sakene fortløpende til kontaktpersonen. Undersøkelsessakene følges opp av et tema på to; kontaktperson 1 og 2. Fagstøtte undertegner vedtak og sluttrapport.

Etter Statsforvalteren sin vurdering fremstår avdelingenes organisering av mottaksarbeidet og undersøkelsesarbeidet som robust og forsvarlig.

Kommunen har, som følge av tilsynet, gjennomført en ROS analyse knyttet til arbeidsmodellen i områdeavdelingene. Dette har resultert i en ny arbeidsstruktur fra generalist til spesialist i avdelingene som skal settes i verk om kort tid.

Etter Statsforvalteren sin vurdering fremstår ROS analysen som grundig og god. Vi har utover dette ikke noen forutsetninger for å vurdere hvordan dette vil fungere i praksis utover at en spesialisering som regel medfører høyere kompetanse på det feltet man jobber med og dermed bedre forutsetninger for å sikre forsvarlige tjenester.

STYRING OG INTERNKONTROLL

Alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige etter bvl. § 1-4. Det innebærer også krav til ledelse, organisering og styring og internkontroll for å sikre at oppgavene blir gjennomført i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov, jf. bvl. § 2-3 tredje ledd. ¹⁷

17Se bvl. § 2-1 og kommuneloven § 25-1>

Opplæring og veiledning

Barneverntjenesten har en opplæringsplan for nyansatte, fadderordning og KUBA for nyansatte. Det foreligger rutiner for faddere og det skal signeres og dateres når punktene i opplæringsplanen er gjennomført.

Etter Statsforvalteren sin vurdering har barneverntjenesten et godt system for å sikre ivaretakelse og opplæring av nyansatte. Vi har ikke intervjuet nok nyansatte til å kunne verifisere om de opplever opplæringen som tilstrekkelig eller om dette faktisk gjennomføres som skissert. Vår vurdering er derfor kun basert på innsendt dokumentasjon.

Det er fast og obligatorisk veiledning differensiert etter de ansattes erfaring. I tillegg er det teammøter (4-5 ansatte) og tilbud om hastelag, beslutningsteam og voldsrisikoteam. Det er også mye uformell kollegaveiledning og diskusjoner i teamet (kontaktperson 1 og 2).

Etter Statsforvalterens sin vurdering er omfanget av veiledningen som tilbys de ansatte forsvarlig.

Tjenesten bør likevel jobbe med å korte ned ventetiden på hastelag slik at dette tilbudet bli reelt og noe de ansatte benytter seg av.

Vi er gjort kjent med at tjenesten allerede er i gang med et arbeid for å sikre lik og forsvarlig gjennomføring av veiledningen. Dette er viktig arbeid, da ordningen etter vår vurdering i dag fremstår som veldig ulik og i noen tilfeller for muntlig og tilfeldig. Vi ser også at det ikke alltid fanges opp i veiledningene manglende dokumentasjon av barnevernfaglige vurderinger. Etter vår vurdering fremstår varianten med felles gjennomgang i Familia og forløpende dokumentering som den mest hensiktsmessige måten for å sikre at undersøkelsesarbeidet gjøres i tråd med kravet til forsvarlig saksbehandling.

Rutiner

Tjenesten har mange og gode rutiner, og dermed et godt utgangspunkt for å sikre lik og forsvarlig praksis i arbeidet med undersøkelsessakene.

Etter Statsforvalteren sin vurdering brukes ikke rutinene pr i dag i tilstrekkelig grad. Det er viktig at tjenesten jobber videre med sin plan for å gjøre EQS systemet kjent for de ansatte for på den måten å sikre at rutinene oppleves som godt tilgjengelig og dermed noe som brukes.

Kompetanse

Tjenesten har fokus på å tilby de som ønsker det relevant videreutdanning og jobber mot å imøtekomme kravet til økt kompetanse på masternivå frem mot 2031.

Statsforvalteren har gjennom tilsyn merket seg at kun 12 ansatte har videreutdanningen innen flerkulturelt arbeid. Ved noen av avdelingene har ingen slik kompetanse. Vold og overgrep har kun 9 ansatte kompetanse på. I oversikt over planlagte videreutdanninger 2020/21 er det heller ingen på disse områdene. Vi ser flere flerkulturelle familier og voldsproblematikk i sakene vi har fått oversendt. Vi ber tjenesten ta dette med seg i sin kartlegging av hvilken kompetanse som kan være relevant og nyttig for tjenesten. Vi bemerker at vi kun har sett et lite utsnitt av sakene. Det er tjenesten selv som har totaloversikten over sakene/problematikkene og hvilken kompetanse som trengs.

Vi har ikke fått fremlagt kompetanseoversikt for de ansatte/avdelingen og tjenesten opplyser at det som foreligger må oppdateres.

Etter Statsforvalteren sin vurdering har barneverntjenesten kompetente ansatte og tjenesten har fokus på å gi ansatte anledning til å ta videreutdanning. Kompetanseplaner for de ansatte/avdelingene bør tjenesten prioritere å få et godt system for – altså utarbeide oversikter over hver enkelt ansattes kompetanse og fastsette hvor ofte kompetanseplanene skal oppdateres. På den måten vil det også være lettere å foreslå hvilken kompetanse barneverntjenesten har ytterligere behov for.

Møtestruktur og rapporteringslinjer

Barneverntjenesten har faste møtepunkter i linja hvor det rapporteres fra avdelingslederne til barnevernleder. Møtene – hvem som deltar, hyppighet og formål – fremkommer i rutinene. Hva konkret de ulike nivåene skal rapportere på er ikke skriftliggjort i noen rutine, men de ansatte oppgir i stor grad om de samme parameterne.

Etter Statsforvalteren sin vurdering har barneverntjenesten en møtestruktur som sikrer en god informasjonsflyt mellom nivåene i barneverntjenesten. Statsforvalteren anbefaler likevel tjenesten om å utarbeide skriftlige rutiner for hvilke parameter det skal rapporteres for i større grad å sikre at det rapporteres på det samme. Dette er ekstra viktig i en så stor tjeneste som Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen med flere avdelinger og ledere.

Det er ingen skriftlige rutiner for møtepunkter og rapporteringer mellom barnevernleder og aktuelle ledere for øvrig i kommunen. Vi ser at det er møtepunkter, vi hører at barnevern ofte er et tema, men vi savner noen faste parametere for hva det konkret skal rapporters på mellom hvert ledd. Vi er kjent med at kommunen er i en fase etter kommunesammenslåingen og at det jobbes med å forbedre det elektroniske systemet (styringsportalen) for å sikre at det rapporteres på det som er viktig. Det er viktig at kommunen har god informasjon om forhold som påvirker kvaliteten i barnevernet og at kommunen fortsetter arbeidet for å sikre gode og riktige rapporteringer.

Etter Statsforvalterens sin vurdering er rapporteringene mellom barnevernleder og alle leddene i ledelsen i kommunen pr i dag ikke satt i et godt nok system.

Risikovurdering (herunder covid-19)

Barneverntjenesten har gjennomført flere ROS analyser den siste tiden. ROS analysene er ikke kjent for lederne i kommunen (over barnevernleder). Etter kommuneloven § 25-1 skal kommunedirektøren bl.a. avdekke og følge opp risiko for avvik. Informasjon til lederne om foretatte ROS analyser vil derfor være en god rutine i arbeidet med å styrke internkontrollen i kommunen.

Etter Statsforvalteren sin vurdering har barneverntjenesten foretatt relevante ROS analyser. Statsforvalteren anbefaler at aktuelle ROS analyser gjøres kjent for ledelsen i kommunen i tiden fremover.

Avvikssystem

Avvikssystemet er kjent for de ansatte, de ansatte vet hvordan man skal melde og det er en god siling/kategorisering av avvikenes alvorlighetsgrad og hvem avviket skal gå til.

Etter Statsforvalteren sin vurdering meldes det imidlertid avvik i for få saker, sett i lys av tjenestens størrelse og hva vi har sett i sakene vi har gjennomgått. Vi opplever at kommunen har fokus på at det skal meldes og det er interne diskusjoner om hva som skal meldes og ikke. Det er viktig at kommunen forsetter å holde fokus på avviksmeldinger og hva som meldes.

Ansatte opplever ikke alltid at de gjøres kjent med hvordan avvikene de har meldt følges opp videre. For at ansatte skal benytte seg av avvikssystemet må de oppleve at det nytter å melde og da er informasjon om videre oppfølging av saken viktig. Statsforvalteren anbefaler kommunen å finne en god løsning for dette fremover.

BARNEVERNTJENESTENS ARBEID MED UNDERSØKELSER

Barneverntjenesten skal påse at undersøkelser planlegges, gjennomføres og konkluderes på en slik måte at barnets omsorgssituasjon og behov for hjelp blir så godt opplyst som nødvendig for at barneverntjenesten skal kunne finne riktig tiltak til beste for barnet til rett tid.

Forberedelse og planlegging av undersøkelsen

Barneverntjenesten skal ha forsvarlig saksbehandling som sikrer at alle relevante sider av saken kommer frem, sett opp mot alvorlighetsgrad og hvor mye saken haster, samtidig som ikke undersøkelsen gjøres mer omfattende enn formålet sier, jf. fvl. § 18 og bvl. §§ 1-4 og 4-3 andre ledd.

Meldingsavklaringen

Barneverntjenesten avklarer meldingene innen frist ¹⁸. Det gis skriftlig tilbakemelding til melder om mottatt melding/oppstart av undersøkelse ¹⁹ og avslutning av undersøkelsessak ²⁰ innen lovens frister.

I meldingsavklaringsskjemaet er alle relevante punkter som må avklares inntatt og disse er også fylt ut i skjemaene vi har fått tilsendt.

Barnevernvakta/mottak er rigget slik at alle går igjennom meldingene og kommer med forslag til konklusjon, to signerer på forslaget som igjen godkjennes av mottaksansvarlig

Etter Statsforvalteren sin vurdering har barneverntjenesten et system som sikrer at det foretas gode og forsvarlige meldingsavklaringer og tilbakemelding til melder. Den eneste merknaden vi har til meldingsavklaringene er at dato for når meldingen blir konkludert bør fremkomme i skjemaet og det bør svares ut tydelig om det er søsken eller ikke.

18 I 19 av 20 saker
19 I 20 av 20 saker
20 I 18 av 20 saker

Akuttarbeid, vold og overgrep

Det fremgår av loven at barnevernet ved melding om bekymring for vold mot barn, har et handlingsrom for å undersøke barnets situasjon uten at foreldrene samtykker eller informeres. Det er ingenting som heter «lukket undersøke» i barnevernloven, men barneverntjenesten har en viss anledning til å sikre barnet og undersøke barnets situasjon uten at foreldrene er klar over dette dersom det er bekymring for vold.

Barneverntjenesten har flere rutiner knyttet til akuttvurderinger, akuttarbeid og ansvarsfordeling. I tillegg har de et voldsrisikoteam som det er lav terskel for å bruke i slike saker.

I samtlige saker foretas vurdering av akutt, anmeldelse og «lukket undersøkelse» i meldingsavklaringen.

Etter Statsforvalteren sin vurdering har tjenesten et godt system for å sikre at akuttvurderinger foretas og at saker med vold og overgrep ellers igangsettes raskt der alvorlighetsgraden av meldingen tilsier dette. Ansvarsfordelingen i slike saker fremstår som tydelig.

Etter Statsforvalteren sin vurdering har tjenesten også et bevisst forhold til å kunne gjøre undersøkelser/snakke med barnet før foreldrene informeres. Tjenesten foretar en kontinuerlig vurdering av når foreldrene bør informeres om undersøkelsessaken.

Plan for undersøkelsen

Hensikten med undersøkelsesplan er å sikre framdrift, styrke kommunikasjonen med familien og barnet og gjør det klart hva slags informasjon barneverntjenesten vil innhente. Det er ikke et lovkrav som sier at barneverntjenesten skal utarbeide en plan, men saksbehandlingsrundskrivet fra Bufdir legger til grunn at barneverntjenesten bør utarbeide en plan for undersøkelsen som gjennomgås med familien. Det følger også av barneverntjenesten sine egne rutiner at undersøkelsesplan skal utarbeides.

Barneverntjenesten utarbeider plan i alle sakene ved oppstart av undersøkelsen. Men når planen utarbeides/skal utarbeides og av hvem er litt uklart. Statsforvalteren anbefaler barneverntjenesten å klargjøre dette for de ansatte.

Planen ferdigstilles en uke etter samtale og fremlegg av plan for foreldrene, da den etter det opplyste ikke kan stå som åpen i Familia. Vi ser i varierende grad at endringer i planen dokumenteres i journalnotat i saken.

Etter Statsforvalteren sin vurdering fremstår ikke planene som levende og brukes ikke i tråd med sitt formål. Statsforvalteren er kjent med at barneverntjenesten i samarbeid med andre tjenester jobber med å utarbeide planer som er kan brukes mer operativt. Statsforvalteren anbefaler barneverntjenesten å fortsette dette arbeidet. Gode planer er viktig for at kontaktpersonene kan holde tråden og fremdriften i undersøkelsen. Planene kan videre være et nyttig verktøy for lederne til å følge med på de ansattes arbeid.

Gjennomføring av undersøkelser – innhold, omfang og fremdrift

Undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier, jf. bvl. § 4-3 andre ledd. Undersøkelsen skal gjennomføres snarest og senest inne 3 måneder, evt. 6 måneder i særlige tilfeller, jf. bvl. § 6-9 første ledd.

Både barn og foreldre som er part i undersøkelsen har rett til å uttale seg i saken og komme med sine synspunkter, jf. bl.a. bvl. § 1-6. Det er derfor viktig at barn og foreldre får tilpasset informasjon, at barneverntjenesten sørger for at informasjonen er forstått og evt. gjentar denne flere ganger. Videre er det viktig at det gjennomføres samtaler i alle faser i en barnevernssak. Barneverntjenesten skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, til foreldrene til uttalelse. Barneverntjenesten bør også gjøre foreldrene kjent med andre opplysninger som er av vesentlig betydning etter fvl. § 17. Barneverntjenesten skal utøve sin virksomhet med respekt for og så langt som mulig i samarbeid med barnet og barnets foreldre, jf. bvl. § 1-7.

Innhenting av informasjon

Barneverntjenesten skal innhente opplysninger i samarbeid med foreldrene, og etter gyldig samtykke fra foreldrene, jf. fvl. § 13 a nr. 1. Dersom samtykke ikke gis må vilkårene for pålegg, jf. bvl. § 6-4 andre ledd flg. være oppfylt.

Etter Statsforvalteren sin vurdering sikrer barneverntjenesten gjennom sine rutiner, maler og sjekklister at det innhentes skriftlig samtykke fra foreldrene til innhenting av informasjon fra instansene ²¹. Foreldrene involveres ved at de får presentert planen med datoer for samtaler og hjemmebesøk og informasjon om hvilke instanser barneverntjenesten tenker det er relevant å innhente opplysninger fra. Det er imidlertid ikke dokumentert at foreldre får spørsmål om de har tanker om hvem barneverntjenesten bør innhente informasjon fra. Statsforvalteren mener barneverntjenesten må sikre at foreldre forstår omfanget av muligheten til å medvirke. Vi viser til krav i barnevernloven om at barneverntjenesten skal legge vekt på samarbeid med foreldre, og det følger av dette kravet at foreldre aktivt må inviteres inn til å si sin mening i alle ledd i saken.

Foreldrene får ikke se hvilke konkrete opplysninger som etterspørres hos instansene.

Etter Statsforvalteren sin vurdering skal det foreligge et informert samtykke til innhenting av opplysninger fra foreldrene. I det ligger at foreldrene skal vite hva de samtykker til. En enkel måte å sikre at foreldrene informeres om hva som konkret etterspørres er at brev til instansene fremlegges for foreldrene sammen med samtykkeskjema, evt. at kopi av brevet til instansene sendes i kopi til foreldrene. Statsforvalteren anbefaler barneverntjenesten å ta dette med seg i sitt videre arbeid.

Etter Statsforvalteren sin vurdering er omfanget av informasjonsinnhentingen tilpasset den enkelte sak og gjøres ikke mer omfattende enn nødvendig. Vi har imidlertid merket oss i noen saker at tjenesten konkluderer og avslutter undersøkelsen uten at de har fått inn svar fra alle instansene. Dersom dette gjøres etter en konkret vurdering av at de har tilstrekkelig informasjon i saken til å avslutte, så er dette bra. Men det er viktig at barneverntjenesten kort begrunner hvorfor de velger å ikke vente på opplysninger som de i starten har vurdert som relevante for saken å innhente.

21 Innhentet skriftlig samtykke i 14 av 16 saker

Informasjon til foreldrene

De ansatte pleier å ta en telefon til foreldrene først for å informere om meldingen. Deretter sender de ut et standardbrev med underretning om mottatt melding og iverksetting av undersøkelse ²².

Barneverntjenesten informerer ikke om meldingens innhold før første møte. De ansatte har en bevisst og gjennomtenkt refleksjon rundt hvorfor de avventer å gå inn på meldingens innhold til de møtes fysisk.

Men dersom foreldrene i telefonsamtalen spør mer om meldingens innhold, så utdyper de likevel dette.

Foreldrene rett til å ha med fullmektig fremkommer kun som et punkt sammen med andre partsrettigheter i et vedlegg til standardbrevet om underretning.

Etter Statsforvalteren sin vurdering sikrer barneverntjenesten i all hovedsak god informasjon til foreldrene ved oppstart av undersøkelsen. Når det gjelder retten til fullmektig vurderer Statsforvalteren at det i større grad bør sikres at dette kommer tydeligere frem overfor foreldrene før første møte. Retten til fullmektig fremkommer i vedlegg til underretningen som sendes ut, men det kan nok ikke forventes at alle foreldrene leser et vedlegg med mange lovhjemler. Denne type vedlegg er vanlig å legge ved i vedtak som fattes av barneverntjenesten og kan være en nyttig måte å sikre informasjon på. I intervjuene kom det også frem at underretningen ikke alltid sendes ut før første samtale, mens gis ut i første samtale på kontoret. Retten til fullmektig er en viktig rettighet som mange ikke er kjent med, men som mange kan ha godt utbytte av. Derfor vil informasjon om dette i første telefonsamtale, evt. hvis dette inntas i selve underretningsbrevet lettere kunne sikre at dette blir kjent.

Det er ingen rutine for at svar fra instansene gjennomgås med foreldrene underveis i saken. Enkelte ansatte opplyser at de gjennomgår svarene med foreldrene først i et oppsummeringsmøte mot slutten av undersøkelsen. Ellers ser vi at det stort sett er mye kontakt (gjennom møter og samtaler) mellom foreldrene underveis i undersøkelsessaken.

Etter Statsforvalteren sin vurdering mener vi barneverntjenesten kan jobbe med å tilstrebe ytterligere opplysninger til foreldrene underveis i undersøkelsessaken. Flere av foreldrene vi snakket med oppga at de savnet mer informasjon underveis. Under intervjuene ble det nevnt eksempel på at foreldrene fikk med seg kopi av svarene fra instansene. I de sakene det er fornuftig, kan barneverntjenesten med fordel vurdere å innføre en rutine med å sende kopi av svarene fra instansene så snart de foreligger. I alle fall i de sakene svarene ikke tas opp i et møte med foreldrene innen kort tid.

Det er viktig at barneverntjenesten også sikrer at familiene forstår informasjonen som gis. I sakene vi har gjennomgått er det flere utenlandske familier. De ansatte opplyste at vedtak, brev, rapporter o.l. gjennomgås med familiene i møter med tolk til stede. Vi har også sett et eksempel på at viktige dokumenter blir oversatt til familiens morsmål. Vi ser at oversettelser av dokumenter kan være kostbart og tidkrevende, men samtidig en fin måte, i tillegg til møtene med tolk, å sikre at informasjonen blir forstått.

Etter Statsforvalteren sin vurdering brukes tolk stort sett der det er nødvendig. Det er imidlertid viktig at tjenesten dokumentere hvilke vurderinger de gjør rundt bruk av tolk eller ikke i saker hvor dette kan være relevant. I tillegg er det viktig å huske på at familie aldri skal opptre som tolk, hvilket vi har sett et tilfelle av.

22 I 16 av 19 saker

Undersøkelsens omfang

Barneverntjenesten har snakket med barna i alle undersøkelsene hvor det har vært aktuelt. Stort sett snakker tjenesten med barna alene. Vi ser at de ansatte tar opp relevante temaer i samtalene. De vanskelige temaene blir også tatt opp med barna på en god måte. Vi ser igjennom saksgjennomgangen og samtale med de ansatte at tjenesten har et stort fokus på å snakke med barna.

Etter Statsforvalteren sin vurdering gjennomfører barneverntjenesten gode og tilstrekkelig antall samtaler med barn. Vi har sett 3-4 eksempler på at barneverntjenesten ikke snakker med barna alene. Det kan være gode grunner for å ikke snakke med barna alene, men det er viktig at tjenesten dokumenterer sine vurderinger rundt dette.

Etter Statsforvalteren sin vurdering gjennomføres det også stort sett tilstrekkelig antall samtaler med foreldrene og hjemmebesøk. I de sakene hvor det er aktuelt vurderer barneverntjenesten om det skal gjennomføres uanmeldte hjemmebesøk.

Når det gjelder strukturerte samspillobservasjoner har tjenesten mest fokus på dette ved små og spebarn. Strukturerte samspillobservasjoner ble kun nevnt for denne aldersgruppen. Statsforvalteren vurdere at det er behov for en økt bevisstgjøring rundt skille mellom vanlige observasjoner som gjøres under hjemmebesøk og mer strukturerte samspillobservasjoner i sakene for øvrig.

Fremdrift

Etter Statsforvalteren sin vurdering har tjenesten en forsvarlig fremdrift i sakene når det kommer til igangsetting, avslutning og ferdigstillelse av undersøkelsesrapporten.

Vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen

Barneverntjenesten må gjøre løpende vurderinger underveis i undersøkelsen. Til slutt må barneverntjenesten gjøre en samlet avsluttende vurdering av alle relevante forhold som har kommet fram i undersøkelsen. Vurderinger underveis skal til enhver tid dokumenteres, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette. Barneverntjenesten må vektlegge barnets synspunkt om egen situasjon og behov for hjelp og konkludere undersøkelsen i tråd med hensynet til barnets beste, jf. bvl. §§ 1-4, 1-6, 6-3, 4-1.

Når undersøkelsessaken fordeles har mottak allerede tatt stilling til bl.a. gradering av undersøkelsen, om det også skal opprettes undersøkelse på søsken, akuttvurdering, «lukket undersøkelse» og anmeldelse.

I samtlige aktuelle saker foretar barneverntjenesten underveis i saken en vurdering av akutt, anmeldelse og evt. å informere foreldrene om undersøkelser som er påbegynt uten at dette er gjort kjent for dem. I samtlige saker foretar også barneverntjenesten selvstendige vurderinger av fremdrift i saken der politiet er involvert.

De ansatte vi snakket med var også bevisste på at mottaket sin meldingsavklaring kun er et utgangspunkt.

Etter Statsforvalteren sin vurdering foretar barneverntjenester vurderinger underveis i saken av om det er behov for endring av grading av undersøkelsessaken, om det skal opprettes undersøkelsessak på søsken, om det er behov for akuttiltak, anmeldelse o.l.

I rutinene står det ingenting om at det skal foretas fortløpende vurderinger etter at ny informasjon kommer inn i saken. I sakene ser vi heller ikke at det dokumenteres hvilke vurderinger tjenesten gjør seg etter at informasjonen er gjennomgått. De ansatte sier at de leser rask igjennom svarene, men erkjenner at de ikke er gode på å dokumentere sine umiddelbare vurderinger.

I rutinene står det heller ikke noe om vurderinger etter samtale med foreldrene eller hjemmebesøk og hvordan dette skal gjøres. I mal for samtaler og hjemmebesøk har tjenesten imidlertid et avsnitt som heter «vurderinger». Dette er en fin påminnelse om at vurderingene skal dokumenteres. I noen saker gjør tjenesten gode vurderinger, men ofte ser vi at vurderingene er mer faktabeskrivelser og observasjoner.

I rutinene står det at det skal foretas midtveisevaluering. Det er ikke et lovkrav, men en midtveisevaluering kan være en god måte å sikre at vurderinger og evalueringer foretas. Midtveisevaluering er kun foretatt i 11 av 17 aktuelle saker. I minst fem av disse sakene er det heller ikke foretatt fortløpende vurderinger.

Etter Statsforvalteren sin vurdering foretar ikke barneverntjenesten i tilstrekkelig grad barnevernfaglige vurderinger etter samtaler med foreldre og barn, hjemmebesøk, observasjoner eller etter mottak av opplysninger.

Barnet mening/synspunkt kommer tydelig frem i 14 av 18 aktuelle saker. Men hvordan barnets mening er vurdert (jf. over) og vektet opp mot andre forhold i saken fremkommer ikke på en tydelig måte i flere saker. Flere ansatte erkjenner at dette er krevende og ser at de må jobbe mer for å få på plass vektingen.

Det fremkommer ikke alltid en tydelig barnets beste vurdering i sluttrapport og vedtak. I sluttrapportmalen er det en lovhenvisning til barnets beste og vi ser at tjenesten prøver. Det fremkommer også flere momenter i sluttrapportene som er en del av barnets beste vurdering, men tjenesten kommer ikke helt i mål med vurderingene. Men vi ser at barnets stemme og barnets mening fremkommer tydelig og vi ser at barnet er i fokus, så dette er et godt utgangspunkt for barnets beste vurderinger.

Konklusjon i tråd med situasjonen og vurderingene

I samtlige saker vi har mottatt foreligger vedtak og sluttrapport. Disse er undertegnet av avdelingens fagstøtte og ferdigstilt innen rimelig tid.

Etter Statsforvalteren sin vurdering har tjenesten gode rutiner for å sikre at undersøkelsessaken avsluttes med et vedtak og sluttrapport.

Som det fremgår i avsnittet om «vurderinger underveis og ved avslutning av undersøkelsen», dokumenteres vurderinger underveis i undersøkelsene i varierende grad. Når vurderinger er mangelfulle og ikke i tilstrekkelig grad dokumentert, kan dette lett få følger for konklusjonen.

Vi ser også at det meldes på nytt i mange av sakene 23. Om dette skyldes mangelfulle vurderinger underveis, eller at iverksatte tiltak ikke fungerer er uvisst. Men vi anbefaler barneverntjenesten å ta dette med seg.

Etter Statsforvalteren sin vurdering er det derfor vanskelig å ta stilling til om konklusjonen av omsorgssituasjonen er forsvarlig, all den tid barnevernfaglige vurderinger ikke alltid er dokumentert i tilstrekkelig grad.

Men, utfra det som faktisk er vurdert og avdekket under undersøkelsen vurderer vi at det i minst 14 saker utarbeides en konklusjon som er logisk i henhold til den samlede vurderingen og gitt de utfordringene som er beskrevet.

Etter Statsforvalteren sin vurdering konkluderer barneverntjenesten med å tilby hjelpetiltak 24 der de tenker at dette kan avhjelpe barnets situasjon. I de tilfellene familien takker nei til tiltak 25, men barneverntjenesten vurderer at dette kan hjelpe familien, fremgår det av vedtakene hvilke tiltak barneverntjenesten ønsket å tilby.

23 I 18 av 20 saker hadde det vært tidligere meldinger på barnet.
<strong24 I 13 saker
25 I 7 saker

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Kristiansand kommune sikrer ikke gjennom sin styring at det alltid foretas forsvarlig dokumentasjon av barnevernfaglige vurderinger i undersøkelsene. Dette gjelder bl.a. vurderinger etter samtaler, hjemmebesøk, observasjoner, ved mottak av opplysninger i saken underveis eller midtveis. Det foretas heller ikke alltid vekting av barnets mening eller barnets beste vurdering.

Dette er et brudd på barnevernloven §§ 4-3, 1-4, 4-1 og kravet til god forvaltningsskikk. Dette er også et brudd på barnevernloven § 2-1 andre ledd, jf. kommuneloven § 25-1.

Statsforvalteren har ikke konkludert med en egen merknad i rapporten, men vi ber om at barneverntjenesten merker seg forbedringspunktene/anbefalingene som følger av rapporten. Vi oppsummerer her de mest aktuelle her:

• Barneverntjenesten sikrer ikke i tilstrekkelig grad at alle foreldrene er kjent med sin rett til å ha med en fullmektig til første møte med tjenesten
• Ingen av undersøkelsesplanene fremstår som operative
• Kompetanseplanen til de ansattes/avdelingens må oppdateres
• Barneverntjenesten sikrer ikke at alle familiene får se hvilke spørsmål som stilles til de ulike instansene
• Det meldes på nytt i mange saker
• Det er lite bruk av teori og forskning som grunnlag for vurderingene i saken
• Det er ikke rutiner for møtepunkter og rapporteringspunkter mellom barnevernleder og ledelsen i kommunen
• Manglende implementering av rutiner etter innføring av EQS-systemet
• ROS analysene er ikke gjort kjent for lederne over barnevernleder
• Det meldes få avvik

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi om hva vi forventer virksomheten skal gjøre i prosessen med å rette påpekte lovbrudd, slik at kravene til kvalitet og sikkerheten for tjenestemottakerne blir ivaretatt.

Statsforvalteren ber Kristiansand kommune om å utarbeide en plan for hvordan lovbruddene skal rettes. Planen må oversendes til Statsforvalteren senest 20.10.2021.

Planen skal minimum inneholde følgende fire elementer:

• Tiltak som skal settes i verk for å rette lovbruddene
• Hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir iverksatt
• Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene fører til forventet endring
• Når kommunen vil forvente at lovbruddene skal være rettet og hvilke frister som blir satt for å sikre fremdrift

På bakgrunn av tilsendt informasjon vil Statsforvalteren vurdere om lovbruddene anses rettet og tilsynet avsluttes, eller om det er behov for ytterligere oppfølging i saken.

Endelig rapport oversendes Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.

Med hilsen

Tore K. Haus (e.f.)
Avdelingsdirektør

Gro Lislegard-Bækken
seniorrådgiver

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 18.11.2020. Invitasjon til samtale med foreldre og barn ble sendt 4.2.2021. Samtale med foreldre og barn ble gjennomført første uken i mars 2021.

Tilsynsbesøket ble først planlagt gjennomført andre uken i mars, men ble utsatt.

Tilsynsbesøket ble gjennomført på Teams, og innledet med et kort informasjonsmøte 07.06.2021. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 14.06.2021.

Dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart for Oppvekst og barneverntjenesten
• Oversikt over ansatt i barneverntjenesten som jobber med undersøkelse/tiltak, navn, ansiennitet, ansvarsområder og avdeling.
• Stillingsbeskrivelser
• Delegasjonsreglement for tjenesten
• Beskrivelse av intern møtestruktur som omhandler undersøkelsesarbeidet
• Rutiner for opplæring i arbeidet med undersøkelser
• Kompetanseplan/opplæringsplan på undersøkelsesområdet
• Oversikt over gjennomført opplæring for de ansatte som jobber med undersøkelse.
• Rutiner, prosedyrer, maler og sjekklister eller andre tiltak for å sikre systematisk gjennomføring av undersøkelsesarbeidet
• ROS analyser knyttet til undersøkelsesarbeidet
• Beskrivelse av avvikssystemet og avviksmeldinger

Det ble valgt mapper etter følgende kriterier:

• Mappene til de 20 sist avsluttede undersøkelsene (tettest opp mot det først planlagte tilsynsbesøket i mars 2021). 15 familier var representert i saksutvalget.

Tilsynet intervjuet 2 barn (fra samme familie) samt 5 foreldre (fra tre familier).

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Marit Fiane Grødum, Statsforvalteren i Agder, revisor
• rådgiver, Åse Nesbu, Statsforvalteren i Agder, revisor
• rådgiver Ida Danielsen, Statsforvalteren i Agder, revisor
• seniorrådgiver, Gro Lislegard-Bækken, Statsforvalteren i Agder, revisjonsleder

---

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2020–2021 Undersøkelser i barnevernet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk