Lindesnes kommune tilsyn med om kommunen sikrer at personer som fyller vilkårene for deltagelse i kvalifiseringsprogrammet får tilbud om dette 2021

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Lindesnes kommune og besøkte i den forbindelse NAV Lindesnes fra 17.02.2021 til 18.02.2021. Vi undersøkte om kommunen sørger for at personer som fyller vilkårene for deltagelse i kvalifiseringsprogrammet får tilbud om dette.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren og ble i sin helhet gjennomført digitalt

Statsforvalterens konklusjon:

I dette tilsynet ble det ikke funnet lovbrudd.

Lindesnes kommune sikrer gjennom tilstrekkelig styring at aktuelle kandidater med rett til kvalifiseringsprogram identifiseres og tilbys program.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Vi undersøkte om kommunen, ved NAV kontoret, sørger for at personer som fyller vilkårene for deltagelse i kvalifiseringsprogrammet identifiseres og får tilbud om dette.

Tilsynet har hatt søkelys på

• Om kommunen sikrer tilgjengelighet til tjenesten.
• Forsvarlige identifiseringsprosesser av mulige programdeltagere.
• Forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram.
• Om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging- vurdering- og beslutningsprosesser ved tildeling av program.

Tema for tilsynet er først og fremst rettet mot om kommunen sikrer at den individuelle retten til kvalifiseringsprogram blir ivaretatt.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Forsvarlige tjenester

Krav til forsvarlige tjenester er regulert i sosialtjenesteloven § 4. Forsvarlighetskravet er en rettslig minstestandard, og setter en nedre grense for hva som kan aksepteres før det må regnes som svikt i tjenestene. Å tilby tjenester som ikke er forsvarlige, eller bygge vurderinger og konklusjoner på en uforsvarlig saksbehandling, vil være brudd på loven. Forsvarlighetskravet stiller krav til tilgjengelighet til tjenesten, saksbehandlingen, tjenestens innhold og tjenestens omfang. Hva som er forsvarlige tjenester må vurderes i forhold til faglig utvikling, endret verdioppfatning og det som vurderes som god praksis på området.

Plikt til systematisk styring

Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Sosialtjenesteloven § 5 fastslår at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller denne plikten. Plikten til å utarbeide et styringssystem er lagt til den kommunale administrative ledelsen. Den praktiske gjennomføringen av internkontrollen ligger i NAV-kontoret.

Internkontrollarbeidet bør være nært knyttet til ordinær drift, og fremstå som en integrert og tilpasset del av de løpende oppgavene. God internkontroll forutsetter medvirkning fra de ansatte og at ledere på alle organisatoriske nivå i kommunen og NAV-kontoret legger til rette for, og følger opp at tjenester er i tråd med gjeldende regelverk og av god nok kvalitet. Det innebærer at ledelsen må ha kunnskaper om kvaliteten på virksomhetens tjenester, sørge for klar fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet og at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse til å utføre sine oppgaver. Ledelsen må også ha oversikt over områder i virksomheten hvor det er risiko for svikt, behov for kvalitetsforbedring eller mangel på etterlevelse av myndighetskrav, håndtering av avvik og systematisk kvalitetsforbedring av tjenestene.

Kvalifiseringsprogrammet er en individuell rettighet

Lov om sosiale tjenester i NAV § 29 slår fast at det er en individuell rettighet å få delta i kvalifiseringsprogrammet hvis inngangsvilkårene er oppfylt. Kvalifiseringsprogram og tilhørende kvalifiseringsstønad er en rettighet for de som fyller vilkårene. For å overholde kravet om tilgjengelighet må kommunen sikre at det gis informasjon om tjenesten.

Kommunens plikt til å informere om KVP er hjemlet i STL § 17 annet ledd og fvl. § 11. Kommunen må sørge for at informasjonen når mulige brukergrupper. Aktuelle brukere kan finnes blant langtidsmottakere av økonomisk stønad, blant personer som mottar tjenester/ytelser fra andre deler av NAV eller annen kommunal tjeneste, eller være i gruppen som ikke mottar ytelse/tjenester fra verken statlig eller kommunal del av NAV.

Hovedmålgruppen for KVP er langtidsmottakere av økonomisk stønad. Langtidsmottakere av økonomisk stønad er kjent for kommunen og det må derfor forventes at kommunen sørger for en praksis som bidrar til oversikt over langtidsmottakere, og at det jevnlig foretas vurderinger av om økonomisk stønad er hensiktsmessig og tilstrekkelig, jf. STL §§ 17, 29, 4. I dette ligger også å undersøke om vilkårene for å søke KVP kan være oppfylt.

Kommunen må sørge for at oppfølgingen av langtidsmottakere dokumenteres. Det bør finnes spor av at det er gitt informasjon og veiledning om KVP, og at det er foretatt vurderinger. Resultatet av disse vurderingene bør komme frem for eksempel fra saksmapper, referater fra møter, individuelle planer og i vedtak. Kommunens ansvar for å følge opp langtidsmottakere kan sees på som en del av det generelle oppfølgingsansvaret kommunen har for å følge opp sine brukere. Kravet til at det skal foretas forsvarlig oppfølgingsarbeid av langtidsmottakere følger av plikten til å yte rett tjeneste til rett tid av tilstrekkelig omfang, jf. STL §§ 1,4 og 17.

I oppfølgingen av langtidsmottakere inngår vurderinger av om KVP kan være et egnet tilbud, og det må informeres om tilbudet. Vurderingen må ikke være for snever slik at mulige mottakere av KVP blir ekskludert fra å søke.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Lindesnes kommune hadde tredje kvartal 2020 ifølge SSB 23 018 innbyggere. Kommunens tjenester er delt inn i 3 tjenesteområder med 3 kommunalsjefer. NAV Lindesnes er en av 7 enheter administrativt underlagt tjenesteområde velferd, under kommunalsjef Heidi H. Haven.

Nav kontoret er organisert i 5 avdelinger.

Av tilsendt dokumentasjon kommer det frem at det ved NAV Lindesnes er 44 ansatte som er involvert i arbeidet med lov om sosiale tjenester.

142 personer hadde sosialhjelp som hovedinntektskilde i perioden 01.03.20.-31.12.20.

31 brukere mottok sosialhjelp i mer enn seks måneder i perioden 01.06.20.-31.12.20

Pr.31.12.20 var det ifølge registerdata fra arbeids og velferdsdirektoratet 35 deltagere i kvalifiseringsprogrammet. Kommunen har en høy andel deltagere i kvalifiseringsprogram målt mot antall langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp.

Fra 01.01.20 til 31.12.20. er det fremmet 21 søknader om deltagelse i kvalifiseringsprogram, 19 av disse er innvilget.

Det er ingen økonomiske begrensninger knyttet til iverksetting av og antall deltagere i program. Kommunen har etablert flere (lavterskel) tiltak som kan og blir benyttet i kvalifiseringsprogram

Oppsummering journaler

Følgende kriterier ble lagt til grunn ved utvelgelse av personer for intervju og journalgransking:

• Registrert med økonomisk sosialhjelp som hovedinntektskilde
• Registrert med utbetaling av økonomisk sosialhjelp i 6 mnd. Eller mere siste 12 måneder

Vi gjennomførte gransking av 11 journaler under tilsynet. Vi fant ikke gjennom journalgjennomgang at det var brukere som burde vært gitt vurdert og gitt veiledning om muligheten for å delta i kvalifiseringsprogram Etter gjennomgang av journaler i Arena, Modia og Velferd reiser vi spørsmål ved om det for fire av brukerne burde vært vurdert et høyere servicebehov, dvs. spesielt tilpasset innsats.

Oppsummering intervjuer

Det ble gjennomført seks intervjuer hvor det kommer frem at:

Månedlig oversikt over de som mottar sosialhjelp blir gjennomgått på avdelingsledernivå.

Det er rutiner for overføring mellom de som skal avslutte introduksjonsprogram og videre oppfølging fra NAV. For de under 30 år har en medarbeider i ungdomsavdelingen et særlig ansvar for å gjennomgå og identifiserer kandidater til kvalifiseringsprogram.

For de over 30 år gjennomgår avdelingsleder i økonomiavdelingen oversikt over personer som over lengre tid mottar sosialhjelp og har dialog med veilederne i oppfølgingsteam.

Det er utarbeidet rutine – «saksrutine KVP fra 091019».

Det gjennomføres kontormøter, fagmøter og avdelingsmøter. Det er ukentlige saksdrøftingsverksted. På tirsdager diskuteres mulige kvalifiseringsprogram deltagere.

Det er gjennomført opplæring om kvalifiseringsprogrammet for alle ansatte flere ganger i løpet av det siste året.

NAV leder holdes løpende informert om kvalifiseringsprogrammet i dialog med avdelingsledere. NAV leder har månedlige møter med kommunalsjef Velferd om utviklingen på kvalifiseringsprogrammet. Det rapporteres i måneds- og tertialrapport om status i kvalifiseringsprogrammet. Kvalifiseringsprogrammet er tema i partnerskapsmøtet. Lindesnes kommune sikrer gjennom sin styring at KVP ivaretas som en individuell rettighet etter lov om sosiale tjenester i NAV.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

KVP er et av hovedvirkemidlene kommunen har i bekjempelsen av fattigdom. KVP er en rettighet for de personer som fyller inngangsvilkårene i sosialtjenesteloven § 29. Det er krav til forsvarlige tjenester ved NAV kontoret, STL § 4. Det kommer frem av Rundskriv 35 punkt 2.4.1 at forsvarlighet forutsetter at tjenestene er tilgjengelige for alle som har et hjelpebehov.

Det foreligger god og praktisk informasjon om kvalifiseringsprogrammet på kommunens hjemmeside.

Inngangsvilkåret for deltagelse i programmet er at personen er mellom 18 og 67 år med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold etter folketrygdloven eller arbeidsmarkedsloven.

Journalgjennomgang, intervjuer av ansatte og styringsdokumenter viser at kontoret på tilsynstidspunktet har en praksis som sikrer at det gis tilstrekkelig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram til personer i målgruppen. Det er forsvarlige identifiseringsprosesser av mulige programdeltagere.

Den kan vurderes å presisere i «saksrutine KVP fra 091019» hvordan kandidater til kvalifiseringsprogram kan identifiseres tidligere.

Tjenesten er tilgjengelig. Det er forsvarlige kartlegging- vurdering- og beslutningsprosesser ved tildeling av program.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

• Kommunen sikrer nødvendig informasjon om retten til program til personer i målgruppen
• Kommunens sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og tilbys kvalifiseringsprogram.

Med hilsen

Anne-Sofie Syvertsen
Fylkeslege / avdelingsdirektør

Knut Kleven
Revisjonsleder

Kopi: NAV Lindesnes

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 21.12.20.Tilsynsbesøket ble gjennomført ved NAV Lindesnes, og innledet med et kort informasjonsmøte 17.02.2021. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 18.02.2021.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Oversikt over alle brukere som mottok økonomisk sosialhjelp i 6 måneder eller mer i perioden 01.06.20. - 31.12.20.
• Oversikt over alle brukere som mottok økonomisk sosialhjelp i perioden 01.06.20. – 31.12.20. og var registrert med økonomisk sosialhjelp som hovedinntektskilde.
• Organisasjonskart over NAV Lindesnes.
• Kommunens organisering inn mot NAV Lindesnes.
• Oversikt over ansatte i NAV Lindesnes som forvalter Lov om sosiale tjenester i NAV.
• Kommunens årsmelding fra 2019 mottatt pr. epost. Årsmelding 2020 foreligger ikke.
• Formular som benyttes i saksbehandlingen. Informasjon om KVP, søknadsskjema
• Rutine som beskriver saksflyten. Saksrutine KVP fra 09.10.19.
• Rutiner/bestemmelser knyttet til kvalifiseringsprogrammet og annet oppfølgingsarbeid av langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp.
• Delegasjon på området. Saksbehandlingsregler, delegasjon til enkelt ansatte.
• Planer, strategier mv. med oversikt over internkontrollen på lovområdet.
• Oversikt over deltagere i KVP pr.31.12.20.
• Oversikt over deltagere i KVP pr. 31.12.19.NAV Mandal.
• De 10 siste vedtak om tildeling av kvalifiseringsprogram med underlagsmateriale.
• De 2 siste vedtak om avslag på tildeling av kvalifiseringsprogram.

Det ble valgt 11 mapper etter følgende kriterier:

• Sosialhjelpsmottakere 6 måneder eller mer.
• Sosialhjelpsmottakere med sosialhjelp som hovedinntektskilde i 2020

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Det ble ikke gjennomført intervjuer med brukere i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Bjørn Vidar Gundersen, Statsforvalteren i Agder, revisor
• seniorrådgiver, Knut Kleven, Statsforvalteren i Agder, revisjonsleder