Rapport fra tilsyn med tjenesten økonomisk rådgivning i Birkenes kommune 2022

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Birkenes kommune og besøkte i den forbindelse NAV Birkenes fra 22.09.2022. til 23.09.2022. Vi undersøkte om kommunen sørger for at kommunens plikt til å gi tjenesten økonomisk rådgivning etter sosialtjenesteloven blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Statsforvalterens konklusjon:

• Birkenes kommune, ved NAV Birkenes sikrer at tjenesten er tilgjengelig i samsvar med regelverket.
• Birkenes kommune, ved NAV Birkenes tildeler tjenesten økonomisk rådgivning i samsvar med regelverket.
• Birkenes kommune, ved NAV Birkenes sikrer forsvarlig gjennomføring av tjenesten økonomisk rådgivning.

NAV Birkenes ivaretar styring av tjenesten økonomisk rådgivning som medfører at personer med behov for bistand systematisk fanges opp, kartlegges og tilbys en individuelt tilpasset tjenesten i forhold til sitt behov. Rådgivningen som gis er forsvarlig.

Dette ivaretar lovkravene gitt etter:

Sosialtjenesteloven § 4 (krav til forsvarlighet), § 5 (internkontroll) og § 17 (opplysning, råd og veiledning).

Det er ikke gitt kommentarer/merknader til faktagrunnlaget til foreløpig rapport. Vedlagt rapport er endelig.

Tilsynet er avsluttet.

1. Tilsynets tema og omfang

 I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Tema for tilsynet er om tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig og tildelingen er forsvarlig, om gjennomføring av tjenesten er forsvarlig, og at tjenesten blir gitt med forsvarlig kompetanse.

Kommunen skal, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikre at tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig og at tildelingen (kartlegging, vurdering og beslutning) gjøres forsvarlig.

Kommunen skal, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikre forsvarlig gjennomføring, herunder om tidsfristen for iverksetting av vedtak overholdes og at det tilbys en tilpasset tjeneste.

Kommunen skal, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikre forsvarlig kompetanse, herunder at kompetent personell utfører tjenesten økonomisk rådgivning og at kommunen overholder sin opplæringsplikt.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren plikter å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter sosialtjenestelovens kapittel 4, og skal påse at den drives i samsvar med loven og forskriftene til loven, jf. sosialtjenesteloven § 9. Reglene i kommunelovens kapittel 30 gjelder for tilsyn etter § 9 første ledd.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser.

Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen - sosialtjenesteloven
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker -forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen -Nav-loven
• Kommuneloven 25-1, internkontroll i kommunen og fylkeskommunen.
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Forsvarlige tjenester

Krav til forsvarlige tjenester er regulert i sosialtjenesteloven § 4. Forsvarlighetskravet er en rettslig standard, og setter en nedre grense for hva som kan aksepteres før det må regnes som svikt i tjenestene. Å tilby tjenester som ikke er forsvarlige, eller bygge vurderinger og konklusjoner på en uforsvarlig saksbehandling, vil være brudd på loven.

Forsvarlighetskravet stiller krav til tilgjengelighet, saksbehandlingen, tjenestens innhold og tjenestens omfang.

I tillegg til selve loven og lovforarbeider, gir rundskriv Hovednr. 35 til sosialtjenesteloven, utgitt av Arbeids- og velferdsdirektoratet i 2012 med senere endringer, innhold til hva som er faglig forsvarlig og som er aktuelt for dette tilsynet. Det er også utgitt en egen veileder om hvordan det skal fattes vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning.

Plikt til systematisk styring

Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester.

Av sosialtjenesteloven § 5 fremgår at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1.Den pålegger kommunes ledelse å utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering. Ha nødvendige rutiner og prosedyrer, avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik. Dokumentere internkontrollen i den form og det omfang som er nødvendig. Evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.

Plikten til å føre internkontroll omfatter hele administrasjonens virksomhet. Den praktiske gjennomføringen av internkontrollen ligger i Nav-kontoret.

Internkontrollarbeidet er knyttet til ordinær drift, og må fremstå som en integrert og tilpasset del av de løpende oppgavene. God internkontroll forutsetter medvirkning fra de ansatte og at ledere på alle organisatoriske nivå i kommunen. Ledelsen må ha kunnskaper om kvaliteten på virksomhetens tjenester, sørge for klar fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet og at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse til å utføre sine oppgaver. Ledelsen må også ha oversikt over områder i virksomheten hvor det er risiko for svikt, behov for kvalitetsforbedring eller mangel på etterlevelse av myndighetskrav. Håndtering av avvik og systematisk kvalitetsforbedring av tjenestene er også en del av internkontrollen.

Kommunen har etter sosialtjenesteloven § 6 også ansvaret for å gi nødvendig opplæring til alle ansatte ved Nav-kontoret som yter tjenester og utfører oppgaver etter loven. Dette kan være både kommunalt og statlig ansatte.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Birkenes kommune er organisert med 14 enheter. Enheter har eget budsjettansvar og ligger administrativt direkte under kommunedirektørens ledergruppe. Kommunens øverste administrative ledelse består av kommunedirektør, økonomisjef, komunalsjef for organisasjon og oppvekst og komunalsjef for samfunn og helse. Den kommunale delen av NAV Birkenes er organisert innunder tjenesteområde organisasjon og oppvekst.

NAV Birkenes består av tre enheter: Veiledningssenteret, oppfølging stat og oppfølging kommune. Pr. 20.10.21 omfatter organisasjonen 9,7 årsverk; 4, 5 statlige og 5,2 kommunale fordelt på 10 personer. I tillegg er det inngått avtale med Agder ressurssenter økonomi og gjeldsrådgivning. I avtalen inngår blant annet bistand til gjeldsrådgivning i saker med kompleks og omfattende gjeldsproblematikk og opplæring, råd og veiledning til ansatte som arbeider med økonomisk råd og veiledning ved kontoret.

Av organisering og oppgavefordeling ved NAV Birkenes fremkommer at 4 ansatte har oppgaver i forhold til lov om sosiale tjenester i NAV. Av «gjennomgang med hele NAV Birkenes 22.06.22. er det opplyst at «Hele kontoret har ansvar for å fange opp brukere som ønsker økonomisk rådgivning».

Om å fange opp og tilby tjenesten

Tjenesten økonomisk rådgivning skal være en lavterskeltjeneste. Tjenesten omfatter alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere utfordringer knyttet til hverdags økonomi til faglig kvalifiserte råd. Innholdet i opplysning, råd og veiledningstjenesten må vurderes ut fra behovene til den enkelte bruker, og være i samsvar med gjeldende sosialfaglige normer.

Tjenesten skal bidra til å styrke den enkeltes mulighet til å mestre egen livssituasjon.

Tjenesten økonomisk råd og veiledning er gjort kjent med oppslag og i informasjonsmateriell på venterommet.

Av rutine «økonomisk rådgivning- gjennomgang av hele NAV Birknes 22.06.22.» går det frem at hele kontoret har ansvar for fange opp brukere som har økonomiske utfordringer og gi dem opplysninger om tjenesten økonomisk råd og veiledning og gjeldsrådgivning.

«Alle veiledere hos NAV skal fange opp, gir råd og veiledning som brukeren selv kan benytte for å avhjelpe sitt problem. Ved gjennomgang av kartleggingsskjema vil tjenestemottaker selv gjøre de nødvendige grepene for å få balanse i økonomien. Ved behov for ytterligere råd og veiledning er bistanden over i en nivå 2 sak som det må søkes om og hvor bruker har rett til vedtak etter§ 17».

Det er i dokumentasjon «definisjoner på nivådeling innen økonomisk rådgivning» også understreket at: «Alle veiledere på NAV fanger opp, gir råd og veiledning som bruker selv kan benytte for å avhjelpe sitt problem».

Det går frem av «økonomisk rådgivning-rutine og internkontroll og «rutinemessig kartlegging- sosiale tjenester» at det rutinemessig skal gjennomgås liste fra Socio (ved bruk av ID nummer) over hvem som har fått informasjon om tjenesten økonomisk rådgivning, og hvem som skal ha informasjon om å søke og som kan ha rett på tjenesten.

Av «kontormøte 14.09.22. Økonomisk rådgivning», defineres hvem som skal informeres om økonomisk rådgivning ut fra «risikofaktorer for å få økonomiske problemer».

Oppsummering journalgransking

Vurderinger av om bruker gis tilbud om råd og veiledning fremkommer av journaler. Vi tok utgangspunkt i de 10 vedtakene om råd og veiledning vi hadde fått oversendt på forhånd og valgte tilfeldig blant disse. Etter å ha gjennomgått 6 som alle gav samme resultat, avsluttet vi dokumentgjennomgangen

Veileder ,uavhengig av arbeidsoppgaver, identifiserer personer med behov for økonomisk rådgivning. Veilederne benytter felles kartleggingsskjema og søknadsskjema utarbeidet av ressurssenteret økonomisk rådgivning.

Det føres journalnotater om råd og veiledning og det fattes vedtak om stopp av tjenesten. Ved behov for veiledning på nivå to og tre, blir saken videresendt til team «oppfølging kommune».

Tiden fra råd og veiledning starter til det fattes vedtak varierer.

Oppsummering intervju

Gjennom intervju er det dokumentert at veilederne gir informasjon om tjenesten og at brukere med behov for rådgivning identifiseres. Det fremkom også i intervju at veiledere som arbeider med statlige inntektssikringer har et fokus på at det i overganger mellom ulik inntektssikring ofte medfører endringer i inntekt og at dette adresseres i den veiledning som gis til brukere.

Kartleggingsskjema og ny rutine er kjent for de ansatte. Det er gjennomført fagdag og kontormøter for alle ansatte om økonomisk rådgivning. Det er også gitt informasjon om tjenesten til andre kommunale enheter og informasjon om tjenesten finnes på kommunens hjemmeside.

Det går frem av intervjuene at det raskt gis råd og veiledning, men at det først senere fattes vedtak om råd og veiledning etter § 17

Oppsummering brukerintervju

Vi mottok kontaktinformasjon fra seks brukere som mottok råd og veiledning.

Det ble sendt brev om at Statsforvalteren ville ta kontakt for intervju. Revisjonsleder gjennomført tre intervjuer over telefon.

De vi intervjuet opplyste at de hadde fått informasjon om retten til råd og veiledning fra andre enn NAV kontoret. Når de bad om råd og veiledning fra NAV kontoret fikk de raskt bistand. I et intervju ble det sagt at innholdet i tjenesten tidligere kunne variere fra saksbehandler til saksbehandler.

Rettighetsvedtak etter sosialtjenesteloven § 17

Det fremgår av rundskrivet til sosialtjenesteloven og veileder til sosialtjenesten § 17 utarbeidet av Arbeids- og velferdsdirektoratet at det er behovet til brukeren som avgjør om brukeren skal gis rettighetsvedtak på tjenesten. Tjenesten økonomisk rådgivning skal være en lavterskeltjeneste. Tjenesten omfatter alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen til faglig kvalifiserte råd.

Det er utarbeidet rutiner og systemer som sikrer at brukerne får tjenesten i rett tid ut fra sin situasjon og kompleksitet i saken.

Tilsynet har avdekket at det kan ta tid fra bruker får råd og veiledning til det fattes vedtak om tjenesten råd og veiledning.

Kompetanse

Intervjuene, dokumentgranskingen avdekker at veilederen er kjent med og har en felles forståelse av retten til råd og veiledning etter § 17.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag 

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Om å fange opp og tilby tjenesten

Brukere som ønsker tjenesten økonomisk rådgivning får tilgang til tjenesten raskt. Nav-kontoret kan dokumentere at brukere får bistand i forhold til sitt behov til rett tid.

Kartlegging

Det er utarbeidet rutiner og enhetlig praksis for å fange opp og tilby tjenesten økonomisk rådgivning slik at brukere raskt får hjelp med sine økonomiske problemer.

Rettighetsvedtak etter sosialtjenesteloven § 17

Ved Nav-kontoret er det definert når og hvem som har krav på rettighetsvedtak om råd og veiledning.

Organisering av tjenesten

Det er dokumentert rutiner og felles forståelse for hvordan oppgavene skal løses. Det er etablert systemer som skal sikre at alle får brukere er kjent med og får informasjon om råd og veiledning. Det er definert tre ulike nivåer knyttet til kompleksitet i den økonomiske rådgivningen som gis. Det er kjent og beskrevet hvilke veiledere som skal yte råd- og veiledningstjenester på de ulike nivåene. Det går klart frem av kjent rutine når det skal fattes vedtak på disse tjenestene.

Kompetanse

Vi vurderer at veilederne ved NAV kontoret har kunnskaper om tjenesten økonomisk rådgivning. Det har vært gjennomført opplæringstiltak som gjør at den enkelte veileder har kompetanse til å gjennomføre tjenesten på det nivå som forutsatt i gjeldende rutine.

Statsforvalteren vurderer at det er tilstrekkelig styring og fokus på tjenesten. Dette bidrar til at brukerne får den hjelpen de trenger når de har behov for tjenesten økonomisk rådgivning.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

• Birkenes kommune, ved NAV Birkenes sikrer at tjenesten er tilgjengelig i samsvar med regelverket.
• Birkenes kommune, ved NAV Birkenes tildeler tjenesten økonomisk rådgivning i samsvar med regelverket.
• Birkenes kommune, ved NAV Birkenes sikrer forsvarlig gjennomføring av tjenesten økonomisk rådgivning.

Tjenesten er i overenstemmelse med:

Sosialtjenesteloven § 4 (krav til forsvarlighet), § 5 (internkontroll) og § 17 (opplysning, råd og veiledning), kommunelovens§ 25-1.

Aase Aamland
Avdelingsdirektør/fylkeslege

Knut Kleven
Revisjonsleder

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 07.06.2022.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved NAV Birkenes, og innledet med et kort informasjonsmøte 22.09.22.

Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 23.09.22.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Mål for de kommunale tjenestene i NAV Birkenes oppdatert 01.21.
• Nasjonale mål og hovedprioriteringer for de sosiale tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen i 2022
• Virksomhetsplan – statlige og kommunale tjenester -Nav Birkenes 2022 (stillinger)
• NAV- Torbjørn 3. Status tjenesteleveranse, personal og økonomi.
• Organisasjonskart Nav
• Delegasjonsfullmakter
• Oversikt over møtestruktur
• Økonomisk rådgivning – gjennomgang med hele NAV Birkenes 06.22.
• Ressurssenteret – økonomi og gjeldsrådgivning måling juli 2022 og desember 2021
• Statusrapport for ressurssenteret økonomi og gjeldsrådgivning (2021)
• Sjekkliste og rutine ved godkjenning av sosialhjelpsvedtak
• Ressurssenteret økonomi- og gjeldsrådgivning (RØG) Kartleggingsskjema og enkel økonomisk rådgivning nivå 1
• (RØG) Stopp av trekk
• Søknadskjema om økonomisk rådgivning NAV
• NAV- Rutiner gjeldsrådgivning
• Definisjoner på nivåinndeling innen økonomisk rådgivning
• Sjekkliste for saksbehandling av økonomisk sosialhjelp
• Veileder til sosialtjenesteloven 17.
• Rutine for behandling av klagesaker etter lov om sosiale tjenester i NAV
• Oversendelseskriv for klagesaker til statsforvalteren
• (10) avviksregistrering for sosiale tjenester, skjema
• (10) søknad om og vedtak råd og veiledning (vedtak 3 etter § 18) (SFD konkret på oppgave, samtykke og fullmakt SI og journalkort)
• (12) Vedtak avslag på økonomisk råd og veiledning: Ingen
• Vedtak avslutning økonomisk rådgivning (4 stk)
• Oversendelse av brukere som kan kontaktes for intervju vedrørende tilsyn

Mottatt ved tilsyn 22.09.22.

• «Økonomisk rådgivning – rutine og internkontroll», udatert utarbeidet av Linn Rosendal, NAV
• «Rutinemessig kartlegging - sosiale tjenester». Dokumentasjon over brukere som har fått informasjon om tjenesten økonomisk rådgivning ved bruk av ID
• Kontormøte 09.22. Økonomisk rådgivning. «Hvem skal vi informere / risikofaktorer for å få økonomiske problemer.
• Kartlegging og enkel økonomisk rådgivning nivå 1, Ressurssenter økonomi og gjeldsrådgivning.

Det ble gjennomgått 6 mapper.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her.

3 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• Seniorrådgiver , Bjørn Vidar Gundersen, Statsforvalteren i Agder, revisor
• seniorrådgiver, Knut Kleven, Statsforvalteren i Agder, revisjonsleder