Rapport fra tilsyn med fengselshelsetjenesten i Evje og Hornnes kommune - Agder fengsel, Evje avdeling 2022

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med fengselshelsetjenesten i Evje og Hornnes kommune – Agder fengsel, Evje avdeling fra 23.02.2022 til 24.02.2022. Vi undersøkte om kommunen sørget for at kommunale tjenester til innsatte i Evje fengsel blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at de i får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren.

Statsforvalterens konklusjon:

Kommunen mangler dokumentasjon på plikten til å tilby, vurdere, og følge opp med samarbeidende instanser om individuell plan (IP).

Dette er brudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven om individuell plan § 7-1, jf. forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator, helsepersonelloven § 39, jf. journalforskriften,

Foreløpig rapport fra tilsynet ble sendt ut 16.03.2022 til Evje og Hornnes kommune hvor vi ba om at eventuelle kommentarer/innsigelser til faktagrunnlaget ble sendt Statsforvalteren innen 01.04.2022. Tilbakemelding ble mottatt datert 21.03.2022.

Det siteres kommentarer (i kursiv)

• Det formelle navnet på fengselet er Agder fengsel, Evje avdeling.
• Side 5 beskrivelse av virksomhetens organisering. Avdeling for livsmestring inneholder fengselshelsetjeneste, psykisk helse og rus, helsestasjon og legetjeneste. Ikke bare legevakt-tjeneste som dere skriver. Legevakt er en del av legetjenesten på samme måte som kurativ virksomhet og ulike tilsyn.
• Side 7 Medikamenthåndtering tredje kulepunkt: Skrivefeil.
• Side 14 – John Horve har fått navnet sitt skrevet feil (mangler en h). Han er systemansvarlig IKT Helse og Omsorg i LMT Setesdal.
• Side 14 – Tone Lill Hun var også med på oppsummerende møte.

Statsforvalteren har ingen innvending til Evje og Hornnes sine kommentarer, som er tatt inn i den følgende rapporten.

1.   Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Tilsynet er rettet mot kommunens tjenester til voksne personer som er innsatt i Agder fengsel, avdeling Evje som har problematikk innen psykisk helse, rus og somatikk som hver for seg eller samlet gjør at de har behov for helse- og omsorgstjenester. Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon.

Tilsynet inkluderer innsatte uavhengig av hvilke rusmidler de benytter (alkohol, legemidler, illegale rusmidler) og uavhengig av om de har fått diagnostisert en ruslidelse. Tilsvarende gjelder for psykiske lidelser ved at tilsynet er rettet mot kommunens tjenester uavhengig av om personene har en psykiatrisk diagnose (bipolar lidelse, schizofreni, depresjon etc.). Tilsynet inkluder også innsatte som har somatiske problemer, og forberedelser til løslatelse.

Vi har undersøkt om kommunen, ved helse- og omsorgstjenesten

• kartlegger og yter tjenester rettet mot brukernes helhetlige situasjon herunder rus /psykisk helse /somatikk
• ha oversikt over og følger med på brukernes situasjon og mulige tjenestebehov
• samarbeider og samordner slik at tjenestene brukerne mottar er helhetlige og koordinerte
• ivaretar brukernes rett til å medvirke

Videre har vi sett på om brukerne får nødvendig hjelp innenfor områder de trenger hjelp, og om kommunen har et system som sikrer at tjenestene samarbeider for å gi brukerne et helhetlig og koordinert tilbud. Når det gjelder samarbeid tenker vi både på internt samarbeid mellom fengselshelsetjenesten og kriminalomsorgen, og med spesialisthelsetjenesten der det er aktuelt.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Dette innebærer at vi i tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom god internkontroll sikrer forsvarlige tjenester. Spesielt når flere instanser er involvert i tjenesteytingen, er det viktig at overordnet ledelse legger til rette for og følger opp at nødvendig samhandling fungerer på tvers av organisatoriske enheter. Vi har i tilsynet undersøkt hvordan kommunens ledelse følger med på at styringen av tjenestene fungerer som forutsatt og er tilstrekkelig for å sikre forsvarlige tjenester.

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven (hol) § 12-3 og helsetilsynsloven § 2.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet:

Forvaltningsloven

Pasient- og brukerrettighetsloven Helsepersonelloven

Helse- og omsorgstjenesteloven

Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator Forskrift om medikamenthåndtering

Forskrift om pasientjournal

Forskrift om ledelse- og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

Forsvarlighetskravet

Kravet om forsvarlighet, jf. hol § 4-1 er forankret i anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. Forsvarlighetskravet er en rettslig minstestandard, og setter en nedre grense for hva som kan aksepteres før det må regnes som svikt i tjenestene. Kravet til forsvarlighet må gjelde tilgjengelighet, kvalitet, innhold og omfang.

Det er utarbeidet flere publikasjoner som gir innhold til hva som er faglig forsvarlig og som er aktuelle for dette tilsynet:

• Veileder IS- 1970: Helse- og omsorgstjenester til innsatte i fengsel
• Nasjonal faglig retningslinje: Behandling og rehabilitering av rusmiddelproblemer og avhengighet

Plikten til systematisk styring

Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Lovverket fastslår at:

• kommunens ansvar for å tilby nødvendige helse- og omsorgstjenester innebærer en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med lov og forskrift, jf. hol. § 3-1 tredje ledd.

Brukermedvirkning

Brukermedvirkning er en forutsetning for forsvarlig tjenesteyting i helse- og omsorgstjenesten. Kravet om brukermedvirkning fremgår av følgende:

• Pasienter og brukere skal få mulighet til å medvirke ved utforming og gjennomføring av tjenester, jf. pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) § 3-1 første og annet ledd. Når tjenestetilbud utformes, skal det legges stor vekt på hva pasienten og brukeren mener, pbrl. § 3-1 annet ledd annet punktum, jf. hol. § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav a og b.

Kravet om brukermedvirkning fremgår også av andre bestemmelser i lovverket, for eksempel i reglene om individuell plan i sotjl. § 28 og hol § 7-1 første ledd.

Samarbeid for å koordinere tjenestene til bruker

Kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen og helse- og omsorgstjenesten er forpliktet til å samarbeide med andre deltjenester, tjenesteytere og sektorer. Kommunens plikt til å samarbeide er presisert i følgende bestemmelser:9

• Kommunen har plikt til å legge til rette for samhandling mellom ulike deltjenester innad i kommunen og med andre tjenesteytere, der dette er nødvendig for å tilby tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven, hol. § 3-4.

Krav til skriftlighet

Det stilles krav om skriftlighet og begrunnelse ved tildeling om tjenester etter hol. § 3-2 (første ledd nr. 6 bokstavene a til d, § 3-6 og § 3-8,) som forventes å vare lenger enn to uker. Videre må kommunen sørge for at helse- og omsorgstjenesten skriftlig dokumenterer sentrale opplysninger om bruker i den løpende tjenesteytingen.

Det er presisert i hol. § 5-10 at kommunen skal sørge for at pasient- og informasjonssystemene som brukes er forsvarlige. Det er kommunens ansvar å opprette pasientjournalsystemer som gjør det mulig for de ansatte å overholde journalføringsplikten.

Alle ansatte som yter helsehjelp har plikt til å føre pasientjournal, jf. helsepersonelloven (hpl.) § 39. Pasientjournalen skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, jf. hpl. § 40. Hvilke opplysninger som skal journalføres er konkretisert i forskrift om pasientjournal (journalforskriften) § 8.

3.   Beskrivelse av faktagrunnlaget

Beskrivelse av faktagrunnlaget består av de funn som ble avdekket under tilsynet, ved dokumentgjennomgangen av styringsdokumenter og journaler, samt intervjuer med innsatte og ansatte i fengselshelsetjenesten og kriminalomsorgen.

Beskrivelse av virksomhetens organisering:

Evje og Hornnes kommune har beskrevet organiseringen i sine styringsdokumenter. Fengselshelsetjenesten ligger i enhet for helse som har avdeling for livsmestring, hvor denne avdelingen består av fengselshelsetjenesten, psykisk helse og rus, legetjeneste og helsestasjon.

Evje og Hornnes kommune har det administrative og faglige ansvaret for helsetjenesten i Evje fengsel, innenfor de rammer som følger av lover og forskrifter. Helse og omsorgstjenesten i fengselet skal være en likeverdig og integrert del av den kommunale helse- og omsorgstjenesten og sikre at de innsatte får nødvendig hjelp.

Evje og Hornnes kommune har informasjon om fengselshelsetjenesten på sin nettside. Her framkommer blant annet: «Et viktig prinsipp er at innsatte i fengsel har rett til de samme helse- og omsorgstjenestene som den øvrige befolkningen.

Kommunen som fengselet ligger i, skal sørge for at innsatte har tilgang på

• allmennlegetjeneste
• legevaktordning
• sykepleietjeneste
• fysioterapitjeneste
• jordmortjeneste

Tilbudet omfatter blant annet

• helseundersøkelser
• utarbeidelse av individuell plan
• legemiddelassistert rehabilitering
• tannbehandling
• forebyggende tiltak
• tilretteleggelse for tiden etter løslatelse

Den innsatte skal så raskt som mulig etter fengsling få informasjon om helse- og omsorgstjenestetilbudet. Innsatte som ber om det, skal få tilbud om helseundersøkelse eller konsultasjon hos lege.»

Fra Kriminalomsorgens nettsider framkommer informasjon om selve soningsforholdene: «Agder fengsel, Evje avdeling ligger i Evje og Hornnes kommune og har to avdelinger for kvinnelige innsatte. En avdeling med lavere sikkerhetsnivå med kapasitet på 20 plasser, og en avdeling med høyt sikkerhetsnivå og kapasitet til 10 kvinner. 8 av plassene på åpen avdeling er forbeholdt innsatte som har fått plass ved rusmestringsavdelingen.»

Det framkommer at den innsatte selv må søke og ta kontakt med kriminalomsorgen hvis plass ved rusmestringsenheten er ønskelig.

Fengselshelsetjenesten har denne bemanningen:

Fengselslege: 16% stilling - 4 timer i fengselet per uke. 2 timer administrativt arbeid Fengselssykepleier/fagleder: 70% stilling

Fengselssykepleier: 50% stilling + 20% midlertidig stilling + 40% vikar. Fengselshelsetjenesten benytter også en sykepleier som tilkallingsvikar.

Resultat fra styringsdokumenter, journalgjennomgang og intervju:

Kartlegger og yter fengselshelsetjenesten tjenester rettet mot brukernes helhetlige situasjon herunder rus /psykisk helse/somatikk?

KARTLEGGING

• Det framgår i rutinen at fengselshelsetjenesten (FHT) har eget kartleggingsskjema hvor FHT skal gå gjennom skjema med innsatte så snart som mulig etter Dette utleveres til innsatte ved innsettelse
• Hensikten med kartlegging, rutinen, er å få oversikt over helsetilstand og kunne yte nødvendig helsehjelp
• Fra gjennomgang av 20 journaler ser vi at 8 innsatte har blitt kartlagt rett etter 1 innsatt var ikke blitt kartlagt på ny etter gjeninnsettelse, men var kartlagt ved forrige innsettelse. Hos 1 innsatt var det ikke utført kartlegging. 8 av 10 hadde samtykket i å dele opplysninger
• FHT sitt kartleggingsskjema legges inn i Infodoc som er fengselshelsetjenestens journalsystem
• Innsatte som ønsker samtale med FHT, herunder fengselslegen, benytter
• Innsatte som er på åpen soning, kan også møte opp uten avtale ved FHT sitt kontor for samtale
• To innsatte opplyste på intervju at de hadde faste regelmessige avtaler til samtaler med sykepleier
• Innsatte kan også henvises til psykisk helsetjeneste, hjemmesykepleien i kommunen, og andre tjenester i (for eksempel fysioterapi)
• Innsatte med behov for personlig hygiene får dette fra hjemmesykepleien
• Fra fengselets rutiner framgår at det skal fattes vedtak hvis innsatte får tjenester fra hjemmesykepleien
• Det er ikke dokumentert vedtak i journal på pasient som får hjelp til hjemmesykepleie
• Ved behov henviser fengselslegen den innsatte til spesialisthelsetjenesten
• Henvisninger finnes i Vi fant imidlertid ikke journalført svar på henvisninger
• Det framgår fra journal at flere innsatte har polikliniske samtaler med spesialisthelsetjenesten
• Innsatte har tilbud om rusmestringsenhet
• Kriminalomsorgen (KO) har egen kartlegging – tiltaksliste som fylles ut ved innsettelse, om blant annet psykiske helseutfordringer som selvskading, rus, suicidalitet og vold

MEDIKAMENTHÅNDTERING

• Legesamtale ved innsettelse: Alle 10 fra de etterspurte journalene hadde snakket med lege innen 2 1/2 uke
• Fengselssykepleier gir opplæring i medikamenthåndtering til fengselsbetjenter som gir medisiner som praktisk bistand eller helsehjelp
• Betjenter som leverer medisiner, skal ha gjennomført medisinkurs. Dette ble bekreftet av betjenter på intervju
• KO som deler ut medisiner som praktisk bistand skal ha opplæring
• KO som deler ut medisiner som helsehjelp skal ha grundig informasjon, veiledning og opplæring, både skriftlig og muntlig
• Uklart i rutinen om det er skille mellom praktisk bistand og helsehjelp i selve utførelsen
• FHT legger i og kontroller medisindosetter
• Kriminalomsorgen deler ut medisiner, også hvis innsatte har nedtrapping av vanedannende
• Deling av tabletter anses som helsehjelp
• Samtaler med innsatte om medisinendring, utfordringer i forbindelse med nedtrapping anses som helsehjelp
• Ifølge rutinen bør den innsatte informeres om at fengselsbetjentene må ha tilgang på nødvendige helseopplysninger når medikamenter blir gitt som praktisk bistand
• Det framkommer i intervju at kriminalomsorgen etterspør nødvendige opplysninger blant annet om medikamentene de utleverer, medisinendringer og forventede utfordringer

Har fengselshelsetjenesten oversikt over og følger med på brukernes (innsatte) situasjon og mulige tjenestebehov?

LEDELSENS OVERSIKT

• Den innsatte blir kartlagt ved innkomst
• Lappesystem blir brukt i stor grad der den innsatte ber om kontakt med Lapper registreres inn i timebok i Infodoc. I tillegg kan innsatte på lavsikkerhet kontakte FHT ved fysisk frammøte
• Fra intervjuer med ansatte framkommer at ønsker fra lapper gjennomføres etter alvorlighet og kapasitet
• Journal fra samtaler med innsatte føres fortløpende
• Fengselshelsetjenesten følger med på innsattes situasjon og mulige tjenestebehov blant annet via
  • journal,
  • timebok,
  • samt muntlig innad i FHT-tjenesten
  • muntlig og skriftlig fra innsatte (lapper)
  • muntlig henvendelser og via e-post fra kriminalomsorgen,
  • muntlig fra samarbeidsarenaene
  • PLO- meldinger
• Fagleder opplyser at hun en gang i året leser gjennom alle journaler for å følge med
• Ledelsen opplyste på intervju at det følges med på tjenesten via avviksmeldinger
• Avdelingsleder opplyste på sluttmøtet at hun hadde jevnlig møter med de ansatte for å følge med, og at hun skrev referat fra disse møtene
• Det framkommer i årsrapport 2020 at kvinnelig innsatte er mer ressurskrevende enn mannlig innsatte, uten at dette er konkretisert for Evje fengsel
• Opplysninger om helsetilstand og hvilke helsetilbud og tiltak den innsatte får, finnes i journal. Vi har ikke funnet en samlet oversikt for hver enkelt, eller oversikt over alle innsatte med rus- og psykisk og somatisk helseproblematikk hvor tjenestebehov /behov for individuell plan inngår.

Samarbeider og samordner fengselshelsetjenesten slik at tjenestene brukerne (innsatte) mottar er helhetlige og koordinerte?

SAMARBEID

• Helse og omsorgstjenesten i fengselet har egne rutiner for samarbeid med formål om at gode tiltak til beste for den innsatte kan drøftes og samordnes
• Samarbeidsarenaer er etablert internt:
  • Sykepleier deltar på daglige morgenmøter med kriminalomsorgen, og på overlappingsmøte 14.30 ved behov
  • Sykepleier deltar på ukentlige samarbeidsmøter med ansatte på Rusmestringsenheten og fengselsinspektør
  • Sykepleier har anledning til å delta på tirsdagsmøter i fengselet med fengselsinspektør og ansatte.
  • Tverrfaglig møte tirsdager med fengselsledelse, arbeidsdrift, skole, helse, psykolog fra DPS, prest
• Vi har ikke funnet referat fra disse møtene, men vi fant det er journalført fra tverrfaglig samarbeid /møter. Det er ikke notert hvem som har deltatt
• Uklart om informasjon om innsattes helse og tjenestebehov videreformidles i samarbeidsmøter til kriminalomsorgen fordi det ikke er dokumentert. Det framkommer på intervju at informasjon overføres muntlig, og kontaktbetjentene følger opp
• Vi erfarer at det er ulik oppfatning fra fengselshelsetjenesten og kriminalomsorgen av samhandling for den enkelte innsatte når det gjelder medikamenthåndtering
• Vi erfarer at fengselshelsetjenesten med fordel kan vurdere bestemmelsen i helsepersonelloven 25 for tettere samarbeid med kriminalomsorgen
• Det framkom ved intervju at samarbeid med ambulerende tjenester (akutt ambulerende team) kunne oppleves som utfordrende, for eksempel i vurdering av innleggelse/oppfølging av alvorlig psykisk syke
• Ved forberedelse til løslatelse stilles spørsmål om koordinering/ oppfølging fra kriminalomsorgen og Det er uklart hvem som gjør hva.

INDIVIDUELL PLAN:

• Fengselshelsetjenesten har rutiner for å kartlegge behov for individuell FHT kan ta ansvar for å ta kontakt med hjemkommunen, men ønsker at kommunen tar koordinatorrollen
  • For 7 av 10 innsatte er det ikke dokumentert i journal at innsatte er spurt, eller om behov er 2 stk. mener de har IP, men det er ikke journalført at FHT har sjekket ut. 1 har fått tilbud, men avslått
  • Vi har ikke funnet om det er tatt kontakt med hjemkommunen
  • Vi har Ikke funnet referat fra ansvarsgruppemøter

BRUKERMEDVIRKNING:

• Det framkommer at innsattes ønsker formidles med lappesystem og direkte kontakt som blir vurdert og tas med i dialog etter hastegrad og kapasitet
• Vi fant i journal at den innsatte har samtaler/dialog med lege om medisinendring/nedtrapping
• De innsatte som blir spurt om samtykke i deling av nødvendig helseinformasjon
• Behov om helsetjenester f.eks. spesialisthelsetjeneste, tannbehandling og fysioterapeut følges opp med henvisning.
• Fra intervju med 4 innsatte var de stort sett fornøyd med helsetjenesten, men at det deres ønsker noen ganger kunne ta lang tid for å få gjennomført. 2 opplyste at de hadde faste samtaler med sykepleier.

4.   Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Evje og Hornnes kommune har på sin nettside beskrevet fengselshelsetjenesten, dette anses som positivt og etter vårt syn et bidrag til allmennheten for opplysning, synliggjøring og begrunnelse av lovverket som fastslår at innsatte har samme rettighet til helsetjenester som andre innbyggere.

I varselbrevet hadde vi bedt om journaler fra 10 innsatte som hadde helseutfordringer innen rus, psykisk helse, somatisk problematikk, samt innsatte som var i LAR, da det var ønskelig å se nærmere på innsatte med sammensatte helseutfordringer.

Fra de 10 journaler har 8 blitt kartlagt rett etter innkomst. 1 var ikke blitt kartlagt på ny etter gjeninnsettelse, men var kartlagt ved forrige innsettelse. 1 var ikke utført. Det var ikke journalført begrunnelse på hvorfor det ikke var gjort, da det i henhold til deres egen rutine skal gjøres «så snart det er praktisk mulig etter innsettelse». Dette var derfor en mangel i dokumentasjonen.

Kartleggingsskjema gis først til den innsatte hvor sykepleier går gjennom skjema og etterpå skanner det inn i journal. Fengselshelsetjenesten har ikke rutine for bruk av tiltaksplan/behandlingsplan hvor en kunne nedtegne de behov som framkom etter kartlegging og brukes i en rehabilitering, og som en oversikt over hva den innsatte har av behov for helsehjelp. Dette har relevans i henhold til å holde oversikt over utfordringer i fengselshelsetjenesten.

På spørsmål til de ansatte i fengselshelsetjenesten, har de ikke sett behovet for tiltaksplan eller behandlingsplan, da de opplever at de har oversikt om de innsatte, og de bruker kartleggingsskjema, timeboka, journal og kommunikasjon med de andre i FHT for å få oversikt over helsetilstanden.

Timeboka brukes for å få oversikt over alle avtaler om behandling eller samtaler som de ansatte skal gjøre noe med. Statsforvalteren ble vist denne timeboka ved tilsynsbesøket. Dette er en del av deres journalsystem Infococ hvor behov fra de innsatte fra lappesystemet eller muntlig henvendelser føres inn. Det fungerer også som et kommunikasjonssystem mellom de ansatte, slik de ansatte kan se i timeboka hva som er av oppgaver for den enkelte ansatte og er dermed en sikkerhet i kommunikasjon innad i fengselshelsetjenesten. Dette ble ansett som fordelen med timeboka – alle oppgaver var dokumentert, og skulle sjekkes ut når de var utført.

Det er Statsforvalterens oppfatning at timeboka sikrer at oppgaver blir fulgt opp, hvis denne brukes aktivt i nedtegning og kontroll på at oppgaven er utført, noe alle ansatte i FHT bekreftet. Vi har også sett at opplysninger finnes i journal, men at det kan være vanskelig å orientere seg da det ikke er ført en samlet oversikt over den innsattes helsetilstand, og hva som er planlagt helsehjelp.

For flere av innsatte var det sendt henvisinger, men vi fant ikke svar på henvisninger i journal. Dette ble imidlertid ettersendt etter tilsynet og mottatt her den 07.03.2022. Kommunen visste ikke helt hvorfor det var blitt slik, at innkomne dokumenter ikke var blitt med når de skrev ut «full journal» til den etterspurte dokumentasjonen til tilsynet. Det er da Statsforvalterens oppfatning at dette var en teknisk problemstilling, da svar på henvisning som er kommet, finnes for de som har tilgang til

journal. Det ble imidlertid opplyst på sluttmøtet den 02.03.2022 at det ble brukt en del tid på å etterlyse svar på henvisninger da de ikke alltid ble sendt tilbake til fengselshelsetjenesten. Ut ifra hensyn til rettssikkerheten er det svært uheldig da den innsattes mulighet til å påklage et avslag bortfaller hvis svar ikke foreligger. Videre er det Statsforvalterens oppfatning at det er kommunens ansvar å sikre at journal – og informasjonssystemene er forsvarlig, jf. helse- og omsorgtjenesteloven § 5-10.

Det manglet vedtak på en innsatt som fikk bistand fra hjemmesykepleien. Dette er ikke i samsvar med dokumentasjonsplikten.

Når det gjelder medikamenthåndtering er det deres rutiner at det er fengselshelsetjenesten som setter medisiner og kontrollerer før de legges i dosett. Så er det betjentene som gir ut medisiner til de innsatte, også de som er i LAR. Hvis Kriminalomsorgen har gjort en vurdering av om det av sikkerhetsmessige grunner vurderes at den innsatte ikke kan ha medisinene sine selv på cella, kan de deles ut av betjentene. Utdelingen kalles da praktisk bistand. Det framkommer i rutinen for medikamenthåndtering at KO som deler ut medisiner som praktisk bistand skal ha opplæring.

Videre står det at KO som deler ut medisiner som helsehjelp skal ha grundig informasjon, veiledning og opplæring, både skriftlig og muntlig.

Det er Statsforvalterens oppfatning at all utdeling av medisiner og samtaler om knyttet til dette, som utfordringer ved blant annet nedtrapping er helsehjelp. Vi fant at betjentene har tilgang til medisinkort for innsatte. De som deler ut medisiner må likevel ha mer informasjon enn kun oversikten, de må ha tilstrekkelig informasjon om både medisinene, begrunnelser om endringer og de må være forberedt på behov fra de innsatte at de kan ønske samtale om dette. Betjentene ga i intervju uttrykk for mangel på informasjon i forbindelse med medikamenthåndteringen, og at de ønsket å være mer forberedt på innsattes psykiske tilstand. Det er Statsforvalterens oppfatning at fengselshelsetjenesten her skulle gitt grundig informasjon, veiledning og opplæring, både skriftlig og muntlig som det står i deres egne rutiner. Da dette anses som helsehjelp og vurderes det som avvik på god praksis i kommunen.

Ledelsen av fengselshelsetjenesten er avdelingsleder. Hun opplyste i intervju at hun for å holde oversikt, følger opp avviksmeldingene, og hun har jevnlige samtaler med fagleder. Videre opplyste hun på sluttmøtet at hun og har møter med de ansatte en gang pr måned. Dette møtet skriver hun referat fra. Fagleder opplyste også i intervju at hun årlig leser gjennom alle journaler for å holde oversikt. Hun hadde likevel ikke en konkret oversikt over hvor mange av de innsatte som hadde psykisk problematikk eller rusproblematikk. Legen bekreftet i intervju at hun ikke hadde konkret oversikt over diagnoser. Det framkom heller ikke i årsmeldingen fra fengselshelsetjenesten at noe var dokumentert fra denne gjennomgangen.

Det framkommer fra intervjuene at ledelsen har god muntlig kommunikasjon med helsepersonellet og har i tillegg til det noe skriftlig. Det at fengselet er et mindre fengsel med bare 30 innsatte bidrar i stor grad til at FHT kan opprettholde oversikt over behov for tjenester. Det er likevel Statsforvalterens oppfatning at fengselshelsetjenesten har et forbedringsområde her når det gjelder en samlet oversikt over helseutfordringene til de innsatte og hva slags behov for helsehjelp de har og hva som eventuelt er igangsatt. Dette for å sikre seg at det arbeides systematisk med kvalitetsforbedring.

Fengselshelsetjenesten har flere samarbeidsarenaer, både med kriminalomsorgen, rusmestringsenheten, fengselsledelsen, arbeidsdrift, skole, helse, psykolog fra DPS og prest. Vi fant notater i journal fra samarbeidsmøter. Det står ikke med hvem, noe som burde vørt dokumentert for å holde oversikt over hvor den innsatte befinner seg i rehabilitering. Det framkom videre i intervju med betjentene at de også skulle etablere kontakt med hjemkommunen før løslatelse. Man kunne da risikere at begge instanser tok kontakt for planlegging av løslatelse, slik at her skulle det vært naturlig med et samarbeid.

Ved etablering av individuell plan var det mangler i journal. Ingen av de 10 journalene vi hadde fått, var det dokumentert at IP var fulgt opp. 7 av 10 var ikke spurt eller vurdert behov for, 2 mente de hadde, men dette var ikke sjekket ut med hjemkommunen. 1 hadde avslått, men dette var heller ikke fulgt opp videre. Statsforvalteren fant derfor at det var mangel ved dokumentasjon om IP, og dermed forelå det også brudd på dokumentasjonsplikten.

5.   Statsforvalterens konklusjon

Kommunen v/fengselshelsetjenesten mangler dokumentasjon om arbeid med individuell plan. Det mangler også dokumentasjon på vedtak på helsetjeneste.

Dette er brudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven om individuell plan § 7-1, jf. forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator, helsepersonelloven § 39 jf. journalforskriften.

6.   Oppfølging av påpekte lovbrudd

I tilsyn der det er avdekket lovbrudd kreves det vanligvis endringer i måten tjenestene blir levert på for at de skal være i samsvar med regelverket. Videre forutsettes at det er etablert systematisk styring som bidrar til at tjenestene planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres. Basert på dette ber vi om at kommunen selv:

• går gjennom vedtak og journaler
• vurderer sin praksis opp mot sentrale faglige målepunkt, målepunkt som representerer kritiske trinn i måten tjenestene blir levert til bruker på, som også ble definert i våre funn, eventuelt med målepunkt som kommunen selv

Det bes om at resultat av dette oversendes Statsforvalteren med frist 01.06.2022.

Statsforvalteren vil følge opp dette i dialog med kommunen, og deretter vurdere å avslutte tilsynet.

Med hilsen

Anne Sofie D. Syvertsen
(e.f.) fylkeslege

Eva Dolva
seniorrådgiver
Helse- og sosialavdelingen

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 13.01.2022.

Tilsynsbesøket ble innledet med et informasjonsmøte 23.02.2022, hvor det resten av dagen og dagen etter den 24.02.2022 ble gjennomført intervjuer med innsatte, ansatte i kriminalomsorgen og ansatte i fengselshelsetjenesten og ledere i kommunen for denne tjenesten. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 02.03.2022.

De fleste dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd av tilsynsteamet. Prosedyrer for LAR- medikasjon ble oversendt etter dag 1, og svar på henvisninger ble oversendt etter tilsynsbesøkene. Vi ba om å få oversendt følgende dokumentasjon fra kommunen:

Styrende dokumenter:

Vi ber om å få oversendt følgende dokumentasjon fra kommunen:

1. Beskrivelse av kommunens administrative og faglige oppbygging når det gjelder fengselshelsetjenesten
2. Oversikt over kommunens tjenestetilbud til innsatte i Agder fengsel, avdeling Evje
3. Oversikt over/navn på ansatte i de ulike tjenestene som er involvert i fengselshelsetjenesten, hvor funksjon/ stilling og stillingsstørrelse framgår
4. Rutiner/beskrivelse av hvordan brukernes rett til informasjon og medvirkning ivaretas
5. Rutiner/prosedyrer for å kartlegge hjelpebehov og fatte vedtak etter Helse- og omsorgstjenesteloven (HOL) 3-2 5, 6 a, b.
6. Rutiner for samhandling/samarbeid internt i kommunen (inkl. med NAV og fastleger) og med spesialisthelsetjenesten
7. Rutiner for samarbeid mellom fengselshelsetjenesten og kriminalomsorgen, både under soning og ved løslatelse
8. Rutiner for innhenting av samtykke.
9. Rutiner for bruk av Individuell plan (IP) eller liknende planer.
10. Eventuelle kompetanseplan og oversikt gjennomførte opplæringstiltak
11. Resultat av aktuelle risiko- og sårbarhetsanalyser
12. Prosedyrer/praksis for avviksbehandling og oppfølging av avvik
13. Resultat av eventuelle brukerundersøkelser gjennomført på området
14. Eventuelle årsmeldinger som gjelder på området
15. Eventuelt andre opplysninger/dokumenter som kan være relevante for dette tilsynet

Resultatdokumentasjon

Videre ønskes utskrift av:

a. Navn på 10 innsatte, som har helseutfordringer, som innen rus- og psykisk helse, innsatte som mottar legemiddelassistert rehabilitering (LAR) samt innsatte med somatisk problematikk. Det ønskes opplyst når den innsatte kom til fengselet og lengde på

b. Journal for disse 10 innsatte, herunder kartlegging, eventuelle sammenfatninger, tiltaks/behandlingsplaner, individuelle planer, kriseplan, søknader/henvisninger, vedtak/avslag om helsetjenester, medisinlister, epikriser, løpende journal, referat fra ansvarsgruppemøter

c. avviksmeldinger

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket

Ikke publisert her

5 innsatte ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Tilsynet ble gjennomført av følgende tilsynslag:

• Seniorrådgiver Eva Dolva, revisjonsleder
• Seniorrådgiver Fredrik Dahl, revisor/jurist
• Seniorrådgiver Vigdis Haugmoen