Hopp til hovedinnhold
Tilsynsrapport

Grimstad kommune - rapport fra tilsyn med barneverntjenestens oppfølging av barn plassert i fosterhjem 2022

Tidsrom for tilsynsbesøket:

17.10.2022–18.10.2022

Statsforvalteren i Agder

Oppfølging av tilsynet

I dette tilsynet ble det ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Grimstad kommune og besøkte i den forbindelse Grimstad barneverntjeneste fra 17.10.2022 til 18.10.2022. Vi undersøkte om kommunen sørger for at barneverntjenestens oppfølging av barn som bor i fosterhjem, er forsvarlig og blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Konklusjon

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Grimstad kommune ble gitt fritst til 20.12.2022 for å komme med innsigelser til faktagrunnlaget. Statsforvalteren har ikke mottatt dette, og sender nå ut endelig rapport.

1.   Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem innebærer en undersøkelse og vurdering av om:

  • Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og medvirkningen er dokumentert
  • Barneverntjenesten planlegger oppfølgingen av barnet
  • Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak
  • Barneverntjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie
  • Barneverntjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig oppfølging
  • Barneverntjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak
  • Barneverntjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak
  • Kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at statsforvalteren har ført tilsyn med om kommunen utfører, styrer og leder arbeidet slik at de oppfyller aktuelle lov- og forskriftskrav. Statsforvalteren skal ikke overprøve enkeltsaker, men se på om tjenesten systematisk følger opp barn i fosterhjem i tråd med regelverket.

Kravene i tilsynet er utformet som overordnede krav knyttet til arbeidsprosesser i barneverntjenesten og gjenspeiler det viktigste som må skje hos tjenesten for at oppfølgingen av barnet skal bli av god og forsvarlig kvalitet.

Det er omsorgskommunens (jf. barnevernloven § 8-4 tredje ledd og Forskrift om fosterhjem § 1 annet ledd) ansvar for oppfølging og kontroll av hvert enkelt barns situasjon i fosterhjem som har vært gjenstand for dette tilsynet. Tilsynet har omfattet barneverntjenestens oppfølging av barn som bor i kommunale fosterhjem der det er snakk om omsorgsovertakelse og plasseringen har skjedd ved tvang jf. barnevernloven (bvl.) § 4-12 og 4-8 annet og tredje ledd. Med dette forstås hjem i barnets familie eller nære nettverk eller et fosterhjem som er rekruttert på generelt grunnlag.

Barneverntjenestens ansvar for å følge opp biologiske foreldre har ikke vært en del av dette tilsynet.

Barn og fosterforeldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med oppfølging, er viktig informasjon for å vurdere både kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg fosterforeldre og barn som bor eller nylig har bodd i fosterhjem har derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.

Overordnede rettslige prinsipper

Det sentrale lovgrunnlaget for tilsynet med kommunenes barneverntjenester i 2022 er Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 (bvl.) med tilhørende forskrifter.

Sammen med Norges menneskerettslige forpliktelser oppstiller barnevernloven noen helt grunnleggende prinsipper som er førende for barnevernsområdet generelt og derfor også for barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem. Også forvaltningsloven (fvl.) inneholder regler som blir førende for dette tilsynet på et grunnleggende og overordnet nivå.

  • Barns rett til omsorg og beskyttelse kan utledes av både Grunnloven (Grl.) 104 og FNs barnekonvensjon (Barnekonvensjonen) artikkel 3 og 19. Barns behov for omsorg og beskyttelse er også understreket av Den europeiske menneskerettsdomstol i mange saker, og er anerkjent som et legitimt inngrepsformål ved inngrep i retten til familieliv etter den europeiske menneskerettskonvensjon (EMK) artikkel 8. Hvis myndighetene overtar omsorgen for et barn, påligger det dem likevel en positiv plikt til å sette inn tiltak for å tilrettelegge for gjenforening mellom barn og foreldre så snart det med rimelighet lar seg gjøre jf. Grl. § 102 og EMK art. 8 nr. 2.
  • Prinsippet om barnets beste er barnevernområdets mest sentrale Prinsippet fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104 og skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i 4-1 som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak til som er til det beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste.
  • Barnets rett til medvirkning er et særlig viktig krav som har vært undersøkt i dette Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 1-6 om retten til medvirkning. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Barnets synspunkter skal i samsvar med barnets alder og modenhet, alltid tas med i vurderinger og bidra til at avgjørelser som fattes er til barnets beste. Forskrift om medvirkning og tillitsperson gjelder for alle deler av barnevernets arbeid og utdyper hvordan barneverntjenesten skal sikre barnets medvirkning.
  • Forsvarlighetskravet i barnevernloven 1-4 innebærer at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i et tilstrekkelig omfang. Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, der særlig barnevernlovens formålsbestemmelse, prinsippet om barnets beste og barnets rett til å medvirke er viktige tolkningsfaktorer.
  • Dokumentasjon. Som en følge av forsvarlighetskravet i § 1-4, god forvaltningsskikk og plikten til internkontroll har barneverntjenesten plikt til å dokumentere både barnevernfaglige vurderinger og de faktiske forhold som ligger til grunn for de beslutninger og vedtak som fattes. Barneverntjenesten har en generell plikt til å dokumentere barnets medvirkning i saksbehandlingen jf. Forskrift om medvirkning og tillitsperson § 7. Avgjørelser som gjelder ytelser og tjenester etter barnevernloven regnes som enkeltvedtak, jf. bvl. § 6-1 annet ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Barneverntjenestens plikt til å følge opp barn i fosterhjem

Barnevernstjenestens plikt til å følge opp barn og foreldre etter vedtak om omsorgsovertakelse er overordnet regulert i barnevernloven § 4-16. Barneverntjenesten har etter § 4-16 et løpende og helhetlig ansvar for oppfølgingen for barnet, herunder å følge barnets utvikling og vurdere om det er nødvendig med endringer eller ytterligere tiltak for barnet slik at barnet får best mulig omsorg. En del av ansvaret innebærer også arbeidet med gjenforening, samt å legge til rette for samvær med søsken der hensyn til barnet ikke taler mot det. At barneverntjenesten har et løpende og helhetlig ansvar for oppfølgingen av barnet, innebærer at tjenesten på en systematisk og regelmessig måte må vurdere barnets behov. Det handler om å planlegge oppfølgingen, innhente informasjon og følge opp fosterhjemmet, vurdere, konkludere og iverksette beslutninger slik at barnet får den omsorgen og hjelpen det har behov for. Gjennomgående skal barnet medvirke og arbeidsprosessene understøttes av en systematisk internkontroll. 

Forskrift om fosterhjem § 7 gir en nærmere utdyping av hva som ligger i barneverntjenestens plikt til kontroll og oppfølging av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet.

Barnevernstjenestens oppfølging av fosterhjemmet skal være helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie jf. Forskrift om fosterhjem § 7 annet ledd. Oppfølgingsansvaret inkluderer nødvendig råd, veiledning og støtte til fosterforeldrene og gjelder så lenge barnet er i fosterhjemmet.

Fosterforeldrenes egne biologiske barn er også en del av fosterfamilien og må inkluderes i barneverntjenestens oppfølging av hvilke behov fosterhjemmet har.

Barneverntjenesten skal besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig, men minst fire ganger i året jf. fosterhjemsforskriften § 7 tredje ledd. For barn som har vært plassert i fosterhjemmet i mer enn to år, kan barneverntjenesten vedta at antall besøk skal reduseres til minimum to ganger i året.

Den delen av fosterhjemsarbeidet som handler om veiledning, oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet, er kanskje den delen av fosterhjemsarbeidet som er aller viktigst for å få fosterhjemsplasseringen til å fungere etter sitt formål. Ansvaret for kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet innebærer et ansvar for å foreta en jevnlig kontroll med at barnet får den omsorg det trenger og at fosterhjemsplasseringen for øvrig fungerer etter sitt formål. Det vil hele tiden være barneverntjenesten som har ansvaret for å vurdere hva som er nødvendig og forsvarlig oppfølging av det enkelte barn, om vilkårene for omsorgsovertakelse fortsatt er til stede og om det konkrete fosterhjemmet er et egnet tiltak for barnet. Barneverntjenesten vil også ha et ansvar for å foreta endringer i barnets omsorgssituasjon som viser seg å være nødvendige.

Barn som er under barnevernets omsorg, vil ofte ha særlige behov som må imøtekommes gjennom systematisk innsats. Å utarbeide planer er en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform.

Barneverntjenesten har ansvar for å utarbeide ulike planer som for eksempel omsorgsplan (bvl. § 4- 15 tredje ledd, fosterhjemsavtale (Forskrift om fosterhjem § 6), samværsavtaler/samværsplaner (bvl. § 4-19), tiltaksplaner for barn som mottar hjelpetiltak (bvl. § 4-5) og individuell plan for barn som har behov for langvarige og koordinerte tiltak eller tjenester (bvl. § 3-2 a).

Ved all oppfølging og utarbeidelse av planverk er det viktig at barneverntjenesten involverer og samarbeider både med barn og foreldre, jf. bvl. § 1-6 og § 1-7 på en systematisk måte.

Internkontroll

Det er nær sammenheng mellom styring av tjenesten og at tjenestene er forsvarlige. Kommuneloven § 25-1 jf. bvl. § 2-1 regulerer de krav som stilles til kommunene når det gjelder internkontroll. Internkontrollen skal være systematisk, og at den må ha et omfang og innhold som er tilpasset barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Det er kommunedirektøren i kommunen som er ansvarlig for internkontrollen. Bestemmelsens tredje ledd, bokstav a til e, stiller videre krav til innholdet i internkontrollen. Kommunen skal skaffe seg oversikt over, og følge med på, områder hvor det er fare for svikt i tjenesteenhetene eller at tjenestene ikke følger lov- og forskriftskravene. Hvilke styringsaktiviteter som er nødvendige for å få oversikt vil variere avhengig av blant annet organisering og størrelse på tjenestene.

God internkontroll kan bidra til at oppfølgingen av barn og fosterhjem foregår på en forsvarlig og kvalitativt god måte. Noen sentrale forutsetninger er imidlertid at den er risikobasert, tilstrekkelig formalisert og innbefatter ulike kontroll- og forbedringstiltak.

På barnevernsområdet må kravene til internkontroll ses i sammenheng med såkalte pliktbestemmelser i barnevernloven som har betydning for hvordan tjenesten skal sikre forsvarlige tjenester. I henhold til bvl. § 2-1 syvende ledd skal kommunen sørge for at de ansatte i barneverntjenesten får nødvendig opplæring og veiledning. Ansvaret omfatter innebærer blant at ansatte må følges opp og få nødvendig støtte i arbeidet.

3.   Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Bakgrunnsopplysninger

Grimstad kommune ligger i Agder fylke. Pr. 2.kvartal 2022 hadde Grimstad kommune 24 250 innbyggere. Kommunen har en variert næringsstruktur med industri, jordbruk og offentlig tjenesteyting. Kommunen har 10 barne- og ungdomsskolen og én videregående skole.

Universitet i Agder har avdelinger i Grimstad kommune.

Kommunemonitoren for 2021 viser at barneverntjenesten i Grimstad har 4,4 stillinger pr. 1000 barn i alderen 0-17 år. Dette gjelder ansatte med fagutdanning. I resten av fylket ligger antall stillinger i snitt på 5,2.

Kommunen har omsorgen for ca. 50 barn, de fleste av disse i fosterhjem som omfattes av tilsynet.

Organisering

Kommunedirektøren er øverste administrative leder i Grimstad kommune. Det er fire avdelinger i linje under kommunedirektøren ledet av hver sin kommunalsjef, henholdsvis avdeling for Oppvekst, Helse og omsorg og Samfunn og miljø og kommunikasjon, kultur og næring. Barneverntjenesten er organisert under Oppvekstsektoren.

Denne sektoren består av barnehager, skoler, kvalifiseringstjenesten og barn- unge og familie (BUF).

Under BUF er barneverntjenesten sammen med Kvalifiseringstjenesten, PP-tjenesten, Helsesykepleier- og jordmortjenesten, spesialpedagoger barnehage, Grimstad familiesenter og MOT/SLT-rådgiver.

Enhetsleder for BUF ble tilsatt 01.06.2022, og er i gang med å jobbe frem administreringen av denne nye avdelingen.

Barneverntjenesten består av leder, fagkoordinator og tre faggrupper; Mottak og undersøkelse, Tiltak/Hjemme hos og Omsorg/Fosterhjem/Ettervern.

Barnevernleder har et overordnet fag- og personalansvar og vedtaksmyndighet. Fagkoordinator har delegert stedfortrederansvar, og er i barnevernleders fravær delegert vedtaksmyndighet.

Omsorgsgruppen består av gruppeleder og 6 kontaktpersoner. Gruppeleder har også oppfølging av saker. I tillegg er det ansatt en «Hjemme Hos»-konsulent som er organisert under omsorgsgruppa.

Barneverntjenestens oppfølging av barn i fosterhjem

Medvirkning

Rutiner

Ifølge rutinen Barneverntjenestens oppgaver og plikter skal barneverntjenesten sørge for at barnet blir informert om at det er fosterbarn og om årsaken til dette, herunder sørge for at barnet får hjelp til å kunne ta vare på sin historie på en best mulig måte, alt tilpasset barnets alder og modenhet.

Videre står det under rutinen Oppfølging av barn i fosterhjem at barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med alder og modenhet. Barnet skal få mulighet til å uttrykke sine meninger, men skal ikke utsettes for press til å medvirke. Barnet skal få informasjon om beslutninger og avgjørelser som skal tas om forhold som angår barnets eget liv, ut ifra alder og modenhet.

Videre står det at barnet skal informeres så tidlig som mulig om tillitsperson, og påminnes om dette årlig i forbindelse med oppfølgingsbesøk. At barnet er informert, og ønsker vedrørende dette, skal dokumenteres.

I rutine for utarbeidelse av omsorgsplan kommer det ikke frem hvordan barnet skal medvirke.

Det forelå ingen rutine for informasjon til barnet om hvordan opplysningene de gir blir brukt/hvem de blir formidlet til og rutine for når barnet skal informeres om partsrettigheter.

Saksmapper

I 10 av 10 gjennomgåtte saksmapper hadde barneverntjenesten snakket med eller observert barna. De tilrettela også for samtaler alene med barna dersom de ønsket det. Det er ikke dokumentert at samtalene ble planlagt, utover mal for referat fra oppfølgingsbesøk.

I alle sakene fant vi at kontaktpersonen responderte på barnets behov, og at barnet, i de fleste sakene, ble gitt mulighet til å uttale seg før avgjørelse ble tatt. Enkelte tema ble fulgt opp ved flere oppfølgingsbesøk. Videre viser mappegjennomgang at barneverntjenesten tilrettelegger for, og tilstreber, at barna skal få medvirke i de sakene vi har lest. Det er foretatt samtaler med barna, både i forbindelse med oppfølgingsbesøk og utenom disse. Det fremgår som at de ansatte etterstreber å sikre barnets stemme, og at de tilrettelegger besøkene slik at barna får tilbud om å snakke med kontaktpersonen alene. Der barna ikke ønsker samtaler alene, dokumenteres dette i de fleste sakene vi har gjennomgått.

Intervjuer

I intervjuene, bekreftet kontaktpersonene at de hadde fokus på å snakke med barna alene under oppfølgingsbesøkene. Barna blir i stor grad involvert når det gjelder samvær.

Barneverntjenesten informerte ikke barna om hvordan informasjonen de ga ble benyttet, og om deres rett til innsyn i opplysningene.

Fosterforeldrene som ble kontaktet bekreftet kontaktpersonenes uttalelser om at de snakker med barna, og at de stort sett snakker med barna alene. Når de blir eldre, får barna mobilnummeret til kontaktpersonen slik at de raskt kan nå denne på egenhånd.

Fosterbarna gav tilbakemelding på at de alltid ble snakket med, og de fikk snakke med kontaktpersonene alene om de ønsket det. De opplevde at kontaktpersonen var tilgjengelig og lyttet til det barna sa. De opplevde også at de fikk være med og ta avgjørelser i enkelte saker.

I samtalene med barna og i saksgjennomgangen, kom det frem at barneverntjenesten responderte på, og fulgte opp det barna tok opp. Enkelte tema ble fulgt opp ved flere oppfølgingsbesøk.

Fosterbarn vi snakket med hadde ikke fått informasjon om retten til å ha med seg en tillitsperson i samtaler med barneverntjenesten. Flere forteller likevel at de har hatt mulighet til å ha med seg en voksen de er trygge på i møte med barneverntjenesten.

Oppsummert fant vi følgende forbedringspunkter for barneverntjenestens arbeid med medvirkning:

  • Det er ikke tilstrekkelig dokumentert at barnet har blitt spurt om tillitsperson, og om barnet ønsker å benytte seg av det.
  • Det er ikke tilstrekkelig dokumentert at barnet blir informert om hva opplysningene de gir kan brukes til, og hvem som kan få innsyn i dem.
  • Barna opplever at det kan ta tid fra avgjørelser blir tatt til at tiltak blir iverksatt
  • Det blir ikke rutinemessig informert om partsrettigheter når fosterbarn fyller 15 år.

Planlegging av oppfølging av barnet

Rutiner

Gruppeansvarlig for omsorgsgruppa fordeler saker, og hver kontaktperson har i snitt 12 saker. Rutinen for oppfølging av barn i fosterhjem beskriver hvordan barneverntjenesten skal planlegge arbeidet. Kontaktpersonen skal blant annet utarbeide et årshjul, og en plan for oppfølgingen av fosterhjemmet som skal lagres i egen mal i postjournal. Det skal gjennomføres minimum 4 besøk

i året, med minimum 4 samtaler med barna. Det er også beskrevet hva innholdet i samtalene bør være, og at kontaktpersonen skal snakke med fosterforeldrene om støttetiltak. Kontaktpersonene blir anbefalt å starte planleggingen for neste års oppfølging i løpet av 4. kvartal.

Saksmapper

Gjennomgang av saksmappene viser at alle kontaktpersonene bruker noen maler og rutiner. Vi fant at overordnede planer for langsiktig planlegging, som for eksempel arbeidsplan, var lite brukt. Det ble i alle saker utarbeidet omsorgsplan og samværsplan. Samværsplanene oppdateres

jevnlig. Årsplan for fosterhjem ser vi er benyttet i noen saker. I ni av ti saker så vi at fosterforeldrene var involvert i planleggingen av arbeidet som skulle utføres. Mal for oppfølgingsbesøk brukes, men vi ser at felt for «temaer og oppgaver til oppfølging til neste besøk» er lite brukt.

Intervjuer

Under intervjuene kom det frem at det ikke utarbeides årshjul og plan for oppfølgingen.

Oppfølgingsbesøkene planlegges i stor grad fra gang til gang i samarbeid med fosterforeldrene. Det er ikke dokumentert at oppfølgingsarbeidet skjer i samarbeid med barna. Det settes ikke mål for oppfølgingen, og det evalueres derfor ikke om målene er nådd. Det er få spor av planlegging av innholdet i samtalene med barna i dokumentasjonen.

To ansatte nevner årsplan for fosterhjem som et nyttig verktøy. Ledelsen opplyste at de ville ha fokus fremover på å vurdere om det er behov for å utarbeide arbeidsplaner.

Fosterforeldrene vi intervjuet gav tilbakemelding om at de ikke ser langsiktige planer for oppfølgingen.

Oppsummert fant vi følgende forbedringspunkter for barneverntjenestens arbeid med planlegging av oppfølging av barnet:

  • Arbeidsplan/årsplan benyttes i liten grad
  • Individuell plan (IP) brukes sjelden
  • Sjelden utfylt feltet «temaer og oppgaver til oppfølging til neste besøk»
  • Barna har ikke fått medvirke i utarbeidelsen av omsorgsplanen
  • Tjenesten har ikke ruiner for hva ny kontaktperson skal sette seg inn i ved overtagelse av sak

Oppfølgingsbesøk

Rutiner

Rutinene for oppfølgingsbesøk går frem av rutinen for oppfølging av barn i fosterhjem. Her står det at barneverntjenesten skal ha kontakt med barnet så ofte som nødvendig. Barneverntjenesten skal gjennomføre minst fire oppfølgingsbesøk per år i fosterhjemmet. Barneverntjenesten skal møte barnet under oppfølgingsbesøkene. Det står at antall oppfølgingsbesøk kan reduseres til to i året. Vilkåret for dette er om barneverntjenesten vurderer forholdene i fosterhjemmet som gode, og at plasseringen i det aktuelle fosterhjemmet har vart i mer enn to år. Rutinen viser til mal i familia.

Saksmapper

I saksmappene ser vi at det skrives referater fra oppfølgingsbesøkene. Referatene sendes til fosterhjemmene. I seks av sakene mangler noen av oppfølgingsbesøkene eller dokumentasjon av besøkene. Vi ser at barneverntjenesten har gjort vurderinger av behovet for oppfølgingsbesøk i tre av seks saker hvor det var aktuelt.

I de tilfeller hvor barneverntjenesten har besluttet å redusere antall oppfølgingsbesøk, ser vi at det er delvis mangler knyttet til dokumentasjon av at forholdene ligger til rette for å redusere antallet besøk. I ni av sakene ser ikke Statsforvalteren at det er informasjon som tilsier at ekstra oppfølgingsbesøk burde blitt vurdert uten at det er gjort.

Statsforvalteren ser at det er hyppig kontakt mellom barnevernet og fosterhjemmene i de fleste sakene. I alle sakene hvor det har vært aktuelt, ser vi at barneverntjenesten har vært oppmerksomme på overganger i barnets liv. Dette gjelder særlig overganger knyttet til skole.

I tre av sakene hvor det aktuelt, kan vi ikke se spor av at barneverntjenesten har tilbudt samtale med biologiske barn i fosterhjemmet de to siste årene, mens i tre saker ser vi at barneverntjenesten har snakket med, eller tilbudt seg å snakke med biologiske barn.

Intervjuer

Ansatte i barneverntjenesten forklarer at de følger opp fosterhjemmene etter behov. Med det menes at standarden er 4 besøk i året, men det kan bli flere ved krevende plasseringer. Det kan også skje at det vedtas en reduksjon til 2 besøk i året der det er god utvikling, stabilt og lite behov for veiledning og oppfølging. Ansatte er usikre på hvem som vedtar en slik reduksjon av besøk.

Besøkene planlegges oftest for et ½ år av gangen. De har ikke rutine for at barna gjøres kjent med at de kan lese rapporter etter tilsynsbesøk.

I omsorgsgruppa har de fokus på at de skal snakke med fosterforeldrenes biologiske barn under besøkene. Ansatte sier at dette fort kan bli glemt. Fagleder minner av og til om dette på fagmøter.

De ansatte nevner at malene de bruker mest i sitt arbeid med oppfølging av fosterhjem, er malen for samværsplan, mal for oppfølgingsbesøk og årsplan for oppfølging av fosterhjem. Noen nevner at de er kjent med arbeidsplan ved fosterhjemsplassering, men denne brukes i mindre grad.

Fosterforeldre vi har snakket med viser stort sett til oppfølgingsbesøkene når de får spørsmål om hvordan barneverntjenesten følger opp fosterbarnet. Det er ulikt hvordan fosterforeldrene opplever oppfølgingsbesøkene. Noen opplever at besøkene har en i overkant høy grad av uformell tone, hvor mål og tema i liten grad kommer frem. Andre opplever at de selv klarer å formidle barnas behov, og at saksbehandlers spørsmål og struktur da er mindre betydningsfull. Fosterhjemmene opplever at barneverntjenesten følger opp oppfølgingsbesøkene. Tilbakemeldingene fra fosterhjemmene er at barneverntjenesten stort sett ikke snakker med fosterfamiliens biologiske barn.

Fosterbarna vi har snakket med, har ulike erfaringer med å få besøk av kontaktperson i barnevernet, og det er i noen tilfeller uklart om det er oppfølgingsbesøkene vi snakker om, eller andre former for besøk fra barneverntjenesten. Det er likevel flere som forklarer at barneverntjenesten kommer på noen besøk i året. Det er flere som er positive til dette og positive til barnevernets oppfølging. Det er også fosterbarn som opplever at det er noen få møter som blir planlagt i året, og som tror barnevernet kanskje treffer fosterforeldrene oftere.

Oppsummert fant vi følgende forbedringspunkter for barneverntjenestens arbeid med oppfølging av fosterhjemmet:

  • Fosterforeldrene sier at barneverntjenesten stort sett ikke snakker med biologiske barn Vi finner få spor av slike samtaler i de innsendte dokumentene
  • Rutinen sier ikke noe om hvem som har myndighet til å redusere antall oppfølgingsbesøk
  • Det er mangler ved dokumentasjonen av begrunnelsen og grunnlaget for å redusere antall oppfølgingsbesøk i brev om beslutning om dette

Informasjonsinnhenting

Rutiner

I malen for notat fra oppfølgingsbesøk går det frem av hjelpeteksten at barneverntjenesten skal innhente informasjon fra barnet knyttet til trivsel, ønsker, behov, samvær. I rutinen for oppfølging av barn i fosterhjem står det om tema barneverntjenesten bør/skal/kan snakke med fosterbarnet om, og viser da til fritidsaktiviteter, venner, skole/barnehage, helse. I malen står det også at barnevernet skal innhente informasjon fra fosterforeldre om deres opplevde behov for oppfølging fra barneverntjenesten eller andre, behov fremover, og om hvordan eventuelle forsterkningstiltak fungerer. Dette skal begrunnes i barnets behov.

I arbeidsplanen ved fosterhjemsplasseringer skal det fylles ut hvem det skal samarbeides med for å oppnå målene i planen. Arbeidsplanen kan tas i bruk i tillegg til omsorgsplanen, og skal bidra til at det jobbes systematisk opp mot konkrete mål i komplekse saker.

I rutine for oppfølging av barn i fosterhjem går det frem at formålet med rutinen er å «sikre forsvarlig saksbehandling. Barneverntjenesten skal følge barns utvikling nøye. Det skal vurderes om den hjelpen som gis er hensiktsmessig, eventuelt om det er behov for nye tiltak.

Saksmapper

I saksmappene fant vi at barneverntjenesten har oppdatert informasjon om barnet i alle saker. Dette kommer i hovedsak til syne gjennom referat fra oppfølgingsbesøk, referater fra telefonsamtaler, referater fra møter med ansvarsgrupper rundt barna der det er aktuelt, og gjennom rapporter fra tilsynsfører. I syv saker ser vi at innholdet i rapportene fra tilsynsfører brukes i oppfølgingen, og dette skjer delvis i tre saker. I alle sakene er barnet en sentral informasjonskilde.

Intervjuer

Barneverntjenesten nevner først og fremst fosterforeldrene som en sentral informasjonskilde. Det er få som nevner barna som sentral informasjonskilde. De har ikke rutine for å informere barna om deres partsrettigheter.

De fleste fosterforeldrene Statsforvalteren har snakket med, erfarer at barneverntjenesten innhenter informasjon om sentrale og relevante områder av barnas liv.

Barna sier at de blir spurt om hvordan de har det og deres mening rundt ting som skal skje. Et barn nevner at kontaktpersonen er mest opptatt av samvær og praktisk gjennomføring av dette, mens tilsynsfører er mer opptatt av hvordan det går på skolen, på fritiden og i fosterhjemmet.

Vurdering, konklusjon og iverksetting av beslutninger

Rutiner

I malen for notat fra oppfølgingsbesøk er det tatt inn et felt hvor behovet for eventuelle forsterkningstiltak skal komme frem. I rutinen beslutningsmyndighet/ delegasjonsoversikt, finner vi oversikt over hva kontaktpersonen har ansvar for å beslutte og iverksette, og hva som må godkjennes av barnevernleder.

Saksmapper

Vi ser spor av at barneverntjenesten vurderer behovet for tiltak/oppfølging/forsterkning i alle sakene. Det meste av vurderingene som gjøres, gjøres gjennom oppfølgingsbesøkene. Vi ser i liten grad spor av interne drøftinger hos barneverntjenesten. I åtte av sakene ser vi at behovet for endringer eller ytterligere tiltak er jevnlig vurdert. Der hvor barneverntjenesten vurderer, ser vi at det i en god del tilfeller er mer faktaopplysninger enn vurderinger.

I alle sakene hvor det har vært aktuelt, har barneverntjenesten sendt nødvendige henvisninger. I åtte av sakene har barneverntjenesten jevnlig vurdert behov for endringer eller ytterligere tiltak i fosterhjemmet. Det er en sak hvor det er bekymringsfull informasjon som ikke følges opp. I åtte av ti saker er beslutninger iverksatt så raskt som situasjonen tilsier.

I åtte av sakene går det frem av dokumentasjonen at utfallet av beslutningene er kommunisert til barnet. I alle sakene har fosterforeldrene fått informasjon om utfallet av beslutninger. I en av sakene kan vi ikke se at utfallet av en beslutning er formidlet til en relevant instans eller part.

Intervjuer

Ifølge kontaktpersonene er det gjenkjennbart at det kan gå noe tid fra det er tatt beslutning om tiltak til det blir gjennomført. Ofte er det utenforliggende faktorer som det å finne en støttekontakt, et besøkshjem eller vente på svar fra spesialisthelsetjenesten.

Gjennom intervju med fosterbarn og fosterforeldre, ser vi at tidsaspektet er et sentralt tema, hvor noen opplever at det tar lang tid å få svar på ønsker om endringer. Noen mener de får svar underveis under oppfølgingsbesøk.

Oppsummert fant vi følgende forbedringspunkter for barneverntjenestens arbeid med vurdering, konklusjon og iverksetting av beslutninger:

  • Noen fosterforeldre og fosterbarn opplever at det tar tid fra ting blir besluttet til det blir iverksatt
  • Barnevernfaglige vurderinger kan med fordel være mer vurderinger enn gjentagelse av fakta

Styring og internkontroll

Myndighet og delegering

Rutiner

Barneverntjenesten har en rutine som heter Beslutningsmyndighet/delegasjonsoversikt. Her fremkommer barnevernleder, fagkoordinator, gruppeansvarlig og kontaktpersons myndighet og ansvarsoppgaver.

Når det gjelder myndighet, fremkommer det bl.a. at barnevernleder underskriver alle vedtak og behandler avvik i QM+. Fagkoordinator er stedfortreder for barnevernleder. Gruppeansvarlig kan beslutte hjelpetiltak.

Egenvurdering

Barneverntjenesten opplyser at de er i en prosess rundt rollene knyttet til gruppeansvarlig og fagkoordinator. Gruppeansvarlig har hatt rollen i 20%, men er i ferd med å øke denne.

Intervjuene

De ansatte opplyser at de er kjent med hva som er deres ansvarsområder/oppgaver, samt hva som er barnevernleder, fagkoordinator og gruppeleder sine ansvarsområder.

Opplæring og veiledning

Rutiner

Kommunen har en kompetanseplan for barneverntjenesten i Grimstad for 2021-2025. I planen fremkommer det blant annet at barnevernfaglig kompetanseutvikling foregår på ulikt plan; gjennom det daglige arbeidet i samarbeid med kollegaer, gjennom kollegaveiledning, gjennom faste møtefora og faglige drøftinger i det daglige. Saksgjennomgang og veiledning med gruppeansvarlig / fagkoordinator er satt i system. Gruppeveiledning med ekstern veileder gjennomføres hver 4. uke. Se mer om dette nedenfor.

Barneverntjenesten benytter Visma Veilederen som digital opplæringsplattform. I 2021 ble det besluttet at alle avdelingene skulle sette av tid på gruppemøter for felles opplæring som er for de ulike områdene (jf. årshjul i Visma Veilederen). Alle ansatte skal gjennomføre tester for hvert tema. Gruppene gjennomfører de kurs som er relevant for arbeidsoppgavene til sine respektive grupper. Visma Veilederen fører oversikt over de som har gjennomført kurs, og administrator (barnevernleder) har tilgang til denne oversikten.

Det foreligger egne rutiner i QM+ for nyansattopplæring internt. Den nyansatte får tildelt en mentor som skal sikre helhetlig grunnopplæring i elementære oppgaver og oversikt over tjenesten. Visma Veilederen er også en viktig del av opplæringen, bl.a. gjennom ulike digitale kurs.

I dokumentet Beslutningsmyndighet/delegasjonsoversikt fremkommer det at fagkoordinator har fagveiledning med kontaktpersoner etter ønske fra gruppeansvarlig, deltar i opplæring av nyansatte, deltar i gruppemøtene ved behov og deltar på møter hvor kontaktperson ønsker å ha med seg lederstøtte, etter avtale med gruppeansvarlig.

I samme dokument fremkommer det at gruppeansvarlig omsorg har ansvar for veiledning på sak, og at hver kontaktperson har anledning til å be om veiledning på enkeltsaker uten gruppemøtene.

Videre fremkommer det i dette dokumentet at kontaktpersonene selv tar initiativ til å søke andre internt, tilknyttet vanskelige avgjørelser. Dersom saken tilsier det, må kontaktperson selv ta beslutning om å drøfte saker med co-kontaktperson, egen faggruppe, gruppeansvarlig, fagkoordinator, barnevernleder eller bringe saken opp til psykologveiledning.

Egenvurderingen

Tjenesten har en ny rutine for nyansatte og nyansattopplæringsarbeid i samarbeid med Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen. Tjenesten har videre en mentorordning og Visma veilederen.

Videre har tjenesten en kultur med «åpne dører», ukentlige drøftinger i gruppemøter i saker for kontaktpersonen som trenger veiledning/drøfting i sakene sine. Ellers får de ansatte delta på kurs og seminarer for å økt kunnskap om arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem.

Intervjuene

De ansatte opplyser at opplæringsrutiner for nyansatte nå er på plass.

Alle ansatte får veiledning fra fagkoordinator og gruppeleder, samt av psykolog hver 4. uke. Samtlige ansatte oppgir at de har god tilgang på fag- og kollegastøtte. Samtidig nevner flere ansatte at de kan oppleve å stå litt alene i sakene, da de som oftest følger opp fosterhjemmene alene uten en «kontaktperson 2».

De ansatte oppgir at det er opp til dem selv å melde inn saker til felles drøft og gjennomgang i gruppemøtene. Samtlige ansatte sier at de pleier å melde inn egne saker. De fleste svarer at de ikke tror det er noen forventning om at alle sakene blir løftet/gjennomgått i gruppemøte i løpet av året. Ansatte er ikke kjent med om det er et system for at alle sakene skal gjennomgås.

Barnevernleder opplyser at han ønsker å frigi gruppeansvarlig og fagkoordinator ytterligere for at de kan jobbe mer med fag. Målet er bl.a. at gruppeansvarlig ikke skal ha noen egne saker, og jobbe mer med rutiner og oppfølging av de ansatte i gruppen. De er i en prosess rundt dette, og har ikke skriftliggjort dette.

Rapporteringslinjer og møtestruktur

Rutiner

I dokumentet Møteoversikt barnevernet i Grimstad fremkommer hvilke møter som er innad i barneverntjenesten, frekvens, tidspunkt og deltakere. Her nevnes bl.a.

  • Gruppemøter en gang i måneden hvor alle i gruppen deltar, og barnevernleder eller fagkoordinator ved Formål: Fordele saker, legge til rette for at alle får mulighet til å drøfte sine saker. Barnevernleder og fagkoordinator deltar etter invitasjon eller eget ønske
  • Gruppeansvarligmøter en gang i måneden hvor alle gruppeansvarlige, fagkoordinator og barnevernleder Formål: Driftsrelaterte temaer; bl.a. rapportering fra gruppene, press, nøkkeltall, bemanning og utvikling av avdelingen.
  • Beslutningsmøter ved behov
  • Fagmøter hver fjerde uke for alle Formål: Intern opplæring og eksterne aktører/samarbeidspartnere kommer og informerer om sitt arbeidsområde.
  • Veiledning med ekstern psykolog hver fjerde uke.

Hvert møte har sin egen rutine hvor lovhjemmel, formål, virkeområde, ansvar/myndighet, beskrivelse/fremgangsmåte/dokumentasjon/beslutningsmyndighet og internkontroll/avviksbehandling  fremkommer.

Det er ingen tilsvarende rutine for møtestruktur/rapportering fra barnevernleder og øvrig ledelse i kommunen.

Egenvurdering

Barneverntjenesten svarer at de delvis sikrer at ansattes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem følges opp og kvalitetssikres av nærmeste leder. Det opplyses at det er lagt stor vekt på tillit til den enkelte ansatte. Den ansatte plikter å melde ifra dersom det er oppgaver som ikke blir gjort.

Kontaktpersonene kan sette opp tid sammen med gruppeansvarlig for gjennomgang av nøkkeltall, men dette har vært vanskelig å gjennomføre på grunn av kapasiteten til gruppeansvarlig. Det blir minnet om nøkkeltall for alle i gruppemøtene. De ansatte blir også anbefalt å bruke årsplan for oppfølging av fosterforeldre. Barneverntjenesten rapporterer til SSB og Statsforvalteren på frister.

Videre opplyses det at barnevernleder har møter med enhetsleder hver 14. dag. Informasjonen følger linjen via enhetsleder – kommunalsjef – kommunedirektør gjennom faste møter.

Barneverntjenesten oppgir at kommunens øverste ledelse delvis etterspør tilstanden og risiko i tjenesten, og at dette gjøres i møter.

Intervjuene

Barnevernleder opplyser at han ikke har noen faste rutiner for hvordan og hva han skal følge med på det arbeidet som gjøres i egen tjeneste. Han opplyser at han tar noen stikkprøver av og til, det er ca. et halvt år siden sist. Barnevernleder opplyser at den viktigste oppgaven er å trygge de ansatte på at de gjør en god jobb. Han har høy grad av tillit til de ansatte og stoler på at de tar kontakt med leder dersom de har noen spørsmål. De ansatte er flinke til å hjelpe hverandre, og at det blir en kontroll av arbeidet som gjøres gjennom denne kollegastøtten/veiledningen. Målet er likevel at alle sakene drøftes i gruppemøte, og at gruppeleder skal frigis mer slik at hun har kapasitet til å følge med på saksbehandlingen og veilede de ansatte.

Enhetsleder, som er barnevernleder sin nærmeste leder, og barnevernleder, har faste møter hver 14. dag. Barnevernleder opplyser at han rapporterer på det som det er behov for å rapportere på. Han beskriver seg som en selvgående leder, men han opplever å få støtte fra ledelsen der han trenger det. Barnevernleder sier at enhetsleder etterspør lite rundt barnevern, men hun er ny som enhetsleder for barnevern. Enhetsleder bekrefter at barnevernleder styrer agendaen i disse faste møtene, ut ifra hva han ønsker å informere om. Som eksempler på informasjon nevner enhetsleder personalmessige forhold, drift og budsjett. Enhetsleder opplyser at hun kan etterspørre avvik og barnevernleder/barneverntjenesten sine behov. Enhetsleder opplever at hun får den informasjonen hun trenger i møtene med barnevernleder. Begge lederne opplyser at det ikke skrives referat fra disse møtene.

Enhetsleder og kommunalsjef har pr i dag ikke faste møtepunkter eller faste punkter/tall/temaer som det skal rapporteres på innenfor barnevernsfeltet. Dette er noe kommunen jobber med å få på plass. I dag fungere kommunikasjonen slik at enhetsleder samler opp temaer og ber om samtale med kommunalsjef ved behov. Det gjennomføres da uformelle møter som det ikke skrives referat fra.

Det er pr i dag ikke satt i system hva enhetsleder skal rapportere videre til kommunalsjef.

Enhetsleder og kommunalsjefen får informasjon om status i tjenesten gjennom tilstandsrapporten. Lederne følger ikke med på fristrapporteringen til Statsforvalteren.

Kommunedirektører bekrefter at han har faste møter med kommunalsjef, men ikke faste møter med enhetsleder og barnevernleder. Saker løftes i linjen. Både kommunedirektøren og kommunalsjefen opplyser at det pr i dag ikke foreligger noen faste indikatorer, som sier noe om bildet i barneverntjenesten, som skal gjøres kjent for kommunedirektøren. Kommunen er i en prosess med å få dette på plass.

Kommunedirektøren rapporterer muntlig til politisk nivå 1 gang i måneden og skriftlig rapport hvert tertial. Hver enhetsleder har laget sin egen rapport som er vedlegg til denne rapporten. Årsrapport utarbeides i tillegg.

Barnevernleder ser ingen svakheter ved organiseringen slik den er i dag. Enhetsleder melder om et behov og ønske for å kunne hente ut nøkkeltall om tjenesten. Kommunalsjefen ser at det er behov for å få struktur på møtene mellom ledernivåene og jobbe med tydelige rapporteringsrutiner.

Kommunen skal bruke QM+ som internkontrollsystem, og jobber med å få dette på plass og implementert i alle ledd.

Rutiner, maler og sjekklister

Barneverntjenesten har oversendt de rutinene, malene og sjekklistene de benytter i arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem. De innsendte dokumentene favner de behovene den enkelte kontaktperson har i sitt oppfølgingsarbeid.

Egenvurdering

Barneverntjenesten svarer at de har nødvendige rutiner for oppfølgingsarbeidet som er kjent for alle ansatte som jobber med oppfølging av barn i fosterhjem, og at de har et system som sikrer jevnlig revidering av rutinene. Rutinene er tilgjengelige i QM+, og det legges inn dato for revidering av rutinene i dette systemet. Barnevernleder får en melding når det er tid for revidering.

Barnevernleder eller gruppeansvarlig/fagkoordinator gjennomgår da rutinen.

Intervjuene

Individuell plan brukes i liten grad og de ansatte og barnevernleder ser ikke helt nytten av en slik plan. Noen opplever at det er for mange rutiner og maler å forholde seg til, og at de heller spør en kollega enn å sjekke finne frem rutinene i QM+.

Risikoanalyser og avvikssystem

Rutiner/dokumenter

Kommunen har pr i dag ikke en skriftlig rutine for gjennomføring av risikoanalyser.

I forkant av tilsynsbesøket hadde kommunen utarbeidet et utkast til en risikoanalyse som ble fremlagt for oss på åpningsmøtet.

I kommunens internkontrolldokument oppdatert september 2022, fremkommer det at kommunen bruker avvikssystemet QM+, og det foreligger rutine for registrering og saksbehandling av meldinger i dette systemet. Det er en målsetning å få økt forståelse for avviksrapportering som et verktøy for forbedring.

Egenvurdering

Barneverntjenesten vurderer at det delvis er fare for svikt i arbeidet med å etterleve lov- og forskriftskrav når det gjelder oppfølging av barn i fosterhjem. De viser til tilstandsrapporten 2021. Som tiltak for å redusere faren for svikt har barneverntjenesten fått egen Hjemme Hos-konsulent for fosterhjemmene, økt bemanning, og de er i en prosess med å øke gruppeansvarlig sin kapasitet til veiledning og kvalitetskontroll.

Barneverntjenesten sier at de ansatte er informert om hva som er et avvik, og de er vist hvordan dette skal registreres i QM+.

Intervjuene

Ledelsen i kommunen opplyser at de ikke har vært kjent med områder med fare for svikt på barnevernsfeltet. Det har ikke blitt gjennomført risikoanalyser på barnevernfeltet de siste årene. Det ble innført i fjor at det skal utføres risikoanalyser i hver sektor. Kommunen har nå fokus på å få til en fast rutine med risikovurderinger. Barneverntjenesten har i høst utarbeidet et utkast til en risikoanalyse.

Vi viser til følgende funn knyttet til kommunens internkontroll:

  • Kommunene har pr i dag ikke et system som sikrer at sakene til den enkelte blir løftet, drøftet og gjennomgått
  • Kommunen har i dag ikke tydelig rapportering på kvaliteten i barneverntjenesten mellom barnevernleder og øvrige ledere i kommunen.
  • Risikoanalyser på barnevernsfeltet har vært fraværende inntil tilsynet etterspurte dette og det foreligger pr i dag ikke en ferdigstilt

4.   Vurdering av faktagrunnlaget opp mot lovgrunnlaget

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Barneverntjenestens oppfølging av barn i fosterhjem

Medvirkning

Mappegjennomgang, intervjuer med ansatte, fosterforeldre og barn viser at barneverntjenesten tilrettelegger for medvirkning i oppfølgingen av barn som bor i fosterhjem.

Statsforvalteren vurderer at malen for oppfølgingsbesøk sikrer dokumentasjon av barnets rett til medvirkning på en forsvarlig måte, jf. bvl. § 1-4. Vi ser imidlertid kvalitetsforskjell på hvor mye som er fylt ut i de ulike feltene, og forskjell på de barnevernfaglige vurderingene som dette skjemaet gir rom for. Vår vurdering er at det er et lederansvar å sikre at det utføres gode, barnevernfaglige vurderinger i disse referatene.

Det er ikke praksis for å rutinemessig informere fosterbarn om partsrettigheter når de fyller 15 år, men barna informeres når det oppleves relevant, som at de har en sak for fylkesnemnda. Vår vurdering er at dette ikke er tilstrekkelig, men at tjenesten må informere rutinemessig om partsrettighetene.

Vi vurderer at det i rutinene må inntas et punkt om medvirkning i utarbeidelse av omsorgsplan, om mulighet til å ha med seg en tillitsperson i ulike samtaler, og informasjon om retten til innsyn i egen sak.

Samlet vurderer Statsforvalteren at barneverntjenesten sikrer barns rett til medvirkning i oppfølgingsarbeidet på en forsvarlig måte, jf. bvl. § 1-6 og forskrift om medvirkning og tillitsperson § 7, jf. § 1-4.

Planlegging av oppfølging

Basert på mottatte rutiner og maler, mappegjennomgang og intervjuer med ansatte, ledere, fosterforeldre og barn, vurderer Statsforvalteren at planleggingen av oppfølgingen av barn i fosterhjem utføres på en måte som ivaretar den enkelte, selv om den kunne vært mer planmessig og systematisk. Vi begrunner dette med at oppfølgingsbesøkene forberedes og tilpasses det enkelte fosterhjem, og at forberedelsen tar utgangspunkt i tidligere hendelser i saken, tilgjengelig informasjon og forhold som skal følges opp fra forrige besøk. Vi vurderer at ved å ta i bruk årshjul for fosterhjem, og arbeidsplan, vil planleggingen av oppfølgingen bli mer systematisk og helhetlig. Det vil gi alle mer forutsigbarhet, og det vil gi mulighet for evaluering av mål som er satt i forkant.

Vår vurdering er at malen for referat fra oppfølgingsbesøk er et godt hjelpemiddel i planleggingen, i tillegg til at rutinen for oppfølgingsbesøk har eget punkt om planlegging. Vi ser at denne malen kan brukes mer aktivt ved at siste punkt – «temaer og oppgaver til oppfølging neste besøk» - fylles ut.

Dette gir også fosterforeldrene en pekepinn på hva som er tema for neste møte. Det vil også være en hjelp for barneverntjenesten til å følge opp den informasjon de får og de beslutninger som tas som følge av dette.

Det fremstår som at det tilstrebes at barna og fosterhjemmene kan medvirke i planleggingen, herunder komme med innspill til datoer for oppfølgingsbesøk, og til selve gjennomføringen. Vi ser, i likhet med de ansatte og ledere, at det er rom for forbedring når det gjelder å benytte omsorgsplanen mer aktivt inn i planleggingen.

Vi ser at barnevernet følger opp barna og fosterforeldrene, og det er tidvis svært tett kontakt.

Etter Statsforvalterens oppfatning er barneverntjenestens konklusjoner i tråd med vurderingene de har gjort i alle sakene.

Oppfølgingsbesøk

Funn fra saksmapper viser at barneverntjenesten ikke har klart å gjennomføre alle lovpålagte oppfølgingsbesøk i perioden 2020-2022. Vi ser likevel at oppfølgingsbesøkene jevnt over gjennomføres, og dokumenteres.

Etter en gjennomgang av saksmappene, finner Statsforvalteren lite dokumentasjon av barneverntjenestens vurderinger av om det er behov for å øke eller redusere antallet besøk i fosterhjemmet. Samtidig ser vi at barneverntjenesten flere ganger drar på ekstra besøk til fosterhjemmene, og/eller følger opp fosterbarn og fosterforeldre per telefon.

Statsforvalterens inntrykk av at oppfølgingsnivået tilpasses behovet i den enkelte fosterfamilie, understøttes av intervjuer med ansatte som forklarer at de følger opp ekstra når det er behov for det. Vi ser også at det i flere saker har vært gjennomført skolemøter og skolebesøk med fokus på overganger i skolen. På denne måten ser vi at barneverntjenesten har vært oppmerksomme på kritiske overganger i barnas liv.

Det går ikke frem av rutiner hvordan prosess knyttet til å redusere antallet oppfølgingsbesøk skal foregå. Gjennom intervjuer med ansatte understøttes inntrykket av at rutinen er utydelig, men de ansatte forklarer at de vet at de ikke skal ta avgjørelsen om å redusere oppfølgingsbesøkene uten at det har vært drøftet i faggruppemøte hvor også faggruppeleder deltar. Statsforvalteren mener barneverntjeneste likevel bør vurdere å få inn en tydelig, skriftlig rutine som beskriver prosessen knyttet til vurdering av reduksjon i antallet oppfølgingsbesøk.

Statsforvalterens samlede vurdering er at barneverntjenesten tilpasser oppfølgingen den enkelte fosterfamilie. Vår vurdering er at barneverntjenesten møter barn og fosterfamilier så ofte som nødvendig, for å gi barnet forsvarlig oppfølging i tråd med kravene i forskrift om fosterhjem §7 andre og tredje ledd, og barnevernloven § 4-16, jfr. § 1-4.

Informasjonsinnhenting

Statsforvalterens vurdering, på bakgrunn av mappegjennomgangen, er at barneverntjenesten sørger for å tilegne seg oppdatert informasjon om barnas liv. Vi mener at oppfølgingsbesøkene er sentrale informasjonskilder hvor oppdatert informasjon om barna kommer frem av referatet. Vurderinger av behovet for endringer, eller tiltak kommer frem gjennom referatene fra oppfølgingsbesøkene. Vi ser videre at rapporter fra tilsynsfører også er med på å gi utfyllende informasjon om barnas liv, og at samarbeidsmøter bidrar til å styrke barneverntjenestens informasjonsgrunnlag.

Vår vurdering er at barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnas utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak, jmf. Barnevernloven § 4-16 og kravet til forsvarlig saksbehandling i barnevernloven § 1-4.

Vurdering, konklusjon og iverksetting av beslutninger

Vi har fått ulike tilbakemeldinger fra fosterforeldre og barn som vi har intervjuet når det gjelder hvorvidt de raskt får svar på sine ønsker og spørsmål. Noen opplever å få svar med en gang, mens andre opplever at det tar lang tid før barneverntjenesten gir en tilbakemelding. Vi ser at dette også kan ha en sammenheng med hva slags beslutninger det er barn og fosterforeldre venter på, hvor noen beslutninger tar lenger tid å iverksette enn andre. Statsforvalteren kjenner også igjen fra mappegjennomgangen at det er enkeltsaker hvor det tar for lang tid før barneverntjenesten tar avgjørelser eller iverksetter avgjørelsene. Vår vurdering er at barneverntjenesten stort sett følger opp relevant informasjon i sakene, og at de iverksetter nødvendige beslutninger.

Vår samlede vurdering er derfor at barneverntjenesten stort sett iverksetter tiltak innen rimelig tid etter at beslutningene fattes. Vår vurdering er at saksbehandlingen er innenfor kravene som går frem av bvl. § 4-16, jf. § 1-4.

Styring og internkontroll

Etter Statsforvalteren sin vurdering har kommunen en organisering og delegering som er klar for de ansatte. Dette er nedtegnet i en skriftlig rutine og de ansatte opplyser at de er kjent med dette.

Vi vurderer at barneverntjenesten har implementert gode rutiner for opplæring av nyansatte. Det fremkommer av tilsendte rutiner og intervjuene at barneverntjenesten har fått på plass rutiner og tiltak for opplæring av nyansatte. Tilsynet snakket ikke med tilstrekkelig antall nyansatte til å få verifisert at dette også fungerer i praksis, men tilbakemeldingene fra de vi snakket med, er at oppfølgingen av nyansatte fungerer mye bedre etter at nye rutiner har kommet på plass.

Statsforvalteren vurderer at barneverntjenesten har tydelige og godt kjente rutiner for de ulike møtearenaene og innholdet i disse. Møtene fungerer som en god arena for å løfte og drøfte saker. Barneverntjenesten har imidlertid ikke et system som sikrer at alle sakene/riktige saker får en kvalitetskontroll gjennom drøft/gjennomgang i de aktuelt møteforum. Dette er en svakhet da man kan risikere at noen ansatte aldri tar opp sine saker, eller at enkelte saker som burde vært tatt opp ikke blir det. Statsforvalteren er gjort kjent med at tjenesten jobber med å frigjøre gruppeleders kapasitet ytterligere slik at hun kan bruke mer tid på saksstøtte. Målet er at alle saker skal løftes/drøftes med andre/leder.

Barnevernleder har ikke en systematisk oppfølging av arbeidet som utføres i omsorgsgruppa. Han gir uttrykk for tillitsbasert ledelse, hvor han stoler på at alle gjør det de skal på en forsvarlig måte. Statsforvalteren vurderer at det bør foreligge en kontroll av arbeidet som sikrer at tjenesten er forsvarlig. Vi ser ikke at dette går på bekostning av tilliten til den enkelte, men er en viktig del av internkontrollen.

Etter Statsforvalteren sin vurdering har kommunen ikke rutiner for innhold og hyppighet i møter mellom lederne (barnevernleder – enhetsleder – kommunalsjef – kommunedirektør). Det er pr i dag heller ikke fast og tydelig rapportering på kvalitet i barneverntjenesten mellom barnevernleder, enhetsleder, kommunalsjef og kommunedirektør. Dette er en svakhet da det blir opp til barnevernleder hva han ønsker å rapportere på videre til ledelsen. Tilsynet er kjent med at dette er noe ledelsen har fokus på, og det jobbes med å få på plass tydeligere rapporteringsrutiner.

Vår vurdering er at barneverntjenesten har mange relevante rutiner/maler og sjekklister knyttet til oppfølging av barn i fosterhjem. Disse er kjent for og tilgjengelige for de ansatte. Tilsynet ser i saksmappene og gjennom intervjuene at det er de samme rutinene/malene/sjekklistene de opplever som mest nyttige og dermed brukes.

Statsforvalteren vurderer at barneverntjenesten pr i dag ikke har en ferdigstilt og implementert risikoanalyse på barnevernsfeltet. Risikoanalyser er et viktig verktøy som bidrag til at oppfølgingsarbeidet utføres på en forsvarlig og kvalitativ god måte. Vi ble gjort kjent med at kommunen er i gang med å få på plass dette verktøyet.

Vi vurderer at tjenesten har et avvikssystem som er kjent for de ansatte, og tjenesten har fokus på hva som er et avvik og hvordan man melder.

Oppsummert:

Etter Statsforvalteren sin vurdering har kommunen flere mangler ved internkontrollen som innebærer en økt risiko for at tjenesten ikke følger opp barn i fosterhjem på en forsvarlig måte.

Statsforvalteren kan som hovedregel ikke gi en kommune lovbrudd på mangelfull internkontroll i seg selv. I dette tilsynet har vi sett at barneverntjenesten samlet sett følger opp barn i fosterhjem på en forsvarlig måte, på tross av, og ikke på grunn, av en velfungerende internkontroll.

Statsforvalteren presiserer viktigheten av at kommunen fortsetter arbeidet med å få på plass en velfungerende internkontroll på barneverntjenestens område.

5.   Konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Statsforvalteren forventer imidlertid at barneverntjenesten følger opp forbedringspunktene som fremgår av denne rapporten, og iverksetter adekvate tiltak på disse områdene.

Endelig rapport oversendes Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no

 

Med hilsen

(e.f)

Ingeborg Næs
Revisjonsleder  

 

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

Kopi til:

Statens helsetilsyn Postboks 231 Skøyen  0213 OSLO

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 14.09.2022.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Grimstad kommune, barneverntjenesten, og innledet med et kort informasjonsmøte 17.10.2022. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 21.10.2022.

Alle etterspurte dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens tjenestens nye ROS- analyse ble mottatt og gjennomgått under tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

  • Organisasjonskart og oversikt over ansatte i barneverntjenesten
  • Siste årsmelding fra barneverntjenesten
  • Siste virksomhetsplan fra barneverntjenesten
  • Delegasjonsoversikt
  • Aktuelle prosedyrer/rutiner/retningslinjer/maler/sjekklister knyttet til fosterhjemsarbeidet
  • Oversikt over møtestruktur
  • Rutine for avvikshåndtering, avviksskjema, oversikt over meldte avvik
  • Tiltak/prosedyrer som tjenesten bruker i sitt arbeid for evaluering og forbedring av tjenesten
  • Opplæringsplaner og utredning av kompetansebehov

Vi har gjennomgått 10 saksmapper til barn som barneverntjenesten følger opp. Det er gjennomgått dokumentasjon fra 01.01.2020 til d.d., i tillegg til relevante grunnlagsdokumenter.

5 fosterforeldre og 5 fosterbarn ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten

seniorrådgiver, Ingeborg Næs, revisjonsleder
seniorrådgiver, Gro Lislegard-Bækken, revisor
seniorrådgiver, Ida Øygard Danielsen, revisor

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Barneverntjenestens ansvar for oppfølging av barn plassert i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk