Rapport fra tilsyn med Arendal kommune/Nav Arendal. Tema for tilsynet var Nav-kontorets ansvar for å ivareta barns behov når familien søker økonomisk stønad 2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Arendal kommune og besøkte i den forbindelse Nav Arendal fra 07.09.2023 til 19.09.2023. Vi undersøkte om Arendal kommune/Nav Arendal sørger for å ivareta barns behov når familien søker økonomisk stønad.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

• Arendal kommune/Nav Arendal gjør ikke systematisk kartlegging av barns behov når familien søker om økonomisk stønad.
• Det fremgår ikke individuell vurdering om barns behov i stønadsvedtak vi har gjennomgått.

Ledelsen må sikre at barns behov systematisk kartlegges og vurderes i forbindelse med en families søknad om økonomisk stønad. Det er en kvalitetssvikt hvis Nav ikke fanger opp at det mangler slik grunnleggende kartlegging av barns behov.

Brukerne vi snakket med sa at de sjeldent eller aldri blir spurt om barnas situasjon. Flere etterlyser informasjon om rettigheter og hva de kan søke om. 

Dette er brudd på:

• Forvaltningsloven § 17
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§18,19, jf § 4.
• Kommuneloven § 25-1 (om internkontroll)

Kommunens styringstiltak sikrer ikke at barns behov blir kartlagt, og at utmålingen av stønad er konkret og individuelt begrunnet. Kommunen har ved egenkontroll av vedtak avdekket at det ikke alltid gjennomføres kartlegging som planlagt.

Det kan være risiko for svikt i tjenesteytingen siden kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Tilsynet viser behov for at ledelsen må sørge for at barns behov systematisk kartlegges og vurderes i forbindelse med en families søknad om økonomisk stønad. Også at opplysninger fra kartleggingen skrives ned. Svikt på dette området kan få konsekvenser for den enkelte familie ved at Nav ikke får fanget opp og gitt nødvendig hjelp til barn og unge i utsatte familier. 

Vi ba om at eventuelle kommentarer/innsigelser til faktagrunnlaget ble sendt til Statsforvalteren innen 31.01.2024. Vi mottok brev fra Nav Arendal 17.01.2024 med forslag om å tilføye tre ord i en setning på den delen av rapporten som gjelder organisering på Nav kontoret. Dette har vi gjort i den endelige rapporten.

1.  Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen ivaretar barns behov i saker om økonomisk stønad.

Statsforvalteren har undersøkt om:                                                      

• Nav-kontoret foretar en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.
• Nav-kontoret foretar en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier.
• Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlige sosiale tjenester til familiene.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg brukere er derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med at kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven     § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.

Krav til kartlegging

Nav-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging av familiens situasjon, hvor behovene til hvert enkelt familiemedlem må undersøkes. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier. Nav-kontoret skal kartlegge familiens behov med tanke på at barna skal ha mulighet til å delta på de samme sosiale arenaene som jevnaldrende barn der de bor.

Kommunen har en plikt til å innhente tilstrekkelige opplysninger før vedtaket fattes, jf. forvaltningsloven § 17. Sosialtjenesteloven §§ 18 og 19 sammenholdt med § 1 danner utgangspunkt for hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre en søknad om økonomisk stønad.

Det kommer ikke alltid tydelig frem hva familien har behov for. En del av kartleggingen blir å avdekke behov for stønad og hvordan familien bør følges opp for å oppnå lovens formål. Særlig nye brukere av sosiale tjenester er ikke alltid klar over at det kan søkes om stønad til andre utgifter utover livsopphold, husleie og strøm.

Hva som skal kartlegges vil avhenge av familiens situasjon og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningene som innhentes kan være både muntlige og skriftlige. Muntlige opplysninger skal nedtegnes, jf. forvaltningsloven 11 d.

For førstegangssøkere vil det som hovedregel være behov for en grundig kartleggingssamtale. Ved løpende søknader er det viktig med jevnlige samtaler for at opplysningene blir oppdatert og eventuelle nye behov blir avdekket.

Brukermedvirkning skal være sentralt i kartleggingen, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med familiene. Det er viktig at Nav-kontoret innhenter barnas synspunkter, direkte eller gjennom foreldrene. Det er opp til avtale mellom Nav-kontoret og familien om kartleggingssamtalene skjer på Nav-kontoret, ved hjemmebesøk eller på andre arenaer.

I samtale eller ved hjemmebesøk hvor det er språkutfordringer, er det viktig at Nav-kontoret bruker tolk slik at bruker får mulighet til å beskrive situasjonen. Manglende tolk kan medføre at Nav-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysninger slik at kartleggingen ikke blir tilstrekkelig.

Krav til vurdering og beslutning

Etter at Nav-kontoret har foretatt en tilstrekkelig kartlegging, skal Nav-kontoret gjøre en vurdering og fatte en beslutning om hvorvidt økonomisk stønad skal innvilges og eventuelt hva som innvilges. Har ikke Nav-kontoret foretatt en tilstrekkelig kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderes og det skal fattes en beslutning.

Nav-kontoret skal foreta en individuell vurdering, basert på opplysningene som har kommet frem i kartleggingen. Nav-kontoret må også synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov, og hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn.

I vurderingen etter § 18 skal familiens faktiske inntekter og utgifter legges til grunn. Fra 1. september 2022 fikk sosialtjenesteloven § 18 et nytt tredje ledd, hvor det fremgår at barnetrygd skal holdes utenfor beregningen av økonomisk stønad.

I vurderingen av hjelpebehovet skal Nav-kontoret legge til grunn familiens utgifter til et forsvarlig livsopphold. Det er ikke spesifisert i bestemmelsen hvilke utgifter som inngår i livsoppholdet, men formålsbestemmelsen og kravet om forsvarlig livsopphold gir anvisning om stønadsnivået.

Statlige og kommunale satser gir kun et utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Nav-kontoret må alltid foreta en individuell vurdering, hvor det blant annet tas hensyn til hvert enkelt barn.

Dersom Nav-kontoret avslår etter § 18, skal det vurderes om stønad i særlige tilfeller kan innvilges etter § 19. I likhet med § 18 må det foretas en konkret vurdering.

Stønad i særlige tilfeller er ikke en pliktmessig ytelse, men kan innvilges etter en konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikke dekkes gjennom § 18. 

Krav til oppfølging

Familier som mottar økonomisk stønad, vil i mange tilfeller ha behov for tett oppfølging for at lovens formål skal nås. Hensikten med oppfølgingen er å løse eksisterende sosiale problemer, og å forebygge at slike problemer oppstår. Oppfølgingen skal støtte opp under familienes mulighet til å bli selvhjulpen.

Kommunene har stor grad av frihet til å velge hvordan oppfølging av familier skal gjennomføres og organiseres. Det fremgår av veilederen til § 17 at oppfølgingen kan omfatte alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen, til faglig kvalifiserte råd og familieoppfølging.

Ifølge rundskrivet skal Nav-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familiens mulighet til å mestre sin livssituasjon på ulike områder. Dette innebærer at Nav-kontoret skal tilby familien samtaler, og at samtaler er det viktigste elementet i oppfølgingen. Som utgangspunkt skal Nav-kontoret tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier mottar økonomisk stønad. Imidlertid kan det være faglige årsaker til at det ikke er gjennomført samtaler i enkelte saker.

Nav-kontorets oppfølgingsansvar inneholder ikke mer enn det Nav-kontoret har ansvaret for etter sosialtjenesteloven, og gjelder ikke utføring av tjenester og oppgaver som ligger til andre instanser. Samtidig er forsvarlig oppfølging ofte betinget av at Nav-kontoret samarbeider med andre tjenester.

Nav-kontorene skal ivareta sin oppfølgingsplikt ved at de fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter § 17. At en avgjørelse er et enkeltvedtak har betydning for hele søknadsprosessen; fra informasjon, søknad og utredning, til avgjørelsens innhold og form og muligheten til å klage.   Det kan enten fattes eget vedtak etter § 17, eller det kan fattes sammen med vedtak om økonomisk stønad.

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3.  Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Det var totalt 45.891 innbyggere i Arendal kommune per 01.01.2023 (SSB).

KOSTRA tall fra Statistisk sentralbyrå (SSB) for 2022 viser at det var totalt 1490 sosialhjelpsmottakere i Nav Arendal, av disse var 276 i aldersgruppa 18-24 år. Det var 548 mottakere som hadde sosialhjelp i 6 måneder eller mer. Det var 480 barn i familier som mottok økonomisk sosialhjelp.

Arendal kommune er med i prosjektet «Nye mønstre – trygg oppvekst». Dette er et prosjekt rettet inn mot oppfølging av barnefamilier med vedvarende lavinntekt, og familiene som deltar i dette prosjektet får tilbud om oppfølging fra en kontaktperson.

Beskrivelsen av virksomhetens organisering

Nav Arendal er organisert med en Nav leder, og følgende seks avdelinger med hver sin avdelingsleder:

Administrasjon, Marked, Ungdom, Oppfølging, Sosial, Inkludering.

Søknader om økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven behandles av sosialavdelingen og inkluderingsavdelingen. I Inkluderingsavdelingen er det kun bosettingsteamet som fatter vedtak etter sosialtjenesteloven. I sosialavdelingen er det et sosialteam som bla annet fatter vedtak etter sosialtjenesteloven og et bolig- og økonomiteam som bla har ansvar for å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven for de brukerne teamet har kontakt med, forvaltning av trygd, boligsosialt arbeid, midlertidig botilbud, tildeling av kommunale boliger, virkemidler fra Husbanken (bostøtte, startlån, tilskudd), økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning, behandle klager etter sosialtjenesteloven.

Veiledere er kontaktperson med oppfølgingsansvar for de som henvender seg til Nav. Nav har et eget kartleggingsskjema for førstegangssamtale med bruker. Et av temaene i kartleggingsskjemaet gjelder familieforhold og bosituasjon. Et hjelpespørsmål på dette skjemaet er: «Har du barn? Alder på disse? Behov for hjelp/bistand med barna?»

Nav Arendal har rutinebeskrivelse for tjenester etter sosialtjenesteloven. Eksempler på det er:

• Kartlegging og oppfølgingsrutine
• Rutine for godkjenning av vedtak økonomisk stønad
• Rutine for bruk av tjenesten opplysning, råd og veiledning jfr. lov om sosiale tjenester i Nav § 17
• Søknad om økonomisk rådgivning nivå 1 og 2
• Eget kartleggingsskjema som gjelder råd og veiledning etter lovens § 17
• Rutine for samhandling mellom veileder og saksbehandler for brukere som mottar sosialhjelp
• Kartleggingsskjema vurdering ved samhandlingsmøtet
• Henvendelsesskjema til «Nye mønstre – trygg oppvekst», Arendal kommune
• Samtykkeskjema fra aktuell familie («Nye mønstre – trygg oppvekst»)

Nav kontoret har en møtestruktur for interne og eksterne møter. Eksempler på møter:

• Vedtaksmøter hver uke i sosialavdelingen og bosettingsteam, sammen med veileder dersom ønsket og behov.
• Samhandlingsmøte mellom markedsavdeling, rusteam i inkluderingsavdeling, levekårsteam i oppfølgingsavdeling, sosialteam i sosialavdeling annenhver onsdag. På disse møtene er det mulig å ta opp saker og problemstillinger til drøfting. Både ansatte og ledere er opptatt av at flere saker bør meldes inn til samhandlingsmøtet.

Ved Nav Arendal er det kjent hvem som har myndighet til å fatte vedtak om økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven og hvem som har ansvar for å godkjenne vedtakene.

Nav Arendal bruker samme avvikssystem ASYS for de statlige og kommunale oppgavene i Nav. Kommunalsjef har ikke tilgang til dette avvikssystemet, og får informasjon fra Nav leder når det meldes inn noe. Ifølge Nav leder skal det komme et nytt avvikssystem, men det har blitt utsatt.

Kartlegging

Nav Arendal har et kartleggingsskjema til bruk i saksbehandling av enkeltsaker etter sosialtjenesteloven. Ansatte og ledere forteller oss at dette kartleggingsskjemaet er noe de er enige om at de skal bruke. Vi fant ingen spor av kartleggingsskjemaet i de sakene vi har gått gjennom. Ved intervju av ansatte fikk vi informasjon om at mange er godt kjent med brukerne og deres livssituasjon, og de er klar over at flere saksopplysninger må skrives inn i journal enn det som gjøres idag. Saksbehandler og veileder samarbeider om familier de har kontakt med. Ansatte og ledere forteller at det er samarbeid mellom de ulike avdelingene, for å avklare hjelpebehovet til en familie.

Ved gjennomgang av 20 saksmapper fant vi:

• Individuelt hva saksbehandler kartlegger om barna når familien søker økonomisk stønad. Det er ingen spor av systematisk kartlegging i saksmappene/journalnotat. Saksbehandler innhenter informasjon (muntlig), men vi finner ikke noe skriftlig om dette. Ingen spor av kartlegging/ vurdering av barnas hjelpebehov utover det familien søker om.
• I saksmappene fant vi informasjon om antall barn i familien, kjønn og alder. Det var informasjon om omfang av samvær for barn der det var aktuelt, og informasjon til familien om muligheten til å søke om stønad til sommeraktivitet for barna.

I fire saker var det informasjon om sykdom og særskilte behov hos barn, og i fire saker var det informasjon om at barneverntjenesten var i kontakt med familien. Vi fant informasjon om familien leide/eide bolig, og i 11 av sakene informasjon om boligens størrelse. I alle sakene var det informasjon om foreldrenes inntektssituasjon. I en sak hadde «Nye mønstre – trygg oppvekst» oppfølging med familien. Vi så eksempler på kontakt internt i Nav slik som: kontakt mellom «Nye Mønstre – trygg oppvekst» og arbeidsrettet oppfølging. Videre eksempler på ekstern kontakt mellom Nav og skole, og mellom Nav og barneverntjenesten. Utover det var det lite informasjon om barnas situasjon. Vi så eksempel på oppsummeringsrapport i forbindelse med overføring av bruker til annen avdeling i Nav.

Kartlegging fremgår heller ikke av stønadsvedtakene, der opplysninger om fakta i saken hovedsakelig er fokusert rundt dokumenterte inntekter/utgifter. Barnas livssituasjon som f eks sosial- og helsesituasjon, fritidsaktiviteter, barnas skolesituasjon og behov for utstyr, er ikke regelmessig oppdatert i sakens dokumenter.

Ledelsen ved kontoret innførte tidligere i år tilfeldig utvalg av 10 vedtak per måned, for bla å sjekke om kartleggingsskjema ble brukt som planlagt. Nav skriver følgende i egenvurderingen som gjelder  dokumentasjon av relevante opplysninger: «Det vil alltid være et forbedrings potensial, og dette er noe vi har fokus på i opplæring. Vi har kartleggingsskjemaer og flere møte fora som skal gi grunnlag for god dokumentasjon i våre saker».

Vurdering/beslutning

Det er ukentlig vedtaksmøter for sosialteam, og ellers drøfting av saker ved behov. Ansatte forteller at de ofte inviterer veiledere inn i vedtaksmøtene, fordi de jobber tettere på familiene og kan bidra med informasjon. Videre er det et samhandlingsmøte mellom saksbehandlere og veiledere.

I de vedtak vi har gjennomgått kommer det ikke frem hvordan vurderingen av barnets beste er gjort, og det er usikkert om det også er andre hjelpebehov i familien. Faktiske forhold fremgår ikke av vedtak eller journal.

I vedtak som gjelder stønad til livsopphold fremgår det ikke av vedtaket hva som er grunnlaget for stønadsutmålingen. Det fremgår ikke at hvert enkelt barns beste er vurdert ut fra situasjon og behov (Eks: livsoppholdssatser). I familier med mer enn tre barn bruker Nav Arendal en korttidssats fra og med barn nr 3 uten at det er vist til en vurdering om stønadsbeløpet er forsvarlig.

Ved avslag etter lovens § 18 er det ikke en reell § 19 vurdering, men kun en standardsetning.

Barnetrygden holdes utenfor ved beregning av økonomisk sosialhjelp. Ved dokumentgjennomgang så vi eksempel på et vedtak der begrunnelse for avslag på stønad til klær til barna var at familien mottok barnetrygd.

Ved gjennomgang av 20 saksmapper fant vi:

• I de vedtakene vi ha gjennomgått kommer det ikke frem at hvert enkelt barns behov er vurdert ut fra familiens situasjon (Eksempelvis: livsoppholdssatser).
• Det er ikke informasjon om det også er andre hjelpebehov i familien i vedtak/journal.
• Det fremgår ikke av vedtaket hva som er begrunnelsen for stønadsutmålingen, spesielt når det gjelder livsopphold.
• I de vedtakene vi har gjennomgått finner vi ikke reell vurdering etter sosialtjenesteloven § 19 når det er gitt avslag etter lovens § 18. Det er kun en standardsetning.

Intervju med ansatte bekrefter at det er faste møter for drøfting av saker, i tillegg til drøfting ved behov.

Oppfølging

Ved gjennomgang av 20 saksmapper fant vi et vedtak etter lovens § 17 (opplysning, råd og veiledning).

Vi fant få journalnotat etter møter/telefonsamtaler/kontakt med familiene. Ansatte forteller at de er klar over at det bør skrives journalnotat i større grad enn det som gjøres i dag.

Intervju med ansatte og brukere bekrefter at det gis tilbud om oppfølging til familier med barn, men at det i hovedsak skjer på initiativ fra bruker.

Brukernes tilbakemeldinger

Vi snakket med sju brukere hver for seg i ca 30 minutter. Flere brukere fikk tilbud om å snakke med tilsynet, men ønsket ikke det. De ønsket mer informasjon om blant annet rettigheter og hva de kan få hjelp til. Flere brukere ga uttrykk for at de var fornøyd med å ha en kontaktperson på Nav.

4.  Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Kartlegging

Når Nav ikke dokumenterer kartlegging av hjelpebehovet til hvert enkelt medlem i familien, kan det tilsi at evt hjelpebehov ikke systematisk blir avklart. Kartlegging av hjelpebehov er nødvendig både når Nav skal behandle søknad om økonomisk stønad og avklare om familien har andre hjelpebehov og evt behov for oppfølging.

Nødvendige opplysninger skal være tilgjengelige for å sikre en forsvarlig saksbehandling. Nav skal ikke innhente flere opplysninger enn det som er nødvendig for å yte tjenester.

Muntlige opplysninger som er relevante for saken, må nedtegnes skriftlig. Dette kan eksempelvis være opplysninger om behov for klær og utstyr til barna, opplysninger om boligstandard, helseutfordringer, nettverk eller sosiale forhold. Det er avgjørende at Nav kontoret aktivt etterspør og innhenter opplysninger om barnas behov gjennom samtaler med foreldre, for å ha tilstrekkelige opplysninger ved vurdering av stønadsbehovet.

Når kartlegging ikke blir gjennomført systematisk og heller ikke dokumentert, kan dette gi et mangelfullt grunnlag for vurdering og beslutning. Nav har ved gjennomgang av ca 10 tilfeldige vedtak per måned selv fanget opp at kartlegging ikke gjennomføres i alle saker.

Vurdering/beslutning

Vurdering basert på kartlegging av hvert enkelt familiemedlems hjelpebehov er grunnleggende for å vurdere og avgjøre en søknad om økonomisk stønad fra en familie. Når det ikke er informasjon om for eksempel barns livssituasjon i en familie, fremkommer det ikke at barns behov er vurdert. Når kartlegging ikke er synlig, er det heller ikke mulig å si om vurdering/beslutning tar hensyn til barnas livssituasjon.

Det er viktig at bruker forstår vedtak Nav skriver, og hvordan de har kommet fram til stønadsutmålingen. I vedtakene vi har gjennomgått går det ikke frem hvilke fakta og momenter vurderingen bygger på av opplysninger som er innhentet i kartleggingen. Begrunnelsen består hovedsakelig av en økonomisk beregning knyttet til inntekter, utgifter og faste satser til livsopphold. Det er derfor uklart hva som ligger til grunn for beslutningen, og om det er foretatt en individuell vurdering i den enkelte sak.

I alle saker med tre barn eller flere i en familie, var det kun gitt fullt livsopphold etter veiledende satser til de to eldste barna. Fra og med barn nr tre var det gjennomgående beregnet et stønadsbeløp etter en redusert sats uten at det var vist til om det var forsvarlig. Dette er i strid med lovens krav om individuell vurdering.

Rutine for godkjenning av vedtak er ikke konkret når det gjelder hva som skal sjekkes og kontrolleres om barnas situasjon.

Oppfølging

Familier som har behov for oppfølging har rett på et vedtak om opplysning, råd og veiledning (lov om sosiale tjenester i Nav § 17). Et slikt vedtak gir familien rett til å klage dersom de ikke får tjenesten, eller vil klage på tjenesten.

I de sakene vi har gjennomgått fant vi ett vedtak om § 17. Vi fant ikke informasjon i journal i de øvrige sakene om at familien hadde fått tilbud, men takket nei. Nav må skrive dette ned i et journalnotat.

Ved gjennomgang av saksmapper så vi få spor av oppfølging. Selv om det ikke fremgår av journalnotat bekrefter både ansatte og brukere at Nav gir tilbud om oppfølging til familier og de som selv ber om det. Vi har utover dette ikke vurdert kvaliteten på oppfølgingen.

5.  Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Statsforvalterens konklusjon:

• Arendal kommune/Nav Arendal gjennomfører ikke systematisk kartlegging av barns behov når familier søker om økonomisk stønad.
• Det mangler individuell vurdering om barns behov i stønadsvedtak som gjelder familien.

Dette er brudd på:

• Forvaltningsloven § 17
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § §18,19, jf § 4
• Kommuneloven § 25-1 (om internkontroll)

Nav Arendal skriver i egenrapporteringen at kommunens ledelse etterspør risikovurderinger på forskjellige områder, bla sosialhjelp og levekår. Det er gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse innen de sosiale tjenestene. På bakgrunn av dette er det laget en handlingsplan, for å redusere faren for svikt.

Kommunalsjef for dette fagområdet er opptatt av at kommunen skal fange opp og hjelpe utsatte barnefamilier, og dette er også et tema politikerne i kommunen er opptatt av.

Tilsynet viser behov for at ledelsen må sørge for at barns behov systematisk kartlegges og vurderes  i forbindelse med en families søknad om økonomisk stønad. Også at opplysninger fra kartleggingen skrives ned. Svikt på dette området kan få konsekvenser for den enkelte familie ved at Nav ikke får fanget opp og gitt nødvendig hjelp til barn og unge i utsatte familier.

6.  Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi for hva Statsforvalteren forventer at kommunen skal gjøre for å rette påpekte lovbrudd.

Vi ber kommunen/Nav Arendal utarbeide en plan med nødvendige tiltak for å rette lovbruddet, og sende den til Statsforvalteren innen 12.02.2024. Planen skal inneholde følgende:

Hva Nav kontoret planlegger å gjøre for å endre egen praksis slik at:

• Det gjennomføres en kartlegging av barns behov, og at dette er tilgjengelig informasjon i saken, før det fattes vedtak om økonomisk stønad.
• Barns behov kommer tydelig frem i vurdering og avgjørelse av søknad om økonomisk stønad. I praksis betyr det at Nav må gjøre en individuell vurdering i alle saker, og det må fremgå hvordan Nav har vurdert utmålingen av stønad.
• Oversikt over tidsplan og ansvar for gjennomføring av tiltakene for å rette lovbruddene.
• En beskrivelse av hvordan ledelsen vil følger med på, og kontrollere at tiltakene har virket som planlagt.

Kort tid etter at planen er mottatt, vil vi ta kontakt med kommunen/Nav Arendal for å avtale tidspunkt for et dialogmøte. Antall dialogmøter vil avhenge av omfanget og alvorligheten av lovbrudd. Det er kommunens plan som vil være tema på møtet, i tillegg til at det planlegges for videre dialog.

For å undersøke om tiltakene har resultert i forsvarlig praksis, vil kommunen bli bedt om å utføre en egenkontroll. I egenkontrollen skal kommunen gjennomgå saker ved å fylle ut et skjema med spørsmål. Tidspunkt for gjennomføring av egenkontrollen avtales i dialogmøte.

Statsforvalteren kan i tillegg utføre en stikkprøvekontroll dersom det er nødvendig.

Med hilsen

Aase Aamland (e.f.)
fylkeslege

Birthe Guttormsen
seniorrådgiver

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 21.06.2023.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Arendal, og innledet med et kort informasjonsmøte 07.09.2923. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 19.09.2023.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Skjema for egenrapportering fra Nav Arendal i forbindelse med tilsynet
• Anonymisert liste over 40 brukere som har hatt kontakt med Nav Arendal der vedtak er fattet før 16.06.2023
• Organisasjonskart kommunen
• Organisasjonskart Nav Arendal
• Oversikt ansatte Nav Arendal
• Årsrapport 2022 for Nav Arendal
• Virksomhetsplan for Nav Arendal
• Partnerskapsavtale datert 22.11.2007 mellom Arendal kommune og den gang Nav Aust-Agder 
• Referat fra Partnerskapsmøte 23.05.2023

Det ble valgt 20 saker etter følgende kriterier:

• Nye familier
• Langtidsmottakere (mer enn seks måneder)
• Familier med mer enn tre barn
• Samvær
• Akuttsaker

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Sju brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet. Flere enn de sju fikk tilbud om å snakke med tilsynet, men ønsket ikke det.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Johan Inge Misund, Statsforvalteren i Agder, revisor
• seniorrådgiver, Heidi Svindland Sandtveit, Statsforvalteren i Agder, revisor
• avdelingsdirektør, Eva Moe, Statsforvalteren i Agder, observatør
• seniorrådgiver, Birthe Guttormsen, Statsforvalteren i Agder, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk