Rapport fra tilsyn med beredskapsplanlegging i Farsund kommune 2023

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik og merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens beredskapsplanlegging, herunder om

• planene for kriseledelse og forberedelser for krisehåndtering er tilfredsstillende
• planene er samordnet
• planene baserer seg på risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) i kommunen
• planene dekker behovene som er avdekket i ROS-analyser
• planene er implementert, kjent og øvet og om ansvarslinjer er klare
• planene og ROS-analysene revideres og oppdateres i henhold til krav

Statsforvalteren er opptatt av at tilsynet er relevant i forhold til den pågående pandemien og i forhold til aktuelle samtidige hendelser som kan påvirke kommunens krisehåndtering. Det var derfor også fokus på

• kommunens rutiner for ivaretakelse av beredskapsmessige hensyn i samfunns- og arealplanleggingen
• kommunens bevissthet rundt og prosedyrer ved utfall av kraftforsyning og elektronisk kommunikasjon
• kommunens arbeid med evaluering av planverk med tanke på erfaringer fra covid-19- håndteringen og videre oppfølging
• hvordan langvarige kriseperioder håndteres når det gjelder opprettholdelse av ordinær drift av tjenester og ivaretakelse av særlig utsatte grupper i de ulike krisesituasjoner og
• krisekommunikasjon under pandemien, a. med fremmedspråklige og fremmedkulturelle grupper.

Det ble påvist 4 avvik og gitt 8 merknader.

Avvik 1:

Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse er ikke politisk forankret.

Avvik 2:

Overordnet beredskapsplan omtaler ikke utfordringer knyttet til ekstremvær og pandemi i tilstrekkelig grad til at planen kan sies å være basert på helhetlig ROS-analyse.

Avvik 3:

Kommunen har ikke et system for opplæring av personer som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering.

Avvik 4:

Kommunen har ikke en gyldig plan for helsemessig og sosial beredskap.

Merknad 1:

Det bør fremkomme av analyseskjemaene i helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse hvem som har vært involvert i utarbeidelsen.

Merknad 2:

Tiltakene i oppfølgingsplanene til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse og risiko- og sårbarhetsanalyse for helsemessig og sosial beredskap bør prioriteres og ansvarsfastsettes.

Merknad 3:

Kommunen bør vurdere å presentere kriseorganisasjonen på en slik måte at ledelsesforhold kommer tydeligere fram.

Merknad 4:

Stedfortreder til kommuneoverlegen bør komme klart fram i plan for helsemessig og sosial beredskap.

Merknad 5:

Ressursoversikten i OBP bør være mer detaljert og operativ, samt inkludere flere ressurser.. Det bør komme tydeligere fram at oversikten også gjelder for HSB-planen, gjerne via lenking i begge dokumenter.

Merknad 6:

Ansvarsforhold bør beskrives tydelig i tiltakskortene i overordnet beredskapsplan.

Merknad 7:

Kommunen bør utarbeide en langsiktig plan for øvelser.

Merknad 8:

Kommunen bør utarbeide en prosedyre for evaluering som sikrer at hendelser og øvelser evalueres og følges opp på en systematisk måte.

Dato: 10.08.2023

Yngve Årøy
revisjonsleder

Synnøve Spinnangr
seniorrådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Farsund kommune i perioden 04.04.2023 – 10.08.2023. Revisjonen inngår som en del av Statsforvalteren i Agders planlagte tilsynsvirksomhet i 2023.

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal beredskapsplikt etter sivilbeskyttelseslovens § 29, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10.

Statsforvalteren er videre gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunenes helsemessige og sosiale beredskapsplanlegging jf. lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og sosialtjenesteloven § 4.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Farsund kommune er en bykommune ved sjøen med ca. 9600 innbyggere. Industri er viktigste næring, men Farsund er også Agders største jordbrukskommune. Turisme er en økende næring. Sentrale boområder er Farsund sentrum, Vanse og Borhaug.

Lista-landet er et viktig område for jordbruk. Lista er også et nasjonalt viktig naturområde for trekkfugl.

Det er mye skipstrafikk forbi Farsund. Fylkesveien 465 og 43 forbinder kommunen med E39.

Farsund kommune er ikke spesielt naturfareutsatt. Det er ingen større vassdrag i kommunen. Stormflo og havnivåstigning kan være utfordrende.

Kommunen er organisert i tre tjenesteområder under ledelse av hver sin kommunalsjef og tre stabs- og støttefunksjoner. Kommunalsjefene og leder for fellestjenester (i egenskap av beredskapskoordinator) sitter i kriseledelsen i tillegg til kommunedirektør, ordfører, kommuneoverlege, enhetsleder teknisk drift, havnesjef og politikontakt..

Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhets- (ROS-) analyse ble utarbeidet i 2019 og revidert i 2023. Overordnet beredskapsplan (OBP) er datert 10.02.2023. Risiko- og sårbarhetsanalyse for helse og omsorg (helse-ROS) er et arbeidsdokument, sist bearbeidet i 2023. Kommunen har ikke en gyldig plan for helsemessig og sosial beredskap (HSB-plan). Kommunen har en pandemiplan som sist ble revidert i 2023.

Forrige tilsyn med kommunal beredskapsplikt og med helsemessig og sosial beredskap i Farsund kommune ble gjennomført 10. oktober 2018.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.04.2023. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8 «Dokumentunderlag».

Åpningsmøte ble avholdt 06.06.2023.

11 personer ble intervjuet 06.06.2023.

Oppsummerende møte ble avholdt 14.06.2023.

Rapport ble utsendt 10.08.2023.

4. Hva tilsynet omfattet

 Lov av 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) (SBL) fastslår i § 14 at kommunen plikter å utarbeide en helhetlig ROS-analyse. I denne skal kommunen kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, sannsynligheten for at de inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen.

I følge § 15 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan basert på den helhetlige ROS- analysen.

Forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt (FKB) gir nærmere bestemmelser om den helhetlige ROS-analysen og om OBP.

§ 2 gir minimumsbestemmelser om ROS-analysens innhold, om involvering av andre relevante aktører og om detaljanalyser der det er relevant.

§ 3 gir bestemmelser om helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid på bakgrunn av helhetlig ROS-analyse, herunder at kommunen skal utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging

§  4 gir detaljkrav til innholdet i kommunens OBP. Planen skal være basert på den helhetlige ROS-analysen, den skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen og den skal være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner.

§ 6 gir bestemmelser om oppdatering og revisjon av helhetlig ROS-analyse og OBP.

§  7 gir bestemmelser om at kommunen skal øve OBP hvert annet år og at det skal være et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

§  8 sier at kommunen skal evaluere krisehåndteringen etter øvelser og hendelser og implementere erfaringer i ROS-analysen og beredskapsplanene.

Det følger av § 9 at kommunen skal kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt.

Revisjonskriterier som følger av helse- og beredskapslovgivningen:

Ifølge lov av 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 5-2 og lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene (HSB-plan). Ifølge lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 16 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltning i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. Sosialberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift av 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. Det vises også til ”Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen» fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009).

HSB-planen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten, og kommunestyret skal ifølge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Slik revisjon av ROS-analyser og planer bør finne sted minst hvert 4. år og behandles i kommunestyret like ofte.

Planene skal utarbeides ut fra en ROS-analyse innen området, jf. forskriften § 3. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må ifølge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne frem.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, Statsforvalter og andre samarbeidspartnere bør også komme frem av planen, også frivillige organisasjoner i den grad det er aktuelt.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Forskrift av 28.10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

5. Funn

Avvik 1:

 Farsund kommunes helhetlige ROS-analyse er ikke politisk forankret.

Avvik fra følgende krav:

• SBL § 14
• FKB § 2, 2. ledd

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det fremkommer gjennom dokumentasjon og intervjuer at helhetlig ROS-analyse ikke har vært fremlagt for politisk forankring.

Avvik 2:

OBP omhandler ikke utfordringer knyttet til ekstremvær og pandemi i tilstrekkelig grad til at planen kan sies å være basert på helhetlig ROS-analyse.

Avvik fra følgende krav:

• SBL § 15, 1. ledd
• FBK 4, 1. ledd

Avviket bygger på følgende observasjoner:

I helhetlig ROS-analyse er ekstremvær og pandemi vurdert som to av de tre hendelsene som er vurdert til å ligge i risikokategori «høy». Konsekvensene av disse vil være tverrsektorielle og komplekse. OBP omhandler ikke bestemmelser for hvordan den totale kompleksiteten i disse hendelsene skal håndteres. Når OBP har mangler i forhold til å beskrive hvordan to av hendelsene med høyest risiko i ROS-analysen skal håndteres, kan det ikke sies at planen er utarbeidet med utgangspunkt i helhetlig ROS-analyse.

Avvik 3:

Farsund kommune har ikke et system for opplæring av personer som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering.

Avvik fra følgende krav:

• SBL § 15
• FKB § 7, 2. ledd
• HSB § 7

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Kommunen har ikke et system som beskriver hvilke kvalifikasjoner medlemmene i kriseorganisasjonen må ha, hva status på dette er og hvordan nødvendig kompetanse skal tilegnes.

Avvik 4:

 Farsund kommune har ikke en gyldig HSB-plan.

Avvik fra følgende krav:

• HSB-forskriften 2, 1. ledd

Avviket bygger på følgende observasjoner:

HSB-planen er under utarbeidelse.

Merknad 1:

Det bør komme frem av analyseskjemaene i ROS-analysene hvem som har bidratt i utarbeidelsen av de enkelte analysene.

Merknad 2:

 Tiltakene i oppfølgingsplanene til helhetlig ROS-analyse og HSB-ROS bør prioriteres og ansvarsfastsettes. Å gjøre dette vil bidra til å sikre systematikk og hensiktsmessig fokus i arbeidet med risikoreduksjon.

Merknad 3:

I OBP bør kriseorganisasjonen presenteres på en slik måte at ledelsesforhold kommer tydeligere fram.

Merknad 4:

 I HSB-planen bør det fremkomme hvem som er stedfortreder til kommuneoverlegen.

Merknad 5:

Ressursoversikten i OBP bør være mer detaljert og operativ, samt inkludere flere ressurser.. Det bør komme tydeligere fram at oversikten også gjelder for HSB-planen, gjerne via lenking i begge dokumenter.

Merknad 6:

Ansvarsforhold bør beskrives tydelig i tiltakskortene i overordnet beredskapsplan.

Merknad 7:

Kommunen bør, med utgangspunkt i scenarioer fra ROS-analysene, lage en langsiktig plan for øvelser som sikrer progresjon i kompetansen gjennom variasjon i scenario og øvingsform.

Merknad 8:

Kommunen bør utarbeide en prosedyre for evaluering som sikrer at hendelser og øvelser evalueres og følges opp på en systematisk måte.

6. Hovedinntrykk

Farsund kommunes ivaretakelse av kommunal beredskapsplikt og helsemessig og sosial beredskap tilfredsstiller ikke alle krav i lov og forskrift.

Beredskapsbevisstheten i Farsund kommune er høy og har økt som følge av pandemien. Kommunen håndterer hendelser på en proaktiv og god måte. Beredskap er godt integrert i daglig drift. Beredskapsdokumentasjonen er omfattende og kan med fordel gjøres mer operasjonell. Kommunen har god kontakt med eksterne beredskapsaktører og har involvert disse i bl.a. utarbeidelsen av helhetlig ROS-analyse. Det er etablert kommunalt beredskapsråd. Kommunen deltar i interkommunalt kriseteam-samarbeid og er deleier i Brannvesenet Sør IKS.

Kommuneplanens samfunnsdel er fra 2018 og inneholder delmål og strategier for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Disse er ikke gjennomgående i beredskapsdokumentasjonen, noe som ville gitt en sterkere rød tråd. Det er utarbeidet en oppfølgingsplan for risikoreduksjon basert på helhetlig ROS-analyse. Denne er ikke prioritert eller ansvarsfastsatt og fungerer dermed ikke optimalt som verktøy for risikoreduksjon. Kommuneplanens arealdel er en sammenstilling av flere delplaner. De eldste av disse er utarbeidet før gjeldende plan- og bygningslov. Det er ikke planer om å samle delplanene i en ny arealdel. Kommunen har utarbeidet et veiledningsdokument om samfunnssikkerhet i areal- og samfunnsplanleggingen.

Helhetlig ROS-analyse inneholder en tekstdel og en analysedel. Tekstdelen er utarbeidet med medvirkning fra eksterne aktører og beskriver det overordnede risikobildet i kommunen på en god måte. Analyseskjemaene omfatter en rekke relevante hendelser og scenarioer og avdekker mange gode oppfølgingstiltak. Hendelses- og scenarioanalysene er utarbeidet hovedsakelig med intern involvering. Det fremkommer ikke av skjemaene hvem som har vært med i utarbeidelsen, noe som er en fordel ifm. revisjon av analysen. Det er utarbeidet en oppfølgingsplan, men verken denne eller selve ROS-analysen er politisk forankret. Det er et forskriftskrav at helhetlig ROS-analyse skal forankres politisk. ROS-analysen for helsemessig og sosial beredskap omfatter mange relevante hendelser. Strukturen i og statusen på dokumentet fremstår imidlertid som et noe uoversiktlig arbeidsdokument som sist er bearbeidet i 2023. Det kan virke som om analysen oppdateres kontinuerlig, noe som gjør det vanskelig å bruke den som grunnlag for enhetsplanverk. For at analysen skal fungere bedre som styringsverktøy for risikoreduksjon bør hendelsene presenteres i prioritert rekkefølge, tiltakslisten skilles ut som eget dokument og tiltakene prioriteres og ansvarsfastsettes. Tilsynet observerer at det finnes ROS-analyser også på enhetsnivå men at disse ikke finnes i internkontrollsystemet Compilo. Det fremstår som uklart hvordan revisjon av helhetlig ROS-analyse og HSB-ROS skal påvirke hverandre. Disse bør revideres i takt.

Kommunens overordnede beredskapsplan er datert i 2023. FKB slår fast at planen skal utarbeides med utgangspunkt i helhetlig ROS-analyse. I ROS-analysen er ekstremvær og pandemi rangert høyest i risikomatrisen sammen med utfall i elektronisk kommunikasjon. Tilsynet finner ikke bestemmelser i planverket eller henvisning til sektorplanverk for hvordan disse hendelsene skal håndteres. Tilsynet finner derfor at planen ikke i tilstrekkelig grad er basert på helhetlig ROS-analyse.

Utover dette inneholder planen fastpunkter iht. bestemmelsene i FKB. Det finnes ingen helhetlig presentasjon av kriseorganisasjon og kommandolinjer. Spesielt for stedfortredere vil det være gunstig hvis dette legges inn. Varslingslistene, spesielt for de eksterne aktørene, er i stor grad personbasert. Der det finnes vakttelefoner og beredskapsadresser for e-post bør disse brukes. Ressursoversikten kan med fordel inneholde flere eksterne ressurser, f.eks. transportressurser. Ressursoversikten bør generelt være mer detaljert og operativ slik at den blir enklere å bruke, også for stedfortredere. Planen henviser eksempelvis til OFA-avtalene, men verken disse eller kontaktpersoner er nødvendigvis kjent for stedfortredere. Hvis ressursoversikten også gjøres gjeldende for HSB-planen bør det lenkes elektronisk mellom disse.

Det fremkommer ikke av planen hvem som er stedfortreder for kommuneoverlegen eller hvor denne kapasiteten kan hentes hvis det ikke er noen fast stedfortreder.

Planen inneholder en rekke tiltakskort med handlinger for hendelseshåndtering. Spesielt ift. stedfortredere bør det klargjøres hvem som har ansvaret for utførelsen av de enkelte handlinger..

HSB-planen er under utarbeidelse og kommunen har pr. i dag ikke en gyldig plan. Dette er et brudd på lovbestemmelsene. Tilsynet finner derfor ikke grunn til å kommentere denne nærmere, men har følgende anbefalinger til det videre arbeidet med planen:

• planen må være basert på HSB-ROS
• planen skal forankres politisk
• planen skal samordnes med OBP, også ved gjenbruk av lister og oversikter
• planen bør inkludere erfaringer fra pandemien
• planen må tydeliggjøre oppdaterings- og revisjonsfrekvens og -ansvar. Den bør revideres og oppdateres i takt med OBP.

OBP inneholder bestemmelser om informasjonsarbeid og krisekommunikasjon. Tiltakskort for etablering av kriseledelsen har bestemmelser om informasjonstiltak. Det er utarbeidet et hjelpeverktøy for informasjonsarbeidet med bestemmelser for pressemelding, SMS-varsling, hjemmesider og bruk av facebook. Kommunen har adressebasert SMS-varsling som normalt brukes av personell i enhet for teknisk drift, men flere enn disse kan betjene systemet i en krisesituasjon. Kommunen har utarbeidet en kommunikasjonsstrategi.

Kommunen er tydelige på at de ønsker en egen HSB-plan ettersom det gir bedre oversikt over feltet. Det må imidlertid sikres samordning og samtidig revisjon av planene. Generelt anbefaler tilsynet at OBP og HSB slås sammen ettersom grensesnittet mellom de to planene er tett og at mye informasjon gjenbrukes. En sammenslåing vil forenkle samordning, revisjon og oppdatering.

I forbindelse med pandemien utarbeidet kommunen en kontinuitetsplan for alle kommunale tjenester. Planen er detaljert og fremstår som et godt verktøy for å sikre nødvendig prioritering og personelldisponering i en krisesituasjon.

Kommunen øvde sist gang i 2021 i regi av Statsforvalteren. Iht. aktivitetsoversikten for 2023 skal det gjennomføres en øvelse i høst. Kommunen anbefales å lage en langsiktig plan for øvelser som tar utgangspunkt i scenarioer fra kommunens ROS-analyser. Planen må sikre progresjon i kompetansen i kriseorganisasjonen, herunder også stedfortredere, gjennom variasjon i øvingsform og scenario.

Tilsynet observerer at kommunen ikke har et strukturert system for opplæring. Med dette mener vi et system der det er definert hvilken kompetanse som er påkrevd, hvilken kompetanse som forefinnes (status) og en plan for hvordan gapet mellom disse skal fylles. Det er positivt at beredskap har vært tema i lederopplæringen, men et opplæringsystem må også omfatte nivåene under lederne. Det må gjennomføres kontinuerlig nødvendig opplæring. Denne mangelen ble også påpekt i forrige tilsyn. Innen helse og omsorg er det en sjekkliste for opplæring av nyansatte. Denne inkluderer en orientering om beredskapspermen.

Tilsynet observerer at kommunen har et forbedringspotensial i forhold til evaluering av øvelser og hendelser. Et kraftig uvær i 2018 og øvelsen i 2021 har blitt evaluert, mens pandemien kun er diskutert og ikke formelt evaluert. Funn fra øvelsen i 2021 er ennå ikke fulgt opp. Tilsynet anbefaler at kommunen utarbeider en prosedyre for evaluering som sikrer at alle øvelser og hendelser evalueres og følges opp på en systematisk måte.

Kommunen bruker Compilo som internkontrollsystem. Dette har funksjonalitet for bl.a. påminnelse om revisjoner og kontroll av om dokumenter har blitt lest. Tilsynet observerer at ikke all beredskapsdokumentasjon ligger i Compilo og at noe oppbevares separat på enhetsnivå.

Det er utarbeidet et dokument «Internkontroll beredskap». Dette fremstår som mer deskriptivt enn operasjonelt. Tilsynet anbefaler at dokumentet videreutvikles til å inkludere bestemmelser om revidering og oppdatering, øvelser, opplæring og evaluering. Aktivitetsplanen bør tas inn i dokumentet. All slik informasjon bør ligge her og ikke i planverket.

Kommunene har god oversikt over sårbarhetene i kritisk infrastruktur, også de som de ikke eier selv. Tilsynet er usikre på om dette er kunnskap som besittes av enkeltpersoner, og ikke hele organisasjonen. Kapasiteten på reserve strømforsyning er god. Det er faste nødstrømsaggregat på begge omsorgssentrene og på to av vannverkene. Disse testes regelmessig. Kommunen har også noen mobile aggregater. Sikker tilgang til drivstoff er avgjørende for aggregatdrift, og kommunen anbefales å gjøre seg kjent med Agder Oljes beredskap for dette.

Kommunen har tre vannverk, og vannforsyningen kan rutes mellom to av disse. I lys av den sikkerhetspolitiske situasjonen og sammensatte trusler anbefales kommunen å opprettholde en høy bevissthet rundt tilgangskontroll til kritisk infrastruktur.

Kommunen anbefales å opprettholde en god bevissthet rundt sårbarheten som er knyttet til velferdsteknologiens avhengighet av et operativt mobilnett. Høstens øvelse vil avdekke sårbarheter som forårsakes av strømutfall.

Kommunens har gode rutiner for ivaretakelse av beredskapsmessige hensyn i arealplanleggingen. De fleste planer i kommunen er private. Forventninger og krav til ivaretakelse av beredskapshensyn formidles i oppstartmøtet. Tiltakshaver får tiltaksanalyse med alle gjennomførte kartlegginger som grunnlag for planleggingen. Det stilles krav til fagkyndige utredninger av naturfare, men kommunen opplever at det er en utfordring å finne kompetanse lokalt. Brann i kombinasjon med kraftig vind anses som en stor risiko. Deler av kommunen er utsatt for kraftig bølgepåvirkning.

Under covid-19-pandemien håndterte kommunen utbrudd på en proaktiv og inkluderende måte. Rutinene for rapportering til Statsforvalterne hadde et forbedringspotensial, men i vaksinasjonsfasen var kommunen svært synlig og konstruktiv.

7. Regelverk

Lov 06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)

• Forskrift 08.2011 om kommunal beredskapsplikt
• Lov 03.1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm
• Lov 06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
• Lov 6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
• Lov 12.2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift 7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov 8.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
• Forskrift 6.2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten
• Forskrift 13.2.2009 nr. 205 om tuberkulosekontroll
• Forskrift 10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

 Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Overordnet ROS-analyse del 1 (2023) og 2 (2020) og oppfølgingsplan til denne (2023)
• ROS Flom Vanse sentrum 2023
• ROS Landbruk (2023)
• ROS Teknisk drift (2023)
• Overordnet helse-ROS (2023)
• ROS-analyse for sosial beredskap (2023)
• Overordnet beredskapsplan med tiltakskort, ressurslister, intern telefonliste og ekstern varslingsliste (2023)
• Hjelpeverktøy for informasjonsarbeidet (2022)
• Maler for pressemelding og pressekonferanse
• Plan for helsemessig og sosial beredskap
• Smittevernplan - innholdsfortegnelse
• Tuberkuloseplan 2023
• Pandemiplan 2023
• Kontinuitetsplan 2023
• Samfunnssikkerhet i areal- og samfunnsplanlegging (2023)
• Internkontroll beredskap 2023
• Aktivitetsplan 2023
• Sentrale dokumenter innenfor beredskapsområdet Farsund kommune (2023)

Under tilsynet ble kvalitetssikringssystemet «Compilo» presentert.

Annen dokumentasjon som Statsforvalteren har innhentet selv eller hadde tilgang til fra tidligere:

• Kommuneplanens samfunnsdel 2018-2030 (2018)
• Kommuneplanens arealdel – sammenstilling av delplaner (2022)
• Kommunedelplan Farsund-Lista plankart (2022)
• Planstrategi 2002-2023 (2020)
• Plan for folkehelse og likestilling 2015-2019 (2015)
• Helse- og omsorgsplan 2017-2027 (2018)
• Folkehelse- og likestillingsoversikt (2020)
• Folkehelseprofil (2023)
• Evalueringsrapport etter uværet «Knud» (2018)
• Evalueringsrapport etter øvelse 11.2021
• Rapport fra tilsyn med beredskapsplanlegging (2018)
• Kommunebeskrivelse av Farsund kommune på wikipedia

Korrespondanse mellom virksomheten og Statsforvalteren:

• Varsel om tilsyn datert 04.2023
• Oversendelse av dokumentasjon fra Farsund kommune datert 05.05.2023 og 06.2023
• Program og administrative bestemmelser for tilsynet datert 05.2023

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

• Fylkesberedskapssjef Yngve Årøy, Statsforvalteren i Agder, revisjonsleder
• Seniorrådgiver Synnøve Spinnangr, Statsforvalteren i Agder, revisor helsemessig og sosial beredskap
• Seniorrådgiver Geir Evensen, revisor helsemessig og sosial beredskap
• Rådgiver Jon Kvitne, revisor kommunal beredskapsplikt
• Seniorrådgiver Bengt Henriksen, observatør