Rapport fra tilsyn med beredskapsplanlegging i Birkenes kommune 2024

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens beredskapsplanlegging, herunder om

• planene for kriseledelse og forberedelser for krisehåndtering er tilfredsstillende
• planene er samordnet
• planene baserer seg på risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) i kommunen
• planene dekker behovene som er avdekket i ROS-analyser
• planene er implementert, kjent og øvet og om ansvarslinjer er klare
• planene og ROS-analysene revideres og oppdateres i henhold til krav.

Statsforvalteren er opptatt av at tilsynet er relevant i forhold til pågående samtidige hendelser som kan påvirke kommunens krisehåndtering. Det var derfor også fokus på;

• kommunens rutiner for ivaretakelse av beredskapsmessige hensyn i samfunns- og arealplanleggingen
• kommunens bevissthet rundt og prosedyrer ved utfall av kraftforsyning og elektronisk kommunikasjon
• kommunens arbeid med evaluering av planverk med tanke på erfaringer fra covid-19- håndteringen og videre oppfølging
• hvordan langvarige kriseperioder håndteres når det gjelder opprettholdelse av ordinær drift av tjenester og ivaretakelse av særlig utsatte grupper i de ulike krisesituasjoner
• krisekommunikasjon under pandemien, a. med fremmedspråklige og fremmedkulturelle grupper og
• kommunens oversikt over risiko knyttet til omfattende hytte- og dagsturisme.

Det ble påvist 2 avvik og 8 merknader:

Avvik 1:

Kommunen har ikke utarbeidet en plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet basert på helhetlig ROS-analyse.

Avvik 2:

Det foreligger ikke informasjon om hvor ofte HSB-plan og HSB-ROS skal evalueres og oppdateres.

Merknad 1:

Kommunen bør sikre at kompetanse og erfaring hos den enkelte medarbeider speiles i grunnlagsdokumentasjonen.

Merknad 2:

Avdekkede tiltak i helhetlig ROS-analyse bør konkretiseres ytterligere for å kunne være et bedre grunnlag for risikoreduserende arbeid.

Merknad 3:

Tiltakskort i OBP bør detaljeres ytterligere og dateres.

Merknad 4:

Kommunen bør inngå avtaler med eksterne ressurseiere og omkringliggende kommuner for å sikre støtte ved hendelser.

Merknad 5:

Kommunen bør sikre at publikum vet hvor informasjon kan hentes i krisesituasjoner når kraft og ekom er inoperativt.

Merknad 6:

Kommunens plan for opplæring bør ta utgangspunkt i den enkelte funksjons behov.

Merknad 7:

Kommunen bør utarbeide en langsiktig plan for øvelser. En slik plan, forankret i ROS- analyser, vil bidra til å sikre god krisehåndteringsevne gjennom variasjon av scenario, deltakelse og øvingsform.

Merknad 8:

HSB og OBP må ses i sammenheng for å sikre at de samme ressursene ikke er planlagt brukt på flere steder.

Dato: 11.09.2024

Yngve Årøy
revisjonsleder

Synnøve Spinnangr
seniorrådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Birkenes kommune i perioden 08.04.2024 – 11.09.2024. Revisjonen inngår som en del av Statsforvalteren i Agders planlagte tilsynsvirksomhet i 2024.

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal beredskapsplikt etter sivilbeskyttelseslovens § 29, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10.

Statsforvalteren er videre gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunenes helsemessige og sosiale beredskapsplanlegging jf. lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og sosialtjenesteloven § 4.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Birkenes kommune har 5485 innbyggere pr. 30. juni 2024 og er en innlandskommune. Jord- og skogbruk er viktige næringer. Kommunen er stor i utstrekning, med store avstander. I kommunesenteret Birkeland er det lokalisert en del industri, bl.a. en storulykkesbedrift.

Øvrige tettsteder er Engesland og Herefoss.

Sørlandsbanen med passasjer- og godstrafikk passerer gjennom kommunen. Rv 41 Telemarksveien, med betydelig trafikk med privatbiler og godstrafikk, går også gjennom kommunen. Fra Birkeland, sør i kommunen, er det 30 km til Kristiansand der det er sykehus og legevakt. Nærmeste by er Lillesand, 13 km unna.

Gjennom kommunen renner Tovdalselva. Denne er uregulert, og det var stor skadeflom i elva høsten 2017. Det er en god del fritidsaktivitet knyttet til elva og også til områdene Oggevann og Toplandsheia.

Kommunen har en tonivå-organisasjon, med 14 enheter som rapporterer til kommunedirektøren. I den strategiske ledelsen inngår kommunedirektøren og to kommunalsjefer for hhv. organisasjon og oppvekst og samfunn og helse, samt økonomisjefen.

Kriseledelsen i kommunen består ifølge beredskapsplanen av ordfører, kommunedirektør, beredskapskoordinator, kommunalsjefene, krisekommunikasjonsleder og ressursansvarlig. Når kriseledelsen er satt styrer økonomisjefen en separat driftsorganisasjon som skal ivareta den daglige driften av kommunen mens krisen pågår.

Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) og overordnet beredskapsplan ble vedtatt av kommunestyret i februar 2020. Overordnet beredskapsplan (OBP) ble revidert i april 2024. Plan for helsemessig og sosial beredskap (HSB-plan) og smittevernplanen ble begge vedtatt av kommunestyret i oktober 2017 og ble sist revidert i april 2024.

Forrige tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helsemessig og sosial beredskap i Birkenes kommune ble gjennomført 12. juni 2018.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.04.2024.

Dokumentasjon ble oversendt 03.05.2024 og 15.05.2024. Oversikt over tilgjengelig dokumentasjon er gitt i kapittel 8 «Dokumentunderlag».

Formøte ble gjennomført 21.05.2024.

Åpningsmøte ble avholdt og intervjuer gjennomført 05.06.2024. 7 personer ble intervjuet.

Oppsummerende møte ble avholdt 26.08.2024.

Rapport ble utsendt 11.09.2024.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov av 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) (SBL) fastslår i § 14 at kommunen plikter å utarbeide en helhetlig ROS-analyse. I denne skal kommunen kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, sannsynligheten for at de inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen.

I følge § 15 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan basert på den helhetlige ROS- analysen.

Forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt (FKB) gir nærmere bestemmelser om den helhetlige ROS-analysen og om OBP.

§ 2 gir minimumsbestemmelser om ROS-analysens innhold, om involvering av andre relevante aktører og om detaljanalyser der det er relevant.

§ 3 gir bestemmelser om helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid på bakgrunn av helhetlig ROS-analyse, herunder at kommunen skal utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging.

§ 4 gir detaljkrav til innholdet i kommunens OBP. Planen skal være basert på den helhetlige ROS-analysen, den skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen og den skal være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner.

§ 6 gir bestemmelser om oppdatering og revisjon av helhetlig ROS-analyse og OBP.

§ 7 gir bestemmelser om at kommunen skal øve OBP hvert annet år og at det skal være et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

§ 8 sier at kommunen skal evaluere krisehåndteringen etter øvelser og hendelser og implementere erfaringer i ROS-analysen og beredskapsplanene.

Det følger av § 9 at kommunen skal kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt.

Revisjonskriterier som følger av helse- og beredskapslovgivningen:

Ifølge lov av 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 5-2 og lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene (HSB-plan). Ifølge lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 16 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltning i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap.

Sosialberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift av 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. (forskrift om HSB). Det vises også til «Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen» fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009), og til veileder for felles tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap.

HSB-planen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten, og kommunestyret skal ifølge forskrift om HSB § 2 sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen, og det skal i beredskapsplanen fremgå hvor ofte planen og ROS- analysen skal evalueres og oppdateres. Slik oppdatering av ROS- analyser og planer bør finne sted minst hvert 4. år og behandles i kommunestyret like ofte.

Planene skal utarbeides ut fra en ROS-analyse innen området, jf. forskrift om HSB § 3. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må ifølge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne frem.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, Statsforvalter og andre samarbeidspartnere bør også komme frem av planen, også frivillige organisasjoner i den grad det er aktuelt.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Forskrift av 28.10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen har ikke utarbeidet en plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet basert på helhetlig ROS-analyse.

Avvik fra følgende krav:

• Lov 06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) § 14, andre ledd
• Forskrift 08.2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt § 3a
• Forskrift 7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 3, andre ledd

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det finnes en plan for oppfølging av beredskapsarbeidet, men denne er ikke basert på helhetlig ROS-analyse. Risikoreduserende tiltak utledet i helhetlig ROS-analyse er ikke prioritert, tids- og ansvarsbestemt eller kostnadsberegnet og kan følgelig ikke være en del av plangrunnlaget for det helhetlige og systematiske samfunnssikkerhetsarbeidet i kommunen.

Avvik 2:

Det foreligger ikke informasjon om hvor ofte HSB-plan og HSB-ROS skal evalueres og oppdateres.

Avvik fra følgende krav:

• Forskrift 7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 2, andre ledd

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det fremkommer ikke av HSB-planen og HSB-ROS hvor ofte dokumentene skal evalueres og oppdateres.

Merknad 1:

Kommunen bør sikre at kompetanse og erfaring speiles i grunnlagsdokumentasjonen. Kriseorganisasjonen er bemannet med erfarent og kompetent personell og kommunen må sikre at dette videreføres til nytt personell og til stedfortredere.

Merknad 2:

Avdekkede tiltak i helhetlig ROS-analyse bør konkretiseres ytterligere for å kunne være et bedre grunnlag for risikoreduserende arbeid. Tiltakene som kommer frem i helhetlig ROS- analyse er i all hovedsak for generelle til å utgjøre et godt grunnlag for forebyggende beredskapsarbeid. Analyseskjemaene bør også opplyse om hvilke eksterne og interne aktører som har bidratt i utarbeidelsen.

Merknad 3:

Tiltakskort i OBP bør detaljeres ytterligere og dateres. Stedfortredere og nytt og uerfarent personell vil ha behov for mer detaljert informasjon hvis de skal tre inn i en krisehåndtering.

Merknad 4:

Kommunen bør inngå avtaler med eksterne ressurseiere og omkringliggende kommuner for å sikre støtte ved hendelser. Det er viktig at de som skal støtte kommunen i en krisehåndtering er forberedt på at de kan bli anmodet slik at de kan gjøre forberedelser. Det er likeledes viktig for kommunen å vite hva som realistisk kan forventes av støtte.

Merknad 5:

Kommunen bør sikre at publikum vet hvor informasjon kan hentes i krisesituasjoner når kraft og ekom er inoperativt. I en krisesituasjon uten kraft og ekom kan det være aktuelt å etablere informasjonssteder forskjellige steder i kommunen, og publikum bør på forhånd vite hvor disse er.

Merknad 6:

Kommunens plan for opplæring bør ta utgangspunkt i den enkelte funksjons behov. Behovet bør ses opp mot status og planen bør også inneholde konkrete tiltak for å fylle eventuelle gap mellom disse.

Merknad 7:

Kommunen bør utarbeide en langsiktig plan for øvelser. En slik plan, forankret i ROS- analyser, vil bidra til å sikre god krisehåndteringsevne gjennom variasjon av scenario, deltakelse og øvingsform.

Merknad 8:

HSB og OBP bør samordnes mht. bruk av ressurser. Det er viktig at dette ses i sammenheng for å sikre at de samme ressursene ikke er planlagt brukt på flere steder.

6. Hovedinntrykk

Birkenes kommunes ivaretakelse av kommunal beredskapsplikt og helsemessig og sosial beredskap tilfredsstiller ikke alle krav i lov og forskrift.

Birkenes kommune har ved hendelser vært proaktive og handlekraftige og vist en god krisehåndteringsevne. Det er høy beredskapsbevissthet i kommunen og kriseorganisasjonen er bemannet med personell med god kompetanse og lang erfaring. Kommunen må være bevisst på å nedfelle kompetansen og erfaringen som er i dagens organisasjon i beredskapsdokumentasjonen slik at den kan nyttiggjøres av stedfortredere og nytt personell.

Kommunen utøver sin pådriverrolle på en aktiv og god måte. Det er etablert beredskapsråd og kommunen har god kontakt med andre beredskapsaktører som f.eks. storulykkesbedriften 3B Fibreglass. Det er imidlertid uklart i hvilken grad eksterne aktører har vært involvert i arbeidet med beredskapsdokumentasjonen.

Birkenes har definert en 30 %-stilling til beredskapskoordinator og det er etablert et beredskapsteam til støtte i beredskapsarbeidet. Det er i tillegg avsatt årlige budsjettmidler til beredskapsformål. Beredskapskoordinator orienterer jevnlig ledergruppen om status i beredskapsarbeidet.

Kommuneplanens samfunnsdel er fra 2015 og skal rulleres. Gjeldende plan har samfunnssikkerhet og beredskap som eget satsningsområde, med fem mål. Målene er spesifisert i en plan for oppfølging av samfunnsikkerhetsarbeidet. Denne planen finnes i OBP, men det helhetlige arbeidet ville blitt styrket hvis planen hadde vært integrert i samfunnsdelen.

Risikoreduserende tiltak som er avdekket i helhetlig ROS-analyse er ikke systematisert i en plan for risikoreduksjon. FKB § 3 slår fast at plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet skal være basert på helhetlig ROS-analyse. Tilsynet kan ikke se at det er gjort i tilstrekkelig grad. Tiltakene burde vært prioritert, ansvarsfastsatt og, der det er relevant, kostnadsberegnet. Frister for gjennomføring burde vært satt.

Kommuneplanens arealdel er nylig rullert med fokus på nye næringsområder. Planen inneholder bestemmelser og retningslinjer for ivaretakelse av beredskapsmessige hensyn i arealplanleggingen. Kommunen fremstår som bevisst på klimatilpasning og demografiendringer.

Kommunens helhetlige ROS-analyse er fra 2020 og skal oppdateres innen utgangen av året. Gjeldende analyse tilfredsstiller forskriftskrav, men analyseskjemaene fremstår som generelle og lite detaljerte. De avdekkede risikoreduserende tiltakene fremstår også som generelle og er i liten grad egnet som grunnlag for målrettet forebyggende arbeid. Det er også uklart i hvilken grad kommunen har involvert eksterne aktører i analysearbeidet. Dette bør fremkomme av analyseskjemaene, noe som vil øke autoriteten til analysen og forenkle oppdateringsarbeidet. Kommunens størrelse, med tre sentre, klimaendringer og økt naturfare og framkommelighetsutfordringer vurderes som sentrale samfunnssikkerhetsutfordringer.

Kommunen har til hensikt å utarbeide en klima-ROS.

Kommunens OBP er god og dekker de vesentligste forholdene. Planen tilfredsstiller minimumskravene i FKB § 4, men samordning med øvrige aktører kunne med fordel vært dokumentert. Tiltakskortene i planen fremstår som generelle og bør detaljeres slik at stedfortredere og nytt personell kan bruke dem på en effektiv måte. Ressursoversikten bør oppdateres med f.eks. Sivilforsvaret og Heimevernet. Det er uklart i hvilken grad det er inngått avtaler med eksterne ressurseiere. For å sikre bevissthet om egen rolle i kommunal krisehåndtering bør slike avtaler inngås. Deler av varslingslisten står både i hoveddokumentet i OBP og i vedlegg. Det bør vurderes å samle alt i vedlegget mht. effektiv oppdatering.

Kommunens krisekommunikasjonstjeneste ledes av erfarent personell. Kommunen har god oversikt over alternative kommunikasjonskanaler og styrker og svakheter ved disse.

Kommunen har rutiner for kommunikasjon til flerspråklige og flerkulturelle grupper.

Dør-til-dør-informasjon er en av kommunikasjonskanalene, men kommunen har ikke sikret ressurser til dette gjennom f.eks. forhåndsavtale med frivillige organisasjoner. Det er pekt ut oppmøtesteder for informasjon, men disse er ikke kommunisert ut til målgruppen. Det fremkommer ikke klart av HSB-planen hvordan sektoren kan nyttiggjøre seg kriseinformasjonsapparatet ved hendelser som ikke involverer kriseledelsen.

Kommunen anser at de største truslene mot effektiv kriseinformasjon er at informasjon komme for sent, er feil eller at den ikke når fram til de riktige gruppene.

HSB-planen tilfredsstiller minimumskrav i forskriften. Det er utarbeidet egen tiltakskort som gir dekkende informasjon i en krisehåndtering. Det fremkommer imidlertid ikke av planen om den er politisk fastsatt. Det er uklart i hvilken grad eksterne og interne aktører har vært involvert i utarbeidelsen av planen og den gir inntrykk av ikke å være godt nok samordnet med annet planverk. I dette ligger en risiko for at ressurser blir «dobbeltbooket». Tilsynet registrerer at kommuneoverlegen ikke er fast medlem i kriseledelsen.

Birkenes deltar i et beredskapssamarbeid i Kristiansandsregionen. Kommunen samarbeider med Lillesand om kommuneoverlege. Tilsynet vil påpeke sårbarheten som ligger i dette ved hendelser som rammer begge kommuner. Det finnes ikke skriftlige avtaler med nabokommuner om støtte ved hendelser. Det kan oppstå hendelser i deler av kommunen der det er mer praktisk å hente støtte fra nabokommunen enn fra egen organisasjon.

Beredskapsdokumentasjonen er lagret i internkontrollsystemet TQM. Alle ansatte, også ferievikarer, får opplæring i og tilgang til systemet. Det er funksjonalitet for påminnelse om revisjoner.

Hoveddokumentasjonen er oppdatert iht. forskriftskrav, men en rekke av tiltakskortene i OBP er udaterte. Mht. tilliten til dokumentene bør siste revisjons-/oppdateringsdato fremkomme.

Tilsynet finner ingen samlet oversikt over når helseberedskapsdokumentasjonen skal oppdateres eller revideres.

Birkenes kommune øver iht. forskriftskrav, men har ingen langsiktig øvingsplan som vil sikre progresjon gjennom variasjon i scenario, deltakelse og øvingsform. Kommunen har tatt initiativ til et felles kurs med de øvrige kommunene i fylket i krisehåndtering og stabsarbeid. Kommunen har en opplæringsplan, men denne bør forankres i et definert behov pr. funksjon i kriseorganisasjonen. Planen bør beskrive hvordan evt. gap mellom behov og status skal dekkes.

Kommunen har rutiner for evaluering av øvelser og hendelser. Malen for evaluering bør inneholde frister for når tiltak skal være utført. Planverk blir oppdatert etter evaluering, og det er bl.a. avdekket behov for å øve på etablering og drift av evakuerte- og pårørendesenter. Kommunen må være bevisst på å inkludere erfaringer fra evalueringer i arbeidet med revisjon av helhetlig ROS-analyse.

Kommunen har god oversikt over sårbarheter i kraftforsyningen og har dialog med Glitre Nett. Kommunen har bidratt i utpekingen av prioriterte abonnenter ifm. utarbeidelsen av plan for kraftrasjonering. Det er mobile nødstrømsaggregater til deler av omsorgssenteret og deler av kommunehuset. Det er usikkert om tilgjengelige aggregater dekker alle behov i en omfattende krisesituasjon, f.eks. omsorgsboligene ved kommunehuset. Kommunen har drivstoff i egne tanker og kan også få dette gjennom lokal bensinstasjon eller hos bønder.

Bensinstasjonen har mulighet for manuell pumping.

Drikkevann forsynes fra brønner og ny vannkilde er under etablering. Høydebassengene har god kapasitet ved utfall. Ved utfall i nettforbindelsen kan vannforsyningen styres manuelt. Kommunen har satellittelefon men har ennå ikke anskaffet Nødnett-terminaler.

Kommunens beredskapslager er plassert i flomutsatt område, men det er rutiner for flytting av materiellet ved varsel om flom.

Kommunen har tilfredsstillende rutiner for ivaretakelse av beredskapsmessige hensyn i arealplanleggingen. Krav til ROS-analyse fremmes i oppstartmøte. Ved gjennomsyn av private planer benyttes NVE, erfaringer og tidligere utredninger.

7. Regelverk

• Lov 06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
• Forskrift 08.2011 om kommunal beredskapsplikt
• Lov 03.1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm
• Lov 06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
• Lov 6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
• Lov 12.2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift 7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov 8.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
• Forskrift 6.2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten
• Forskrift 13.2.2009 nr. 205 om tuberkulosekontroll
• Forskrift 10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble gjort tilgjengelig under forberedelsen av revisjonen:

• Kommuneplanens samfunnsdel 2015-2027
• Kommuneplanens arealdel 2020-32 med planbeskrivelse, bestemmelser/retningslinjer, plankart og konsekvensutredning
• Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse 2020 med 22 analyseskjemaer
• ROS-analyse helsemessig og sosial beredskap (10 analyseskjemaer)
• Overordnet beredskapsplan 2024 med ressursoversikt, varslingsliste og tiltakskort
• Plan for helsemessig og sosial beredskap 2024 med tiltakskort
• Smittevernplan 2024
• Evakueringsplan for Birkeland sentrum 2018
• Plan for øvelse, opplæring og evaluering 2024
• Evalueringsrapport LRS-øvelse 2019
• Evalueringsrapporter etter pandemien 2022
• Evalueringsrapporter etter beredskapsøvelse om digital sikkerhet 2021
• Evaluering av PLIVO-øvelse 2024

Annen dokumentasjon som Statsforvalteren har innhentet selv eller hadde tilgang til fra tidligere:

• Kommunens evalueringsrapport etter flommen i 2017
• Statsforvalterens evalueringsrapport etter flommen i 2017
• Rapport etter tilsyn med beredskapsplanlegging i Birkenes kommune 2018
• Referat fra møte i beredskapsrådet 2019
• Referat fra møte i beredskapsrådet 2023
• Kommunestyrevedtak helhetlig ROS-analyse og overordnet beredskapsplan 2020
• Rutine for behandling av private detaljreguleringsplaner 2024 Korrespondanse mellom virksomheten og Statsforvalteren:
• Varsel om tilsyn datert 08.04.2024
• Oversendelse av dokumentasjon fra Birkenes kommune datert 03.05.2024 og 15.05.2024
• Program og administrative bestemmelser for tilsynet datert 21.05.2024

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

• Fylkesberedskapssjef Yngve Årøy, Statsforvalteren i Agder, revisjonsleder
• Seniorrådgiver Bengt Henriksen, revisor
• Seniorrådgiver Synnøve Spinnangr, Statsforvalteren i Agder, revisor helsemessig og sosial beredskap
• Seniorrådgiver Geir Evensen, revisor helsemessig og sosial beredskap