Rapport fra tilsyn med Kristiansand kommunes saksbehandling av søknader om BPA til barn / unge under 18 år 2024

Statsforvalteren har gjennomført tilsyn med Kristiansand kommune for å undersøke om saksbehandling av søknader om brukerstyrt personlig assistanse (BPA) til barn under 18 år blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna og deres familier får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Statsforvalteren. Vi har de siste par årene opplevd økt antall klager på brukerstyrt personlig assistanse (BPA), og mange av disse kommer fra Kristiansand kommune. Vi fikk høsten 2023 tilsendt en oversikt over antall søknader og klager Kristiansand kommune fikk til behandling vedrørende BPA som viste at svært mange av søknadene om BPA endte i en klagesak og at dette var en økende trend fra året før.

Vi har også fått henvendelser fra foreldre som mener at den lange saksbehandlingstiden i disse sakene er uforsvarlig. De gjelder små barn der situasjonen kan endre seg raskt og der det kan utgjøre stor forskjell å få på plass tjenester relativt fort.

Videre har vi også mottatt en anmodning fra advokatkontoret Lippestad som, på vegne av flere familier, ber oss om å føre tilsyn med kommunens saksbehandling av BPA søknader fra familier med barn med store funksjonsvansker.

Vi besluttet derfor å gjennomføre et egenvurderingstilsyn med kommunens saksbehandling av søknader om tjenester organisert som BPA, til barn under 18 år med funksjonsnedsettelser.

Hovedkonklusjon: Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

1.  Tilsynets tema og omfang

Tilsynets formål er å bidra til forbedring av saksbehandlingen i saker om BPA for å sikre at sakene blir forsvarlig utredet og behandlet slik at tjenestene som ytes får et forsvarlig omfang og innhold. Hovedtema for tilsynet var saksbehandling av søknader om BPA til barn under 18 år med funksjonsnedsettelser, med følgende spesifikke sjekkpunkter:

• Opplæring av saksbehandlere / krav til kompetanse hos saksbehandlere
• Mottak av søknader, herunder saksbehandlingstid, prioritering av saker og foreløpige svar / forvaltningsmeldinger
• Utredning / kartlegging / individuell vurdering inkludert forsvarlighetsvurdering evt. bruk av kartleggingsverktøy
• Begrunnelse for vedtak
• Pasientens og / eller foresattes medvirkning
• Vurdering av barnets beste
• Vurdering av forsvarlighet i tjenestetilbudet.

Tilsynet ble gjennomført i fire trinn med følgende milepæler:

• Varsel om tilsyn ble sendt 08.04.2024
• Dokumentasjon fra kommunen ble mottatt 07.06.2024
• Brukersamtaler ble gjennomført på teams 17. og 19.06.2024
• Oppsummerings- / dialogmøte, med presentasjon av foreløpige funn, ble gjennomført 21.06.2024.

Ytterligere beskrivelse av gjennomføringen kommer frem i vedlegg.

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

I dette tilsynet står retten til nødvendige helse- og omsorgstjenester og kravet til forsvarlig virksomhet sentralt. Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten beskriver i kravene til systematisk styring i helse- og omsorgstjenestene.

Formålet med vår oppfølging av kommunale helse- og omsorgstjenester, er å bidra til gode og trygge tjenester, og at tjenestene som ytes skal være forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2.

Retten til BPA er forankret i pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) § 2-1 c og er avgrenset til behov over 25 / 32 timer per uke. Hol. § 3-1 og § 3-2 nr. 6 bokstav b samt § 3-8, er motsvaret til bestemmelsen i pbrl., og hjemler kommunens plikt til å tilby BPA.

Når tjenestemottaker i BPA saker er et barn, blir også bestemmelsen i hol. § 3-6 relevant da tjenestetilbudet eller deler av det, kan gis som pårørendestøtte. Selv om retten til BPA ikke er oppfylt, kan kommunen velge å organisere omsorgstjenester som BPA. Uansett må timeutmålingen gjenspeile behovet og bygge på en tilstrekkelig individuell kartlegging. Tjenestetilbudet kommunen gir må også oppfylle kravet til forsvarlighet, jf. hol. § 4- 1.

Forvaltningslovens (fvl.) bestemmelser er sentrale i saksbehandling og har vært grunnleggende i dette tilsynet.

Ifølge regelverk for kommunalt kompetanse- og tjenesteutviklingstilskudd utarbeidet av Helse- og omsorgsdepartementet kan det gis tilskudd til saksbehandling ved BPA i henhold til forventede utgifter og opplæringsplan.

3.  Beskrivelse av faktagrunnlaget

Informasjonen vi bygger på i dette kapitlet er innhentet gjennom mottatt rapport og kartleggingsskjemaer, ytterligere etterspurt dokumentasjon, samtaler med foreldre og gjennomført møte med kommunens ledelse. 

Om virksomheten

Kristiansand kommune ble fra 01.01.2020 slått sammen med Søgne og Songdalen og teller i dag rett under 120 000 innbyggere^[1]. Etter sammenslåingen, gjorde bystyret vedtak om større tilgjengelighet for BPA til barn og unge for å unngå fragmenterte tjenester og innførte fra 01.04.2022 fritt brukervalg for BPA.

Enhet Forvaltning og koordinering hører inn under direktørområdet Helse og mestring og har tre avdelinger med hver sin leder. Saksbehandling av søknader om BPA til barn er fordelt på to av disse avdelingene. Sakene er fordelt mellom saksbehandlerne utfra søkers fødselsdato. Til sammen er det 22 årsverk i hver av disse to avdelingene. Saksbehandlere for barn og unge / habilitering er en egen gruppe med saksbehandlere fra begge disse avdelingene som håndterer mange av søknadene om BPA til barn.

Kommunen har en egen BPA-tjeneste som håndterer 46 % av de BPA organiserte tjenesteordningene og som er organisert under enhet for Livsmestring, med egen ledelse. De resterende 54 % av BPA-ordningene driftes av åtte private leverandørfirmaer. Kommunen har avtale med 20 private firmaer som vedtakseiere kan velge mellom.

Per 01.04.2024 er det 18 BPA-ordninger overfor barn under 18 år i Kristiansand kommune.

Opplæring av saksbehandlere/krav til kompetanse hos saksbehandlere

Ved ansettelse av saksbehandlere krever kommunen helsefaglig bachelorutdanning (vernepleier, sykepleier, sosionom) samt relevant erfaring.

Kommunen tilbyr intern opplæring med fadderordning og med nyansattopplæring og eksterne kurs der dette vurderes viktig og nyttig. Alle nyansatte gis eksternt kurs i grunnleggende saksbehandling.

Det planlegges deltagelse på kurs i saksbehandling av BPA høsten 2024 for flere av de sist ansatte som jobber med slike saker. Kommunen vurderer at de ansatte bør ha jobbet en stund før de har erfaring nok til å ha “knagger å henge kunnskapen på” – for å få mest mulig utbytte av kurset.

Kristiansand kommune får årlig støtte fra kompetanse- og tjenesteutviklingstilskuddet som forvaltes av Statsforvalteren til opplæringstiltak for arbeidsledere, assistenter og saksbehandlere i BPA-ordningene. Det er rapportert at 23 saksbehandlere fikk innvilget tilskudd og at 13 fullførte opplæringen i 2023. Det bekreftes i møtet at disse 13 ikke bare har fått midler til opplæring i BPA, men også i generell saksbehandling.

Kommunen har ikke identifisert kompetanse / opplæring som et eget risikoområde, men har under punkt 3 i rapporten om behov for forbedringstiltak, skrevet at de ser det som fortsatt viktig å ha fokus på generell kompetanseheving innen saksbehandling og kunnskap om BPA-organisering av tjenester.

Mottak av søknader, herunder saksbehandlingstid, prioritering av saker og foreløpige svar/forvaltningsmeldinger

Saksbehandlingstiden i de åtte gjennomgåtte vedtakene varierte fra 70 til 381 dager der de to lengste saksbehandlingstidene (381 dager og 193 dager) var begrunnet med henholdsvis at saksbehandlingstiden var regnet fra første søknad (vedtaket hadde vært påklaget) og at pasienten hadde gjennomgått operasjon samt at det hadde vært sykdom i familien. Det var i disse to sakene vurdert at det ikke var gitt tilfredsstillende forvaltningsmeldinger.

Kommunen skrev i sin rapport at mottaksavdelingen vurderer hastegrad på søknadene før de fordeles videre til fagdedikert saksbehandler på bakgrunn av søkers fødselsdato som så sender ut forvaltningsmelding med forventet saksbehandlingstid. I oppsummeringsmøtet med kommunen ble det kommentert at saker som gjelder barn ikke nødvendigvis behandles som hastesaker, men at pasientens alder kan ha betydning for hastegrad.

Kommunen har i sin rapport vurdert lang saksbehandlingstid som et risikoområde, og har skrevet at de umiddelbart setter i gang arbeidet med å redusere saksbehandlingstidene. Kommunen har hatt utfordring med lang saksbehandlingstid over noe tid og har innført som en rutine å skrive avviksmelding dersom saksbehandlingstid går ut over 12 uker. Risikovurderingen er at det i mange saker er forhold som endrer seg over tid, at fakta i saken kan bli foreldet underveis og mange av søkerne er i en vanskelig situasjon. Med lang saksbehandlingstid tar det tid å få avklart hvilke bistandsbehov og rettigheter søker har. Dette er et problem opp mot rettssikkerheten til den enkelte innbygger, og det gir ikke kommunen totaloversikt over innbyggernes tjenestebehov.

Gjennomføring av kartlegging

I alle vedtakene unntatt ett, er spørsmålet om arbeidsledelse avklart. Kommunen har likevel identifisert dette som et punkt med risiko for manglende utsjekk og har utarbeidet et eget skjema som en fast del av saksutredningen.

Saksbehandler planlegger saksbehandlingsprosessen og avtaler tid og sted for kartleggings- / brukermedvirkningsmøte. I dette møtet kan det komme fram behov for ytterligere informasjon fra andre kilder som kan belyse saken og det innhentes bekreftet samtykke (muntlig) fra søker / foresatte til å innhente opplysninger.

Hjemmebesøk med kartleggingssamtale er gjennomført i alle sakene og det brukes et eget kartleggingsskjema uavhengig av hvilken tjeneste det er søkt om. Dette skjemaet har inkludert IPLOS variablene. I fem av de åtte vedtakene er likevel IPLOS oppgitt brukt i kartleggingen i tillegg. I syv av åtte vedtak er det innhentet uttalelse fra fastlege/spesialist eller annen kommunal tjeneste som del av kartleggingen. Bare i ett av de åtte vedtakene er behovet for to tjenesteytere eller behovet for kontinuerlig bistand om natten vurdert. Dette er også et punkt kommunen vurderer det er risiko for manglende utsjekk av i kartleggingen og noe de skriver i rapporten at de vil få inn i saksutredningsmalen, i tillegg til informasjon om utsatt iverksettelse av vedtak.

Om foreldrene har særlig tyngende omsorgsarbeid er avklart i fem av sakene, men i de resterende tre sakene er dette spørsmålet ifølge kommunen selv, ikke godt nok vurdert og / eller utmålt. Kommunen skriver i rapporten at de har som rutine å vurdere hvilke av omsorgsoppgavene som betraktes som særlig tyngende i lovens forstand, og skiller mellom hjelp for barnet selv (individuell rettighet) og hjelp som er pårørendestøtte / avlastende tiltak. Opplysninger om stønader fra NAV innhentes fra foresatte og inngår som en del av vurderingsgrunnlaget i sakene. Hjelpestønad tas eventuelt med i vurderingen som en stønad ment for samme formål som avlastende omsorgstjenester. (Men kan kun påvirke reduksjon av evt. innvilget omsorgsstønad). Kommunen beskriver at det er behov for å tydeliggjøre hva som er særlig tyngende omsorgsoppgaver og en tydeligere avgrensning av kommunens hjelpeplikt opp imot foreldrenes omsorgsplikt. Det er satt møtetid i begynnelsen av juni 2024 for oppstart av dette arbeidet.

Lettere helsehjelp er vurdert til å inngå i ett av vedtakene og i alle vedtakene bortsett fra ett, munner kartleggingen ut i en konkret timeberegning.

Begrunnelse for vedtak

Kommunen har vurdert at det var samsvar mellom behov og tildelte tjenester (timeutmåling) i alle de gjennomgåtte vedtakene. I rapporten beskrives det at saker der saksbehandler er usikker eller som er sammensatte, drøftes i ukentlige interne fagmøter og eventuelt også i ukentlige tverrfaglige møter. Alle BPA- saker vurderes i eget ukentlig utmålingsmøte hvor omfang av rettigheter for aktuelle tjenester gjennomgås. Dette for å oppnå så lik utmålingspraksis som mulig i de ulike sakene. I noen tilfeller tas saker opp med juridisk rådgiver eller i «gråsonemøte» hvor saksbehandler, kommunalsjef, enhetsleder, kommuneoverlege og juridisk rådgiver deltar.

Kommunen har identifisert timeutmåling og begrunnelse som et risikoområde ved saksbehandlingen. 

Medvirkningsretten og vurdering av barnets beste.

Kommunen har vurdert at medvirkningsretten er oppfylt i de gjennomgåtte vedtakene. Barnet / ungdommen saken gjelder og mindreårige søsken er hørt enten i aktuelle sak eller i tidligere sak, bortsett fra i ett tilfelle.

Kommunen har som praksis at alle barna i familien skal omtales i saken. Saksbehandler skal kommunisere direkte med de barna som er i stand til å delta i en slik samtale. Ellers observeres barna i sitt hjemmemiljø og noen ganger også i skole / barnehage. Ut over dette benyttes foresattes egenvurderinger av barnas opplevelse av nåværende situasjon og ønsket tjenestetilbud. Dette gjelder både barnet selv og eventuelle søsken.

Vurdering av forsvarlighet i tjenestetilbudet

I fire av åtte saker har kommunen beskrevet at det er gjennomført / dokumentert forsvarlighetsvurdering av det totale tjenestetilbudet. Kommunens beslutning om hva som er en faglig forsvarlig løsning, er i de fleste tilfeller forankret i et fagkollegium som er sammensatt av både ledere, erfarne saksbehandlere og mindre erfarne saksbehandlere. Der tjenesten leveres av private leverandører, har kommunen krav om en årlig tilbakemelding (fra vedtakseier selv og fra leverandør) på fastsatt skjema om hvordan gjennomføring av BPA-organiseringen av tjenestene har fungert / fungerer. Det rapporteres også på HMS og hvordan oppfølgingen av assistentene har vært.

Kommunen har et eget kartleggingsskjema for arbeidsmiljøet i det enkelte hjem. Dette fylles ut under eller etter kartleggingsmøtet i hjemmet og ender i en konklusjon om hvorvidt det må utbedringer til i hjemmet før tjenesten kan iverksettes (jf. krav til arbeidsmiljø for ansatte).

BPA- leverandøren og arbeidslederen skal årlig rapportere om hvordan ansatte assistenter blir fulgt opp. Kommunens skjema er under endring etter innspill. Det vil blant annet skille tydelig mellom arbeidslederens tilbakemeldinger og leverandørens tilbakemeldinger. Tilbakemeldingene kan medføre at det tas kontakt med partene for å drøfte momenter fra evalueringen. I saker med utfordringer har leverandører / arbeidsleder selv tatt kontakt med kommunen for å orientere eller for å få bistand til avklaringer.

Kommunen har identifisert forsvarlighetsvurderinger som et risikoområde ved saksbehandlingen, og vil arbeide med å få beskrevet dette tydeligere i vedtakene.

Brukersamtaler

Hovedinntrykket i samtalene var at familiene opplevde å bli møtt av hyggelige mennesker, men at saksbehandlerne som kom på hjemmebesøk, i liten grad kunne svare på spørsmålene de hadde om BPA. Foreldrene hadde fått vite om BPA som en mulig organisasjonsform av andre, ikke fra kommunens folk.

To av familiene vi snakket med, hadde klagesaker i kommunen som ikke var ferdigbehandlet og en familie var i prosess med å ansette assistenter, og beskrev at dette var vanskelig. Alle familiene hadde koordinator (enten barnekoordinator eller ordinær koordinator), men foreldrene opplevde likevel at de måtte koordinere mye selv.

Alle vi snakket med understreket at det var tungt å være i søke- og klageprosesser med kommunen og å måtte sette ord på så mye negativt om sine barn. De var også opptatt av at ikke alle hadde ressurser til å stå i slike prosesser og at de dermed mente det var mange som ikke fikk sine rettigheter oppfylt.

4.  Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Opplæring av saksbehandlere / krav til kompetanse hos saksbehandlere

Kommunen skal ha oversikt over medarbeideres kompetanse og behov for opplæring, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten, § 6 f. Virksomhet som yter helse- og omsorgstjenester, skal organiseres slik at helsepersonellet blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter, jf. helsepersonelloven § 16. For å kunne oppfylle forpliktelsen til å gi helsepersonell rammebetingelser som gjør det mulig å opptre i samsvar med helsepersonellovens krav, må øverste leder ha oversikt over helsepersonellets kompetanse og behov for opplæring.

Lovgiver har gjennom tilskuddsordningen kommunalt kompetanse- og tjenesteutviklingstilskudd, gitt BPA – som eneste tjenestefelt – kompetansemidler til saksbehandling. Kristiansand kommune erkjenner at disse tilskuddsmidlene har blitt brukt til generell saksbehandlingsopplæring og ikke spisset mot BPA. Dette utgjør et brudd på tilskuddsregelverket. Statsforvalteren understreker at disse tilskuddsmidlene må brukes til formålet, og at kommunens egenvurdering har vist at det er behov for dette.

Kommunen har ikke beskrevet opplæring som et eget risikoområde i sin rapport, men beskriver flere risikoområder innenfor saksbehandling av BPA, som kommunen skal forbedre. Statsforvalteren vurderer det som en forutsetning at saksbehandlerne som jobber innenfor feltet, får opplæring i disse endringene. Dermed blir opplæring og kompetanseheving et overordnet tema for at kommunen skal få gjort noe med de beskrevne risikoområdene.

Mottak av søknader, herunder saksbehandlingstid, prioritering av saker og foreløpige svar / forvaltningsmeldinger

Saksbehandlingen skal gjennomføres uten ugrunnet opphold, jf. fvl. 11 a. Loven sier ikke noe konkret om saksbehandlingstid i dager / uker, men Statsforvalteren er enig med kommunen i at dette er et risikoområde og at lang saksbehandlingstid ikke er i tråd med god forvaltningsskikk eller til barns beste. Å gi god informasjon i saker der saksbehandlingen av forskjellige grunner drar ut i tid, er viktig å ha fokus på og gode rutiner for.

Kommunen skriver avviksmeldinger i saker der saksbehandlingen tar lengre tid enn 12 uker. Antall avvik på grunn av lang saksbehandlingstid bør følges med på og vurderes nøye.

Gjennomføring av kartlegging

Ifølge fvl. § 17 skal forvaltningsorganet påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

Vi merker oss at kommunens kartleggingsverktøy er omfattende og at det kan være en risiko for at man gjør overlappende undersøkelser. Det er for eksempel angitt at IPLOS-variabler er bakt inn i kommunens skjema, men likevel må fylles ut separat for statistiske formål.

I rundskriv Nr. I-9/2015 om rettighetsfesting av BPA, beskrives i de ulike momentene som kan inngå i en BPA og som dermed bør vurderes dersom de er relevante for saken. Flere av disse momentene har kommunen vurdert at det er risiko for at ikke blir kartlagt godt nok, dette gjelder blant annet om det er kontinuerlig behov for to tjenesteytere, om det er behov for kontinuerlig bistand om natten, om det er særlig tyngende omsorgsoppgaver, jf. hol 3-6, og i så fall hva og hvor mye dette utgjør samt en tydeliggjøring av kommunens hjelpeplikt, mm.  Kommunen innhenter opplysninger om stønader fra NAV fra foresatte og bruker dette som en del av vurderingsgrunnlaget i sakene. Hjelpestønad tas eventuelt med i vurderingen som en stønad ment for samme formål som avlastende omsorgstjenester. Dette kan imidlertid ikke komme til fradrag i BPA saker, noe kommunen skriver at de er klar over.

Det er opp til kommunen å velge kartleggingsverktøy, men de må påse at kartleggingen opplyser saken tilstrekkelig, jf. fvl. § 17.

Kommunen har på bakgrunn av egenvurderingen, identifisert risikoområder ved kartleggingen og har satt i verk tiltak for å forbedre dette.

Begrunnelse for vedtak

Vedtaket skal være tilstrekkelig og forståelig begrunnet, jf. fvl. § 25.

Retten til BPA er den eneste rettigheten i helse- og omsorgstjenesteloven som er knyttet opp imot et bestemt timetall. Hvordan saksbehandlere kartlegger og kommer fram til timebehovet er dermed avgjørende. Og kartleggingen må alltid munne ut i et konkret timeantall som er basert på et regnestykke søkeren kan forstå.

I de åtte vedtakene kommunen har gjennomgått, har de vurdert at det er samsvar mellom kartlagte behov og tildelte tjenester, slik at begrunnelsen er beskrevet som tilstrekkelig. Statsforvalteren vurderer at det på bakgrunn av at så mange BPA-vedtak ender i en klage, kan være grunnlag for å tro at begrunnelsene for vedtakene likevel ikke er fullt ut forståelige for søkerne.

Medvirkningsretten og vurdering av barnets beste.

Ifølge FNs barnekonvensjon artikkel 12 skal involverte barn i saken høres, og barns beste skal vurderes og vektlegges i saken, jf. FNs barnekonvensjon artikkel 3. Dette gjelder både barnet selv og eventuelle mindreårige søsken. I mange situasjoner er det ikke mulig å høre barnet selv, men barnets beste skal uansett tillegges vekt i vurderingen.

Foreldre som har omsorgsplikt har også medvirkningsrett i saker som gjelder deres barn, jf. pbrl. § 3-1, og dette må komme fram i vurderingene. Barns beste og / eller medvirkning er ikke identifisert som risikoområder i kommunens rapport.

Vi har registrert i klagesakene at barns beste har fått større plass enn tidligere og er tydeligere beskrevet i kommunens saker.

Vurdering av forsvarlighet i tjenestetilbudet

Jf. hol. § 4-1 skal helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter loven her skal være forsvarlige. Kommunen må derfor gjøre en vurdering av om det totale tjenestetilbudet kommunen tilbyr, er forsvarlig.

I de gjennomgåtte sakene var dette bare gjort i 4 av 8 saker, og dette er identifisert som er risikoområde kommunen er i ferd med å gjøre noe med.

Oppsummering

Kommunen har som følge av egenvurderingstilsynet identifisert risikoområder og planlagt endringer med hovedmål om å redusere saksbehandlingstid og øke kvaliteten på sine BPA-vedtak. Statsforvalteren legger til grunn at kommunen vil følge nøye med på avvik på saksbehandlingstid fremover.

Kommunen har innført bruk av skjema for utsjekk av arbeidslederevne, og vil gjennomgå og forbedre saksutredningsmalene spesielt med tanke på:

• Behovet for kontinuerlig nattevakt / to tjenesteytere til stede (jfr. pbrl. § 2-1 bokstav d)
• Tydeliggjøring av de særlig tyngende omsorgsoppgavene i saken (jfr. hol. § 3-6)
• Tydeliggjøre hva som faller innenfor foreldrenes omsorgsplikt (jfr. fvl. § 17 og hol § 3-6)
• Synliggjøre timeutmålingen i saksutredning og vedtak bedre
• Beskrive forsvarlighetsvurderingene tydeligere i både vedtak og saksutredning. (jfr. hol § 4-1)
• Informere om rett til å be om utsatt iverksettelse (jfr. fvl. § 42)

Kommunen skriver videre at de vil øke fokuset på vurderingsdelen i saksfremstillinger i internundervisninger og vil sende flere saksbehandlere på kurs i saksbehandling i BPA-saker i november 2024. Vi gjentar her viktigheten av at tilskuddsmidler til opplæring i saksbehandling om BPA brukes til formålet, og legger til grunn at kommunens praksis endres i tråd med regelverket for denne tilskuddsordningen.

Det beskrives videre at det innen september 2024 skal formidles informasjon til alle saksbehandlere om resultatet av kommunens egne funn og Statsforvalterens oppsummering og funn ved dette tilsynet. Kommunen har opprettet en erfaringsbank med klagesaker, saksområder med tematikk og endelig resultat som er tilgjengelig for alle ansatte.

Ifølge kommunens rapport vil ledelsen i løpet av mai 2025 gjøre en ny gjennomgang av de åtte siste BPA-vedtakene til barn under 18 år for å se om det viser et forbedret resultat sammenlignet med gjennomgangen i dette tilsynet. Ledelsen vil også lese avslagssaker og klagesaker for å følge opp om det merkes forbedringer i saksfremstillinger og evt. gi tilbakemeldinger til saksbehandler om forbedringsområder. Ledelsen skal få jevnlige statusoppdateringer fra BPA-kontakt på fremdriften i forbedringsarbeidet og kommunalsjef skal godkjenne forslag til nye kartleggingsverktøy og saksutredningsmaler på bakgrunn av funnene i dette tilsynet.

5.  Statsforvalterens konklusjon

Det er i tilsynet ikke avdekket mangler som skulle tilsi at saksbehandlingen av søknader om BPA til barn med funksjonsnedsettelser ikke gjennomføres innenfor rammen av faglig forsvarlighet.

Kristiansand kommune har likevel identifisert flere risikoområder ved sin saksbehandling av søknader om BPA til barn og unge med funksjonsnedsettelser og deres familier. Dette dokumenterer en fare for svikt i tjenestene til en særlig sårbar gruppe som forutsetter at de beskrevne tiltakene følges opp. Statsforvalteren vurderer at kommunens identifiserte risikoområder langt på vei stemmer med inntrykket vi har fått gjennom oversendte klagesaker og kontakt med klagere og andre involverte.

Vi vurderer at de beskrevne og iverksatte tiltak er adekvate og målrettede og vil bidra til å sikre forsvarlig saksbehandling på dette området fremover. Vi legger til grunn at kommunen gjennomfører tiltakene og følger med på praksisen videre.

Hovedkonklusjon: Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Statsforvalteren ber om å få tilsendt en konklusjon på den nye gjennomgangen som planlegges gjennomført i løpet av mai 2025, frist for innsending: 15.06.2025.

Med hilsen

 (e.f.)

Irene Vestøl
seniorrådgiver

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 08.04.2024. Tilsynet foregikk i fire trinn.

I trinn 1 gjennomgikk kommunen de siste åtte vedtakene fattet overfor pasienter som var under 18 år og hadde funksjonsnedsettelser. Til denne gjennomgangen skulle kartleggingsskjema utarbeidet av Statsforvalteren benyttes.

I trinn to ba vi om en rapport på bakgrunn av gjennomgangen i trinn 1 der virksomheten skulle redegjøre for sin praksis på området. Vi utformet fem punkter med underpunkter denne rapporten skulle inneholde for å gi oss grunnlag til å vurdere om kommunens praksis er i tråd med gjeldende regelverk.

Vi fikk den 07.06.2024 tilsendt rapport og utfylte kartleggingsskjemaer samt kommunens eget kartleggingsskjema til bruk ved kartlegging av behov for BPA var tilsendt og gjennomgått på forhånd.

I trinn 3 gjennomførte vi brukersamtaler på teams med tre foreldrepar som hadde fått vedtak om BPA som var blant de åtte gjennomgåtte vedtakene. Disse ble gjennomført 17.06.2024 og 19.06.2024.

I trinn fire avholdt vi den 21.06.2024 et oppsummerende møte i Kristiansand kommune med gjennomgang av foreløpige funn og dialog rundt uavklarte spørsmål.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som deltok på oppsummerende møte:

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• Seniorrådgiver, Helene Frydenberg, SFAG, revisor
• Seniorrådgiver, Heidi Liane Danielsen, SFAG, revisor
• Seniorrådgiver, Irene Vestøl, SFAG, revisjonsleder

[1] Kommunefakta – SSB, Folketall 2. kvartal 2024