Rapport fra tilsyn med skolehelsetjenesten 1. til 7. klasse i Østre Toten kommune

Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med skolehelsetjenesten 1. til 7. klasse i Østre Toten kommune. Det ble gjennomført journalgjennomgang 21. mars 2019 og selve tilsynet var 26. og 27. mars 2019. Det ble undersøkt om Østre Toten kommune sørger for at skolehelsetjenesten blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav, slik at elevene i 1. til 7. klasse får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen.

Fylkesmannens konklusjon:

• Lovbrudd 1:
  Manglende involvering av medisinskfaglig kompetanse i skolehelsetjenesten innebærer en risiko for at tjenesten ikke får tilstrekkelig medisinskfaglig rådgivning.
  
  Dette er brudd på:
  Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1, 3-3 og 4-1
  Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
  Pasient- og brukerrettighetsloven §§ 2-1a og 6-1
  Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten §§ 1, 3 og 6

• Lovbrudd 2:
  Det er risiko for svikt i tjenesten ved at det ikke i tilstrekkelig grad etterspørres og undersøkes om tjenesten blir gjennomført som planlagt
  
  Dette er brudd på:
  Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1, 3-3 og 4-1
  Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
  Pasient- og brukerrettighetsloven §§ 2-1a og 6-1
  Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten §§ 1, 3 og 6
  Journalforskriften § 8

Elever i 1. til 7. klasse får i all hovedsak det tilbudet de skal ha når det gjelder skolehelsetjeneste. Manglende involvering av medisinskfaglig kompetanse i skolehelsetjenesten innebærer imidlertid en risiko for at tjenesten ikke får tilstrekkelig medisinskfaglig rådgivning. Det ble under tilsynet avdekket at skolehelsetjenestens ledelse ikke i tilstrekkelig grad selv etterspør om oppgavene blir gjennomført som planlagt. Denne svikten innebærer en risiko for at elevene ikke får det tilbudet om skolehelsetjeneste som de har rett til.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

I tilsynet undersøkte Fylkesmannen om Østre Toten kommune, gjennom systematisk styring og ledelse, sikrer forsvarlige helsetjenester i skolehelsetjenesten for barn og unge i 1. til 7. klasse innenfor temaene:

• Helseundersøkelse, helsesamtaler, helseinformasjon og undervisning i 1. til 7. klasse.

Kommunen skal, som ledd i å tilby nødvendige helse- og omsorgstjenester, tilby helsefremmende og forebyggende tjenester, herunder helsetjeneste i skoler jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 første ledd nr. 1 jf. § 3-1. Barn har rett til nødvendig helsehjelp, også i form av helsekontroll i den kommunen barnet bor eller midlertidig oppholder seg.

Vi undersøkte om kommunen følger program i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere som understøtter de mål som er satt for faglig forsvarlig praksis.

• Koordinering og samhandling av tjenester til barn «som bekymrer» som ytes fra flere enheter gjennom tverrfaglig samarbeid. Om kommunen i sin planlegging av tjenesten har lagt til rette for tverrfaglig samarbeid for å fange opp barn og unge med skjevutvikling og fysiske og psykiske utfordringer.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal ha rutiner for, og legge til rette for, nødvendig samarbeid med blant annet «relevante kommunale tjenester og spesialisthelsetjenester» jf. forskrift om helsestasjons- og skolehelsetjeneste § 4. Tjenesten møter mange barn, ungdommer og deres foreldre, og har dermed en viktig rolle i å avdekke behov for langvarige og koordinerte tjenester på et tidlig tidspunkt.

Vi undersøkte om kommunen og skolehelsetjenesten har et system for samhandling og koordinering for barn/unge som har behov for helse- og omsorgstjenester fra flere enheter. Skolehelsetjenestens personell skal henvise til rett enhet ut i fra behov og bidra i arbeidet med individuell plan. Skolehelsetjenestens personell skal ha kunnskap om kommunens koordinerende enhet, og den koordinerende enhetens ansvar for å oppnevne koordinator og rutiner for samhandlingen med denne enheten.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 2.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Lover:

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om helsepersonell
• Lov om barneverntjenester
• Lov om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp
• Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrifter:

• Forskrift om ledelse- og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons og skolehelsetjenesten
• Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om tilgang til helseopplysninger mellom virksomheter
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om nasjonalt vaksinasjonsprogram
• Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

Forsvarlighetskravet
Kravet om forsvarlighet, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 4-1, er forankret i anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. Faglige retningslinjer og veiledere kan være et av flere bidrag til å gi forsvarlighetskravet et innhold. Anbefalinger gitt i nasjonale farlige retningslinjer er ikke rettslig bindende, men normerende og retningsgivende ved å peke på ønskede og anbefalte handlingsvalg (god praksis), jf. https://helsedirektoratet.no/metoder-og-verktoy. I situasjoner der helsepersonell velger løsninger som i vesentlig grad avviker fra gitte anbefalinger, skal dette dokumenteres. En bør også være forberedt på å begrunne sine valg i eventuelle klagesaker eller ved tilsyn.

Helsedirektoratet har utarbeidet flere Nasjonale faglige retningslinjer som berører skolehelsetjenesten og som gir føringer på hva som er god praksis:

• Nasjonal faglig retningslinje for det helsefremmende og forebyggende arbeidet i helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom
• Undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn
• Veiing og måling i helsestasjon- og skolehelsetjenesten
• Overvekt og fedme hos barn og unge
• Råd ved bruk av sosiale medier i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Barnevaksinasjonsprogrammet
• Helseundersøkelser av adopterte fra land utenfor Vest-Europa
• Forebygging av kjønnslemlestelse

Plikten til systematisk styring
Ny forskrift ble fastsatt ved kongelig resolusjon 28. oktober 2016 og trådte i kraft den 1. januar 2017: forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. I praksis er ikke dette nye krav, men presiseringer av kravene i forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten, som gjaldt tidligere. Virksomhetens plikt til å arbeide systematisk for kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet fremgår også av helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2. Virksomhetens aktiviteter skal planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres i samsvar med krav fastsatt i helselovene. Helsetjenesten er pålagt å sikre forsvarlige tjenester gjennom sin styring.

Basert på kravene beskrevet ovenfor, må blant annet dette kunne forventes av forsvarlige skolehelsetjenester til barn/unge:

Organisering av tjenesten og fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet:
Kommunen har klare beskrivelser av fordelingen av ansvar, oppgaver og myndighet for
skolehelsetjenesten. I tillegg har kommunen gode rutiner og prosedyrer som er godt implementert i tjenesten.

Kompetanse og personellstyring:
Kommunen har tilstrekkelig kompetanse og nok personell for å kunne gjennomføre forsvarlige skolehelsetjenester for barn/unge i grunnskolealder.

Tiltak for å legge til rette for god praksis og korrigere og forebygge svikt:
Kommunen har en praksis som sikrer en forsvarlig skolehelsetjeneste. Tjenester blir gitt til barn/unge i tråd med nasjonale retningslinjer/veiledere, og tjenesten blir fortløpende vurdert og korrigert ved endringer i nasjonale mål. Det er lett å finne dokumentasjon i tjenestens journalsystem, og kommunen har sikret at relevante og nødvendige opplysninger blir journalført. Kommunen har systemer som fanger opp om det er mangler i tilbudet som gis til barn/unge, og korrigerer uønsket praksis.

Ledelsens oppfølging:
Ledelsen har systemer for å følge opp kvaliteten på skolehelsetjenesten i kommunen.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

I Østre Toten kommune er det ca. 1090 elever som får tilbud om skolehelsetjeneste i 1. til 7. klasse fordelt på 8 barneskoler. Det er 3,61 helsesykepleierstilling, noe som er i henhold til foreløpige anbefalinger om normtall i skolehelsetjenesten fra Helsedirektoratet. Det er ansatt 0,3 legeårsverk fordelt i helsestasjon- og skolehelsetjeneste 0-13 år. Skolehelsetjenesten har oversikt over kompetansen til den enkelte ansatte, men har ikke laget en kompetanseplan.

Skolehelsetjenesten er organisert i sektor for Oppvekst, sammen med barnehage, grunnskole, læringssenter, barnevern og PPT. Skolehelsetjenesten er videre organisert under driftsområdet Helsestasjonstjenesten. Under denne enheten er også svangerskap/barsel-omsorg, helsestasjon 0-5 år, helsestasjon for ungdom, flyktningehelsetjeneste, reisevaksine, smittevern og familieteam. Ansatte i Helsestasjonstjenesten er jordmor, helsesekretær, helsesykepleiere, veiledere med bakgrunn som barnevernspedagog og psykiatrisk sykepleier. Alle helsesykepleierne jobber med barn fra 0-20 år og er ikke inndelt i team da det er vurdert til å være for sårbart. Skolehelsetjenesten i Østre Toten kommune er tilstede ved alle barneskolene og har tilgang til journalsystemet derfra.

Ledende helsesykepleier er leder for Helsestasjonstjenesten med kommunalsjef for sektor for Oppvekst som nærmeste leder. Helsestasjonstjenesten har en flat struktur og ledende helsesykepleier har ansvar for fag, personal og økonomi. Legene tilknyttet Helsestasjonstjenesten er fastleger som er pålagt kommunale oppgaver. Fastlegene er organisert under sektor for helse, omsorg og velferd. Fastlege tilknyttet Helsestasjonstjenesten blir for den kommunale oppgaven lønnet fra Helsestasjonstjenesten sitt budsjett. Kommunelegen er medisinskfaglig ansvarlig. Vedkommende er involvert i rutiner vedrørende legemiddelhåndtering i skolen og er blitt involvert i utarbeidelse av samarbeidsavtale mellom Helsestasjonstjenesten og fastlegene i kommunen.

Rådmannen har kvartalsvis møter med kommunalsjefene. Kommunalsjefen skal ifølge lederavtalen og delegeringsreglementet, sørge for systemer og prosesser som sikrer internkontroll innenfor sitt ansvarsområde. Videre skal kommunalsjefen sørge for samordning og ledelse på tvers av enheter og fagområder innenfor sitt ansvarsområde.

Enhetsledere har i henhold til lederavtale og delegeringsreglementet ansvaret for å følge opp interkontrollen innenfor sitt ansvarsområde. Alle lederer er delegert rådmannens fullmakt innen fag, økonomi og personal, og har den daglige ledelsen av enheten. Lederavtalen gir oppdrag og rammer og revideres årlig. Det er utarbeidet en administrativ møtestruktur for å sikre ledelse og styring. Det er møter på enhetsnivå mellom kommunalsjef og enhetsledere hver 14. dag.

Det er personalmøter i Helsestasjonstjenesten hver 14. dag og fagmøter hver 4. uke. Det er planleggingsdag i Helsestasjonstjenesten 1-2 ganger i året hvor oppgaver og utfordringer diskuteres og evalueres. Det er blant annet gitt uttrykk for at det er sårbart med en helsesykepleier på de små skolene og at de som har de små skolene bør ha en CO for å kunne fungere for hverandre ved fravær. Det er ledermøter på tvers av enheter mellom fagleder barn og unge Fysio- og ergoterapitjenesten, rådgiver Barn og unge, leder PPT, leder barneverntjenesten, Tildelerenheten og leder for Helsestasjonstjenesten. Ledende helsesykepleier har deltatt på noen rektormøter i grunnskolen. Det har også vært møter mellom helsesykepleiere og miljøterapeuter i barneskoen.

Opplysninger gjennom dokumentasjonen, journaler og intervju viser at skolehelsetjenesten i all hovedsak har oversikt over elevenes helsetilstand, og arbeider sammen med andre tjenester for å identifisere elever som har behov for koordinerte helse- og omsorgstjenester. Skolehelsetjenestens personell har oversikt over kommunens tjenester. Skolehelsetjenesten har et systemrettet samarbeid med skolen gjennom ledermøter, BTI (samarbeidsmodellen Bedre Tverrfaglig Innsats) og samarbeid med miljøterapeut. Helsestasjonstjenesten har skriftlig samarbeidsavtale med Fysio- og ergoterapitjenesten, datert 19.6.2018 og med Læringssenteret dater 5.4.2018. Det forelå på tidspunktet for innhenting av dokumentasjon, utkast til samarbeidsavtaler med fastlegene og barneverntjenesten.

Østre Toten har siden 2012 vært en BTI kommune og kommunen har et dokument som forklarer samarbeidsmodellen. Kommunen benytter stafettlogg som verktøy for å øke kvaliteten i det tverrfaglig samarbeidet.

Oppgaver tillagt koordinerende enhet er plassert i tildelingsenheten. Her behandles søknader om helse- og omsorgstjenester, individuell plan og koordinator. Kommunen har skriftlig rutine for arbeid i ansvarsgrupper, koordinerende enhet, individuell plan og rutine for saksgang. Skolehelsetjenestens personell er kjent med tildelingsenheten, deltar i samarbeidsmøter og bidrar i arbeidet med individuell plan. Saker hvor helsesykepleier vurderer behov for tverrfaglig oppfølging, blir diskutert i koordinerende møte hvor aktuelle tjenester innkalles for å få en bred diskusjon i starten av saken. I dette teamet tas det stilling til hvem som skal følge opp saken videre og om det skal søkes om individuell plan og koordinator.

Kommunens system for internkontroll er nedfelt i et eget dokument «Slik styres internkontrollen i Østre Toten kommune i 2019», som revideres årlig. I møter mellom ledere er risikovurderinger, avvik og iverksatte tiltak for å lukke avvik satt opp som faste punkter, for at rådmannsgruppa skal får relevant informasjon til rett tid. Det rapporteres måneds- kvartals- og årlig om status på tjenesteproduksjon, måloppnåelse og prognose. Evaluering er en del av årsrapporteringen. I henhold til dokumentet «Evaluering og rapportering om internkontroll» skal virksomheten på de ulike områdene evalueres som et ledd i kvalitetsforbedring av tjenesten, som en del av internkontrollen, og evalueringen brukes videre i strategisk styring. Selve internkontrollsystemet skal også evalueres innenfor det enkelte tjenesteområdet. De ulike internkontrolltiltakene er beskrevet i årshjulet til skolehelsetjenesten. I referater fra ulike møter, planleggingsdag og i årsrapporter, fremkommer det at evalueringer gjennomføres.

Av årshjulet fremgår det også når skolehelsetjenesten skal gjøre helsesamtaler, undersøkelser og gi helseopplysning i klasser og på foreldremøter. Som supplement til årshjulet er det utarbeidet en sjekkliste for planleggingen av skolehelsetjenesten. Den er brukt i noe varierende grad, men det arbeides for å implementere den hos alle ansatte.

Skolehelsetjenestetilbudet ble evaluert på en intern planleggingsdag den 1.2.2019. Denne evalueringen er oppsummert i en SWOTanalyse. Det er deretter planlagt å gå videre med en ROS-analyse. Erfaringer fra elever og ansatte brukes aktivt for å forbedre tjenesten.

I følge dokumentasjonen har kommunen i all hovedsak planlagt skolehelsetjenesten i tråd med nasjonale faglige retningslinjer, og ifølge journalgjennomgang og intervju gjennomføres tjenesten i all hovedsak som planlagt. Journalgjennomgangen viste at det i 7 av 20 journaler ikke var gjennomført høyde/vekt måling i 3. trinn i 2018. Dette var ikke fanget opp av ledelsen i skolehelsetjenesten. Funnet ble bekreftet av ledende helsesykepleier etter at hun på spørsmål fra Fylkesmannens gikk gjennom journalene, og avdekket at høyde/vektmålinger ikke var blitt gjennomført på 3. trinn ved to skoler i 2018. Dette ble forklart med fravær av helsesykepleier en periode. Skolehelsetjenestens ledelse etterspør ikke i tilstrekkelig grad om de ulike oppgavene blir gjennomført etter planen. Rapportering fra den enkelte helsesykepleier er ikke systematisk i tilstrekkelig grad. Det er ikke etablert rutiner som fanger opp status ift. planlagte tjenester ved fravær.

Kommunen bruker ikke medisinskfaglig kompetanse i planleggingen av skolehelsetjenesten. Kommunelegen ikke er involvert i utformingen av tjenestens planverk og prioriteringer. Skolelegen gjennomfører somatisk undersøkelse ved skolestartundersøkelsen, og er delaktig i drøftinger rundt enkeltsaker ved behov. Tjenesten involverer ikke skolelegen i møter i skolehelsetjenesten, i det systemrettede samarbeidet med skolen, eller i tverrfaglig samarbeid med andre aktuelle tjenester. Det er ikke etablert rutiner for kvalitetssikring av skolelegetjenesten. Den manglende involveringen av kommunelegen og skolelegen, samt størrelsen på skolelegeressursen er ikke medisinskfaglig begrunnet. Det er heller ikke vurdert hvilke konsekvenser dette kan ha for tilbudet i skolehelsetjenesten.

Fylkesmannen anvendte spørreundersøkelse for å få frem informasjon om brukerperspektivet. Skolehelsetjenesten ble anmodet om å videreformidle spørreskjemaer til foreldreutvalg (FAU) og elevråd. Spørsmålene dreide seg om opplevelse av tilgjengelighet, informasjon og selve tilbudet. Skjemaene var tilpasset målgruppen, og var tenkt som en gruppebesvarelse. Alle svarer at de er informert om skolehelsetjenesten, de fleste vet hvordan de skal komme i kontakt med helsesøster, samt har noe innsikt i tilbudet. Besvarelsene viser imidlertid at både elevråd og FAU ønsker mer tilgjengelighet og informasjon.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

I nasjonale faglige retningslinjer for det helsefremmende og forebyggende arbeidet i helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom, er det en sterk anbefaling at skolehelsetjenesten skal ha tilgjengelig lege. Dette er ikke bare for å gjennomføre den somatiske delen av skolestartundersøkelsen, men også for å bidra i det tverrfaglige arbeidet i skolehelsetjenesten og ut mot samarbeidende tjenester. Kommunelegen skal som medisinskfaglig rådgiver bidra i utformingen av tjenestens planverk og prioriteringer.

Det er i planleggingen av skolehelsetjenesten i Østre Toten kommune ikke i tilstrekkelig grad tatt høyde for de endrede forventninger til tjenesten, og tydeligere signaler om medisinskfaglig kompetanse i tjenesten fra nasjonale myndigheter. Den medisinskfaglige kompetansen skal bidra til å sikre at tjenesten er forsvarlig. Tilsynet finner at dette avviket fra retningslinjen ikke er faglig begrunnet, at konsekvenser av avviket ikke er vurdert, samt at eventuelle kompenserende tiltak følgelig heller ikke er vurdert. Manglende involvering av medisinskfaglig kompetanse i skolehelsetjenesten innebærer en risiko for at tjenesten ikke får tilstrekkelig medisinskfaglig rådgivning.

Skolehelsetjenesten har jevnlige møter samt planleggingsdager hvor helsesykepleierne rapportere om status, og tjenesten blir diskutert og evaluert. Det ble under tilsynet avdekket at skolehelsetjenestens ledelse ikke i tilstrekkelig grad selv etterspør og undersøker om oppgavene blir gjennomført som planlagt. Hvilke informasjon som blir videreformidlet til ledelsen blir da i for stor grad opp til den enkelte ansatte. Dette er etter Fylkesmannens vurdering årsaken til at manglende høyde/vekt måling i 3. trinn i 2018 ikke ble avdekket. Ved å systematisere tilbakemeldingene fra helsesykepleierne og etablere rutiner for å sikre at oppgaver blir gjennomført ved fravær av ansatte, vil slike tilfeller unngås. Jevnlig og systematisk gjennomgang/kontroll av journaler ville også ha avdekket dette. Det er heller ikke etablert internkontroll med skolelegens oppgaver. Disse forholdene medfører en risiko for at elevene ikke får det tilbudet om skolehelsetjeneste som de har rett til.

Fylkesmannen vil også komme med følgende anbefalinger til kvalitetsforbedring av skolehelsetjenesten. Dette er forhold som ikke er lovbrudd, men hvor det er forbedringspotensialer:

• Etablere rutine for kontakt med fastlege i saker hvor det vurderes som nødvendig, basert på samtykke, for eksempel i form av e-link/ PLO-melding i tillegg til å be foreldrene om å oppsøke fastlege.
• Etablere skriftlige rutiner for ny invitasjon når elever/ foreldre ikke responderer på innkalling til helseundersøkelser og helsesamtaler.
• I større grad registrere oppfølgingsgrupper i elevens journal.
• Utarbeide en overordnet plan for hvilken kompetanse skolehelsetjenesten trenger med utgangspunkt i tjenestens oppgaver og lokale utfordringer.
• Utpeke stedfortreder for enhetsleder for å sikre tydelig oppgave- og ansvarsfordeling.
• Øke fokus på melding av avvik og bruke avvikssystemet som et verktøy i styringen av tjenesten.
• Vurdere fremtidig kapasitet i skolehelsetjenesten med tanke på at tjenesten i stor grad er finansiert med tidsbegrensede tilskuddsmidler.
• Etablerer internkontroll.
• Fortsette arbeidet med å utarbeide skriftlige samarbeidsavtaler med andre kommunale tjenester.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

• Lovbrudd 1:
  Manglende involvering av medisinskfaglig kompetanse i skolehelsetjenesten innebærer en risiko for at tjenesten ikke får tilstrekkelig medisinskfaglig rådgivning.
  
  Dette er brudd på:
  Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1, 3-3 og 4-1
  Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
  Pasient- og brukerrettighetsloven §§ 2-1a og 6-1
  Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten §§ 1, 3 og 6

• Lovbrudd 2:
  
  Det er risiko for svikt i tjenesten ved at det ikke i tilstrekkelig grad etterspørres og undersøkes om tjenesten blir gjennomført som planlagt.
  
  Dette er brudd på:
  Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1, 3-3 og 4-1
  Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
  Pasient- og brukerrettighetsloven §§ 2-1a og 6-1
  Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten §§ 1, 3 og 6
  Journalforskriften § 8

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 10.01.2019.

Tilsynsbesøket ble gjennomført i skolehelsetjenestens lokaler. Fylkesmannen gjennomførte journalgjennomgang den 21.03.2019. Selve tilsynet ble innledet med et kort informasjonsmøte 26.03.2019. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 27.03.2019.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Delegasjonsreglement
• Slik styres internkontrollen i Østre Toten kommune
• Mal for lederavtale for kommunalsjefer 2019
• Ledelse i Østre Toten kommune – gjeldende for enhetsledere
• Organisering i Østre Toten kommune fra 01.01.2019
• Mal for lederavtale for 2019
• Fremdriftsplan for årsrapport 2018
• Mal til årsrapport 2018
• Mal evaluering og rapportering om internkontroll 2018
• Mal og utviklingsplan 2018 etter revisjon i 2018
• Overordnet møtestruktur i Østre Toten
• Plan for fag og personalmøter våren 2019
• Plan for fag og personalmøter høst 2019
• Referater fra planleggingsdager
• Referater fra personalmøter
• Referater fra fagmøter
• Referater fra samarbeidsmøter
• Referater fra tverrfaglig møte i «5èr banden»
• Evaluering av tverrfaglige møter 2017
• Samarbeidsmøte miljøterapeuter og helsestasjonstjenesten 4.12.2018
• Handlingsprogram 2019-2022 med økonomiplan og budsjett
• Kommuneplan 2016-2028 samfunnsdel
• Strategimelding for barn og unge 2018
• Lege- og helsestasjonsvirksomheten – struktur, organisering og dimensjonering
• Plan skolehelsetjenesten 2018/2019
• Årshjul høst/ vår 2018
• Sjekkliste for skolehelsetjenesten 1-7 pr. 140618
• Organisasjonskart Helsestasjonstjenesten, internt utkast
• Funksjonsbeskrivelse helsesykepleier skolehelsetjenesten 1 -7 trinn
• Oversikt legeansvar Helsestasjonstjenesten pr 100219
• Oversikt Helsestasjonstjenesten Østre Toten kommune fra 100219
• Kompetanseplan 2019 og 2017/18
• Kompetanseheving kurs og foredrag 2019 oversikt
• Samarbeidsavtale mellom Helsestasjonstjenesten og Fysio- ergoterapitjenesten
• Samarbeidsavtale mellom Helsestasjonstjenesten og Læringssenteret 050418
• Utkast samarbeidsavtale med fastlegene feb 2019
• Utkast samarbeidsavtale med Barneverntjenesten feb 2019
• Samarbeidsmodellen i handlingsveilederen
• Samtykke om fritak fra taushetsplikt
• Retningslinjer for arbeid i ansvarsgrupper
• Sjekkliste for leder i ansvarsgrupper koordinator og stafettholder
• Innkalling til koordinerende møte
• Sjekkliste koordinerende møter og ansvarsgruppemøte
• Møtemal koordinerende møte - ansvarsgruppemøte
• Informasjonsskriv Sampro
• Samtykkeerklæring stafettlogg
• Enkel brukerveiledning BTI elektronisk stafettlogg
• Prosjektbeskrivelse – samarbeid på tvers av enheter og avdelinger
• Strategi og handlingsplan mot vold i nære relasjoner 2016 - 2019
• Koordinerende enhet 280119
• Individuell plan 280119
• Om koordinator og individuell plan fra hjemmeside
• Brosjyre koordinator og individuell plan
• Saksgang ved oppnevning koordinator IP 280119
• Koordinator 280119
• Saksgang ved koordinatorskifte 280119
• Saksgang ved avslutning av koordinator IP 280119
• Samtykke til utarbeidelse av individuell plan
• Skolestartundersøkelsen tanker for gjennomføring etter ny retningslinje
• Brosjyrer skolestartundersøkelsen
• Info foresatte om undervisning 2 tr kropp og grenser vold og seksuelle overgrep
• Grupper 3 trinn
• Helseopplysningsskjema 3 tr
• Helsesirkel inkludert foreldreinformasjon og helseopplysningsskjema
• Oversikt innhold samtalegrupper 7. trinn
• Retningslinje for å avdekke, forebygge og avverge kjønnslemlestelse og tvangsekteskap
• Sjekkliste vedlegg til retningslinje for å avdekke, forebygge og avverge kjønnslemlestelse og tvangsekteskap
• Rutine for familieteamet i helsestasjonstjenesten
• Sjekkliste forespørsel til Familieteamet
• Prosedyre for forespørsel/henvendelse til Familieteamet
• Informasjon om Cos P gruppetilbud i Helsestasjonstjenesten
• Kommunerapport – et lag rundt eleven
• Avviksbehandling elektronisk
• Statistikk elektroniske meldte avvik
• SWOTanalyse skolehelsetjenesten 1. til 7. trinn etter planleggingsdag 010219
• Evaluering og rapportering om internkontroll 2017 Helsestasjonstjenesten
• Årsrapport 2017 Helsestasjonstjenesten
• Sorggrupper hensikt etc
• Evaluering av sorggrupper
• Retningslinjer medisinering av barn
• Overføring av ansvar
• PIS informasjon lærermøte Hoffsvangen skole aug 2018
• Brukerundersøkelser fra FAU og elevråd

Det ble valgt 108 journaler etter følgende kriterier:

• Klassetrinn

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• Seniorrådgiver/ helsesykepleier, Guri Rudi, revisor
• fylkeslege, Bente Westrum, revisor
• fylkeslege, Jordis Pötzl-Obytz, observatør
• Seniorrådgiver/ jurist, Katrine Tømmerdal Nordby, revisjonsleder